Tarjeta de control horario de la agencia: una herramienta esencial para cualquier negocio.

En este mundo tan acelerado, la gestión del tiempo es fundamental para cualquier agencia. Si llevas un control adecuado del tiempo, lo más probable es que puedas cumplir con el plazo de tu cliente y obtener una compensación por tu arduo trabajo.

Una de las herramientas esenciales para el control del tiempo que toda agencia debería tener es una tarjeta de control horario. Proporciona datos útiles sobre el tiempo real que los empleados dedican a un proyecto. Lo más importante es que determina si una agencia es productiva o no.

En este artículo se analizan en detalle las tarjetas de control horario de las agencias para que comprendas mejor cómo funcionan, cuáles son sus ventajas y mucho más.

¿Qué es una tarjeta de control horario de agencia?

Empecemos con una definición. Una tarjeta de control horario de agencia es una herramienta que registra la hora a la que los empleados fichan al inicio y al final de su turno de trabajo. En algunos casos, también registra el tiempo que los empleados dedican a descansos dentro de su jornada laboral. Con esta información, una agencia puede obtener el tiempo productivo real.

La mayoría de las agencias asumen que las tarjetas de control horario son para empresas que utilizan tarifas por hora y exentas para preparar con precisión las nóminas. Esta suposición no puede estar más equivocada. Independientemente de cómo funcione tu agencia, necesitas saber cómo utiliza el tiempo tu equipo.

Con registros de tiempo precisos, podrás satisfacer las demandas de los clientes y mejorar la eficiencia. También recopilarás datos valiosos que pueden ayudar a evaluar la rentabilidad de un proyecto y a tomar mejores decisiones sobre la asignación del tiempo.

Algunos estados exigen legalmente a los empleadores que lleven un registro de las horas de trabajo de los empleados para garantizar salarios justos y el pago de las horas extras. En este caso, una tarjeta de control horario de la agencia resulta útil para cumplir con la normativa. Por no mencionar que puede ayudarle a controlar los costes relacionados con la mano de obra, como los gastos por horas extras.

Lo mejor de las tarjetas de control horario de las agencias es que han pasado de ser físicas a digitales. Esto significa que sus empleados pueden realizar un seguimiento del tiempo incluso cuando trabajan a distancia. También puede ver el tiempo de trabajo de los empleados en tiempo real.

Contenido de una tarjeta de control horario de una agencia

Por lo general, una tarjeta de control horario de una agencia contiene un desglose detallado del uso del tiempo por parte de un empleado. Contiene información variable e invariable sobre cada empleado.

Los datos variables se refieren a aspectos fluctuantes del trabajo del empleado, como turnos específicos, asistencia y períodos de pago. A continuación se indican los datos que suelen incluirse en los datos variables:

• Hora de inicio y finalización del trabajo
• Horas extras
• El período de pago
• El total de horas trabajadas en un período de pago.
• Fechas en las que trabajó

Por otro lado, los datos constantes de la tarjeta de control horario incluyen:

• El nombre completo del empleado
• Número de empleado
• Función o cargo
• Número de tarjeta de control horario del empleado

Comprender cómo funciona la tarjeta de control horario de una agencia

Garantizar la productividad y la eficiencia en nuestra agencia requiere un estrecho seguimiento y regulación del tiempo dedicado a las diferentes tareas. Comprender las funciones principales de la agencia puede proporcionar información útil sobre la gestión y la asignación del tiempo. Por lo tanto, aprovechar el conocimiento sobre las diferentes funciones de las agencias es imprescindible para organizar un sistema eficaz de tarjetas de control horario.

Aunque es responsabilidad de la agencia proporcionar las tarjetas de control horario, normalmente son los empleados quienes las rellenan. Cuando un empleado comienza a trabajar en un proyecto, debe registrar la hora de inicio y la hora de finalización. Dependiendo de la agencia, los empleados también pueden registrar las horas de inicio y finalización de los descansos que toman dentro de su jornada laboral.

Los datos de la tarjeta de control horario de la agencia se transfieren a una hoja de horas o a un reloj registrador, que calcula el tiempo que un empleado ha dedicado a un trabajo determinado.

