O que é o formulário 1099-NEC? Instruções e guia de preenchimento para 2025

Se você é freelancer ou prestador de serviços, ou se administra uma empresa que contrata esses tipos de trabalhadores, precisa estar familiarizado com o Formulário 1099-NEC. No entanto, como esse formulário só foi introduzido em 2020, muitas pessoas estão confusas sobre qual é a sua finalidade e como preenchê-lo. Este guia abordará tudo o que você precisa saber, com instruções detalhadas sobre o formulário 1099-NEC.

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O que é o 1099-NEC?

Antes de vermos exatamente como preencher o Formulário 1099-NEC, é importante entender o que ele é e por que é usado. Aqui está uma breve introdução para quem não está familiarizado com o assunto: o formulário 1099-NEC é o formulário da Receita Federal (IRS) utilizado pelas empresas para declarar pagamentos efetuados a freelancers, prestadores de serviços, proprietários únicos e trabalhadores independentes.

Este formulário existia no início dos anos 80, mas foi substituído pelo 1099-MISC. Durante muitos anos, o 1099-MISC foi o documento que qualquer empresa utilizava para declarar a remuneração de prestadores de serviços, entre outros. No entanto, em 2020, o IRS tomou a decisão de trazer de volta o Formulário 1099-NEC.

Isso foi feito para simplificar as coisas, já que muitas pessoas achavam os prazos de apresentação do 1099-MISC confusos. Ao reintroduzir o Formulário 1099-NEC e ter dois formulários fiscais separados para remuneração de não funcionários e remuneração diversa, o IRS esperava dissipar essa confusão. Também vale a pena observar que existem vários outros tipos de formulários 1099, cada um com sua finalidade específica.

Qual é o objetivo do formulário 1099-NEC?

Em termos simples, o objetivo do Formulário 1099-NEC é declarar a remuneração de não funcionários (é isso que significa NEC). Se o conceito de “remuneração de não empregados” lhe parece vago, ele se refere basicamente ao dinheiro pago a trabalhadores que não são tecnicamente empregados por uma empresa – em outras palavras, freelancers e prestadores de serviços independentes.

Quando você é funcionário de uma empresa, os impostos tendem a ser relativamente simples. O empregador retém os impostos federais e estaduais (impostos sobre a folha de pagamento) diretamente do seu salário, permitindo que você pague seus impostos automaticamente. Mas quando você é um prestador de serviços ou freelancer, a história é diferente, pois as empresas para as quais você trabalha não retêm nenhum imposto sobre a folha de pagamento.

Em vez disso, cabe a você preencher os formulários e pagar o valor devido. E é basicamente por isso que existe o formulário 1099-NEX; ele mostra os pagamentos que você recebeu ao longo do ano pelo seu trabalho freelance ou contratado. Isso facilita o acompanhamento da renda por parte dos trabalhadores autônomos, bem como o registro dos valores pagos aos prestadores de serviços por parte das empresas.

Quem deve preencher o formulário 1099-NEC?

Se sua empresa contrata trabalhadores que não são tecnicamente funcionários, como freelancers ou prestadores de serviços, provavelmente você precisará preencher o Formulário 1099-NEC. Na verdade, você precisará preencher várias cópias do formulário para cada pessoa a quem pagou pelo menos US$ 600 ao longo do ano. Se você trabalha muito com prestadores de serviços, isso pode significar uma grande quantidade de formulários.

Os próprios freelancers e prestadores de serviços também receberão cópias dos formulários 1099-NEC relevantes preenchidos pelas empresas para as quais trabalharam. Essas cópias podem ser mantidas para os registros pessoais e declarações fiscais dos freelancers. Se você realizou algum trabalho freelance/contratado no valor de US$ 600 ou mais, espere receber um formulário 1099-NEC.

Mais especificamente, aqui estão as principais condições do IRS que entram em jogo ao decidir se um formulário 1099-NEC é necessário ou não.

Mais de US$ 600

Para pagamentos inferiores a US$ 600, não é necessário preencher o Formulário 1099-NEC. Isso só se aplica nos casos em que o pagamento total a um contratado, freelancer ou trabalhador independente for igual ou superior a US$ 600.

