Cartão de ponto da agência: uma ferramenta essencial para todas as empresas

Neste mundo acelerado, gerenciar o tempo é fundamental para qualquer agência. Se você controlar bem o tempo, provavelmente conseguirá cumprir o prazo do seu cliente e ser recompensado pelo seu trabalho árduo.

Uma das ferramentas essenciais de controle de tempo que toda agência deve ter é um cartão de ponto. Ele fornece dados úteis sobre o tempo real que os funcionários dedicam a um projeto. Mais importante ainda, determina se uma agência é produtiva ou não.

Aqui, este artigo abordará os detalhes de um cartão de ponto de agência para aprofundar sua compreensão sobre como ele funciona, seus benefícios e muito mais.

O que é um cartão de ponto de agência?

Vamos começar com uma definição. Um cartão de ponto da agência é uma ferramenta que controla o horário de entrada e saída dos funcionários do seu turno de trabalho. Em alguns casos, também registra o tempo que os funcionários fazem pausas durante o horário de trabalho. Com essas informações, uma agência pode obter o tempo produtivo real.

A maioria das agências presume que um cartão de ponto é para empresas que utilizam taxas isentas e horárias para a preparação precisa da folha de pagamento. Essa suposição não poderia estar mais errada. Independentemente de como sua agência opera, você precisa saber como sua equipe utiliza o tempo.

Com registros precisos de tempo, você poderá atender às demandas dos clientes e melhorar a eficiência. Você também coletará dados valiosos que podem ajudar a avaliar a rentabilidade de um projeto e tomar melhores decisões sobre a alocação de tempo.

Alguns estados têm uma exigência legal para que os empregadores registrem as horas de trabalho dos funcionários para garantir salários justos e remuneração por horas extras. Nesse caso, um cartão de ponto da agência é útil para manter a conformidade. Sem mencionar que pode ajudá-lo a controlar os custos relacionados à mão de obra, como despesas com horas extras.

A melhor parte dos cartões de ponto das agências é que eles evoluíram do formato físico para o digital. Isso significa que seus funcionários podem controlar o tempo mesmo quando trabalham remotamente. Você também pode visualizar o tempo de trabalho dos funcionários em tempo real.

Conteúdo de um cartão de ponto da agência

Normalmente, um cartão de ponto de agência contém uma análise detalhada do uso do tempo por parte do funcionário. Contém informações variáveis e invariáveis sobre cada funcionário.

Os dados variáveis referem-se a aspectos flutuantes do trabalho do funcionário, tais como turnos específicos, assiduidade e períodos de pagamento. Aqui estão os detalhes normalmente incluídos nos dados variáveis:

• Hora de início e hora de término do trabalho
• Horas extras
• O período de pagamento
• O total de horas trabalhadas em um período de pagamento
• Datas em que trabalhou

Por outro lado, os dados constantes no cartão de ponto incluem:

• Nome completo do funcionário
• Número do funcionário
• Função ou cargo
• Número do cartão de ponto do funcionário

Entendendo como funciona o cartão de ponto de uma agência

Garantir a produtividade e a eficiência em nossa agência requer um acompanhamento rigoroso e a regulamentação do tempo dedicado a diferentes tarefas. Compreender as principais funções da agência pode fornecer insights sobre gestão e alocação de tempo. Portanto, aproveitar o conhecimento sobre as diferentes funções da agência é fundamental para orquestrar um sistema de cartão de ponto eficaz.

Embora seja responsabilidade da agência disponibilizar os cartões de ponto, normalmente são os funcionários que os preenchem. Quando um funcionário começa a trabalhar em um projeto, ele deve registrar a hora de início e a hora de término. Dependendo da agência, os funcionários também podem registrar os horários de início e término dos intervalos que fazem durante o horário de trabalho.

Os dados do cartão de ponto da agência são então enviados para uma folha de ponto ou relógio de ponto, que calcula o tempo que um funcionário dedicou a uma determinada tarefa.