Por lo general, la Ley de Normas Laborales Justas ( FLSA) prohíbe a los empleadores modificar la tarjeta de control horario del empleado, salvo en las siguientes circunstancias en las que el empleado:

• Se da de baja por enfermedad o se va de vacaciones.
• Olvida registrar la hora a la que salieron o entraron del almuerzo o descanso.
• No indica la hora de inicio o finalización de su turno.
• No tiene acceso a la tarjeta de control horario debido a problemas técnicos.
• Se van antes de que termine su turno.
• Introduce dos veces la hora de entrada o salida.

Dado que modificar la tarjeta de control horario de un empleado conlleva consecuencias legales, debes tomar precauciones adicionales. Después de que un empleado envíe su tarjeta de control horario, el gerente o supervisor debe revisarla. Si hay alguna discrepancia, deben devolverlo al empleado para que lo corrija.

El otro paso crucial es la aprobación de la tarjeta de control horario. Aquí, usted verifica que la hora registrada en las tarjetas de control horario sea correcta y las firma. En este punto, su agencia puede utilizar la información de la tarjeta de control horario para preparar las nóminas o para cualquier otro fin.

Consejos para una aprobación eficiente de las tarjetas de control horario

Aquí hay algunos consejos para facilitar el llenado y la aprobación de las tarjetas de control horario.

Implementar una estructura para que los empleados registren el tiempo.

Una estructura establecida para registrar el tiempo en una tarjeta de control horario es crucial por varias razones. En primer lugar, garantiza la coherencia y la uniformidad en la organización. De esta manera, no habrá confusión. Además, a los administradores les resultará más fácil revisar las tarjetas de control horario de la agencia.

En segundo lugar, garantiza la precisión en las horas de inicio y finalización, los descansos y cualquier otro detalle relevante. Esta precisión es esencial para el procesamiento de nóminas, la gestión de proyectos y el cumplimiento de la normativa laboral.

Simplificar el proceso de aprobación

El proceso de aprobación no debe incluir pasos innecesarios. Debe quedar claro quién debe revisar las tarjetas de control horario y el proceso a seguir en caso de que surja algún problema o error. Además, el uso de un software de seguimiento del tiempo puede simplificar enormemente el proceso.

Por ejemplo, los aprobadores designados pueden automatizar las notificaciones cuando las tarjetas de control horario están listas para su revisión. Esto elimina la necesidad de recordatorios manuales y garantiza aprobaciones puntuales. Una herramienta de gestión empresarial todo en uno como Bonsai puede resultar útil en este caso.

Mejorar los canales de comunicación.

El diálogo abierto entre directivos y empleados es fundamental. Disponga de medios de comunicación claramente definidos, como el correo electrónico y la mensajería instantánea, en los que las partes interesadas puedan colaborar y resolver problemas rápidamente.

Tipos de tarjetas de control horario de agencias

Las tarjetas de control horario se han convertido en un valioso componente de seguimiento del tiempo en las agencias de marketing digital. Sin embargo, el tipo específico de tarjeta de control horario que se debe utilizar depende en gran medida de cómo se aplique la información que contiene al reloj registrador de su agencia.

Aquí están las diferentes tarjetas de control horario disponibles para las empresas.

Tarjetas perforadas

Las tarjetas perforadas son antiguas, están hechas de papel y se utilizan junto con un reloj registrador o un sello de tiempo. Los empleados rellenan manualmente sus horas de trabajo, incluyendo las horas de inicio y finalización, así como cualquier descanso durante el turno.

La información de la tarjeta de control horario se envía a una hoja de horas o al reloj registrador de la agencia para permitir la preparación de las nóminas y el seguimiento de la asistencia.

Tarjetas electrónicas de control horario

Las tarjetas electrónicas de control horario son similares a las tarjetas perforadas, salvo que los empleados introducen sus horas de trabajo en un sistema electrónico en lugar de utilizar un reloj registrador. Estas tarjetas se integran con los sistemas de nóminas y también incluyen funciones adicionales, como calculadoras.

