ClickUp para agencias: todo lo que necesitas saber

Si hubiera una palabra que describiera mejor la vida en una agencia, sin duda sería «caótica». Ya sea que estés lidiando con clientes exigentes, tratando de mantenerte al día con proyectos en constante cambio o haciendo malabares con múltiples equipos creativos, la naturaleza acelerada (y a menudo impredecible) de la vida en una agencia te mantendrá siempre alerta.

Aunque algunos creativos prosperan en el caos, la mayoría de los profesionales de las agencias solo quieren encontrar una forma de poner orden en esta locura. Ahí es donde entran en juego las herramientas de gestión de proyectos de la agencia.

Ahora, el mercado para estas herramientas está bastante saturado. Sin embargo, pocas herramientas tienen una cuota de mercado tan grande (14,20 %) como ClickUp.

Con más de 100 000 clientes de pago, ClickUp es sin duda uno de los favoritos entre los usuarios. ¿Pero qué pasa con las agencias? ¿Es ClickUp la opción adecuada para las agencias en general, así como para tu agencia en particular?

Sigue leyendo para aprender todo lo que necesitas saber sobre ClickUp para agencias y obtener respuestas a cualquiera de tus preguntas más urgentes en el proceso.

¿Qué es ClickUp?

Antes de entrar en detalles, primero debemos responder a la pregunta más básica de todas: ¿qué es ClickUp?

Ahora bien, si le hicieras esta pregunta a los desarrolladores de ClickUp, probablemente te responderían con el eslogan de la plataforma: «Una aplicación que sustituye a todas las demás». Pero esta plataforma increíblemente ambiciosa es en realidad una herramienta de colaboración y gestión de proyectos basada en la nube.

Al igual que Bonsai, ClickUp se compromete a traspasar los límites de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos añadiendo numerosas funciones que facilitan considerablemente el día a día de las agencias. Algunas de estas herramientas «adicionales» incluyen las siguientes:

• Chat nativo
• Permisos de usuario personalizados
• Gestión de calendarios y plazos
• Personalizaciones avanzadas

ClickUp para agencias: las funciones más útiles

No hay duda: ClickUp tiene un montón de funciones. Pero no todas estas funciones serán útiles para su agencia. Así pues, analicemos solo las funciones más útiles que ClickUp tiene reservadas para las agencias.

Paneles de control centralizados

Un panel de control es una función crucial para los directivos de las agencias y los gestores de proyectos, independientemente del tamaño o el tipo de agencia. Esta práctica función consolida las métricas clave y la información del proyecto en una única interfaz accesible.

ClickUp destaca en este ámbito, ya que permite crear un panel de control desde cero y personalizarlo según las necesidades de tu agencia utilizando tarjetas como elementos básicos. Por supuesto, si eres nuevo en la gestión de proyectos, también puedes utilizar plantillas de paneles de control para configurar rápidamente una visión general completa.

Listas de verificación

Técnicamente, las listas de verificación forman parte de la jerarquía de ClickUp. Son el último nivel jerárquico que se puede incorporar a una tarea. Sin embargo, vale la pena mencionarlos como una característica independiente, ya que son fundamentales para agilizar la ejecución de tareas y mejorar la organización dentro de la agencia.

Verás, cuando los miembros de tu equipo repiten una tarea a diario o semanalmente, tienden a centrarse en los pasos más importantes y a saltarse los pequeños. Sin embargo, cada paso, por pequeño o grande que sea, es esencial para el éxito general o la calidad de la tarea. Ahí es donde entran en juego las listas de verificación. Piensa en ellas como listas de tareas paso a paso que garantizan que no se pase por alto ningún detalle al realizar una tarea.

Time tracking

Como te dirán la mayoría de los propietarios de agencias, conseguir que el equipo creativo controle su tiempo con precisión puede ser un verdadero reto en el trabajo de una agencia.

Por eso, las mejores plataformas de gestión empresarial, como Bonsai y ClickUp, ofrecen funciones sólidas para abordar este problema y garantizar un seguimiento preciso del tiempo (y la facturación) para las agencias.