Normalmente, a Lei de Normas Trabalhistas Justas ( FLSA) proíbe os empregadores de alterar o cartão de ponto do funcionário, exceto nas seguintes circunstâncias, quando o funcionário:

• Ligando para avisar que está doente ou saindo de férias
• Esquece de registrar a hora em que saíram ou voltaram do almoço ou do intervalo
• Não indica a hora de início ou término do turno
• Não tem acesso ao cartão de ponto devido a problemas técnicos.
• Saem antes do fim do turno
• Insira a hora de entrada ou saída duas vezes

Dado que existem consequências legais associadas à alteração do cartão de ponto de um funcionário, você deve tomar precauções adicionais. Depois que um funcionário enviar seu cartão de ponto, o gerente ou supervisor deverá analisá-lo. Se houver alguma discrepância, eles devem devolvê-lo ao funcionário para correções.

A outra etapa crucial é a aprovação do cartão de ponto. Aqui, você verifica se o tempo registrado nos cartões de ponto está correto e os assina. Nesse momento, sua agência pode usar as informações do cartão de ponto para preparar a folha de pagamento ou para qualquer outra finalidade.

Dicas para uma aprovação eficiente dos cartões de ponto

Aqui estão algumas dicas para facilitar o preenchimento e a aprovação dos cartões de ponto.

Implementar uma estrutura para os funcionários registrarem o tempo

Uma estrutura estabelecida para registrar o tempo em um cartão de ponto é crucial por vários motivos. Primeiro, garante consistência e uniformidade na organização. Dessa forma, não haverá confusão. Além disso, os administradores terão mais facilidade para revisar os cartões de ponto da agência.

Em segundo lugar, garante a precisão nos horários de início e término, intervalos e quaisquer outros detalhes relevantes. Essa precisão é essencial para o processamento da folha de pagamento, gerenciamento de projetos e conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Simplifique o processo de aprovação

O processo de aprovação não deve incluir etapas desnecessárias. Deve ficar claro quem deve revisar os cartões de ponto e o processo a ser seguido em caso de problemas ou erros. Além disso, o uso de um software de controle de tempo pode simplificar bastante o processo.

Por exemplo, os aprovadores designados podem automatizar notificações quando os cartões de ponto estiverem prontos para revisão. Isso elimina a necessidade de lembretes manuais e garante aprovações pontuais. Uma ferramenta de gestão empresarial multifuncional como o Bonsai pode ser útil neste caso.

Melhorar os canais de comunicação

O diálogo aberto entre gestores e funcionários é fundamental. Tenha meios de comunicação claramente definidos, como e-mail e mensagens instantâneas, onde as partes interessadas possam colaborar e resolver questões rapidamente.

Tipos de cartões de ponto de agência

Os cartões de ponto se tornaram um componente valioso para o controle do tempo nas agências de marketing digital. No entanto, o tipo específico de cartão de ponto a ser usado depende muito de como você aplica as informações nele contidas ao relógio de ponto da sua agência.

Aqui estão os diferentes cartões de ponto disponíveis para as empresas.

Cartões perfurados

Os cartões perfurados são antiquados, feitos de papel e usados em conjunto com um relógio de ponto ou carimbo de hora. Os funcionários preenchem manualmente suas horas de trabalho, incluindo os horários de início e término, bem como quaisquer intervalos durante o turno.

As informações contidas no cartão de ponto são enviadas para uma folha de ponto ou relógio de ponto da agência para permitir a preparação da folha de pagamento e o acompanhamento da assiduidade.

Cartões eletrônicos de ponto

Os cartões de ponto eletrônicos são semelhantes aos cartões perfurados, exceto que os funcionários digitam suas horas de trabalho em um sistema eletrônico em vez de usar um relógio de ponto. Esses cartões integram-se aos sistemas de folha de pagamento e também vêm com recursos extras, como calculadoras.

