Os 5 maiores desafios das agências e suas soluções para 2025

Os cinco maiores obstáculos enfrentados pelas pequenas agências de marketing digital incluem barreiras de comunicação, aquisição e retenção de talentos, desafios orçamentários e adoção de novas tecnologias. A comunicação eficaz com os clientes e dentro das equipes é fundamental para manter a confiança e a produtividade. As agências também devem se concentrar em atrair e reter talentos qualificados para se manterem competitivas. A elaboração do orçamento requer um planejamento cuidadoso para garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente, enquanto manter-se atualizado com os avanços tecnológicos é essencial para manter uma vantagem competitiva. Ao abordar esses desafios com soluções estratégicas, as agências podem aumentar sua produtividade e garantir o sucesso a longo prazo em um cenário digital em rápida evolução.

1. Barreiras de comunicação

Este é um dos problemas mais comuns das empresas modernas. Isso pode se manifestar de várias maneiras diferentes, mas cada uma delas acabará afetando a produtividade e a lucratividade da empresa.

Comunicações com o cliente

Em primeiro lugar, há uma comunicação ineficaz entre as equipes da agência e o cliente. É uma das maneiras mais rápidas de perder a confiança de um cliente e, por extensão, a opção de um relacionamento comercial de longo prazo que lhe proporcione uma renda estável.

Comunicar-se com os clientes pode não ser do agrado de todos na sua equipe, mas é algo que sua empresa deve fazer para garantir que os projetos permaneçam no caminho certo. Em última análise, é uma parte essencial do trabalho numa agência.

Mesmo que você consiga entrar em contato com frequência com um cliente, pode ocorrer uma situação em que uma das partes continue repetindo os mesmos requisitos que não estão sendo atendidos. Isso pode causar problemas a curto prazo, mas indica um problema mais profundo de não reter ou agir com base nas informações fornecidas à equipe.

É aqui que uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente se destaca. Permite-lhe manter um registo de detalhes importantes sobre os clientes num único local e divulgar informações importantes ao resto da equipe. Sua equipe pode usá-lo para coletar todos os dados que possui sobre o cliente e minimizar a sobreposição entre as informações apresentadas durante as reuniões.

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Melhore a comunicação com os clientes com o Portal do Cliente da Bonsai

Para superar as barreiras de comunicação e construir relacionamentos sólidos com os clientes, é importante acompanhar todas as interações. O portal do cliente da Bonsai ajuda você a fazer exatamente isso. Ele funciona como um hub central onde todas as comunicações com seus clientes são armazenadas.

Essa transparência ajuda a construir confiança e fortalece seus relacionamentos com os clientes ao longo do tempo.

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Comunicações internas

Algumas das maiores dificuldades que você pode enfrentar ao gerenciar uma empresa são a comunicação com outros membros da equipe e a criação de uma cultura que equilibre produtividade, profissionalismo e confiança. A variedade de questões disparou nos últimos anos, especialmente com as rápidas mudanças na forma como as gerações mais jovens lidam com a saúde mental e o trabalho remoto.

De acordo com um estudo publicado pela Harvard Business Review, metade dos millennials e três quartos da geração Z deixaram seus empregos devido a problemas de saúde mental. Constatou-se que as empresas raramente aceitam que os funcionários possam ter um problema e perpetuam o estigma de que a saúde mental é uma questão totalmente pessoal que não deve afetar o desempenho no trabalho.

Além disso, um dos principais pontos de inflexão nas agências digitais foi a adoção generalizada do trabalho remoto devido à pandemia da COVID-19. O impacto do trabalho remoto na produtividade e na coesão da equipe tem sido repetidamente levantado por vários veículos do setor. No entanto, há pouco consenso e, muitas vezes, posições contrastantes sobre como a prática deve ser acompanhada.

De certa forma relacionado ao segundo ponto está a prática cada vez mais comum de contratar freelancers estrangeiros, devido à maior oferta de talentos no exterior, que geralmente exigem salários mais baixos. Os prós e contras de contratar freelancers são um assunto à parte. Mas uma das principais dificuldades que muitas empresas enfrentam é integrar freelancers à equipe – muitas vezes com resultados variados.

