La guía 2025 para la mejor estructura de agencia

Empresas de múltiples sectores confían en la experiencia de las agencias. Según Deloitte, las empresas gastan más de 700 000 millones de dólares a nivel mundial en externalizar tareas críticas para el negocio a terceros. Si te estás enfocando en hacer crecer tu agencia, está claro que hay más oportunidades para conseguir nuevos negocios y clientes. Centrarse en optimizar la estructura de su agencia hace que toda su organización sea más eficiente, productiva y competitiva.

Ventajas de una estructura organizativa eficiente

Elegir la estructura de agencia adecuada puede determinar cómo trabajan tus equipos y con quién colaboran. De esta manera, obtienes una comprensión clara de las funciones y responsabilidades de cada uno. La estructura que mejor se adapte a usted podría ser aquella que fomente un enfoque de «todos a una». Esto puede funcionar bien para organizaciones pequeñas o empresas emergentes en las que las funciones están menos definidas.

En el caso de organizaciones o equipos más grandes que incluyen empleados con habilidades muy específicas, una estructura más jerárquica podría ayudar a garantizar una cadena de mando fluida.

Las ventajas de encontrar una estructura que se adapte a tus necesidades incluyen:

• Mayor colaboración
• Comunicación más fluida
• Reducción de los silos de datos, donde algunas áreas de la agencia tienen dificultades para obtener información de otros departamentos o sistemas.
• Reducción de la fricción y los conflictos a la hora de asignar tareas y responsabilidades.
• Acciones que se alinean mejor con los objetivos de la empresa.
• Mejores experiencias para los clientes

Este último punto es fundamental. Cuando las agencias se vuelven más eficientes y colaboran mejor, rinden de manera más eficaz para sus clientes. Esto genera mejores comentarios de los clientes, lo que mejora de forma orgánica la reputación de la agencia y fomenta el crecimiento.

Cómo influye la estructura en la eficiencia y la eficacia de las agencias

Los miembros del equipo de la agencia que no comprenden plenamente sus funciones y responsabilidades no serán tan productivos como aquellos que sí lo hacen. Del mismo modo, los empleados que no estén seguros de a quién deben informar o quién dirige determinados equipos tendrán dificultades. Podrían enviar informes a la persona equivocada o derivar a un cliente a un departamento inadecuado.

Errores como este llevan tiempo rectificarlos y afectan a la experiencia de los clientes. Una estructura organizativa mal definida también puede hacer que los recursos que las empresas necesitan para apoyar a sus equipos no estén claros. Por ejemplo, invertir en el software adecuado para agencias puede ayudar a asignar los proyectos a los equipos y personas adecuados, y facilitar a los gerentes el seguimiento del progreso.

Pie de foto: El software empresarial Bonsai para agencias ayuda a asignar proyectos de forma adecuada dentro de la estructura de su agencia y a realizar un seguimiento preciso del progreso.

Fuente de la imagen: Captura de pantalla del autor.

Competitividad

Una vez que haya definido claramente las funciones y responsabilidades, así como los canales de comunicación, liberará tiempo que antes se perdía debido a procesos con muchas fricciones. Aumentar la eficiencia de manera efectiva hace que las empresas sean más dinámicas y competitivas. Cuando dispones de más tiempo y recursos para centrarte en la innovación y alcanzar los objetivos empresariales, es más probable que destaques entre la multitud.

Tiempo de incorporación para los nuevos empleados

Aumentar la reputación de tu agencia atrae a los mejores talentos y a nuevos clientes. Con la estructura adecuada de la agencia, los procesos de selección y contratación se simplifican. La información sobre los candidatos se envía al personal y los sistemas adecuados, lo que permite una comunicación rápida y precisa con los solicitantes. Esto agiliza la incorporación y garantiza una experiencia mucho más agradable para todos los involucrados.

La empresa especializada en selección de personal Zippia informó que, de los empleados que abandonan la empresa en los primeros seis meses, el 23 % afirmó que se habría quedado si sus funciones y responsabilidades hubieran estado mejor definidas. Una estructura organizativa adecuada contribuye tanto a la retención de los empleados como a su incorporación.

Tipos de estructuras de agencia

¿Cómo saber qué tipo de estructura de agencia elegir? Hay muchas variantes, cada una con sus ventajas y sus inconvenientes. Algunas se adaptan a agencias más grandes, mientras que otras se adaptan a empresas más pequeñas o a aquellas que reúnen a varios autónomos.

Echemos un vistazo.