Cartões magnéticos

Os cartões magnéticos são físicos e eletrônicos, com faixas magnéticas que também funcionam como cartões de identificação. Os funcionários os deslizam por uma fenda em uma máquina para registrar suas horas de trabalho. Os dados do cartão sincronizam-se com o relógio de ponto da agência e inserem automaticamente a hora de início e término, além de marcar a presença.

No entanto, os cartões de proximidade parecem estar ofuscando os cartões magnéticos. Esses cartões utilizam tecnologia de identificação por radiofrequência para ajudar a controlar a frequência e as horas de trabalho. Os funcionários simplesmente os aproximam de um leitor para capturar seus dados.

Cartões online

Com a necessidade de trabalho remoto em constante aumento, as agências também utilizam cartões de ponto online para monitorar a produtividade. Os funcionários utilizam um número de identificação para acessar um portal de controle de ponto e registrar seus horários de entrada e saída.

Aplicativos móveis

Algumas empresas têm aplicativos móveis que os funcionários utilizam para registrar a frequência e o tempo de trabalho. É especialmente relevante para aqueles que realizam trabalho de campo. Esses aplicativos também permitem que gerentes e supervisores monitorem e aprovem cartões de ponto em tempo real.

Cartões de ponto biométricos

Os cartões de ponto biométricos envolvem o uso de identificadores biométricos, como varreduras oculares, impressões digitais e reconhecimento facial. Embora sejam principalmente um recurso de segurança, eles também podem registrar com precisão o tempo de trabalho e a frequência dos funcionários.

Por que usar cartões de ponto digitais em vez de cartões de ponto físicos?

Muitas empresas estão mudando dos cartões de ponto físicos para os digitais, pois os cartões físicos têm a reputação de serem imprecisos e inflacionar os custos de mão de obra. Abaixo estão mais razões para usar cartões de ponto digitais em vez de cartões de ponto físicos.

Simplicidade e conveniência

Neste ambiente altamente tecnológico, a maioria das pessoas considera mais fácil usar cartões digitais para controlar o tempo. Os funcionários não precisam se preocupar com seus horários de entrada e intervalos. Em vez disso, os cartões digitais são responsáveis por coletar essas informações em um banco de dados centralizado.

Os gerentes também desfrutam da conveniência de não precisar se preocupar com a perda de cartões de ponto físicos ou com o cálculo manual das horas faturáveis para clientes e funcionários. Além disso, os cartões digitais, especialmente aqueles com um aplicativo móvel, ajudam a conectar os funcionários de campo com a equipe do escritório para comunicação em tempo real.

Maior responsabilidade

Em comparação com os cartões de ponto físicos, os cartões de ponto digitais permitem maior responsabilidade por parte dos funcionários e das empresas. Recursos como identificadores biométricos garantem aos gerentes que as horas de trabalho registradas são realmente das pessoas que trabalham.

Eliminação de erros

Os cartões de ponto físicos apresentam um risco maior de erros, como entradas duplicadas de dados. Os cartões de ponto digitais, por outro lado, são muito mais precisos, pois utilizam sistemas automatizados para registrar as informações. Dessa forma, você pode ter certeza de um acompanhamento confiável das horas de trabalho dos funcionários e das atualizações do andamento das tarefas.

Recursos a serem procurados em uma ferramenta de cartão de ponto para agências

Como agência, uma ferramenta de cartão de ponto permite medir e acompanhar o desempenho dos funcionários e as horas de trabalho. No entanto, com tantas ferramentas de controle de tempo disponíveis, pode ser difícil selecionar uma que se alinhe perfeitamente às suas necessidades.

Mesmo assim, existem várias características que você deve levar em consideração ao escolher uma ferramenta de cartão de ponto, como as listadas abaixo.

Time tracking

Uma ferramenta de cartão de ponto deve ter recursos de controle de tempo que registrem a quantidade de tempo que os funcionários dedicam às tarefas. Além disso, essas informações também devem estar disponíveis em um formato fácil de entender, como gráficos. A ferramenta também deve ser capaz de exibir os dados de vários membros simultaneamente.

