ClickUp para agências: tudo o que você precisa saber

Se houvesse uma palavra que melhor descrevesse a vida na agência, seria, sem dúvida, “caótica”. Quer você esteja lidando com clientes exigentes, tentando acompanhar projetos em constante mudança ou coordenando várias equipes criativas, a natureza acelerada (e muitas vezes imprevisível) da vida em uma agência certamente o manterá em alerta.

Embora alguns criativos prosperem no caos, a maioria dos profissionais de agências só quer encontrar uma maneira de trazer ordem a essa loucura. É aí que entram em cena as ferramentas de gerenciamento de projetos da agência.

Atualmente, o mercado para essas ferramentas está bastante saturado. No entanto, poucas ferramentas têm uma participação de mercado tão grande (14,20%) quanto o ClickUp.

Com mais de 100.000 clientes pagantes, o ClickUp é obviamente um dos favoritos entre os usuários. Mas e quanto às agências? O ClickUp é a escolha certa para agências em geral, bem como para a sua agência em particular?

Continue lendo para saber tudo o que você precisa saber sobre o ClickUp para agências e obter respostas para todas as suas perguntas urgentes durante o processo.

O que é o ClickUp?

Antes de nos aprofundarmos nos detalhes, precisamos primeiro responder à pergunta mais básica de todas: O que é o ClickUp?

Agora, se você fizesse essa pergunta aos desenvolvedores do ClickUp, eles provavelmente responderiam com o slogan da plataforma: “Um aplicativo para substituir todos os outros”. Mas essa plataforma incrivelmente ambiciosa é, na verdade, uma ferramenta de colaboração e gerenciamento de projetos baseada em nuvem.

Assim como a Bonsai, a ClickUp está comprometida em transcender os limites das ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos, adicionando vários recursos que facilitam substancialmente o dia a dia das agências. Algumas dessas ferramentas “adicionais” incluem o seguinte:

• Bate-papo nativo
• Permissões personalizadas do usuário
• Gerenciamento de calendários e cronogramas
• Personalizações avançadas

ClickUp para agências: os recursos mais úteis

Não há dúvida: o ClickUp é incrivelmente rico em recursos. Mas nem todos esses recursos serão úteis para a sua agência. Então, vamos analisar apenas os recursos mais úteis que o ClickUp tem a oferecer às agências.

Painéis centralizados

Um painel de controle é um recurso crucial para a liderança da agência e os gerentes de projeto, independentemente do tamanho ou tipo da agência. Esse recurso prático consolida métricas importantes e insights do projeto em uma única interface acessível.

O ClickUp se destaca nessa área, pois permite criar um painel do zero e personalizá-lo de acordo com as necessidades da sua agência, usando cartões como blocos de construção principais. É claro que, se você é novo na área de gerenciamento de projetos, também pode usar modelos de painéis para configurar rapidamente uma visão geral abrangente.

Listas de verificação

Tecnicamente, as listas de verificação fazem parte da hierarquia do ClickUp. Eles são o nível hierárquico final que você pode incorporar a uma tarefa. No entanto, vale a pena mencioná-los como um recurso separado, pois são essenciais para otimizar a execução de tarefas e melhorar a organização dentro da agência.

Veja bem, quando os membros da sua equipe repetem frequentemente uma tarefa diariamente ou semanalmente, eles tendem a começar a se concentrar nas etapas maiores, ignorando as menores. No entanto, cada passo, não importa se pequeno ou grande, é essencial para o sucesso geral ou a qualidade da tarefa. É aí que entram em cena as listas de verificação. Pense nelas como listas de tarefas passo a passo que garantem que nenhum detalhe seja esquecido ao realizar uma tarefa.

Time tracking

Como a maioria dos proprietários de agências dirá, fazer com que a equipe criativa controle seu tempo com precisão pode ser um verdadeiro desafio no trabalho de agência.

É por isso que as melhores plataformas de gestão empresarial, como Bonsai e ClickUp, oferecem recursos robustos para resolver essa questão e garantir um controle preciso do tempo (e faturamento) para as agências.