Alguns gerentes caem na falácia de que devem monitorar e controlar de perto seus freelancers para garantir que “eles estejam fazendo valer o seu dinheiro”. No entanto, isso geralmente só serve para criar ressentimento, já que os freelancers optam por esse tipo de trabalho, em parte, para evitar explicitamente esse tipo de sistema gerencial.

As soluções para esses problemas são múltiplas, mas sempre começam no topo da hierarquia corporativa. A alta administração deve criar canais de comunicação com o restante da equipe que permitam compartilhar experiências e construir confiança com a equipe.

Se você tiver problemas específicos com alguns membros da equipe ou freelancers, comece devagar e estabeleça um bom relacionamento. Comunique-se por escrito sempre que possível, pois isso permite que você retenha melhor as informações e facilita a lembrança dos detalhes da conversa. Se isso não for possível, mantenha notas detalhadas sobre as preferências de comunicação dos membros da equipe. Isso também ajudará você a criar políticas eficazes e benéficas sobre como lidar com problemas comuns.

Por fim, certifique-se de equilibrar cuidadosamente a carga de trabalho da sua equipe por meio de um gerenciamento inteligente de tarefas. Você pode criar uma carga de trabalho mais gerenciável e gratificante ao ter uma visão geral clara do que sua equipe está fazendo e em quais projetos ela tem mais sucesso.

2. Obtenção de novos talentos

Se você administra uma agência digital, o método de trabalho mais versátil e confiável é o trabalho totalmente remoto. Isso também permite que você tenha acesso ao maior número possível de candidatos. No entanto, o contrário também é verdadeiro. Como muitas agências permitem o trabalho totalmente remoto, os melhores candidatos podem escolher entre várias agências. Consequentemente, atrair talentos qualificados acaba sendo um dos desafios mais comuns das agências atualmente.

Existem algumas soluções diferentes que você pode combinar para este problema específico. Mas, primeiro, você precisa entender que é improvável que o candidato perfeito apareça à sua porta sempre que você tiver uma vaga na equipe. Na maioria dos casos, você precisará vasculhar pilhas de candidatos não qualificados ou pouco qualificados. Você encontrará a melhor pessoa no momento e tentará transformá-la na melhor pessoa para o trabalho.

A primeira coisa que você precisa fazer é garantir uma experiência positiva ao se inscrever. Detalhe claramente os requisitos, responsabilidades e expectativas da função, utilizando termos simples e fornecendo uma visão concisa das tarefas diárias incluídas no cargo. Use perguntas diretas que não deixem muito espaço para interpretação, a fim de eliminar candidatos que claramente não se encaixam no perfil desejado para o cargo.

Se a sua empresa é a responsável pelo recrutamento, é preciso ter em mente que os candidatos mais qualificados e populares provavelmente têm várias oportunidades disponíveis a qualquer momento. Você precisa pesquisar o que os motiva e criar uma proposta de valor única que o diferencie das outras empresas. Isso pode variar de pacotes de benefícios a horários de trabalho flexíveis, mas geralmente vale a pena estar aberto a compromissos.

Você também pode se sentir tentado a usar um Sistema de Rastreamento de Candidatos (ATS) para acelerar a remoção de candidatos não qualificados do banco de talentos. Pode ser uma excelente maneira de otimizar o processo de contratação, com algumas pesquisas indicando que cerca de 80% dos usuários estão satisfeitos com o desempenho da ferramenta. No entanto, tenha cuidado para não depender excessivamente do software para fazer o seu trabalho, especialmente se você usa ferramentas ATS baseadas em IA.

Se você planeja usar um ATS baseado em IA, certifique-se de fornecer uma descrição clara da vaga, que permita aos candidatos analisá-la detalhadamente e enviar candidaturas que o sistema ATS não ignore. Isso pode ser duplamente importante se você deseja contratar pessoal experiente que não está no mercado de trabalho há muito tempo. Com as adições relativamente recentes dos sistemas ATS, também pode valer a pena ajustar o sistema para garantir que ele não rejeite candidatos que seriam adequados, mas cujas candidaturas, involuntariamente, não incluíram uma palavra-chave.