Con ClickUp, puedes añadir un registro de tiempo a prácticamente cualquier nivel de la jerarquía de ClickUp (por ejemplo, Espacio o Carpeta), lo que permite un seguimiento detallado del tiempo. Incluso puedes clasificar las horas registradas como «facturables» y «no facturables». Introduce una tarifa facturable para el primero y ClickUp calculará incluso los ingresos totales generados para ese proyecto específico.

Vistas

Las vistas son sin duda una de las funciones más potentes de ClickUp. Lo mismo se aplica a ClickUp para agencias.

Con las vistas, puedes obtener un control sin precedentes sobre cómo todos los miembros de tu agencia visualizan e interactúan con sus tareas y proyectos. Por «todos», nos referimos a las siguientes categorías:

• Liderazgo
• Gerentes de proyectos
• Gerentes de cuentas
• Miembros individuales del equipo
• Clientes

Cada una de estas categorías requiere un nivel diferente de visibilidad y presentación de la información, adaptado a sus funciones y responsabilidades específicas. ClickUp te permite crear precisamente eso: vistas personalizadas que se adaptan a las necesidades únicas de cada categoría dentro de tu agencia.

Por ejemplo, puede crear una vista «Mis tareas» que indique a cada miembro del equipo qué hay en su agenda para el día, la semana o el mes. O bien, puede crear una vista de Gantt que permita a los gestores de proyectos organizar eficazmente las fechas de vencimiento.

Estado de la tarea

Con los estados de las tareas de ClickUp, siempre sabrás el estado actual de todos los proyectos de la agencia, lo que permite una comunicación clara y un seguimiento eficaz del progreso. ¿Lo mejor de todo? Puede crear estados de tareas personalizados si los predeterminados no se ajustan a sus necesidades.

Por lo tanto, puede utilizar los estados típicos «pendiente», «en curso» y «completado», pero también puede añadir estados personalizados que se adapten a su agencia, como «ideación», «redacción» o «prueba».

Sea cual sea la ruta que elijas, asegúrate de que todos los miembros del equipo estén familiarizados con el significado de cada estado de las tareas para evitar malentendidos.

Integraciones

Por muy completas que sean sus funciones, la mayoría de las herramientas y programas de las agencias, incluido Bonsai, ofrecen integraciones para mejorar su funcionalidad. ClickUp no es diferente.

ClickUp te permite integrarte con más de 1000 herramientas y aplicaciones, y amplía constantemente esta lista. Pero, de nuevo, seguramente no necesitarás todas estas integraciones. Si te excedes, corres el riesgo de complicar tu flujo de trabajo en lugar de simplificarlo, que es precisamente la razón por la que utilizas ClickUp.

A continuación, se indican algunas opciones de integración que se deben tener en cuenta al utilizar ClickUp para agencias:

• Slack
• HubSpot
• Google Drive
• QuickBooks

Plantillas

Como se ha mencionado, las plantillas pueden ser un salvavidas para los nuevos propietarios de agencias. Pero incluso si tienes experiencia en la gestión de una agencia o un equipo, estas prácticas funciones pueden ayudarte a ahorrar tiempo, mantener la coherencia y optimizar los procesos.

Buenas noticias: con ClickUp no te faltarán plantillas.

A medida que utilices la plataforma, también podrás crear plantillas personalizadas que se adapten a las necesidades de tu agencia y faciliten considerablemente las operaciones diarias.

¿Lo mejor de todo? Las plantillas personalizadas pueden ser tan detalladas como desees para garantizar que nada se pierda en el ajetreo de las operaciones diarias. Añade descripciones de tareas, listas de verificación, estimaciones de tiempo, campos personalizados y fechas de vencimiento a cada plantilla para crear un potente recurso para la planificación y ejecución de proyectos.

Cómo utilizar ClickUp para agencias

Ahora que ya sabes lo que ClickUp te ofrece, vamos a empezar a utilizar esta versátil plataforma de gestión de proyectos. Esta guía paso a paso le mostrará los elementos más importantes para personalizar ClickUp para su agencia.

Paso 1: Configurar un espacio de trabajo

El espacio de trabajo es el nivel más alto en la jerarquía de ClickUp. Teniendo esto en cuenta, lo más lógico es comenzar tu andadura con ClickUp creando uno para tu agencia.