Apenas serviços empresariais

O formulário 1099-NEC também é necessário apenas para pagamentos efetuados por serviços comerciais, e não pessoais. Digamos que você contrate um empreiteiro para fazer alguns trabalhos na sala dos funcionários do seu escritório e, mais tarde, contrate a mesma pessoa para fazer reformas em sua casa. O trabalho no escritório é considerado um serviço comercial, portanto, requer um formulário 1099-NEC, mas o trabalho em casa não.

LLC Empresa individual

Se você tiver um contrato ou acordo de trabalho com uma empresa individual LLC, precisará preencher um formulário 1099-NEC. Você pode descobrir se uma empresa é considerada uma sociedade unipessoal LLC consultando o formulário W-9.

Determinados tipos de sociedades

Há até casos em que você precisará preencher um Formulário 1099-NEC ao trabalhar com uma empresa. Para a maioria das empresas S e C-Corps, não há necessidade de se preocupar com esses formulários. Mas há algumas exceções notáveis:

• Pagamentos a advogados
• Pagamentos de cuidados de saúde
• Pagamentos substitutos em vez de juros ou dividendos

Observe que alguns desses pagamentos (honorários advocatícios, honorários médicos, etc.) também se enquadram na categoria de pagamentos diversos e precisam ser declarados no formulário 1099-MISC, que também abrange royalties, prêmios, rendimentos, aluguéis, rendimentos de seguros agrícolas, rendimentos de barcos de pesca e muito mais. Se você tiver alguma dúvida, vale a pena consultar os detalhes do Formulário 1099-MISC para entender como ele difere do 1099-NEC.

Como preencher um formulário 1099-NEC

Vimos os fundamentos do Formulário 1099-NEC. Agora, vamos dar uma olhada nas instruções principais que você precisará seguir para preenchê-lo corretamente, começando pelo topo da página e avançando por todas as seções e campos principais.

Primeiro, observe que, assim como outros formulários 1099, a parte superior do 1099-NEC está marcada em vermelho e não deve ser preenchida pelo pagador. Em vez disso, deixe essa seção em branco para que o IRS (Receita Federal dos EUA) trate disso. Preencha e concentre-se apenas nas seções em preto.

A primeira seção do formulário (o campo no canto superior esquerdo) solicita que você insira alguns dados sobre você (o pagador). Isso inclui nome, endereço e número de telefone.

Em seguida, você verá duas caixas abaixo, nas quais poderá preencher seu TIN (número de identificação fiscal) e o TIN do destinatário.

Observe que, se você não souber o TIN do destinatário, poderá encontrá-lo no formulário W-9 dele. Como alternativa, você pode entrar em contato com eles para solicitar o TIN – caso contrário, se tentar fazer a declaração sem o TIN, você poderá receber uma notificação CP2100A do IRS. Isso é semelhante à emissão do formulário SS4 nos casos em que as empresas não fornecem seu EIN (Número de Identificação do Empregador).

Continuando pelo lado esquerdo do formulário, você verá outra caixa grande que precisa ser preenchida com todos os dados do destinatário. Isso inclui o nome, endereço, cidade e CEP. Por fim, há mais uma caixa na coluna esquerda, onde você precisará inserir o número da conta do destinatário.

Em seguida, no lado direito do formulário, você verá uma série de caixas numeradas.

A caixa 1 é onde você insere o valor total da remuneração de não funcionários. Lembre-se de que isso se aplica apenas a todos os pagamentos acima de US$ 600 e apenas a pagamentos por serviços comerciais prestados por freelancers, prestadores de serviços e trabalhadores autônomos.

A caixa 2 deve ser marcada com um “X” se você deseja declarar quaisquer vendas no valor total de $5.000 ou mais de produtos de consumo destinados à revenda, seja em regime de compra e venda, depósito com comissão ou outro.

A caixa 3 está atualmente reservada para uso futuro, de acordo com a utilização, e deve aparecer em cinza no seu formulário. Não é necessário preencher nenhum valor ou informação neste momento, mas o IRS poderá atualizar as regras no futuro para tornar a Caixa 3 relevante.

