Alteração 1099: como corrigir declarações de informações

Então você percebeu que cometeu um erro em um formulário 1099 que já enviou. Talvez você tenha colocado o TIN errado; talvez tenha digitado acidentalmente o valor errado; talvez tenha confundido os endereços. Seja qual for o motivo, não precisa se preocupar. Você pode enviar uma emenda 1099 ou um formulário corrigido ao IRS.

Neste guia, você aprenderá como corrigir um formulário 1099 caso tenha cometido algum erro e como permanecer em conformidade com as obrigações fiscais.

O que você deve saber sobre o formulário 1099

Embora os formulários 1099 tenham várias variações, neste artigo abordaremos o Formulário 1099-NEC e o Formulário 1099-MISC.

O formulário 1099-MISC é um formulário fiscal do IRS que ajuda a declarar rendimentos diversos, incluindo aluguel, pagamentos legais, despesas com saúde, royalties, entre outros.

O formulário 1099-NEC, por outro lado, é usado para declarar remunerações a não funcionários. Anteriormente, a remuneração de não funcionários era declarada no Formulário 1099-MISC, mas isso mudou. O IRS agora exige que as empresas informem quaisquer pagamentos de pelo menos US$ 600 a não funcionários, como prestadores de serviços independentes ou freelancers, no novo Formulário 1099-NEC. A remuneração de não funcionários pode incluir comissões, honorários, prêmios e recompensas.

Dito isso, como corrigir um erro em um Formulário 1099-MISC ou Formulário 1099-NEC que você já enviou ao IRS?

Como corrigir um formulário 1099 que você já apresentou

Corrigir erros no formulário 1099 não é tão difícil quanto você imagina. Você só precisa preencher um novo formulário corrigido e enviá-lo pelo correio para o IRS, certificando-se de marcar a caixa “corrigido” que se encontra na parte superior do seu 1099. Isso permite que o IRS diferencie seu novo formulário de outros que foram anulados ou preenchidos pela primeira vez. Lembre-se também de evitar enviar a cópia original.

Observe que você também precisa incluir um novo formulário 1096 junto com a declaração retificada. O formulário 1096 é uma folha de reconciliação que resume as informações de todos os formulários 1099 que você envia ao IRS.

O formulário 1096 deve acompanhar cada lote de formulários 1099 enviados. No entanto, se você estiver enviando sua declaração eletronicamente, não é necessário incluir o formulário de transmissão.

E se você inserir seu nome ou TIN incorretamente?

Em alguns casos de erros, não é necessário apresentar um formulário 1099 corrigido. Quando você comete um erro simples, como inserir seu nome ou TIN (ou ambos) incorretamente, basta enviar uma carta ao IRS, que deve incluir o seguinte:

• Seu nome
• Seu endereço
• Seu TIN
• O ano fiscal
• Tipo de erro
• Destinatário do pagamento
• Seu método de arquivamento
• Código de controle do transmissor
• Tipo de devolução
• Se o imposto de renda foi retido

Independentemente de ter apresentado sua declaração eletronicamente ou manualmente, você ainda pode enviar uma carta ao IRS para corrigir seu nome ou TIN.

Tipos de erros nos formulários 1099

De acordo com o IRS, existem dois tipos de erros que você pode cometer ao preencher o formulário 1099: Tipo 1 e Tipo 2.

Com o primeiro — Tipo 1 — você só precisa enviar um formulário 1099 corrigido para corrigir seu erro. No entanto, com erros do tipo 2, você precisa preencher dois formulários 1099 para fazer a correção.

Explicaremos o processo que você precisa seguir para corrigir os dois tipos de erros na próxima seção.

Mas, primeiro, qual é a diferença entre os dois erros?

Erros do tipo 1

Erros do tipo 1 ocorrem quando você comete algum dos seguintes erros:

• Registrando um nome incorreto do beneficiário
• Relatar um endereço incorreto do beneficiário
• Preenchimento de um formulário quando não deveria tê-lo preenchido
• Inserir um valor incorreto
• Colocando um código ou caixa de seleção errados

Erros do tipo 2

Por outro lado, os erros do tipo 2 ocorrem quando você comete qualquer um dos seguintes erros:

• Quando você preenche os formulários fiscais errados (Formulário 1099-MISC em vez do Formulário 1099-NEC)
• Denunciar um endereço inválido
• Preenchimento de um formulário com um número de identificação fiscal ausente ou incorreto

Como corrigir erros do tipo 1 e do tipo 2

Aqui estão os passos que você precisa seguir para apresentar uma correção de erro do tipo 1:

• Obtenha outro formulário 1099 do IRS
• Obtenha outro formulário 1096 do IRS. Use um Formulário 1096 para cada 1099 que você estiver corrigindo.
• Marque com um X a caixa “corrigido” do seu formulário 1099.
• Insira as informações corretas (código, caixa de seleção, valor).
• Insira as outras informações no seu novo formulário 1099 exatamente como você as informou inicialmente.
• Preencha o formulário 1096 com as informações atualizadas.
• Envie o formulário 1099 corrigido e o formulário 1096 para o IRS e os departamentos estaduais exigidos.
• Envie o formulário 1099 corrigido ao seu prestador de serviços independente ou freelancer.