Este paso es muy sencillo: solo tienes que registrarte en ClickUp y recibirás un espacio de trabajo predeterminado (vacío). Ponle el nombre de tu agencia y listo. Por supuesto, son las personalizaciones realizadas posteriormente las que harán que este espacio de trabajo se adapte realmente a las necesidades de tu agencia.

Paso 2: elige el mejor plan de precios

Registrarse en ClickUp es gratis. Además, puedes seguir utilizando la plataforma de forma gratuita, siempre y cuando seas una agencia pequeña. Pero, por supuesto, todas las funciones y capacidades avanzadas de ClickUp están reservadas para los planes de pago. Por lo tanto, si realmente quieres aprovechar todo el potencial de ClickUp (y de tu agencia), esta es la mejor opción.

En lo que respecta a los planes de pago de ClickUp, hay tres opciones entre las que elegir. Todos ellos superan el coste medio del software de gestión de proyectos. A continuación, se ofrece una breve descripción general de las tres opciones de precios:

• Ilimitado: 10 $ por usuario al mes (facturado mensualmente) o 7 $ por usuario al mes (facturado anualmente)
• Empresas: 19 $ por usuario al mes (facturado mensualmente) o 12 $ por usuario al mes (facturado anualmente).
• Empresa: precios personalizados

Paso 3: personaliza tu cuenta

El paso 3 es donde el espacio de trabajo ClickUp de tu agencia comienza a parecer una solución perfectamente adaptada a sus necesidades. Durante este paso, puede personalizar opciones como las siguientes:

• Preferencias visuales (por ejemplo, modo claro u oscuro)
• Notificaciones (por ejemplo, notificaciones por correo electrónico)
• Personalizaciones del perfil (por ejemplo, foto de perfil y colores del panel de control)

Paso 4: Invitar al equipo de implementación

En este punto, es hora de introducir funcionalidad en tu espacio de trabajo de ClickUp. Difícilmente podrás hacerlo tú solo, así que ahora es el momento perfecto para invitar al equipo de implementación a unirse a ti en ClickUp. Ten cuidado con invitar solo al equipo de implementación, ya que involucrar a todos los empleados en una fase tan temprana del proceso solo puede causar caos. Y recuerda: ¡estamos intentando dominar el caos con ClickUp!

Paso 5: habilitar aplicaciones ClickApps específicas

A diferencia de las herramientas de gestión empresarial todo en uno como Bonsai, ClickUp no incluye funcionalidades integradas automáticamente. En su lugar, tendrás que habilitar los que necesites para que formen parte de tu espacio de trabajo. Estas funcionalidades se denominan ClickApps y son las que transforman tu espacio de trabajo de un lienzo en blanco a una potente herramienta de gestión de agencias.

Aquí hay algunas aplicaciones ClickApps que deberías considerar habilitar desde el principio:

• Automatización: automatización de tareas manuales y repetitivas.
• Campos personalizados: personalización de tu espacio de trabajo
• Correo electrónico: envío y recepción de correos electrónicos en ClickUp
• Prioridad: organizar las tareas según su prioridad.
• Pulse: seguimiento del progreso del equipo en tiempo real.

Paso 6: crear la jerarquía de ClickUp

Como pronto verás, la jerarquía de ClickUp es una de las mayores ventajas de utilizar ClickUp en comparación con sus alternativas. La jerarquía de ClickUp es relativamente fácil de configurar, pero transforma la forma en que cada miembro de tu agencia aborda y gestiona las tareas y los proyectos.

A continuación, se ofrece una breve descripción general de esta útil jerarquía:

1. Espacio de trabajo. Ya ha creado este nivel jerárquico en el paso 1.
2. Espacios. Los espacios representan diferentes departamentos, equipos o áreas de interés dentro de su agencia (por ejemplo, creativo, marketing y operaciones).
3. Carpetas. Con las carpetas, puedes agrupar trabajos similares, desglosados en listas y tareas.
4. Listas. Utiliza listas para dividir el trabajo en categorías o etapas más específicas.
5. Tareas. Las tareas representan las acciones específicas que deben completarse y pueden clasificarse en tareas principales y subtareas.
6. Listas de verificación. Como se ha mencionado, las listas de verificación sirven para refrescar la memoria de su equipo al completar tareas complejas con múltiples pasos.