Tarjetas magnéticas

Las tarjetas magnéticas son físicas y electrónicas, con bandas magnéticas que también funcionan como tarjetas de identificación. Los empleados los deslizan por una ranura en una máquina para registrar sus horas de trabajo. Los datos de la tarjeta se sincronizan con el reloj registrador de la agencia y se introducen automáticamente la hora de inicio y finalización, además de marcar la asistencia.

Sin embargo, las tarjetas de proximidad parecen estar eclipsando a las tarjetas magnéticas. Estas tarjetas utilizan tecnología de identificación por radiofrecuencia para ayudar a controlar la asistencia y las horas de trabajo. Los empleados solo tienen que acercarlos a un lector para capturar sus datos.

Tarjetas online

Con la necesidad de trabajar a distancia en constante aumento, las agencias también utilizan tarjetas de control horario online para realizar un seguimiento de la productividad. Los empleados utilizan un número de identificación para acceder a un portal de control horario y registrar sus horas de entrada y salida.

Aplicaciones móviles

Algunas empresas tienen aplicaciones móviles que los empleados utilizan para registrar la asistencia y el tiempo de trabajo. Es especialmente relevante para quienes realizan trabajo de campo. Estas aplicaciones también permiten a los gerentes y supervisores supervisar y aprobar las tarjetas de control horario en tiempo real.

Tarjetas de control horario biométricas

Las tarjetas de control horario biométricas implican el uso de identificadores biométricos, como escáneres oculares, huellas dactilares y reconocimiento facial. Aunque se trata principalmente de una medida de seguridad, también permiten registrar con precisión el tiempo de trabajo y la asistencia de los empleados.

¿Por qué utilizar tarjetas de control horario digitales en lugar de tarjetas físicas?

Muchas empresas están pasando de las tarjetas de control horario físicas a las digitales, ya que las primeras tienen fama de ser inexactas y de generar costes laborales excesivos. A continuación se indican más razones para utilizar tarjetas de control horario digitales en lugar de tarjetas físicas.

Simplicidad y comodidad

En este entorno tan tecnológico, a la mayoría de las personas les resulta más fácil utilizar tarjetas digitales para controlar el tiempo. Los empleados no tienen que estar pendientes de sus horarios de entrada y descanso. En cambio, las tarjetas digitales se encargan de recopilar esa información en una base de datos centralizada.

Los gerentes también disfrutan de la comodidad de no tener que preocuparse por perder tarjetas de control horario físicas ni calcular manualmente las horas facturables para clientes y empleados. Además, las tarjetas digitales, especialmente aquellas con una aplicación móvil, ayudan a conectar a los empleados de campo con el personal de oficina para una comunicación en tiempo real.

Mayor responsabilidad

En comparación con las tarjetas de control horario físicas, las tarjetas digitales permiten una mayor responsabilidad por parte de los empleados y las empresas. Funciones como los identificadores biométricos garantizan a los gerentes que las horas de trabajo registradas corresponden a los empleados reales.

Eliminación de errores

Las tarjetas de control horario físicas tienen un mayor riesgo de errores, como la doble introducción de datos. Las tarjetas de control horario digitales, por otro lado, son mucho más precisas, ya que utilizan sistemas automatizados para registrar la información. De esta manera, puede estar seguro de que el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados y las actualizaciones del progreso de las tareas son fiables.

Características que hay que buscar en una herramienta de tarjetas de control horario para agencias

Como agencia, una herramienta de tarjetas de control horario le permite medir y realizar un seguimiento del rendimiento y las horas de trabajo de los empleados. Sin embargo, con la gran cantidad de herramientas de seguimiento del tiempo disponibles, puede resultar difícil seleccionar una que se adapte perfectamente a tus necesidades.

Aun así, hay varias características que debes tener en cuenta al elegir una herramienta de tarjetas de control horario, como las que se enumeran a continuación.

Time tracking

Una herramienta de tarjetas de control horario debe tener funciones de seguimiento del tiempo que registren la cantidad de tiempo que los empleados dedican a las tareas. Además, esta información también debe estar disponible en un formato fácil de entender, como gráficos. La herramienta también debería poder mostrar los datos de varios miembros al mismo tiempo.