Estructura jerárquica: enfoque tradicional descendente

Esta estructura suele tener un director ejecutivo y, posiblemente, otros miembros de la alta dirección en la cima de la jerarquía. Dirigen a los jefes de equipo o directores de departamento, quienes a su vez dirigen a los mandos intermedios. Los empleados de nivel inicial se encuentran en la parte inferior de la jerarquía.

Las ventajas de esta estructura proporcionan responsabilidades claramente definidas y establecen quién depende de quién. Los retos pueden incluir rigidez, resistencia al cambio y silos de datos causados por procesos interdepartamentales inflexibles.

Estructura plana: énfasis en un menor número de niveles jerárquicos.

Una estructura de gestión plana indica que todos los empleados tienen cierto nivel de autonomía. Esto impone mayores niveles de responsabilidad a los miembros individuales del equipo.

Esto puede impulsar la innovación y fomentar una cultura de colaboración. Sin embargo, puede generar incertidumbre sobre quién tiene la responsabilidad última de tomar decisiones o manejar situaciones difíciles.

Estructura matricial: combinación de estructuras funcionales y basadas en proyectos

Las matrices tienden a centrarse en los proyectos y en las partes interesadas que participan en ellos. Todas las personas que trabajen en un proyecto rendirán cuentas a varios líderes. Puede tratarse de su propio gerente, el jefe de su departamento, los jefes de proyecto y otras partes interesadas, incluidos los clientes.

También pueden informar a otros líderes departamentales para ayudar en la colaboración. Por ejemplo, un proyecto de publicidad digital puede requerir la participación de especialistas en marketing, ventas y redes sociales. Cada una de las personas con las que el líder del proyecto se relaciona o a las que informa pasa a formar parte de la matriz.

Una estructura de agencia matricial puede ser muy flexible y eficaz a la hora de eliminar los silos de datos. Sin embargo, esta estructura suele ser compleja de gestionar.

Estructura de red: un enfoque más fluido y flexible

Las redes son conexiones entre grupos de empleados a menudo dispares de distintos departamentos. Estos grupos pueden tener sus propios gerentes, pero también pueden ser completamente autónomos. Un ejemplo es una agencia de marketing que cuenta con un grupo de creadores de contenido. Cada uno de estos autónomos forma parte de la red y rinde cuentas a las partes interesadas pertinentes. Sin embargo, también son entidades individuales y, en muchos casos, no están asociadas exclusivamente con la agencia.

Las redes son muy flexibles. Promueven una gestión granular del presupuesto de contratación mediante la aceptación de trabajadores temporales, en algunos casos. También promueven la comunicación y la colaboración. Sin embargo, la implementación de normas y políticas corporativas o basadas en el cliente resulta más difícil cuando se trata de múltiples departamentos y partes externas.

Elegir y comprender la estructura de tu agencia te permite asignar tareas con facilidad. También permite a los miembros del equipo solicitar ayuda a las personas adecuadas y colaborar de manera eficaz. Invertir en plataformas que complementan la estructura de su organización permite la escalabilidad y una mayor eficiencia.

Para las agencias que adoptan una estructura de red, asociarse con agencias de trabajo temporal puede agilizar el proceso de búsqueda de profesionales cualificados para proyectos a corto plazo. Comprender cómo funcionan las agencias de trabajo temporal puede mejorar la adaptabilidad y la eficiencia de su agencia.

‍

Componentes clave de la estructura de una agencia

Independientemente de cuál sea tu postura en el debate sobre la estructura de las agencias, es importante tener en cuenta que ninguna estructura puede considerarse «la mejor». Algunos funcionan bien para ciertos tipos de empresas y otros no. Elegir la estructura adecuada para una agencia consiste en comprender los componentes principales de las organizaciones eficaces. Decida si estos componentes son de alta o baja prioridad para usted. Esto le ayudará a visualizar la jerarquía adecuada para alcanzar sus objetivos empresariales.

Liderazgo y gestión: funciones y responsabilidades

Todas las estructuras deben contar con algún tipo de liderazgo. Incluso en estructuras de gestión mayoritariamente planas, tiene que haber alguien que tome la decisión final. También debe haber alguien que pueda gestionar las consultas y los retos relacionados con:

• Finanzas
• Recursos humanos (RR. HH.)
• Gestión de personas
• Relaciones con los clientes
• Marketing

Puede decidir no tener una estructura tradicional con un director financiero (CFO) u otros ejecutivos de alto nivel. Sin embargo, aún es necesario decidir quién tiene la responsabilidad última sobre estas áreas y cómo los empleados pueden plantear sus inquietudes o consultas.