Por fim, certifique-se de construir uma marca forte e uma cultura identificável na empresa e definir claramente suas expectativas para comunicações futuras. O ghosting tornou-se um dos problemas mais significativos no setor de recrutamento, mas é comum em ambos os lados. Certifique-se de não prejudicar sua reputação esquecendo-se de enviar e-mails importantes e acompanhe o processo de recrutamento.

3. Reter talentos de qualidade

Mesmo que você consiga contratar a pessoa mais competente entre as centenas de candidaturas que recebe, agora enfrenta o problema crescente de mantê-la na empresa durante os próximos anos. Um estudo realizado pela Promethean revelou que a retenção de funcionários é um dos maiores desafios das agências, que só tem se agravado ao longo dos anos.

Isso se deve, em parte, ao aumento das expectativas salariais e à proliferação de cargos com nomes “modismos” que não têm uma lista clara de responsabilidades.

Parte da solução depende do estabelecimento de uma comunicação adequada (consulte a seção “comunicação” acima). No entanto, você também precisa avaliar os principais membros da sua equipe e garantir que eles sejam adequados para a empresa. Em alguns casos, um novo membro da equipe pode parecer adequado do ponto de vista operacional, mas entra em conflito com a cultura da equipe ou com os processos existentes de forma tão intensa que não vale a pena mantê-lo.

Nesses casos, pode ser mais vantajoso começar com novos candidatos e criar processos de recrutamento mais ligados à cultura da empresa, para garantir que os novos contratados sejam mais adequados.

Além disso, comunique-se com os membros da equipe e promova uma estrutura de remuneração transparente. Isso reduzirá a sensação de falta de valor na equipe e garantirá que todos os membros da equipe estejam do mesmo lado nas negociações salariais.

Você também pode experimentar modelos de trabalho mais flexíveis e programas de recompensa mais bem organizados. Os resultados de um projeto piloto de semana de trabalho de quatro dias no Reino Unido sugerem que mais de 92% das empresas acreditaram que o novo horário de trabalho teve um impacto positivo no desempenho, na produtividade e no moral dos funcionários. Para programas de recompensa, crie sistemas semelhantes a jogos e distintivos para a conclusão de programas de treinamento ou participação em atividades em equipe.

Por fim, você precisa garantir que seus funcionários permaneçam motivados. Em alguns casos, isso significa recompensar conquistas e ideias inovadoras. Em outros casos, é necessário garantir que os funcionários sejam designados para projetos que se adequem não apenas às suas habilidades, mas também aos seus interesses pessoais ou profissionais. Por fim, é importante compreender que, por vezes, a motivação deve vir dos próprios funcionários. Isso depende da garantia de que existem canais de comunicação adequados para descobrir o que motiva o funcionário e como isso pode ser útil para você.

4. Encontrando um nicho e uma proposta de valor

Existem alguns aspectos fundamentais na criação de um plano de negócios que garantirão o crescimento da empresa.

Uma delas é encontrar o nicho certo para seus produtos e serviços. Isso significa pesquisar cuidadosamente o público para identificar o perfil certo de cliente que provavelmente precisará dos seus produtos. Mas isso também significa adaptar os serviços que você oferece a uma parcela menor do público.

Embora isso possa parecer limitante, permite que você crie soluções mais específicas e completas que atendem melhor ao seu nicho do que agências genéricas. Isso lhe proporciona mais oportunidades de vendas adicionais e lhe dá a chance de provar que você é absolutamente essencial para o seu público. Em última análise, isso garante que você possa criar um relacionamento comercial de longo prazo e aumentar o valor esperado da vida útil do cliente (CLV).

Em segundo lugar, você precisa se especializar e criar sua proposta de valor única. Isso significa que você precisa encontrar a combinação exata de branding e argumentos de venda para se destacar da multidão. Isso permitirá que você crie um vínculo mais personalizado com seus clientes e os convença de que sua empresa é a opção certa para suas necessidades.