Análisis e informe

La herramienta de tarjetas de control horario que elijas debe proporcionarte un análisis y un informe del trabajo realizado por todos los empleados. Estos informes pueden incluir:

• Una medida de la contribución de cada uno a una tarea o proyecto específico.
• Una descripción de las actividades realizadas, como los sitios web visitados o las reuniones celebradas.

Gestión de proyectos

Una buena herramienta de tarjetas de control horario también debe incluir funciones de gestión de proyectos. Hoy en día, la mayoría de las herramientas de seguimiento del tiempo incluyen un software de gestión de proyectos con todo incluido. Esta función le permite asignar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso de los empleados.

Gestión de nóminas

Una herramienta de tarjetas de control horario debe contar con una función de gestión de nóminas para agilizar el proceso de facturación. Por lo general, permite automatizar facturas que, de otro modo, llevarían mucho tiempo hacer manualmente.

Integraciones

Las integraciones de terceros maximizan la capacidad de su herramienta de tarjetas de tiempo para gestionar tareas y realizar un seguimiento de la productividad de los empleados. Te permiten realizar ajustes en tu flujo de trabajo para optimizar el rendimiento y la eficiencia, ya que te permiten combinarlo con otras plataformas populares.

¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta de control horario fiable?

A estas alturas, probablemente esté considerando introducir tarjetas de control horario en su agencia. Para ayudarte a tomar una decisión definitiva, vamos a detallar cómo esta herramienta beneficiará a tu negocio.

Eliminar el robo de tiempo

Tanto para las grandes como para las pequeñas empresas, operar sin un sistema de control del tiempo bien establecido te expone al robo de tiempo. A menos que estés siempre vigilando a tus empleados, es probable que:

• Utiliza su tiempo productivo en trabajos que no estén relacionados con tu negocio.
• Llegar tarde
• Exagerar las horas de trabajo para cobrar horas extras.
• Tómate descansos largos e innecesarios.

En consecuencia, es posible que acabes pagando por el tiempo que los empleados no están trabajando. De hecho, una encuesta realizada por la American Payroll Association reveló que el 75 % de las empresas pierden dinero debido al «buddy punching». Esta práctica consiste en que un empleado le pida a otro que le registre la entrada o salida del trabajo.

Una tarjeta de control horario fiable elimina todas las lagunas que permiten a los empleados robar tiempo, al tiempo que mejora la responsabilidad.

Mejorar la productividad de los empleados

Vigilar a cada empleado para garantizar la productividad puede suponer mucho trabajo. Por no mencionar que es posible que la mayoría de los empleados no lo aprecien. Una tarjeta de control horario de la agencia puede ser una solución en esta situación. Al supervisar las horas de trabajo y el rendimiento de los empleados, se puede saber quién es el más productivo y quién no está aportando lo que le corresponde.

Cuando los empleados saben que les harás responsables, se sentirán motivados para utilizar su tiempo de forma más eficiente. Además, esa responsabilidad suele hacer que se hagan cargo de su carga de trabajo y se organicen mejor.

Mejorar la transparencia de las facturas

Todas las empresas quieren sacar partido a los gastos que destinan a los servicios de sus agencias. Al enviar una factura a un cliente, una tarjeta de control horario puede ser una prueba tangible de las horas que han trabajado sus empleados. Evita que se facture de más o de menos a tus clientes. Esta transparencia en la facturación también minimiza las disputas y consultas de los clientes con respecto a los importes facturados.

Lo más importante es que genera confianza y seguridad. Los clientes pueden confiar en tu empresa con más trabajo.

También recibirás los pagos a tiempo, ya que el cliente no tendrá motivos para retrasar el pago de tu dinero, que tanto te ha costado ganar.

Tomar decisiones informadas sobre la planificación laboral

Hoy en día, los datos se han vuelto fundamentales para tomar decisiones informadas. En lo que respecta a la planificación laboral, disponer de datos precisos, como los recopilados a través de una tarjeta de control horario, es una ventaja. Al analizar estos datos, se puede obtener información útil sobre el número óptimo de personal que se necesita para completar la carga de trabajo de manera eficiente.