Departamentos y equipos: cómo se organizan y se interrelacionan

Todas las agencias tienen equipos o departamentos. Estos pueden estar claramente definidos o pueden solaparse. Por ejemplo, sus especialistas en marketing también pueden trabajar en los equipos de ventas y en los departamentos de redes sociales. Asegúrate de definir qué equipos necesitas y a quién deben reportar exactamente los miembros del equipo. Facilita a los equipos la comunicación y el intercambio de datos de forma segura.

Canales de comunicación: garantizar un flujo de información eficaz

En cuanto a este último punto, todas las comunicaciones deben ser claras y sencillas. Si necesita que los equipos de marketing tengan acceso directo a sus profesionales de soporte informático, cree flujos de trabajo que lo permitan. Si desea que los clientes puedan ponerse en contacto directamente con los gerentes de ventas, asegúrese de que dispone del formulario adecuado en su sitio web o en la documentación para clientes.

Una de las mejores formas de eliminar los silos de datos es invertir en plataformas de software que faciliten la comunicación. Tanto si eres una agencia creativa como una agencia de selección de personal, las herramientas que fomentan la colaboración y definen la responsabilidad de las tareas promueven la eficiencia. Tu software debería ser como el organigrama de tu agencia: fácil de entender, pero repleto de funciones que benefician a todo tu equipo.

Pie de foto: Software para agencias de software para agencias.

Fuente de la imagen: Captura de pantalla del autor.

Procesos de toma de decisiones: cómo se toman las decisiones y quién las toma

Uno de los aspectos más importantes de la estructura de tu agencia es comprender quién tiene la última palabra en múltiples situaciones. Una vez que se definen los responsables de la toma de decisiones para procesos concretos, se empieza a comprender la estructura de gestión. En muchos casos, esto puede sustentar toda la jerarquía o red de su organización.

Tendencias innovadoras en la estructura de las agencias

Ya hemos visto que la jerarquía tradicional de arriba hacia abajo no es para todos. Sin embargo, no solo el equipo directivo de una agencia determina la estructura. Los factores externos, desde las tecnologías emergentes hasta el aumento de los trabajadores remotos, son fuerzas que contribuyen a ello.

Impacto de la tecnología y la transformación digital

La transformación digital se está acelerando, según los expertos en investigación de McKinsey. Las agencias comprenden que sus clientes desean interactuar con ellas a través de más métodos online que nunca. Esto puede incluir conversaciones completas en redes sociales o comunicaciones exclusivamente por correo electrónico. Zoom, Teams y otras soluciones de videoconferencia también tienen un papel importante que desempeñar.

Los cambios en las tecnologías y las demandas de los clientes pueden afectar fácilmente a la estructura de una organización. Los especialistas digitales pueden pasar de un departamento a otro para compartir sus conocimientos. Las redes y las matrices se vuelven más viables gracias al aumento de los métodos de comunicación y colaboración. El creciente interés por la comunicación online podría reducir los equipos de ventas tradicionales y ampliar los equipos de marketing digital.

Además, la mayor disponibilidad de software de apoyo a la gestión empresarial y de tareas permite a las agencias elegir las estructuras organizativas que mejor se adapten a sus necesidades. Ya no tienen que atarse a las jerarquías tradicionales simplemente porque no tienen acceso a los recursos adecuados.

El auge de los acuerdos de trabajo a distancia y flexible

El trabajo remoto e híbrido se convirtió en la norma durante la pandemia. Sin embargo, según Forbes, más del 40 % de los empleados siguen trabajando a distancia al menos parte del tiempo. La aceptación de esta nueva forma de trabajar permite a las agencias cambiar drásticamente sus estructuras. El impacto de adoptar el trabajo híbrido o flexible significa:

• Mayor accesibilidad: los empleados con discapacidad obtienen más oportunidades.
• La oportunidad de contratar una plantilla más diversa.
• Más oportunidades para atraer a los mejores talentos: el 64 % de los posibles candidatos valora muy positivamente la flexibilidad laboral.
• Oportunidades para reestructurar empresas con el fin de incluir a empleados de todo el país o del mundo.

Decidir la importancia del teletrabajo para tu agencia te ayuda a elegir una estructura que se adapte a tus necesidades. También puede empoderar a su empresa para considerar a los autónomos como parte integral de su plan organizativo. Solo recuerda utilizar un recurso adecuado para comprobar las tarifas medias actuales de los autónomos para las habilidades que necesitas.

Integración de la inteligencia artificial y la automatización

La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) se han integrado en muchos aspectos de los negocios. Los chatbots, los generadores de código y las herramientas de generación de imágenes ayudan a las empresas a optimizar diversos aspectos de la responsabilidad empresarial.

