Como expandir sua agência freelance?

É quinta-feira à tarde. Você assinou um modelo de contrato com um grande cliente após enviar um excelente modelo de proposta, e sua equipe atual não tem pessoal suficiente para dar conta do trabalho. O projeto está programado para começar na segunda-feira e você não tem ideia por onde começar. Antes de assumir mais compromissos do que você pode cumprir, veja aqui algumas maneiras simples de expandir rapidamente sua agência freelance.

Defina sua marca, seus valores e seu projeto

Antes de começar a selecionar empreiteiros para o seu projeto, você já deve ter uma ideia clara sobre quem você é, o que representa e o que precisa. Encontrar empreiteiros de qualidade exigirá algum esforço. Pense nisso: os prestadores de serviços independentes são exatamente o que o nome indica – independentes. Eles são livres para trabalhar com qualquer pessoa e podem não querer trabalhar automaticamente com você se sua agência freelance não parecer bem organizada e planejada.

Marca versus valores

Como empresa, você provavelmente já pensou sobre sua marca. É a imagem que sua empresa apresenta ao público. É a personificação do que seu produto ou serviço representa - incorporado em todas as partes do seu negócio. É o padrão que você deve exigir de todos os envolvidos com sua agência freelance, incluindo seus prestadores de serviços independentes.

Definir seus valores é semelhante a definir sua marca, exceto que pode ser um pouco mais personalizado. Seus valores, em relação aos seus freelancers, irão ditar seu estilo de gestão de freelancers. Você valoriza a mais alta qualidade ou a velocidade é a sua maior prioridade? Defina claramente esses valores antes de procurar ajuda. Aqui estão alguns valores empresariais de sete empresas populares para inspirá-lo.

Um projeto bem-sucedido começa na descrição

Definir o projeto em si é o passo mais básico para encontrar talentos de qualidade para sua agência freelance. Escreva um resumo do projeto que indique claramente os objetivos, as expectativas e os resultados esperados. Defina uma data de vencimento precisa e prepare um orçamento. Essas pequenas considerações sobre os detalhes fazem uma enorme diferença quando os freelancers estão decidindo se querem ou não trabalhar com você.

Crie um grupo de freelancers

Agora que você definiu claramente quem você é, o que você faz e com o que precisa de ajuda, está pronto para começar a procurar o freelancer ideal.

Esta parte do processo será a mais demorada, independentemente do método utilizado. No entanto, a boa notícia é: você pode criar um ou vários pools dos quais poderá escolher ao longo de um período de tempo. Assim, você pode realizar esse processo uma vez por trimestre ou até mesmo uma vez por ano e ter sempre uma lista pré-selecionada de freelancers para escolher.

Encontrando o freelancer perfeito para você

Existem algumas maneiras de criar um grupo de freelancers para sua agência de freelancers. Uma maneira é usar sites de freelancers, como Upwork, Freelancer ou Fiverr, para procurar freelancers. Esses sites oferecem um serviço conveniente para gerentes de agências ocupados, pois permitem pesquisar freelancers com base em diversos parâmetros de pesquisa, comparar avaliações e ver amostras de trabalhos. A desvantagem desses sites, no entanto, são as altas taxas, o grande número de fraudes e, às vezes, ferramentas de gerenciamento de freelancers pouco práticas.

Outra forma de encontrar freelancers é publicar anúncios de projetos freelance em sites como Craigslist ou Indeed. Esses sites são normalmente rastreados por sites de freelancers e por aqueles que procuram trabalho freelance. Se você usar esse método para encontrar novos talentos, certifique-se de criar uma descrição clara da vaga, solicitando amostras e referências. Muitos sites de emprego não oferecem proteção aos freelancers ou àqueles que os contratam.

Criando sua equipe

Depois de selecionar os freelancers de que você gosta, informe-os que gostaria de incluí-los em seu banco de talentos pessoal. Isso não significa que você tenha que contratá-los. Significa selecioná-los.

Por exemplo, você pode descobrir que alguns freelancers têm exatamente as habilidades de que você precisa, mas não estão dentro do seu orçamento. Selecione-os – você pode ter um cliente no futuro com orçamento para os serviços deles. No entanto, informe ao freelancer que você está interessado em trabalhar com ele e peça permissão para manter contato.