A caixa 4 é para o imposto de renda federal retido na fonte. Isso se aplica se você tiver retido qualquer imposto de renda federal do seu contratado ou freelancer. Normalmente, você não terá feito isso, então provavelmente não precisará se preocupar com essa caixa também. Mas há casos em que os salários dos contratados podem estar sujeitos a retenção na fonte (por exemplo, se não fornecerem um TIN correto). O IRS deve informá-lo sobre isso com antecedência, portanto, se você não receber nenhuma notificação, não se preocupe com a Caixa 4.

A caixa 5 é semelhante à nº 4. É para o imposto estadual retido na fonte. Se você reteve algum imposto de renda estadual do seu pagador freelancer ou contratado, você terá que declarar aqui. Mais uma vez, a maioria dos pagadores não precisa se preocupar com isso.

Observe que, se você não tiver certeza sobre como preencher alguma das caixas ou sobre o que elas se referem, há várias opções disponíveis. Você pode consultar as instruções oficiais do IRS, ligar diretamente para o IRS para obter ajuda ou procurar aconselhamento de um contador ou outro profissional financeiro.

Normalmente, a renda que precisa ser declarada será esclarecida a você pela Receita Federal. Verifique a plataforma deles para garantir que você tenha todos os dados corretos.

Caixa 6: Estados / Estado do pagador Nº

Na caixa 6, você pode escrever o nome abreviado do seu estado, bem como o seu número de identificação. Observe que você só precisa fazer isso se tiver inserido um valor na Caixa 5. Se não houver nada na caixa 5, você pode deixar essa caixa (e a caixa 7) em branco. Observe também que os campos 5 a 7 são apenas para sua conveniência e registros, não para o IRS.

Caixa 7: Renda do Estado:

Por fim, temos a Caixa 7, que é utilizada para o valor total do pagamento do estado. Mais uma vez, isso está diretamente relacionado às caixas 5 e 6. Se você deixou essas caixas em branco, pode ignorar completamente a Caixa 7.

Prazos e requisitos para apresentação

Quando se trata de qualquer tipo de formulário fiscal, é importante estar ciente dos prazos relevantes e certificar-se de que o envia atempadamente para evitar possíveis multas e penalizações por atraso.

Quando é o prazo para entrega do formulário 1099-NEC para 2025?

No caso do Formulário 1099-NEC, o prazo final é 31 de janeiro. Esta é a data limite para preencher e enviar o formulário ao IRS. Em alguns casos raros – como quando 31 de janeiro cai em um feriado – a data pode ser adiada um dia para 1º de fevereiro, mas na grande maioria dos anos, 31 de janeiro é a data a ser lembrada. Até essa data, você precisa enviar todas as cópias relevantes do formulário para o IRS, bem como as versões Cópia B e Cópia 2 para os contratados ou não funcionários para os quais você preencheu os formulários.

Além disso, observe que esta data se aplica tanto ao arquivamento manual (em papel) quanto ao arquivamento eletrônico (e-filing). Portanto, independentemente do método de apresentação escolhido, os prazos são sempre os mesmos. Para 2025, essa data é 31 de janeiro de 2025.

Além disso, ao contrário de outros formulários fiscais, o 1099-NEC não tem uma prorrogação automática. Portanto, se você perder o prazo, poderá não receber sua restituição de imposto. No entanto, se você tiver um motivo legítimo para não cumprir o prazo, entre em contato com a Receita Federal e discuta o assunto com eles – eles podem oferecer uma prorrogação, mas também podem recusar.

Qual é a penalidade por não cumprir o prazo do formulário 1099-NEC?

O IRS não costuma ver com bons olhos os contribuintes e as empresas que não entregam os formulários dentro do prazo. Serão aplicadas multas e penalidades àqueles que não cumprirem as diretrizes estabelecidas e o prazo final de 31 de janeiro. Se você não entregar seu formulário dentro do prazo, poderá ter que pagar uma multa entre US$ 60 e US$ 310, e isso para cada formulário que chegar atrasado.

Se a empresa desconsiderar completamente a necessidade de preencher o formulário, poderá receber uma multa mínima de US$ 630 por formulário ou 10% da renda total declarada no formulário. Mais uma vez, isso se aplica a cada formulário. Se você trabalha com muitos prestadores de serviços e se esquece ou deixa de preencher os formulários relevantes para eles, poderá enfrentar multas pesadas da Receita Federal.

Arquivamento eletrônico ou em papel: qual você deve usar?