Las herramientas adecuadas de inteligencia artificial y automatización podrían influir en la forma en que las agencias deciden estructurar su organización. Las herramientas de toma de decisiones basadas en inteligencia artificial podrían reducir la necesidad de contar con un equipo directivo altamente estructurado. La automatización se encarga de numerosas tareas tediosas o que requieren mucho tiempo, lo que libera a los empleados para que puedan innovar y colaborar.

Uno de los aspectos más importantes de la IA en los negocios es el análisis de datos, en particular el análisis predictivo. Con las herramientas de previsión adecuadas, las agencias pueden planificar con antelación y considerar estructuras que satisfagan sus objetivos y necesidades actuales y futuros.

Retos en la implementación de cambios estructurales

La implementación de cambios estructurales en una organización conlleva, naturalmente, ciertos retos. El objetivo final de un rediseño estructural debe ser centrar mejor los recursos de la empresa en aquellas áreas del negocio que pueden promover el crecimiento. Comprender los siguientes retos le ayudará a abordarlos de manera eficaz a medida que vayan surgiendo.

Resistencia al cambio y cómo gestionarla

Es totalmente normal que las agencias experimenten resistencia al cambio cuando sugieren una transformación estructural importante. La gestión del cambio es un aspecto fundamental para garantizar transiciones fluidas. De hecho, es tan importante que muchas organizaciones crean equipos dedicados a la gestión del cambio. Esto refleja una investigación de Gartner que muestra que el 75 % de las empresas esperan un aumento en el volumen de iniciativas de cambio importantes en los próximos tres años.

La primera etapa para gestionar el cambio es anticiparlo. Muchos empleados se sentirán cómodos en una estructura existente, incluso si esta limita sus posibilidades de sobresalir. Puede que teman el reto que supone aprender una nueva jerarquía. También pueden simplemente creer que los cambios son innecesarios.

Para mitigar la resistencia, tenga en cuenta lo siguiente:

• Asegúrese de comunicar eficazmente los motivos de cualquier cambio estructural.
• Destaca las ventajas y haz que sean relevantes tanto a nivel individual como de equipo.
• Crear canales abiertos para la retroalimentación y la comunicación a lo largo de todo el proceso.
• Esté abierto a las críticas: puede que haya retos que no haya tenido en cuenta.
• Contrate especialistas en gestión del cambio con experiencia en reducir las fricciones durante los procesos de transformación.

El cambio afectará a los diferentes empleados y equipos de diferentes maneras. Los líderes de las agencias deben escuchar y responder a los comentarios para que todos acepten los cambios.

Mantener la cultura y la identidad durante los cambios estructurales

Los valores y la cultura de su empresa deben servir de guía a la hora de elegir la estructura de la agencia. Por ejemplo, si valora una cultura en la que todas las voces tienen el mismo peso, es posible que una estructura jerárquica tradicional no sea la más adecuada para su empresa.

También puedes utilizar tus valores para guiar el proceso de cambio. La comunicación eficaz, la claridad y la apertura a los comentarios pueden estar directamente relacionadas con la identidad de su empresa. Acepte esos aspectos y descubrirá que el impacto negativo en la cultura de su agencia es mínimo o nulo.

Un factor importante es garantizar que tus trabajadores remotos y autónomos estén tan comprometidos como tus empleados presenciales. Los empleados remotos que no están al tanto de lo que hacen sus jefes son más propensos a sentirse desconectados. Esto podría ser muy perjudicial para una cultura empresarial positiva. Esto es especialmente cierto si se busca una estructura de tipo red.

Utilice herramientas eficaces y software de colaboración para garantizar que todos los miembros del personal estén informados, independientemente de su ubicación.

Pie de foto: El software empresarial Bonsai permite añadir colaboradores a cualquier proyecto de forma instantánea.

Fuente de la imagen: Captura de pantalla del autor.

Consideraciones presupuestarias y de recursos

Puede resultar difícil convencer a los responsables de la asignación presupuestaria si no hay pruebas claras de que la nueva estructura ofrezca ventajas financieras. Asegúrate de que cualquier decisión de cambiar tu estructura esté relacionada con los objetivos comerciales y las metas de crecimiento. Considere la posibilidad de visualizar estos factores en tablas, gráficos y presentaciones.

Cuanto más claros sean los beneficios del cambio estructural, más probabilidades tendrás de obtener el presupuesto y los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Por el contrario, si consideras la transformación estructural y encuentras que los costes superan a los beneficios, detente y reconsidéralo. Puede que este no sea el momento adecuado para dar este paso.

Mejores prácticas en el diseño de la estructura de las agencias

Todas las agencias deben satisfacer las necesidades de los clientes sin sobrecargar a los empleados. El cambio estructural puede ayudar a lograrlo si se implementa de la manera adecuada.

