Cómo crear una agencia

Hay más agencias en Estados Unidos que nunca antes.

Solo en el sector publicitario se registró un crecimiento del 4,1 % en el número de agencias entre 2022 y 2023, con 89 912 agencias en activo a finales del año pasado. Mejor aún: los ingresos respaldan ese crecimiento.

Según Statista, las agencias digitales obtuvieron unos ingresos combinados de 30 600 millones de dólares en 2022. Eso es cinco veces más de lo que habían ganado una década antes. En pocas palabras, los números cuadran. Y tú, como alguien interesado en iniciar un nuevo negocio, puedes ver que el modelo de agencia podría ser clave para tu éxito.

Eso te deja con una pregunta:

¿Dónde puedes encontrar información sobre cómo crear una agencia?

Ahí es donde entra en juego esta guía. Le explicaremos qué son las agencias y los pasos que debe seguir para crear una.

¿Qué es una agencia comercial?

El modelo de negocio de las agencias entra de lleno en la categoría de servicios. Por lo general, consiste en reunir a un equipo de expertos especializados en un nicho específico para prestar un conjunto de servicios. Tomemos como ejemplo el marketing digital. En una agencia digital, contarás con un equipo de expertos. Creadores de contenido. Expertos en publicidad. Desarrolladores y diseñadores web. Especialistas en optimización de motores de búsqueda (SEO). Cada uno ofrece un servicio específico por el que se puede cobrar dinero.

La naturaleza del servicio puede variar, por supuesto.

Por ejemplo, en el ámbito B2C, una agencia puede ayudar con asuntos personales relacionados con las finanzas, los bienes raíces o los viajes. En el ámbito B2B, las agencias suelen especializarse en realizar tareas que una empresa no quiere llevar a cabo internamente. Una vez más, el ejemplo de la agencia de marketing digital funciona bien aquí. En lugar de crear un equipo digital interno, lo cual supone un gran gasto, una empresa puede contratar a una agencia para que se encargue de sus actividades digitales.

Por lo tanto, considérate un proveedor de servicios.

El truco está en encontrar un servicio que la gente realmente quiera y luego crear una agencia en torno a ese servicio.

¿Qué tipos de agencias se pueden crear?

La verdad es que casi cualquier tipo de servicio puede transformarse en un modelo de negocio de agencia. Algunos ya se han comentado: finanzas, inmobiliaria y marketing digital. Incluso tienes potencial de agencia dentro de los servicios que se engloban bajo el paraguas del marketing digital. Por ejemplo, muchas agencias se centran únicamente en la creación de contenidos, que es solo un aspecto del marketing digital. Lo mismo ocurre con el SEO, las redes sociales y los anuncios online: todos ellos pueden ser semillas a partir de las cuales una agencia puede crecer.

La clave está en encontrar un servicio que tenga demanda.

Una vez que lo tengas, puedes pasar a cómo crear una agencia en serio. Para ello, será necesario crear un equipo formado por especialistas con talento y encontrar un software de agencia que le ayude a gestionar el negocio.

¿Cuánto cuesta crear una agencia?

Es una pregunta difícil de responder.

Los costes iniciales pueden variar enormemente en función del tipo y el tamaño de la agencia que crees. Después de todo, una agencia que solo ofrece un servicio y tiene un par de empleados cuesta menos ponerla en marcha que una agencia que ofrece múltiples servicios.

Sin embargo, algunas estimaciones pueden darte una idea de lo que puedes esperar gastar. Según SurferSEO, que ofrece herramientas de optimización de contenidos para agencias digitales, el coste medio de crear una agencia digital se sitúa en un rango elevado:

De 730 a 29 100 dólares.

Esos costes incluyen cualquier gasto relacionado con la creación de un sitio web, así como el dinero que pagas por el software de gestión de la agencia. El sitio web por sí solo puede suponer un coste considerable. Prepárese para gastar alrededor de 20 dólares por un nombre de dominio, además de los gastos continuos de alojamiento y desarrollo web.

Otros costes están más relacionados con la actividad empresarial, como el coste de constitución. Esto varía en función de su estado y estructura empresarial. Si añadimos el espacio de oficina (suponiendo que no trabajes desde casa), el marketing y el coste de contratar personal, los gastos se acumulan rápidamente.

Entonces, ¿cuál es la ventaja?

Suponiendo que seas capaz de proporcionar un servicio de alta calidad, podrás recuperar esos costes con bastante rapidez. Solo necesitas saber cómo crear una agencia de manera que se minimicen los costes iniciales y se sienten las bases para el éxito futuro.

Cómo crear una agencia: los nueve pasos

Estás listo para dar el paso. La propiedad de la agencia parece ser la opción adecuada para usted. Con estos pasos, que abarcan desde elegir un nicho hasta seleccionar un modelo de precios, tendrás tu agencia lista en un abrir y cerrar de ojos.