5. Conquistando novos clientes

Esta é talvez uma das razões mais comuns pelas quais as novas agências têm dificuldade em expandir-se para além dos primeiros meses de atividade. Nesse conjunto de problemas, um deles geralmente se destaca: determinar se um cliente será positivo para a empresa.

É claro que os clientes inevitavelmente gerarão receita para sua empresa. No entanto, isso não vai levá-lo diretamente ao crescimento. O que você precisa determinar é o quanto um cliente será lucrativo para sua empresa.

Não escolher cuidadosamente seus clientes pode levar a alguns cenários:

• A equipe é incapaz de lidar com as exigências do cliente. Talvez sua equipe não seja qualificada ou grande o suficiente para lidar com o trabalho adicional necessário para o cliente e, ao mesmo tempo, atender aos seus outros clientes. Isso pode levar a atalhos ou ao não cumprimento de prazos. De qualquer forma, o cliente não está satisfeito com o trabalho e não volta a utilizar os serviços da sua empresa.
• O cliente não considera o seu trabalho satisfatório. Isso pode ser devido a uma série de razões, desde expectativas impossíveis até uma opinião muito diferente sobre os processos por trás do projeto. Em alguns casos, o cliente pode se recusar a pagar pelo serviço, desperdiçando dezenas ou até centenas de horas de trabalho que você investiu nele.
• O escopo do trabalho supera o custo. A falta de comunicação durante a reunião inicial pode levar o cliente a exigir cada vez mais trabalho. Sem um contrato de agência que defina cláusulas claras para o pagamento de trabalho adicional, você pode estar dedicando mais tempo a um trabalho pelo qual não está sendo remunerado.

Em ambos os casos, sua empresa perdeu tempo com um cliente que era inadequado desde o início, o cliente provavelmente criou uma imagem falsa da sua experiência em sua cabeça e pode deixar uma avaliação negativa, e você não obteve lucro.

Para resolver isso, é necessário estabelecer um sistema de gestão de relacionamento com o cliente e acompanhar cuidadosamente o escopo e os custos associados à integração de novos clientes e à manutenção de projetos. Isso permitirá que você veja quais clientes têm o maior valor esperado ao longo da vida ou se vale a pena investir recursos para manter um relacionamento comercial com eles.

6. Orçamento

É fundamental compreender os desafios específicos que uma agência enfrenta, sendo um deles a criação de uma estratégia de preços competente. Para superar isso, você pode ler nosso artigo anterior sobre estratégias eficazes de preços para agências. Isso lhe proporcionará métodos práticos para melhorar seu modelo de preços e aumentar a lucratividade da agência.

Nos últimos anos, a economia tem estado em uma situação difícil. O aumento do custo de vida, o crescimento econômico abaixo do esperado e a pressão crescente que os salários exercem sobre os custos operacionais forçaram algumas empresas a reconsiderar a contratação de novos funcionários ou reavaliar a rentabilidade de seus projetos.

Além disso, a crescente concorrência criou pressão sobre os preços, levando algumas empresas a tentar vender seus serviços abaixo do preço para se manterem à tona e continuarem lucrativas.

No entanto, uma área difícil de gerenciar é a estimativa do custo do trabalho. Se sua agência criativa está principalmente tentando resolver problemas novos para os clientes, você provavelmente não tem uma referência para estimar quanto tempo o projeto levará ou como cobrar o cliente. Isso pode levar a uma subvalorização do trabalho da agência e a uma renda menor do que o esperado.

Isso pode ser resolvido combinando duas ferramentas. Primeiro, você precisa de um software de contabilidade e faturamento preciso e centralizado. Ao ter uma visão geral ampla de suas receitas e despesas, você pode criar relatórios mais precisos de seus lucros e acompanhar as flutuações do projeto entre os meses.

Em segundo lugar, você precisa usar ferramentas de controle de tempo e gerenciamento de projetos. Você pode calcular com mais precisão a taxa do projeto ou as horas de trabalho necessárias para o faturamento, acompanhando o cronograma da fase do projeto e o pessoal envolvido em cada etapa.