Adaptar la estructura a los objetivos y necesidades de la agencia

Sea cual sea la estructura que elijas, puedes ajustarla para satisfacer las necesidades específicas de tu agencia. Si desea contar con especialistas bajo demanda para gestionar las solicitudes puntuales de los clientes, una estructura de red puede ser la mejor opción. Si trabajas habitualmente en proyectos a largo plazo con múltiples partes interesadas, es posible que un formato matricial se adapte mejor a tus necesidades.

Además de tener en cuenta el tipo de trabajo que realizas y las demandas de tus clientes, piensa en tu plantilla actual y futura. ¿Tienes pensado acelerar la contratación próximamente? ¿Tienes pensado subcontratar a autónomos o permitir un horario de trabajo más flexible? Sus objetivos empresariales pueden guiar este tipo de decisiones, lo que a su vez le permitirá tomar la decisión correcta sobre la estructura de la agencia.

Los objetivos generales de su agencia también deben tener en cuenta los mercados cambiantes y emergentes. Las agencias que cuentan con una estructura adecuada para los clientes actuales pueden tener dificultades para hacer frente al aumento de las demandas digitales. McKinsey señala que los diseñadores de modelos operativos deben tener en cuenta los cambios en las necesidades de los consumidores y adaptarse en consecuencia.

Las agencias que puedan tener en cuenta todos estos aspectos sin perder de vista sus objetivos empresariales como «brújula» experimentarán inevitablemente un crecimiento.

Garantizar la flexibilidad y la adaptabilidad en la estructura

Como se ha mencionado anteriormente, la adaptabilidad es esencial en mercados que evolucionan rápidamente. Las agencias deben estar preparadas para aceptar que no existe una estructura única que se adapte a todos los casos. Sea cual sea la forma general que elijas, es fundamental adaptarla a tus necesidades.

Sin embargo, esos cambios no son necesariamente un hecho puntual. Escuchar constantemente los comentarios de los empleados y los gerentes y evaluar las experiencias de los clientes ayuda a determinar qué aspectos de la estructura funcionan bien. Y, por supuesto, mostrar dónde puede estar fallando. Responder a los retos y realizar los cambios necesarios ayuda a tu agencia a crecer.

Puede haber problemas estructurales que no requieran iniciativas transformadoras importantes. Por ejemplo, tal vez los clientes hayan expresado su preocupación porque sus facturas son inconsistentes. Una rápida comprobación podría revelar que un departamento está utilizando un formato de factura diferente al del resto. Aunque esto podría ser una secuela del proceso de reestructuración, una comunicación rápida y exhaustiva puede solucionarlo.

Para garantizar la coherencia de las facturas, puede utilizar recursos gratuitos en línea que garantizan que todas las facturas sean idénticas. Esto también puede ayudarte a estirar más tu presupuesto.

Pie de foto: Generador de facturas totalmente gratuito de Bonsai.

Fuente de la imagen: Captura de pantalla del autor.

Hacer hincapié en el compromiso y la satisfacción de los empleados

La estructura de tu agencia funciona mejor cuando todos los miembros de todos tus equipos están satisfechos. Involucrarlos en el proceso de cambio es el primer paso para lograrlo. Cuando las personas saben por qué se está produciendo un cambio y cómo les beneficiará, es más probable que lo aborden con una mentalidad positiva.

Una vez que se ha establecido una estructura, es necesario seguir supervisando los índices de compromiso y satisfacción de los empleados. Si la satisfacción disminuye a corto plazo, no se preocupe. Es normal que haya una curva de aprendizaje. Trabaja con un gestor del cambio para evaluar cuánto tiempo quieres esperar antes de que esperes que aumente la satisfacción de los trabajadores.

Si la satisfacción o el compromiso siguen disminuyendo, esto podría indicar problemas más profundos. Es posible que estos no estén relacionados con el cambio estructural. La investigación es esencial para descubrir las causas subyacentes de la desvinculación. Considera la posibilidad de realizar encuestas anónimas, sesiones informales con los directivos o foros «sin tabúes» para recabar las opiniones sinceras de los empleados.

Las estructuras de las agencias están cambiando en respuesta a las necesidades cambiantes de los clientes. La jerarquía tradicional puede desaparecer gradualmente en favor de estructuras flexibles que proporcionen resultados más rápidos a los clientes. El software adecuado puede ayudarle a satisfacer las necesidades de los clientes y, al mismo tiempo, aumentar los índices de satisfacción de sus empleados. Reserva una prueba gratuita con Bonsai y descubre cómo.

‍