Com o ClickUp, você pode adicionar um rastreador de tempo a praticamente qualquer nível da hierarquia do ClickUp (por exemplo, Espaço ou Pasta), permitindo assim um rastreamento de tempo granular. Você pode até categorizar as horas rastreadas como “faturáveis” e “não faturáveis”. Insira uma taxa faturável para o primeiro e o ClickUp calculará até mesmo a receita total gerada para esse projeto específico.

Visualizações

As visualizações são, sem dúvida, um dos recursos mais poderosos do ClickUp. O mesmo se aplica ao ClickUp para agências.

Com as visualizações, você pode obter um controle sem precedentes sobre como todos na sua agência visualizam e interagem com suas tarefas e projetos. Por todos, estamos nos referindo às seguintes categorias:

• Liderança
• Gerentes de projeto
• Gerentes de contas
• Membros individuais da equipe
• Clientes

Cada uma dessas categorias requer um nível diferente de visibilidade e apresentação de informações, adaptado às suas funções e responsabilidades específicas. O ClickUp permite que você crie exatamente isso: visualizações personalizadas que atendem às necessidades específicas de cada categoria dentro da sua agência.

Por exemplo, você pode criar uma visualização “Minhas tarefas” que informará a cada membro da equipe o que está em sua agenda para o dia, semana ou mês. Ou você pode criar uma visualização Gantt que permitirá aos gerentes de projeto organizar as datas de vencimento de forma eficaz.

Status da tarefa

Com os status das tarefas do ClickUp, você sempre saberá o estado atual de todos os projetos da agência, permitindo uma comunicação clara e um acompanhamento eficaz do progresso. O melhor de tudo? Você pode criar status de tarefa personalizados se os padrões não atenderem às suas necessidades.

Assim, você pode usar os status típicos “a fazer”, “em andamento” e “concluído”, mas também pode adicionar status personalizados que funcionem para sua agência, como “ideação”, “elaboração” ou “teste”.

Seja qual for a rota escolhida, certifique-se de que todos os membros da equipe estejam familiarizados com o significado de cada status de tarefa para evitar falhas de comunicação.

Integrações

Por mais ricas em recursos que sejam, a maioria das ferramentas e softwares de agências, incluindo o Bonsai, oferecem integrações para aprimorar sua funcionalidade. O ClickUp não é diferente.

O ClickUp permite a integração com mais de 1.000 ferramentas e aplicativos, e essa lista está em constante expansão. Mas, novamente, você certamente não precisará de todas essas integrações. Se você exagerar, corre o risco de tornar seu fluxo de trabalho mais complexo em vez de simplificado, que é o motivo pelo qual você está usando o ClickUp.

Aqui estão algumas opções de integração a serem consideradas ao usar o ClickUp para agências:

• Slack
• HubSpot
• Google Drive
• QuickBooks

Templates

Como mencionado, os modelos podem ser uma salvação para os novos proprietários de agências. Mas mesmo que você tenha experiência na gestão de uma agência ou equipe, esses recursos úteis podem ajudar a economizar tempo, manter a consistência e otimizar processos.

Boas notícias – você não terá falta de modelos com o ClickUp.

À medida que você for utilizando a plataforma, também poderá criar modelos personalizados que atendam às necessidades da sua agência e facilitem significativamente as operações diárias.

O melhor de tudo? Os modelos personalizados podem ser tão detalhados quanto desejar para garantir que nada se perca na confusão das operações diárias. Adicione descrições de tarefas, listas de verificação, estimativas de tempo, campos personalizados e datas de vencimento a cada modelo para criar um recurso poderoso no planejamento e execução de projetos.

Como usar o ClickUp para agências

Agora que você já sabe o que o ClickUp tem a oferecer, vamos começar a usar essa plataforma versátil de gerenciamento de projetos. Este guia passo a passo irá orientá-lo pelos elementos mais importantes da personalização do ClickUp para sua agência.

Passo 1 – Configure um espaço de trabalho

O espaço de trabalho é o nível mais alto na hierarquia do ClickUp. Com isso em mente, é lógico começar sua jornada no ClickUp criando um para sua agência.

