Définissez correctement vos conditions de facturation - Le guide ultime en 9 étapes

Gérer votre propre entreprise signifie que vous devez vous occuper d'une multitude de tâches administratives. Si vous voulez être payé, par exemple, vous devez facturer vos clients. Que vous soyez expérimenté ou débutant, la facturation en tant que freelance est l'un des aspects essentiels de votre activité. Il est donc important de disposer de modèles de factures adaptés.

Les entreprises indépendantes peuvent parfois rencontrer des problèmes pour se faire payer, en particulier si elles n'utilisent pas un logiciel de facturation adapté. En effet, Bonsai a analysé trois années de données relatives aux factures des travailleurs indépendants et a découvert que 29 % d'entre elles sont payées en retard.

Des factures efficaces peuvent aider à régler ce problème dès le départ. Pour être efficace en matière de facturation, vous devez comprendre les termes utilisés dans ce domaine. Après tout, des problèmes liés aux conditions de facturation peuvent entraîner la perte de la facture, le non-paiement ou le retard de paiement.

Si vous prévoyez de gérer vous-même votre facturation, voici les 9 points essentiels à connaître pour établir des conditions de facturation efficaces.

1. Contrats clairs

La première étape pour réussir vos factures consiste à conclure un contrat de freelance avec votre client et à vous assurer que ce contrat précise tous les éléments de paiement qui figureront dans tout modèle de facture téléchargeable que vous enverrez. Cela inclut les conditions de facturation que nous détaillerons ci-dessous, telles que le délai de paiement après la fin du projet et l'existence éventuelle de frais de retard.

Vous pouvez également envisager des plans de paiement pour les travaux de grande envergure. Par exemple, votre contrat peut stipuler que vous serez payé pour la moitié du montant lorsque le travail sera achevé à 50 %, et pour l'autre moitié lorsque le travail sera terminé. Ainsi, une facture à mi-parcours du projet ne surprendra pas le client.

2. Date d'échéance

À ne pas confondre avec la date de facturation, la date d'échéance est la date à laquelle vous exigez le paiement. La date de facturation correspond simplement à la date à laquelle la facture est créée. La date d'échéance est la date limite à laquelle le paiement doit être effectué par le client. Assurez-vous que votre facture indique clairement la date de facturation par rapport à la date d'échéance.

Il est important que vous déterminiez le délai approprié que vous êtes prêt à attendre entre la fin d'un travail et le moment où vous souhaitez recevoir votre argent. Il est recommandé de facturer dès que le travail est terminé et de ne pas fixer une date d'échéance trop éloignée. Deux semaines, c'est raisonnable, et un mois est probablement la durée maximale que vous souhaitiez. Vous devez vous assurer d'un flux de trésorerie adéquat, et attendre des mois avant d'être payé n'est pas la situation idéale pour un travailleur indépendant.

De même, indiquez clairement la date exacte au client afin qu'il sache le plus facilement possible quand vous prévoyez d'être payé. Par exemple, n'indiquez pas que le paiement est dû dans les 15 jours. Si vous ajoutez la date du 15 mars à votre modèle de facture à remplir et que votre échéancier de paiement est de deux semaines, indiquez alors que le paiement est dû au plus tard le 30 mars. Si vous pouvez accepter un délai de 30 jours, indiquez la date d'échéance au 15 avril.

En fait, on pourrait dire qu'outre le montant dû, la date d'échéance est l'élément le plus important de votre modèle de facture freelance. Envisagez d'indiquer la date exacte d'échéance du paiement en caractères gras et dans un encadré distinct, bien en évidence sur la facture.

Ne vous attendez pas à ce que votre client trouve la date de la facture et fasse le calcul. Facilitez-vous la tâche.

3. Travaux réalisés

Dans le cadre de tout modèle de facture de journaliste ou même de modèle de facture de mannequin, par exemple, vous devez clairement décrire le travail effectué. Assurez-vous que cela correspond à ce que vous avez convenu de faire lors de la phase contractuelle.

Kim Maciejewski, rédactrice indépendante de longue date, donne de précieux conseils à ce sujet :

« Plutôt que de rédiger une seule description détaillée pour les « travaux effectués », créez une nouvelle ligne de facture pour chaque mission individuelle…. Si vous gérez plusieurs contrats pour une même organisation cliente, envisagez de facturer chaque projet individuellement plutôt que de les regrouper. Un prix clair pour chaque tâche permet au client de faciliter le routage vers plusieurs approbateurs ou de vérifier ses dossiers afin de s'assurer que le travail a été effectué et approuvé.

4. Conditions de paiement

Il existe plusieurs autres facteurs de paiement qu'il est essentiel d'inclure dans vos conditions de facturation :

1. Le plus important, le montant total dû. Cela doit inclure une ventilation des travaux effectués, les honoraires facturés pour ces travaux, ainsi que les frais, taxes ou autres charges, et le montant total dû.
2. Modes de paiement acceptés. Par exemple, acceptez-vous les chèques, les cartes de crédit, Stripe ou Paypal?
3. La devise, si vous travaillez à l'étranger ou à distance et que vous avez des clients dans d'autres pays.
4. Le numéro de facture. Ceci est essentiel pour vous dans le cadre de votre système de suivi. C'est également important pour le client, en particulier si vous devez assurer un suivi avec lui. Vous pouvez mentionner le numéro de facture dans une demande de paiement ultérieure.