Existem duas maneiras de enviar o formulário 1099-NEC: manualmente pelo correio ou eletronicamente através do serviço de envio digital online do IRS.

Há prós e contras em ambas as opções. Hoje em dia, muitas pessoas gostam de preencher formulários fiscais online. É rápido, prático e você pode enviar os formulários até o prazo final, sem se preocupar com atrasos ou interrupções que estão fora do seu controle. Em contrapartida, ao enviar formulários pelo correio, há sempre o risco de os documentos se perderem ou demorarem mais tempo do que o esperado para chegar ao destino.

Ao mesmo tempo, arquivar da maneira tradicional também tem suas vantagens. Muitas pessoas preferem preencher documentos à mão, pois assim podem verificar facilmente se há erros e dedicar tempo a cada uma das seções importantes. Em contrapartida, algumas pessoas têm a tendência de preencher formulários digitais com pressa e podem deixar passar alguma informação ou detalhe importante.

No geral, a opção certa dependerá da preferência pessoal. Provavelmente, você tem uma maneira preferida de preencher seus formulários fiscais e pode simplesmente optar por continuar fazendo isso. Mas lembre-se: se o prazo estiver se aproximando, talvez seja melhor fazer a inscrição online. Dessa forma, o IRS receberá seu formulário imediatamente, em vez de ter que esperar que ele chegue pelo correio.

O que fazer se você receber um formulário 1099-NEC incorreto

Digamos que você seja um prestador de serviços ou freelancer que realizou alguns trabalhos para uma empresa no início do ano. À medida que o prazo para a declaração de impostos se aproxima, você recebe um formulário 1099-NEC dessa empresa, mas ele não está correto. Talvez o valor esteja errado ou a empresa tenha cometido um erro ao preencher o seu número de conta ou dados pessoais. O que você deve fazer?

Bem, a primeira coisa é ser proativo. Fique atento ao seu correio e verifique todos os formulários 1099 assim que chegarem para detectar possíveis discrepâncias. Se houver algum problema, entre em contato com o pagador imediatamente. Informe-os sobre o problema. Na maioria das vezes, eles terão prazer em enviar um formulário 1099-NEC corrigido ao IRS com as informações corretas.

Infelizmente, em alguns casos, o pagador pode recusar ou contestar sua afirmação. Nesse caso, você terá que tratar do assunto diretamente com a Receita Federal. Você pode ligar para a linha de atendimento do IRS e falar com seus representantes para explicar o problema, e eles deverão ser capazes de fornecer orientações sobre os melhores passos a serem tomados.

Principais conclusões

O formulário 1099-NEC é relativamente curto e simples. Como tal, deve ser fácil preenchê-lo, na maior parte dos casos. No entanto, há algumas complexidades envolvidas, e muitas pessoas e empresas têm dificuldade com determinadas caixas e seções. Além disso, se você não entregar dentro do prazo ou cometer um erro ao longo do processo, poderá enfrentar uma penalidade significativa.

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Perguntas frequentes

Aqui estão algumas das perguntas mais frequentes sobre o formulário 1099-NEC.

Que tipos de pagamentos são declarados na caixa 1 do formulário 1099-NEC?

A caixa 1 do formulário 1099-NEC deve incluir o valor total pago a freelancers, prestadores de serviços ou outros indivíduos não empregados por serviços comerciais, peças e materiais. Basicamente, inclui qualquer dinheiro pago a alguém que não está na sua folha de pagamento por serviços comerciais prestados. Pode ser um empreiteiro que pintou seu escritório, por exemplo, ou outro profissional autônomo com quem você trabalhou durante o ano fiscal.

O que devo fazer se não receber meu formulário 1099-NEC a tempo de apresentar a declaração?

Pode ser estressante, como freelancer ou prestador de serviços, não receber os formulários 1099 necessários para apresentar sua declaração de imposto de renda dentro do prazo. Se isso acontecer, existem outros formulários que você pode preencher para informar o IRS. Especificamente, os formulários 4852 e 1099-R são recomendados para freelancers estimarem seus salários e rendimentos e os declararem ao IRS. Também é uma boa ideia entrar em contato diretamente com o IRS, o que pode ser feito online ou por telefone, para discutir os detalhes da situação e obter assistência especializada.