Esta etapa é bastante simples – basta se inscrever no ClickUp e você receberá um espaço de trabalho padrão (vazio). Dê o nome da sua agência e pronto. É claro que são as personalizações feitas posteriormente que tornarão este espaço de trabalho verdadeiramente adaptado às necessidades da sua agência.

Passo 2 – Escolha o melhor plano de preços

A inscrição no ClickUp é gratuita. Além disso, você pode continuar usando a plataforma gratuitamente, desde que administre uma pequena agência. Mas, é claro, todos os recursos e funcionalidades avançadas do ClickUp são reservados para os planos pagos. Portanto, se você deseja realmente explorar todo o potencial do ClickUp (e da sua agência), este é o caminho a seguir.

Quando se trata de planos pagos no ClickUp, há três opções à sua escolha. Todos eles estão acima do custo médio dos softwares de gerenciamento de projetos. Aqui está uma rápida visão geral das três opções de preços:

• Ilimitado: US$ 10 por usuário por mês (cobrado mensalmente) ou US$ 7 por usuário por mês (cobrado anualmente)
• Negócios: US$ 19 por usuário por mês (cobrado mensalmente) ou US$ 12 por usuário por mês (cobrado anualmente)
• Empresa: preços personalizados

Etapa 3 – Personalize sua conta

A etapa 3 é onde o espaço de trabalho ClickUp da sua agência começa a parecer uma solução bem adaptada às suas necessidades. Durante esta etapa, você pode personalizar opções como as seguintes:

• Preferências visuais (por exemplo, modo claro ou escuro)
• Notificações (por exemplo, notificações por e-mail)
• Personalizações do perfil (por exemplo, foto do perfil e cores do painel)

Etapa 4 – Convide a equipe de implementação

Neste ponto, é hora de introduzir funcionalidades em seu espaço de trabalho ClickUp. Você dificilmente conseguirá fazer isso sozinho, então agora é o momento perfeito para convidar a equipe de implementação para se juntar a você no ClickUp. Tenha cuidado ao convidar apenas a equipe de implementação, pois envolver todos os funcionários nesta fase inicial do processo só pode causar confusão. E lembre-se: estamos tentando domar o caos usando o ClickUp!

Etapa 5 – Habilite ClickApps específicos

Ao contrário das ferramentas de gestão empresarial multifuncionais, como o Bonsai, o ClickUp não inclui funcionalidades integradas automaticamente. Em vez disso, você terá que habilitar aqueles que você precisa para torná-los parte do seu espaço de trabalho. Essas funcionalidades são chamadas de ClickApps e são elas que transformam seu espaço de trabalho de uma tela em branco em uma poderosa ferramenta de gerenciamento de agências.

Aqui estão alguns ClickApps que você deve considerar ativar desde o início:

• Automação – automatização de tarefas manuais e repetitivas
• Campos personalizados – personalizando seu espaço de trabalho
• E-mail – envio e recebimento de e-mails no ClickUp
• Prioridade – organizar tarefas com base na sua prioridade
• Pulse – acompanhando o progresso da equipe em tempo real

Etapa 6 – Construa a hierarquia do ClickUp

Como você verá em breve, a hierarquia do ClickUp é uma das maiores vantagens de usar o ClickUp em comparação com suas alternativas. A hierarquia do ClickUp é relativamente fácil de configurar, mas transforma a forma como cada membro da sua agência aborda e gerencia tarefas e projetos.

Aqui está uma breve visão geral dessa hierarquia útil:

1. Espaço de trabalho. Você já criou esse nível hierárquico na Etapa 1.
2. Espaços. Os espaços representam diferentes departamentos, equipes ou áreas de foco dentro da sua agência (por exemplo, criativo, marketing e operações).
3. Pastas. Com as pastas, você pode agrupar trabalhos semelhantes, divididos em listas e tarefas.
4. Listas. Use listas para dividir o trabalho em categorias ou etapas mais específicas.
5. Tarefas. As tarefas representam as ações específicas que precisam ser concluídas e podem ser categorizadas em tarefas principais e subtarefas.
6. Listas de verificação. Como mencionado, as listas de verificação servem para refrescar a memória da sua equipe ao concluir tarefas complexas com várias etapas.