Análise e relatório

A ferramenta de cartão de ponto que você escolher deve fornecer uma análise e um relatório do trabalho realizado por todos os funcionários. Esses relatórios podem incluir:

• Uma medida da contribuição de cada um para uma tarefa ou projeto específico.
• Uma descrição das atividades realizadas, como sites visitados ou reuniões realizadas

Gerenciamento de projetos

Uma boa ferramenta de cartão de ponto também deve incluir recursos de gerenciamento de projetos. Atualmente, a maioria das ferramentas de controle de tempo vem com um software completo de gerenciamento de projetos. Esse recurso permite atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso dos funcionários.

Gestão de folha de pagamento

Uma ferramenta de cartão de ponto deve ter um recurso de gerenciamento de folha de pagamento para otimizar o processo de faturamento. Normalmente, permite automatizar faturas que, de outra forma, levariam tempo para serem feitas manualmente.

Integrações

As integrações de terceiros maximizam a capacidade da sua ferramenta de cartão de ponto para gerenciar tarefas e acompanhar a produtividade dos funcionários. Eles permitem que você faça ajustes em seu fluxo de trabalho para otimizar o desempenho e a eficiência, permitindo que você os combine com outras plataformas populares.

Quais são os benefícios de um cartão de ponto confiável da agência?

A esta altura, você provavelmente está pensando em introduzir cartões de ponto na sua agência. Para ajudá-lo a tomar uma decisão final, vamos detalhar como essa ferramenta beneficiará sua empresa.

Eliminando o roubo de tempo

Tanto para grandes como para pequenas empresas, operar sem um sistema de controle de tempo bem estabelecido deixa você vulnerável ao roubo de tempo. A menos que você esteja sempre supervisionando seus funcionários, é provável que eles:

• Use o tempo produtivo deles em trabalhos que não estejam relacionados ao seu negócio.
• Chegue atrasado
• Exagerar as horas de trabalho para receber pagamento de horas extras
• Faça pausas longas e desnecessárias

Consequentemente, você pode acabar pagando pelo tempo em que os funcionários não estão trabalhando. De fato, uma pesquisa realizada pela American Payroll Association revelou que 75% das empresas perdem dinheiro devido ao “buddy punching”. Essa prática envolve um funcionário pedir a outro para registar sua entrada ou saída do trabalho.

Um cartão de ponto confiável da agência elimina todas as brechas pelas quais os funcionários podem roubar tempo, ao mesmo tempo em que melhora a responsabilidade.

Melhorar a produtividade dos funcionários

Ficar de olho em cada funcionário para garantir a produtividade pode dar muito trabalho. Sem mencionar que a maioria dos funcionários pode não apreciar isso. Um cartão de ponto da agência pode ser uma solução para essa situação. Ao monitorar as horas de trabalho e o rendimento dos funcionários, você pode identificar quem é mais produtivo e quem não está contribuindo adequadamente.

Quando os funcionários sabem que você os responsabilizará, eles se sentirão motivados a usar seu tempo de forma mais eficiente. Além disso, essa responsabilidade normalmente faz com que eles assumam a responsabilidade pela sua carga de trabalho e se tornem mais organizados.

Aumentando a transparência das faturas

Todas as empresas querem obter valor das suas despesas com serviços de agências. Ao enviar uma fatura a um cliente, um cartão de ponto pode ser uma prova tangível das horas que seus funcionários trabalharam. Evita a cobrança excessiva ou insuficiente aos seus clientes. Essa transparência na faturação também minimiza disputas e dúvidas dos clientes em relação aos valores cobrados.

Mais importante ainda, gera confiança e segurança. Os clientes podem confiar mais trabalho à sua empresa.

Você também receberá os pagamentos em dia, pois não haverá motivo para o cliente atrasar o pagamento do seu dinheiro suado.

Tomando decisões informadas sobre planejamento de mão de obra

Hoje em dia, os dados tornaram-se essenciais para a tomada de decisões informadas. Quando se trata de planejamento de mão de obra, ter acesso a dados precisos, como os coletados por meio de um cartão de ponto, é uma vantagem. Ao analisar esses dados, você pode obter informações úteis sobre o número ideal de funcionários necessários para concluir sua carga de trabalho com eficiência.