Corrigir erros do tipo 2 é um pouco diferente; primeiro, você precisará identificar o retorno incorreto que enviou e, em seguida, informar as informações corretas. Aqui está o que você precisa fazer:

Passo 1:

• Obtenha outro formulário 1099 do IRS
• Marque com um X a caixa “corrigido”.
• Insira o número da conta, o destinatário e o pagador exatamente como você informou originalmente.
• Insira “0” para todos os valores monetários

Passo 2:

• Prepare uma declaração de informações atualizada
• Não marque um X na caixa “corrigido”.
• Insira todas as informações corretas
• Obtenha um novo formulário 1096 junto ao IRS
• Insira as informações corretas no formulário 1096.
• No topo do Formulário 1096, inclua qualquer uma destas frases: “apresentado para corrigir a declaração”, “apresentado para corrigir o SSN” ou “apresentado para corrigir o nome”.
• Envie o formulário 1099 corrigido ao seu prestador de serviços independente ou freelancer.
• Envie os formulários 1099 e 1096 corrigidos para o IRS ou para o departamento estadual competente.

O IRS penaliza um formulário corrigido ou erros no 1099?

Em algumas ocasiões, o IRS pode penalizá-lo por cometer erros no formulário 1099. O valor da sua penalidade pode variar e depende dos seguintes fatores:

• Qual é o tamanho da sua empresa? (empresas maiores geralmente incorrem em penalidades mais severas)
• Que tipo de erro você cometeu?
• Multas por atraso na apresentação: Qual foi o seu atraso na apresentação do formulário 1099? (Você enfrentará uma penalidade mais alta por não apresentar o formulário 1099)

Dito isso, a seguir estão alguns dos erros que o IRS penaliza:

• Preenchimento manual ou em papel quando é necessário preencher eletronicamente ou por meio de arquivo eletrônico
• Não informar o número de identificação fiscal
• Relatar o número de identificação fiscal errado
• Apresentação após a data de vencimento
• Apresentação de um documento que não é legível por máquina
• Não enviar um formulário 1099 ao seu prestador de serviços independente
• Se você não revelar todas as informações relevantes sobre você como pagador

Como anular um 1099

Até agora, explicamos como você pode corrigir um erro após enviar seu formulário ao IRS. Mas e se você ainda não enviou?

Digamos que você esteja preenchendo uma folha 1099 que contém vários formulários fiscais 1099. Cada formulário 1099 declara a renda de prestadores de serviços independentes distintos.

Se você perceber que cometeu um erro em um dos formulários, talvez seja necessário anulá-lo. A anulação permite cancelar um formulário em uma folha 1099, poupando-lhe o trabalho de refazer tudo.

Você também precisa saber que não é possível separar um formulário de uma folha 1099. O IRS não aceita formulários separados para processamento. Portanto, se você descobrir um erro ao digitar seus dados 1099, a única opção adequada é anular o formulário.

Aqui está o processo para anular um formulário 1099:

1. Insira um X na caixa “nulo” do seu formulário 1099.
2. Insira as informações corretas para o formulário 1099 que você cancelou. Se o formulário anulado pertencer a um prestador de serviços independente que necessite de um 1099, insira as informações corretas no próximo 1099 em branco da sua folha.
3. Prepare o formulário 1096
4. Envie os formulários 1099 anulados e corrigidos (além do formulário 1096) para o IRS ou para o departamento estadual competente.

Observe que, se sua empresa apresentar menos de 250 formulários por ano, você poderá enviar os formulários 1099 em papel ao IRS. Mas se sua empresa preenche mais de 250 formulários por ano, você precisa fazer o envio eletrônico.

Quando você comete muitos erros

Às vezes você pode errar e não ter nenhuma solução para o seu problema. Em vez de tentar sair sozinho dessa situação, você pode obter ajuda do IRS.

Entre em contato com o atendimento ao cliente do IRS pelo número (800) 455-7438.