Como implementar o ClickUp para agências

Depois de configurar seu espaço de trabalho no ClickUp, não há mais nada a fazer além de começar a usar a plataforma em sua agência. No entanto, isso também requer seguir um conjunto de etapas cuidadosamente selecionadas para evitar sobrecarregar sua equipe e garantir uma transição tranquila. Tenha em mente que a maioria dessas etapas não é exclusiva do ClickUp e pode ser usada com outras ferramentas de gerenciamento de sua escolha, como o Bonsai.

Passo 1 – Treine sua equipe

Não vamos amenizar a situação: o ClickUp tem uma curva de aprendizado bastante íngreme. Isso tem a ver principalmente com a abordagem única da plataforma para gerenciamento de projetos. Portanto, você não pode simplesmente convidar os membros da sua equipe para o ClickUp e esperar que eles comecem a usá-lo da noite para o dia. Você deve treiná-los primeiro.

Durante esse processo, os membros da sua equipe devem aprender o seguinte:

• Como usar as funcionalidades básicas e avançadas da plataforma
• Regras básicas relativas à gestão de projetos como um todo
• Regras e procedimentos padronizados para sua agência
• As expectativas da agência em relação ao uso do ClickUp

Etapa 2 – Elabore um plano de lançamento

Antes de implementar oficialmente o ClickUp em sua agência, certifique-se de ter feito todo o trabalho preparatório necessário. Um plano de lançamento deve ajudá-lo a alcançar esse objetivo. Este plano pode começar com o treinamento da sua equipe e terminar com uma festa de lançamento. Entre esses dois pontos, você deve cuidar de todos os pequenos detalhes que podem contribuir para um processo de integração tranquilo, como criar modelos, escolher integrações e configurar seu trabalho ativo no ClickUp.

Etapa 3 – Promova o uso eficaz

Mesmo depois que o ClickUp for oficialmente lançado em sua agência, você ainda não estará livre de preocupações. Por mais bem treinados que sejam, alguns membros da equipe podem ter dificuldade em se adaptar a uma nova plataforma e até mesmo protestar contra seu uso.

É por isso que é fundamental aproveitar o período imediatamente após o lançamento para promover o uso eficaz do ClickUp. Isso pode envolver o seguinte:

• Dar feedback direto sobre áreas que precisam ser melhoradas
• Criando normas consistentes, mas fáceis de seguir
• Documentar tudo para que os membros da equipe não tenham dificuldade em encontrar informações relevantes
• Liderando pelo exemplo, modelando a disciplina e o uso perfeitos do ClickUp

Etapa 4 – Organize reuniões individuais com os membros da equipe

Nas primeiras semanas após a implementação do ClickUp, os membros da sua equipe se beneficiarão de reuniões individuais destinadas a avaliar o uso da ferramenta e corrigir quaisquer erros logo no início. Essas reuniões ajudarão seus funcionários a se sentirem apoiados e esclarecerão quaisquer dúvidas que possam ter sobre o uso do ClickUp.

No entanto, eles também ajudarão você a identificar áreas que precisam ser melhoradas e, potencialmente, introduzir novas regras e procedimentos ou ajustar os já existentes.

Os prós e contras de usar o ClickUp para agências

A esta altura, você provavelmente já entende como o ClickUp funciona e como implementá-lo em sua agência. Isso significa que este guia tem apenas mais uma questão a abordar: você deve implementar o ClickUp na sua agência? Para responder a essa pergunta, vamos analisar as vantagens e desvantagens de usar o ClickUp para agências.

Ver onde esta plataforma se destaca e onde fica aquém irá ajudá-lo a tomar uma decisão informada sobre se o ClickUp é a melhor opção para a sua agência.

As vantagens de usar o ClickUp para agências

O ClickUp se destaca em áreas específicas do trabalho de agências. Aqui estão as características (e funcionalidades) que tornam isso possível.