5. Une facture claire

Il est essentiel que vos modèles de factures de peinture ou même tout modèle de facture de sous-traitant que vous envoyez soient clairs et faciles à comprendre pour vos clients. Les éléments les plus importants de la facture doivent être précis : le travail effectué, le montant dû et la date d'échéance du paiement.

Si nécessaire, demandez à d'autres freelances ou même à vos clients de vous faire part de leurs commentaires et de vérifier la clarté de vos factures. Vous pensez peut-être avoir tout expliqué clairement, mais si votre langage est vague ou ambigu, vous risquez davantage de ne pas être payé à temps.

Veillez à inclure également le nom et le logo de votre entreprise afin que vos factures soient professionnelles et personnalisées.

Vous pouvez également envisager d'utiliser un outil en ligne pour automatiser vos tâches administratives. Certaines tâches, telles que le suivi des heures travaillées pour un client ou l'envoi et le suivi des factures, peuvent être automatisées afin de vous faire gagner du temps.

Par exemple, Bonsai propose un essai gratuit de ses services, qui comprend un outil de facturation intégré permettant de créer et de personnaliser des factures. Vous pouvez générer automatiquement une facture à partir de n'importe quelle proposition, contrat ou feuille de temps.

6. Le destinataire correct, soumis correctement

Avant d'envoyer une facture, assurez-vous de savoir où l'envoyer et comment l'envoyer. Par exemple, vous avez peut-être travaillé pour une succursale spécifique d'une organisation, mais c'est une autre succursale qui se charge de vous rémunérer. Il est essentiel que vous sachiez exactement qui est responsable des paiements, même si cela implique de passer un coup de fil pour vous en assurer. Les factures incorrectes pourraient être renvoyées ou rester impayées.

De même, assurez-vous de bien connaître les modalités d'envoi de la facture. Vous préférez peut-être les e-mails, mais le client peut préférer les factures papier traditionnelles. Si possible, voyez si vous pouvez faire passer un client à un système de messagerie électronique pour vous faciliter la vie.

7. Délais dépassés

Étant donné que la date d'échéance de votre facture est clairement indiquée, il est judicieux d'inclure également des frais de retard dans vos règles relatives à la date de facturation. L'ajout d'un avis de frais de retard peut ajouter un certain sentiment d'urgence à la facture et vous permettre d'être payé à temps.

Pour déterminer les frais de retard, vous pouvez choisir un taux fixe ou un pourcentage. Encore une fois, cela aurait dû faire partie du contrat initial, donc le client ne sera pas surpris de le voir figurer sur la facture.

Si le client est en retard, les frais supplémentaires doivent être ajoutés en tant que ligne distincte sur votre facture de suivi, avec une description claire de la raison pour laquelle ils sont facturés.

Les frais de retard peuvent vous aider à vous assurer d'être payé rapidement. Si vous devez courir après vos clients, les frais de retard ne vous rendront pas riche, mais ils devraient vous aider à compenser le temps et l'énergie consacrés à essayer d'obtenir votre paiement.

8. Quelques extras

Il existe quelques éléments supplémentaires que vous pouvez envisager d'ajouter à vos factures. Bien qu'il ne s'agisse pas de termes formels, il peut s'agir de points que vous souhaitez inclure après avoir mené à bien un travail.

Par exemple, inclure une note de remerciement dans votre facture est une touche personnelle agréable qui permettra également au client de savoir que vous aimeriez retravailler ensemble à l'avenir.

Un autre exemple est une demande de témoignage. Si vous êtes convaincu que le client a été satisfait de votre travail, vous pouvez inclure un formulaire de commentaires et lui demander s'il accepterait que vous utilisiez ses commentaires dans de futures propositions ou sur votre site web.

9. Suivi

Enfin, il est important que vous disposiez d'un système pour assurer le suivi auprès des clients. Vous devez suivre la date d'échéance du paiement afin de pouvoir envoyer un e-mail amical à l'approche de cette date. Vous devrez faire un nouveau suivi, peut-être par téléphone, si la date d'échéance est dépassée et que vous n'avez toujours pas été payé. Si vous avez inclus des frais de retard dans vos conditions de facturation, une facture supplémentaire incluant ces frais doit être envoyée.

Dernières pensées

Facturer les clients, suivre les paiements et effectuer des relances en cas de non-paiement ne sont pas les aspects les plus agréables de la gestion d'une entreprise. En fait, il peut être intimidant de devoir téléphoner à un client défaillant. Mais c'est un élément essentiel de la gestion de votre entreprise, et vos clients doivent comprendre que vous devez être payé pour pouvoir continuer à exercer votre activité.

La facturation demande certes du temps et des efforts, mais elle est essentielle à la réussite d'une activité indépendante. Maintenant que vous comprenez les termes liés à la facturation, pensez à explorer les outils intégrés mis à votre disposition dans le cadre de la suite freelance de Bonsai en vous inscrivant dès maintenant pour un essai gratuit.