A la hora de planificar el alcance del trabajo de un nuevo proyecto, los datos históricos de las tarjetas de control horario también resultan útiles. Te ayuda a hacer proyecciones más precisas sobre la duración del proyecto y cuántas horas llevará.

Mejorar la gestión de proyectos

Una gestión eficiente de los proyectos es clave para el éxito de cualquier proyecto que emprenda su agencia. Uno de los elementos clave que requieren atención es el equipo que trabaja en el proyecto. Quieres asignar tareas a la persona que pueda completarlas de manera eficiente en el menor tiempo posible. Con una tarjeta de control horario de la agencia, puedes obtener datos de seguimiento del rendimiento y decidir quién trabajará en partes específicas del proyecto.

Implementación de una tarjeta de control horario en su empresa

Los cambios en una empresa siempre son incómodos y a la mayoría de los empleados no les gustan. De hecho, una investigación realizada por Gartner revela que el 73 % de los empleados se ven afectados por los cambios en la empresa y sufren niveles de estrés de moderados a altos. Por lo tanto, al incorporar una tarjeta de control horario de agencia en sus actividades comerciales, debe tener en cuenta cómo los cambios pueden afectar al rendimiento.

Aquí tienes algunos consejos que te servirán de guía:

No dejes fuera a ningún interesado.

Nada hace que las partes interesadas se sientan más valoradas que ser incluidas en la toma de decisiones importantes. Cuando comiences a planificar los cambios en las tarjetas de control horario, invita a todos tus gerentes, supervisores y empleados. Permítales dar su opinión sobre el tema. Hacerlo te dará una idea de su actitud hacia el cambio y también comenzará a prepararlos mentalmente para adaptarse. Cuando finalmente llegue el momento de la implementación, su equipo lo sabrá con antelación.

La formación es imprescindible.

Aunque parezca obvio, formar a los empleados en el uso de la tarjeta de control horario debería ser una prioridad antes de ponerla en marcha. La sesión de formación les permitirá comprender mejor por qué es importante la tarjeta de control horario y cómo rellenarla. Este también será el lugar adecuado para aclarar el horario de trabajo, los descansos entre horas y otras normas. Esta formación aumenta la eficiencia de los empleados, reduce los errores y fomenta la confianza y la satisfacción laboral.

No renuncies a las prestaciones

La herramienta de tarjetas de control horario que elijas no debería ser complicada. Debe tener todas las funciones que necesita tu empresa y, al mismo tiempo, ser fácil de usar. Encontrar la herramienta adecuada que cumpla con todos los requisitos puede llevar tiempo, pero valdrá la pena.

En primer lugar, realiza una investigación exhaustiva. Aprovecha las pruebas gratuitas que ofrecen los desarrolladores para ver si la herramienta que deseas es la adecuada. También puede consultar con otras empresas o buscar reseñas en línea para ver qué herramientas de tarjetas de control horario tienen las mejores recomendaciones.

La compatibilidad lo es todo.

Por muy buena que sea una herramienta de control horario para agencias, no sirve de nada si no es compatible con el resto del software y el hardware. Para mitigar posibles incompatibilidades, céntrese en elegir un sistema que garantice un intercambio de datos y una funcionalidad fluidos entre los diferentes sistemas. De esta manera, puede transferir y procesar datos con poca o ninguna introducción manual de datos, lo que puede provocar errores.

Tome el control de la productividad de sus empleados.

Tanto si pagas a tu equipo por horas como si no, debes utilizar tarjetas de control horario. Aunque a tus empleados puede que no les guste la idea al principio, a la larga beneficia a todos. Los empleados obtendrán un salario justo, los clientes recibirán facturas razonables y usted dispondrá de datos útiles para tomar decisiones laborales informadas. ¡Es una situación en la que todos ganan! Solo necesitas una herramienta digital fiable para el control del tiempo, como el software para agencias Hello Bonsai, para aprovechar todas las ventajas.