Ao planejar o escopo de trabalho de um novo projeto, os dados históricos do cartão de ponto também são úteis. Isso ajuda você a fazer projeções mais precisas sobre a duração do projeto e quantas horas ele levará.

Melhorando a gestão de projetos

A gestão eficiente de projetos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto que sua agência assumir. Um dos elementos-chave que requer atenção é a equipe que trabalha no projeto. Você deseja atribuir tarefas à pessoa que pode concluí-las com eficiência no menor tempo possível. Com um cartão de ponto da agência, você pode obter dados de acompanhamento de desempenho e decidir quem trabalhará em partes específicas do projeto.

Implementando um cartão de ponto da agência em sua empresa

As mudanças em uma empresa são sempre desconfortáveis, e a maioria dos funcionários não gosta delas. De fato, uma pesquisa realizada pela Gartner revela que 73% dos funcionários são afetados pelas mudanças nos negócios e sofrem de níveis moderados a elevados de estresse. Portanto, ao incorporar um cartão de ponto da agência às suas atividades comerciais, você deve estar atento à forma como as mudanças podem afetar o desempenho.

Aqui estão algumas dicas para orientá-lo:

Não deixe nenhum interessado de fora

Nada faz com que as partes interessadas se sintam mais valorizadas do que serem incluídas nas principais tomadas de decisão. Quando começar a planejar as alterações no cartão de ponto, convide todos os seus gerentes, supervisores e funcionários. Permita que eles deem sua opinião sobre o assunto. Isso lhe dará uma ideia da atitude deles em relação à mudança e também começará a prepará-los mentalmente para se adaptarem. Quando finalmente chegar a hora da implementação, sua equipe será informada com antecedência.

O treinamento é essencial

Embora pareça óbvio, treinar os funcionários sobre como usar o cartão de ponto deve ser uma prioridade antes de implementá-lo. A sessão de treinamento proporcionará a eles uma melhor compreensão sobre a importância do cartão de ponto e como preenchê-lo. Este também será o local adequado para esclarecer o horário de trabalho, os intervalos e outras regras. Esse treinamento aumenta a eficiência dos funcionários, reduzindo erros e promovendo confiança e satisfação no trabalho.

Não comprometa os recursos

A ferramenta de cartão de ponto escolhida não deve ser complicada. Deve ter todas as funcionalidades de que a sua empresa necessita, mas ser fácil de utilizar. Encontrar a ferramenta certa que atenda a todos os requisitos pode levar tempo, mas valerá a pena.

Em primeiro lugar, faça uma pesquisa exaustiva. Aproveite as versões de avaliação gratuitas oferecidas pelos desenvolvedores para verificar se a ferramenta desejada é adequada para você. Você também pode consultar outras empresas ou procurar avaliações online para ver quais ferramentas de cartão de ponto têm as melhores recomendações.

A compatibilidade é tudo

Por melhor que seja uma ferramenta de cartão de ponto para agências, ela será inútil se não for compatível com o restante do software e hardware. Para mitigar possíveis incompatibilidades, concentre-se em escolher um sistema que garanta uma troca de dados e funcionalidade tranquilas entre diferentes sistemas. Dessa forma, você pode transferir e processar dados com pouca ou nenhuma entrada manual, o que pode introduzir erros.

Assuma o controle da produtividade dos seus funcionários

Independentemente de pagar à sua equipe por hora ou não, você precisa usar cartões de ponto. Embora seus funcionários possam não gostar da ideia no início, ela beneficia a todos a longo prazo. Os funcionários receberão salários justos, os clientes receberão contas razoáveis e você terá dados úteis para tomar decisões informadas sobre mão de obra. É uma situação em que todos ganham! Você só precisa de uma ferramenta digital confiável para controle de tempo, como o software para agências Hello Bonsai, para aproveitar todos os benefícios.