Organização hierárquica de tarefas

Poucas ferramentas de gerenciamento de projetos possuem uma organização hierárquica tão flexível e lógica quanto o ClickUp. Essa característica é uma grande vantagem, dada a importância de uma hierarquia bem planejada na agência. Quando construída corretamente, a hierarquia do ClickUp oferece clareza a cada indivíduo dentro da sua agência, desde a liderança até os colaboradores externos.

Visualizações personalizáveis

Com o ClickUp, cada membro da sua agência verá apenas as informações relevantes para sua função e responsabilidades. Isso elimina a desorganização e a confusão desnecessárias, cria um ambiente de trabalho focado e ainda protege contra qualquer vazamento de informações confidenciais dentro da agência.

O melhor de tudo? Os membros da sua equipe podem personalizar ainda mais suas visualizações (ou painéis) para adaptá-las às suas preferências individuais (por exemplo, usando rótulos codificados por cores para tarefas específicas).

Flexibilidade e adaptabilidade gerais

Como você provavelmente já percebeu, a flexibilidade do ClickUp é seu maior trunfo. Seja com campos personalizados, fluxos de trabalho ou visualizações, você sempre poderá adaptar o ClickUp para criar a solução ideal para sua agência.

As desvantagens de usar o ClickUp para agências

O ClickUp é, sem dúvida, rico em recursos. Surpreendentemente, porém, a plataforma ainda carece de alguns recursos básicos necessários para o bom funcionamento de uma agência. A falta desses recursos também é considerada a maior desvantagem do ClickUp.

Sem portal do cliente

Não há um portal do cliente integrado no ClickUp como há no Bonsai. Para ser justo, você pode criar um espaço separado voltado para o cliente para servir como esse portal, mas isso requer trabalho extra. Esse processo também inclui a configuração da automação para determinar quais tarefas são copiadas e ficam visíveis para os clientes. Portanto, é fácil cometer erros e potencialmente expor informações confidenciais que o cliente nunca deveria ter visto.

Sem CRM

Uma ferramenta eficaz de CRM (gestão de relacionamento com o cliente) é fundamental para o sucesso de uma agência. Infelizmente, o ClickUp não oferece recursos integrados de CRM. Mais uma vez, você pode criar um espaço dedicado ao CRM em sua área de trabalho, mas será obrigado a construí-lo praticamente do zero, em vez de simplesmente acessar uma ferramenta nativa bem desenvolvida.

Sem rastreamento de referências

Fazer uma agência crescer não é tarefa fácil. Uma das maneiras de acelerar esse longo processo é usar referências de seus clientes atuais. Às vezes, você receberá essas indicações gratuitamente, mas outras vezes, talvez seja necessário motivar seus clientes a dar indicações por meio de descontos ou recompensas semelhantes. No entanto, independentemente da sua abordagem às referências, não será possível acompanhá-las usando o ClickUp.

Sem criador de formulários

Um criador de formulários personalizados é um recurso extremamente útil para qualquer agência. Com esse recurso, você economizará tempo, capturará informações precisas e manterá a consistência na coleta de dados. Mas você não poderá fazer nenhuma dessas coisas com o ClickUp, pois a plataforma não oferece um criador de formulários.

Sem faturamento

À medida que sua agência cresce, emitir faturas manualmente se tornará uma perda de tempo. Em vez disso, você precisará de uma ferramenta de software que possa emitir faturas automaticamente sempre que um gatilho for ativado (por exemplo, após pagar por um serviço em seu site). Infelizmente, essa opção não existe no ClickUp, obrigando você a procurar uma integração de terceiros ou uma ferramenta de faturamento separada.

Em contrapartida, o Bonsai oferece recursos integrados de faturamento para ajudá-lo a fechar negócios com todos os clientes.

Quando usar o ClickUp para agências

Então, qual é o veredicto final quando se trata de usar o ClickUp para agências? É simples: use essa ferramenta se quiser se concentrar principalmente no gerenciamento de projetos e construir seu espaço de trabalho virtualmente do zero. No entanto, se você estiver procurando por uma plataforma de gestão empresarial completa ou uma plataforma mais fácil de usar que venha “pré-configurada”, uma ferramenta como o Bonsai será uma opção melhor.