Pode parecer bobagem, mas há algumas razões para essa estratégia. Ao informar a um prestador de serviços independente que você está interessado em fazer negócios com ele, você se torna um lead. Para conquistar o seu negócio, eles podem reduzir suas tarifas ou disponibilizar-se quando você ligar. Depois de criar seu grupo, convide seus freelancers para o seu sistema de gerenciamento de freelancers e acompanhe-os gratuitamente.

O Bonsai não só oferece um local para armazenar sua lista de freelancers, como também fornece poderosas ferramentas de gerenciamento de freelancers que economizam seu tempo a longo prazo. Com sua conta, você pode integrar novos freelancers, salvar notas sobre a disponibilidade deles, convidá-los para projetos e gerenciar pagamentos. Você também pode guardá-los para quando estiver pronto para trabalhar com eles.

Simplifique a gestão dos seus projetos

Se você já usa o Bonsai para acompanhar seu grupo de freelancers, está no caminho certo para simplificar a gestão de freelancers. Isso porque o Bonsai oferece tudo o que é necessário para gerenciar freelancers e projetos individuais.

A gestão freelance é dividida em 5 etapas fáceis:

1. Convide freelancers para o banco de talentos
2. Crie seu contrato de prestador de serviços independente e peça ao freelancer para assiná-lo.
3. Crie seu projeto, defina a data de entrega e as condições de pagamento e atribua-o ao freelancer selecionado.
4. Revisar o projeto após a conclusão
5. Pague pelos serviços prestados e encerre o projeto.

O Bonsai gerencia essas etapas, tornando o processo de gerenciamento de freelancers quase automatizado. Além disso, você terá um registro de todos os projetos (de todos os freelancers) armazenados em uma linha do tempo fácil de ler. Isso é útil quando você precisa repetir um projeto anterior com um freelancer diferente, mas não precisa reescrever a descrição do projeto. Basta copiar a descrição da lista de projetos desses freelancers e pronto.

Simplifique o processo de pagamento

Pagar seus funcionários freelancers pode ser uma grande dor de cabeça para qualquer agência freelance se não for organizado corretamente. Dependendo do tamanho da sua equipe, isso pode levar alguns minutos ou algumas horas. O processo de pagamento de freelancers funciona melhor se você já tiver um fluxo de trabalho de gerenciamento de freelancers que conecte os resultados esperados com o contratado e os projetos com as taxas. Caso contrário, você ficará preso lendo inúmeros e-mails de pessoas pedindo dinheiro, e não se lembrará de quanto deve a elas.

Este problema pode ser completamente eliminado. A partir do momento em que um freelancer é convidado para fazer parte do seu banco de talentos, cada etapa de seu envolvimento no projeto é acompanhada. Começa com a assinatura do contrato e termina com o freelancer enviando o trabalho concluído. Quando você receber um e-mail deles solicitando dinheiro, ele terá os produtos a serem entregues anexados e o método de pagamento já verificado.

As ferramentas de gerenciamento freelance também realizam outras tarefas, tais como:

• Envie pagamentos diretamente da sua conta
• Acompanhe os prazos de pagamento
• Pague freelancers de várias maneiras
• Criar e gerenciar orçamentos de projetos

É claro que isso só funciona se os seus prestadores de serviços independentes concluírem seus projetos por meio do fluxo de trabalho do Bonsai. É aqui que uma gestão adequada dos freelancers é importante – defina suas expectativas em termos de organização e simplicidade desde o início, convidando os freelancers para fazer parte do seu grupo antes de contratá-los. Isso lhes dá tempo para se familiarizarem com a plataforma e aumenta a probabilidade de a utilizarem.

Como agência freelance que trabalha com prestadores de serviços independentes, a revisão de faturas será uma parte regular dos seus processos comerciais. Facilite sua vida usando o Bonsai.

Crie uma equipe freelance em menos de uma hora

Se você seguiu as etapas acima, será fácil montar uma equipe freelance rapidamente. Para obter os melhores resultados, tente criar um grupo de freelancers com pelo menos 5 candidatos para cada projeto que você deseja concluir. Dessa forma, se sua primeira opção estiver ocupada com outros projetos, você terá pelo menos duas outras pessoas que poderão ajudá-lo.

Depois de percorrer sua lista de candidatos pré-selecionados e revisar as notas que você deixou, basta escolher o melhor para o seu projeto, adicionar os detalhes do projeto e convidá-lo para começar a trabalhar. Conselho: normalmente, é uma boa ideia avisar o freelancer com antecedência, enviando-lhe primeiro um e-mail.

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A versão de avaliação gratuita do Bonsai facilita a gestão dos negócios de qualquer agência freelance.