Cómo implementar ClickUp para agencias

Después de configurar tu espacio de trabajo en ClickUp, solo queda empezar a utilizar la plataforma en tu agencia. Sin embargo, esto también requiere seguir una serie de pasos cuidadosamente seleccionados para evitar sobrecargar a tu equipo y garantizar una transición fluida. Ten en cuenta que la mayoría de estos pasos no son exclusivos de ClickUp y se pueden utilizar con otras herramientas de gestión de tu elección, como Bonsai.

Paso 1: capacite a su equipo

No nos engañemos: ClickUp tiene una curva de aprendizaje bastante pronunciada. Esto tiene que ver principalmente con el enfoque único de la plataforma para la gestión de proyectos. Por lo tanto, no basta con invitar a los miembros de tu equipo a ClickUp y esperar que empiecen a utilizarlo de la noche a la mañana. Primero debes entrenarlos.

Durante este proceso, los miembros de su equipo deben aprender lo siguiente:

• Cómo utilizar las funciones básicas y avanzadas de la plataforma.
• Normas básicas relativas a la gestión de proyectos en su conjunto
• Normas y procedimientos estandarizados para su agencia
• Las expectativas de la agencia con respecto al uso de ClickUp

Paso 2: Elaborar un plan de lanzamiento

Antes de implementar oficialmente ClickUp en tu agencia, debes asegurarte de haber sentado las bases adecuadamente. Un plan de lanzamiento debería ayudarte a lograrlo. Este plan puede comenzar con la formación de tu equipo y terminar con una fiesta de lanzamiento. Entre estos dos puntos, debes ocuparte de todos los pequeños detalles que pueden contribuir a un proceso de incorporación fluido, como crear plantillas, elegir integraciones y configurar tu trabajo activo en ClickUp.

Paso 3: Promover un uso eficaz

Incluso después de que ClickUp se haya lanzado oficialmente en tu agencia, todavía no estás libre de preocupaciones. Por muy bien formados que estén, algunos miembros del equipo pueden tener dificultades para adaptarse a una nueva plataforma e incluso protestar por su uso.

Por eso es fundamental aprovechar el periodo inmediatamente posterior al lanzamiento para promover un uso eficaz de ClickUp. Esto puede implicar lo siguiente:

• Dar retroalimentación directa sobre las áreas que se pueden mejorar.
• Crear normas coherentes y fáciles de seguir.
• Documentar todo para que los miembros del equipo no tengan ningún problema a la hora de encontrar la información relevante.
• Liderar con el ejemplo, modelando la disciplina y el uso perfectos de ClickUp.

Paso 4: Organiza reuniones individuales con los miembros del equipo.

Durante las primeras semanas tras la implementación de ClickUp, los miembros de tu equipo se beneficiarán de reuniones individuales diseñadas para evaluar su uso de la herramienta y corregir cualquier error desde el principio. Estas reuniones ayudarán a tus empleados a sentirse respaldados y aclararán cualquier duda que puedan tener sobre el uso de ClickUp.

Sin embargo, también le ayudarán a identificar áreas de mejora y, potencialmente, a introducir nuevas normas y procedimientos o a modificar los ya existentes.

Ventajas y desventajas de usar ClickUp para agencias

A estas alturas, probablemente ya comprendas cómo funciona ClickUp y cómo implementarlo en tu agencia. Esto significa que esta guía solo tiene una pregunta más que abordar: ¿Deberías implementar ClickUp en tu agencia? Para responder a esta pregunta, analizaremos las ventajas y desventajas de utilizar ClickUp para agencias.

Ver en qué aspectos destaca esta plataforma y en cuáles se queda corta te ayudará a tomar una decisión informada sobre si ClickUp es la mejor opción para tu agencia.

Las ventajas de utilizar ClickUp para agencias

ClickUp destaca en áreas específicas del trabajo de las agencias. Estas son las características (y funciones) que lo hacen posible.