Você também deve procurar consolidar seu modelo de preços e garantir que está cobrando adequadamente pelo trabalho adicional. Por exemplo, mais de 64% das agências de marketing digital listaram as “páginas de destino” como algo que justifica uma taxa separada do trabalho tradicional de longo prazo.

7. Adoção de novas tecnologias e software

Os desafios relacionados com a agência podem ser difíceis de gerir, mas não são insuperáveis. Por exemplo, familiarizar-se com os desafios comuns da implementação da gestão de projetos pode ajudá-lo a superar esses obstáculos de forma eficaz. Ao compreender esses desafios, você pode desenvolver soluções personalizadas para garantir o sucesso da sua agência.

Como agência digital, você deve estar na vanguarda da inovação e precisa usar o melhor software disponível para gerenciar sua própria empresa antes de poder ajudar outras pessoas.

Se possível, tente simplificar suas ferramentas de gerenciamento ao mínimo necessário. Isso não significa que você tenha que abrir mão de serviços essenciais, como comunicações ou contabilidade.

O que você pode fazer é encontrar uma solução centralizada de gerenciamento de agências que resolva vários problemas de uma só vez, como o Bonsai. Ao combinar software de gerenciamento de projetos, gerenciamento de relacionamento com o cliente e gerenciamento financeiro em um único programa, você pode acompanhar facilmente quase todos os aspectos do seu negócio.

Isso garante que os membros da sua equipe tenham uma maneira rápida de verificar os marcos do projeto, cronogramas e detalhes específicos sobre o projeto que podem ser encontrados nos perfis dos clientes, para ajudá-los a atender às demandas dos clientes.

8. Colaboração eficaz e terceirização

Uma agência pequena pode não ter todas as ferramentas e talentos à sua disposição para atender a todas as necessidades de seus clientes. Pode ser tentador tentar improvisar soluções a partir de recursos existentes que mal satisfazem a demanda do cliente. No entanto, provavelmente será melhor recorrer a um freelancer ou consultor externo para cobrir seus pontos fracos.

O que você precisa garantir é que o freelancer possa colaborar com o resto da sua equipe e criar soluções valiosas para a sua empresa. Além de garantir que eles se encaixem bem na cultura da empresa — independentemente de estarem trabalhando com você em um único projeto —, você precisa remunerá-los adequadamente pelo tempo dedicado.

É aí que as ferramentas de colaboração do Bonsai entram em ação. Você pode atribuir a subcontratados e freelancers acesso limitado aos seus pipelines de projetos, dando-lhes uma visão direta dos detalhes essenciais do projeto. Além disso, o colaborador pode acompanhar o tempo gasto em suas tarefas e cobrar diretamente por seu trabalho.

Experimente as ferramentas de gerenciamento de tarefas do Bonsai para uma colaboração eficaz

Coordenar uma equipe requer atribuições de tarefas e prazos claros. As ferramentas de gerenciamento de tarefas do Bonsai ajudam você com isso. Você pode acompanhar facilmente as tarefas para garantir que você e sua equipe conheçam suas responsabilidades e prazos.

O resultado? Você executa seus projetos com tranquilidade

Dessa forma, você pode atribuir tarefas à sua equipe, planejar sua semana e acompanhar o andamento dos seus projetos.

Entregue o trabalho no prazo com a ferramenta de gerenciamento de tarefas do Bonsai

Veja o progresso com a visualização Kanban: obtenha uma visão clara do andamento das tarefas em um quadro.

Acompanhe o tempo com temporizadores integrados: inicie temporizadores a partir da sua lista de tarefas ou atribua tarefas com horas pré-definidas.

Colabore com sua equipe: convide membros da equipe para seus projetos, atribua tarefas e adicione comentários.

Mantenha o foco nas prioridades: defina prazos, acompanhe tarefas, estabeleça prioridades e mantenha sua equipe eficiente.

Gerencie sua equipe e seus recursos: permita que sua equipe acompanhe o tempo gasto nas tarefas atribuídas.

Acompanhe o orçamento & e a rentabilidade: colabore com outras pessoas em um projeto e gerencie tarefas e controle de tempo.