Paso 1: elige un nicho

¿Qué es un nicho?

En términos de agencia, se trata de un segmento especializado dentro de un mercado que requiere un servicio específico. Y como propietario de una agencia, puedes considerar tu nicho como la razón por la que tu agencia existe.

El nicho podría ser cualquier cosa.

Siguiendo con el ejemplo de la agencia de marketing digital, tu nicho podría ser el marketing de contenidos. Podrías profundizar aún más. Por ejemplo, el marketing de contenidos para empresas de contabilidad sería un nicho muy específico a seguir. Si tienes experiencia en el campo de la contabilidad, también es un nicho en el que puedes aportar un alto nivel de autoridad.

Y ahí radica la clave para elegir un nicho:

Empieza con lo que sabes y construye tu agencia en torno a eso.

Si sabes contabilidad, tienes un mercado al que puedes vender tus servicios. Tanto si te dedicas al desarrollo de sitios web como a la prestación de servicios administrativos, tu nicho te guía en las actividades que realizas. También te ayuda a determinar qué tipo de clientes aceptas.

Ninguna agencia debería intentar ser todo para todos. Esa es una receta para el fracaso. Te extiendes demasiado en servicios e industrias con los que no estás familiarizado. Elige un nicho y crea un conjunto de servicios para ese nicho.

Paso 2: Determina tu público

Vale la pena repetir aquí una afirmación de la sección anterior:

Ninguna agencia debería intentar ser todo para todos.

Aplica esa línea de pensamiento a la hora de determinar tu público. En otras palabras, no estás tratando de vender tus servicios a todo el mundo. En cambio, estás prestando servicios a personas que sufren un tipo específico de dolor que tú eres capaz de curar.

Sigamos con el ejemplo del marketing digital para contabilidad mencionado anteriormente.

En este caso, el problema sería probablemente que una empresa de contabilidad sabe manejar los números, pero no sabe promocionarse para salvar su negocio. No saben cómo construir una reputación online. No pueden publicar anuncios, al menos no anuncios exitosos, que atraigan a su mercado. La empresa necesita el asesoramiento de personas que entiendan tanto el mundo online como su sector.

Ahí es donde entras tú.

Si tienes experiencia en contabilidad, o una titulación, como la licencia de CPA, tendrás autoridad inmediata. Aprovecha eso con servicios relevantes para las empresas que experimentan dificultades con el marketing digital y tendrás un público objetivo.

Eso es solo un ejemplo.

En última instancia, elegir tu público depende de lo que sabes, los problemas que puedes resolver y el tamaño del mercado para tus soluciones.

Paso 3: Encuentre el software adecuado para su agencia

El software puede hacer que tu agencia triunfe o fracase.

Si necesita pruebas, considere lo siguiente: las agencias que utilizan software de gestión de proyectos tienen una tasa de éxito del 92 %.

La razón es que su software les permite supervisar todas las etapas de un proyecto. Pueden realizar un seguimiento de los presupuestos, a menudo con un práctico panel de control, y asignar los recursos de forma adecuada. Su software también puede introducir la automatización, reduciendo las tareas manuales, como ponerse en contacto con los clientes o mantener carpetas de documentos.

Extienda esta línea de pensamiento a toda su agencia.

Por ejemplo, el software de gestión de agencias, como Bonsai, puede proporcionarte las herramientas que necesitas para gestionar todo tu negocio. Más allá de la gestión de proyectos, obtienes herramientas para supervisar las finanzas y gestionar los clientes. Invoicing. Cuenta empresarial. Gestión de las relaciones con los clientes. Necesitarás un software que se encargue de todo para liberar tu tiempo y el de tu personal y poder dedicaros a los proyectos.

El truco está en encontrar el software adecuado.

Busca una solución integral cuando intentes averiguar cómo crear una agencia. Reducirás el aislamiento, que se produce cuando se dispone de software dispar y desconectado, y dispondrás de un lugar centralizado para ver los datos de tu agencia.

Paso 4: Elija una estructura empresarial

Una vez que tengas tu nicho, tu público y tu software, pasarás a algo crucial:

Elegir la entidad comercial adecuada para su agencia.

Este es un paso inevitable. Todas las empresas deben estar registradas oficialmente en el estado en el que operan. Por lo general, esto implica enviar los estatutos sociales o los estatutos de constitución al secretario de estado. Sin embargo, el proceso —y los documentos específicos— varían en función del lugar en el que opere.

Lo que no varía son los tipos de estructuras empresariales entre las que puedes elegir, cada una con sus pros y sus contras.