Organización jerárquica de tareas

Pocas herramientas de gestión de proyectos cuentan con una organización jerárquica tan flexible y lógica como ClickUp. Esta característica es una gran ventaja, dada la importancia de una jerarquía bien pensada en la agencia. Cuando se construye correctamente, la jerarquía de ClickUp ofrece claridad a cada individuo dentro de su agencia, desde el liderazgo hasta los colaboradores externos.

Vistas personalizables

Con ClickUp, cada miembro de tu agencia solo verá la información relevante para su función y responsabilidades. Esto elimina el desorden y la confusión innecesarios, crea un entorno de trabajo centrado e incluso protege contra cualquier fuga de información confidencial dentro de la agencia.

¿Lo mejor de todo? Los miembros de tu equipo pueden personalizar aún más sus vistas (o paneles) para adaptarlas a sus preferencias individuales (por ejemplo, utilizando etiquetas codificadas por colores para tareas específicas).

Flexibilidad y adaptabilidad generales

Como probablemente ya habrás notado, la flexibilidad de ClickUp es su mayor ventaja. Ya se trate de campos personalizados, flujos de trabajo o vistas, siempre podrás adaptar ClickUp para crear la solución ideal para tu agencia.

Las desventajas de usar ClickUp para agencias

ClickUp es, sin duda, una herramienta con muchas funciones. Sin embargo, sorprendentemente, la plataforma aún carece de algunas funciones básicas necesarias para gestionar con éxito una agencia. La falta de estas funciones también se considera la mayor desventaja de ClickUp.

Sin portal para clientes

ClickUp no tiene un portal de clientes integrado como el que tiene Bonsai. Para ser justos, se puede crear un espacio independiente orientado al cliente que sirva como portal, pero esto requiere un trabajo adicional. Este proceso también incluye la configuración de la automatización para determinar qué tareas se copian y se hacen visibles para los clientes. Por lo tanto, es fácil cometer errores y exponer información confidencial que el cliente nunca debería haber visto.

Sin CRM

Una herramienta eficaz de CRM (gestión de las relaciones con los clientes) es fundamental para dirigir una agencia con éxito. Desafortunadamente, ClickUp no ofrece funciones CRM integradas. Una vez más, puedes crear un espacio CRM específico en tu espacio de trabajo, pero te verás obligado a construirlo casi desde cero en lugar de simplemente acceder a una herramienta nativa bien diseñada.

Sin seguimiento de referencias

Hacer crecer una agencia no es tarea fácil. Una de las formas de acelerar este largo proceso es utilizando las referencias de sus clientes actuales. A veces, recibirás estas recomendaciones de forma gratuita, pero otras veces, es posible que tengas que motivar a tus clientes para que te den recomendaciones mediante descuentos o recompensas similares. Sin embargo, independientemente de tu enfoque con respecto a las referencias, no podrás realizar un seguimiento de estas utilizando ClickUp.

Sin generador de formularios

Un generador de formularios personalizados es una función increíblemente útil para cualquier agencia. Con esta función, ahorrarás tiempo, capturarás información precisa y mantendrás la coherencia en la recopilación de datos. Pero no podrás hacer nada de esto con ClickUp, ya que la plataforma no ofrece un generador de formularios.

Sin facturación

A medida que tu agencia crezca, emitir facturas manualmente se convertirá en una pérdida de tiempo. En su lugar, necesitarás una herramienta de software que pueda emitir facturas automáticamente cada vez que se active un desencadenante (por ejemplo, después de pagar por un servicio en tu sitio web). Lamentablemente, ClickUp no ofrece esta opción, lo que te obliga a buscar una integración de terceros o una herramienta de facturación independiente.

Por el contrario, Bonsai ofrece funciones de facturación integradas para ayudarte a cerrar el trato con cada cliente.

Cuándo utilizar ClickUp para agencias

Entonces, ¿cuál es el veredicto final en lo que respecta al uso de ClickUp para agencias? Es muy sencillo: utiliza esta herramienta si deseas centrarte principalmente en la gestión de proyectos y crear tu espacio de trabajo prácticamente desde cero. Sin embargo, si buscas una plataforma de gestión empresarial todo en uno o una plataforma más fácil de usar que venga «preconfigurada», una herramienta como Bonsai será una mejor opción.