Empresa unipersonal

Al ser la estructura empresarial más fácil de crear, la empresa unipersonal suele ser la preferida por los autónomos. En el contexto de las agencias, esta suele ser una buena opción solo si no tienes empleados. También cabe señalar que el modelo de empresa unipersonal tiene graves inconvenientes en materia de responsabilidad:

El negocio no es una entidad separada de ti.

Por lo tanto, todas las deudas, responsabilidades y desafíos legales a los que pueda enfrentarse no se mantienen dentro de la estructura empresarial.

Sociedad general

Piensa en una sociedad colectiva como si fuera lo mismo que una empresa unipersonal, solo que con varios propietarios. La estructura puede funcionar bien para una agencia pequeña. Sin embargo, seguirá existiendo el problema de la responsabilidad: los socios son responsables de las deudas de la empresa.

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Con una LLC, se separa parcialmente el negocio de sus propietarios.

Usted obtiene protección de responsabilidad personal, lo que significa que no es personalmente responsable de las deudas y obligaciones de la empresa. Por ejemplo, supongamos que un proyecto fracasa y su agencia tiene una deuda con un acreedor. En la mayoría de los casos, ese acreedor no puede embargar sus bienes personales, como su vivienda, para saldar esa deuda.

Esta protección no es absoluta.

Un acreedor puede solicitar a un juez una orden de embargo para reclamar sus bienes personales si no puede cobrar de la empresa.

Sociedad anónima

Una sociedad anónima de tipo C ofrece protección total frente a responsabilidades: las deudas y obligaciones de la agencia permanecen dentro de la empresa. La compensación es doble:

Tienes que crear una estructura empresarial más formal y probablemente estarás sujeto a doble imposición. En cuanto a este último punto, eso significa que la agencia paga impuestos sobre sus ganancias. A continuación, pagas impuestos sobre los ingresos que recibes de la agencia.

Paso 5: Elija un modelo de pago

Una vez decidida la estructura de tu negocio, pasas a la siguiente pregunta crucial:

¿Cómo se le pagará por los servicios que presta?

Tu decisión influye en cómo usarás el software de facturación de tu agencia, así como en cómo utilizas tus recursos. Aquí hay varias opciones.

Tarifa plana

La forma más sencilla de pago, una tarifa plana, consiste en cobrar una tarifa fija por tu servicio. Puede tratarse de una tarifa única, como una tarifa plana por el diseño web, o una tarifa continua por servicios como el SEO. Si bien esto simplifica la facturación, también puede crear problemas de flujo de caja. Por ejemplo, un proyecto que sufre desviaciones en su alcance podría dar lugar a que usted tenga que realizar mucho más trabajo del que se le paga por hacer.

Tarifa por hora

En lugar de cobrar una tarifa fija, facturas por las horas que tú y tu equipo dedicáis al proyecto. El resultado es que facturas con mayor precisión porque cubres todas las horas que trabajas. Sin embargo, el control del tiempo puede convertirse en un problema: un cliente puede cuestionar las horas que usted afirma haber trabajado.

El software puede volver a acudir al rescate.

El software de seguimiento del tiempo, especialmente cuando está vinculado a un portal de clientes, puede ofrecer la prueba que un cliente necesita ver.

Comisión

Con el modelo de comisión, no se cobra hasta que se alcanza un objetivo determinado para el cliente. En SEO, por ejemplo, ese objetivo puede ser conseguir que X palabras clave aparezcan en la primera página de Google.

Es un modelo que puede ayudar al cliente a sentirse más seguro con una nueva agencia. No tienen ninguna obligación de pagar hasta que reciban lo que les prometes. El problema es que el modelo no funciona para todos los servicios que usted puede ofrecer. Además, por supuesto, es posible que no te paguen por todas esas horas de trabajo si no cumples con el objetivo en el plazo especificado.

Paso 6: Desarrolle procesos en torno a sus servicios

La ineficiencia puede destruir una agencia en ciernes.

Así lo demuestra el informe «2022 State of Digital Maturity» (Estado de la madurez digital en 2022) de Formstack. Tras encuestar a 2000 personas, se descubrió que los procesos ineficientes pueden costarle a una empresa hasta 1,3 millones de dólares al año. Esas ineficiencias suelen deberse a la utilización de procesos manuales para tareas que podrían automatizarse, como la creación de facturas. O, en el peor de los casos, puede deberse simplemente a la ausencia total de procesos:

Cada proyecto se gestiona de forma diferente.

Para contrarrestar esta ineficiencia, su agencia necesita contar con procesos establecidos para todo. ¿Cómo se incorpora a un nuevo cliente? ¿Qué medidas deben tomarse para garantizar la prestación satisfactoria de sus servicios? La idea es crear coherencia en todas las etapas del negocio. De lo contrario, te quedarás con un enfoque desorganizado que es diferente para cada cliente y extremadamente lento.

Es buena idea tener a alguien a cargo de supervisar tus procesos, incluso si eres tú mismo, para asegurarte de que se sigan. También encontrará reveladores los datos proporcionados por el software de gestión de agencias. Destacará los cuellos de botella y las ralentizaciones que pueden indicar que sus procesos no se están siguiendo o que requieren mejoras.

Paso 7: Busque ayuda administrativa

Sí, el talento que impulsa tu negocio es crucial. Necesitas gente, especialistas que sepan más que tú, especialmente, para prestar tus servicios a los clientes. Siguiendo con el concepto de agencia digital, eso podría significar diseñadores web, creadores de contenido y gurús del SEO.

Pero estas no son las únicas personas que necesita tu agencia.

Tu personal administrativo debe incluir un contable, un tenedor de libros y un controlador de crédito. No es necesario contratar a estas personas a tiempo completo, especialmente en el caso de una agencia nueva. Encontrar autónomos, o contratar una agencia por tu cuenta, puede ser una solución más rentable.

La clave es que cuentes con estas personas y que sean capaces de trabajar con tu software de facturación. Después de todo, no tiene sentido saber cómo crear una agencia si no se puede mantenerla en funcionamiento entre bastidores.

Paso 8: Crea tu visión para los próximos tres años

Tienes una estructura de agencia y sabes qué servicios vas a ofrecer a tus clientes. Ya casi estás listo para encontrar a esos clientes, solo te falta una cosa:

Una visión de hacia dónde se dirige la agencia.

En concreto, una visión a tres años vista en la que se define dónde se quiere que esté la agencia dentro de tres años. Esa visión no es absoluta. No eres un fracaso si no lo consigues. Sin embargo, te proporciona un objetivo tangible al que aspirar, lo que puede motivar los cambios que realices en tu agencia a medida que creces.

La naturaleza exacta de esa visión variará dependiendo de ti.

Por ejemplo, la visión a tres años puede ser tener 50 clientes, 25 de los cuales tengan contratos recurrentes para sus servicios. Alternativamente, puede ser alcanzar una determinada cifra de ingresos o crecer hasta tener X número de empleados. Lo importante es tener un objetivo en mente que sirva de motivación para todo lo que hagas en tu agencia.

Paso 9: Encuentre clientes

Por fin estás listo para la parte emocionante de ser propietario de una agencia:

Encontrar clientes.

Los primeros clientes que consigas serán la base de tu crecimiento futuro. Sin embargo, este período también es una oportunidad para que consolides tus procesos y estructura de pagos. Permitir que tus primeros clientes obtengan más por menos dinero puede mantenerlos contentos. Pero creará una norma dentro de tu empresa de ofrecer más de lo prometido que te perjudicará a largo plazo.

Considera este periodo como una prueba de lo que has construido en los ocho pasos anteriores. Si algo no funciona, como por ejemplo que tus proyectos se salgan continuamente del alcance, sabes que tienes que hacer cambios.

En cuanto a encontrar esos primeros clientes, tienes un montón de opciones:

• Apóyate en tus contactos: has creado tu agencia porque tienes las habilidades necesarias para dirigirte a un nicho específico. A menudo, eso significa que ya conoces a gente dentro de ese nicho. Habla con ellos. Quizás necesiten los servicios que ofreces o, mejor aún, conozcan a personas que los necesitan.
• Entra en los mercados freelance: los mercados online, como Upwork, pueden proporcionar a tu agencia trabajo que, como mínimo, te ayudará a crear un portafolio. Probablemente no será el trabajo mejor remunerado. Pero a través de ello, puedes ganar experiencia y obtener una prueba social temprana que te ayudará a atraer mejores clientes.
• Promocionarse digitalmente: las redes sociales, los anuncios en línea y su propio sitio web le ayudan a dar a conocer lo que hace.

Por supuesto, mantener a tus clientes organizados también es fundamental. Un buen software CRM, idealmente uno que te permita crear portales para clientes, te ayuda a gestionar los clientes que encuentras.

Comienza tu andadura como agencia

Hay un aspecto de la creación de una agencia que no se trata en estos nueve pasos:

Tú.

En concreto, tu mentalidad al iniciar el proceso de creación de la agencia. Como propietario de la nueva agencia, tienes que aceptar que las etapas iniciales supondrán mucho trabajo. Crear un equilibrio entre ese trabajo y tu vida personal será difícil. Es posible que ni siquiera logres ese equilibrio durante meses, o incluso varios años, en el proceso.

No dejes que la magnitud del trabajo que tienes por delante te desanime. Modera tus expectativas y mantén una actitud positiva en todo momento. Y recuerde: el software de gestión de agencias adecuado puede aliviar las cargas iniciales (y continuas) que experimenta.