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Signatures électroniques – Ce que vous avez besoin de savoir

Au cours des dernières années, en particulier au plus fort de la pandémie, les signatures électroniques sont devenues de plus en plus populaires. Dans de nombreux cas, c'était la première fois que des gens les rencontraient.

Mais la réalité est qu’ils se trouvent sous une forme ou une autre depuis des décennies. Il existe de multiples lois dans différents pays, comme la loi ESIGN et eIDAS qui traitent spécifiquement des signatures électroniques.

Ce petit guide vous permettra de découvrir ce que vous devez savoir sur les signatures électroniques avant de les utiliser.

Les signatures électroniques sont-elles légales?

Bien que nous ne connaissions pas les lois pour chaque nation du monde concernant les signatures électroniques, Nous avons mis en place des guides pour des dizaines de pays que vous pouvez consulter ici.

La plupart des nations occidentales ont adopté une législation qui permet aux personnes de signer avec des signatures électroniques. Les signatures électroniques créées et utilisées pour signer des documents ont le même statut que les signatures mouillées ou manuscrites.

Cela dit, il ne suffit pas de coller une signature dans un document et de l’appeler un jour. Certaines exigences en matière de sécurité et de vérification doivent être satisfaites. C’est pourquoi il est important d’utiliser un logiciel de signature électronique conforme à la norme pour signer vos documents.

Définition des signatures électroniques

Une signature électronique peut être définie comme un symbole, un son ou même un processus associé à un contrat/document électronique et représentant l'intention d'une personne de signer électroniquement.

Faites particulièrement attention au mot intention. C’est un point clé de la définition. La signature électronique peut être créée et utilisée sous plusieurs formes. Il peut s'agir d'une simple case à cocher, d'une représentation de votre signature qui a été téléchargée, du texte sous forme de police de signature, etc.

Types de signatures électroniques

La signature électronique est un terme accrocheur utilisé pour décrire un large éventail de signatures. Ceux-ci incluent mais ne se limitent pas aux signatures numériques, aux signatures de consentement, aux signatures électroniques qualifiées, aux signatures électroniques avancées, etc. Regardons quelques-unes d’entre elles à tour de rôle.

Signature numérique

Une signature numérique est le plus souvent utilisée de façon interchangeable avec une signature électronique. Il s’agit d’un type de signature électronique qui est chiffré, authentifié et plus tard vérifié à l’aide de ce que l’on appelle l’infrastructure à clé publique (PKI).

PKI fonctionne avec une clé privée et une clé publique. La clé privée n'est connue que du signataire et c'est ce qu'ils utilisent pour signer des documents électroniquement. La clé publique est accessible à tous ceux qui en ont besoin et est utilisée pour vérifier l'authenticité de la signature qui est attachée à un document.

Avant de pouvoir utiliser une signature numérique, elle a des exigences supplémentaires conformes à l'ICP. Par exemple, vous devrez passer par une autorité de certification et un certificat numérique, entre autres.

Ce type de signature électronique offre une plus grande protection lorsqu'il est impératif que l'identité du ou des signataires soit vérifiée avant la signature d'un contrat.

Signature électronique avancée (AES)

Ce type de signature électronique est unique à l'Union européenne et est le deuxième niveau de son système à trois niveaux. Le premier niveau est connu sous le nom de signature électronique simple et c'est le type de signature électronique le plus courant en cours d'utilisation.

Une signature électronique avancée est un type de signature électronique qui répond aux exigences établies dans la réglementation européenne. Ces exigences comprennent :

• Il est uniquement lié au signataire
• Permet au signataire d'être identifié en association avec sa signature
• Le signataire reste en contrôle
• Si les données associées à la signature (le document) sont altérées, elles seront détectables en raison de l'AES.

En raison de sa nature, il est généralement plus complexe de mettre en place ce type de signature électronique, et il en coûte plus cher de l’utiliser régulièrement. Grâce aux exigences de vérification supplémentaires, l'AES est plus digne de confiance et peut être officiellement utilisée dans plus de situations.

Signature électronique qualifiée

Une signature électronique qualifiée possède la plus haute réputation de l'UE et peut être utilisée dans toutes les situations où une signature manuscrite peut être utilisée. En fait, il peut avoir un statut encore plus élevé qu'une signature écrite normale en raison de la vérification supplémentaire qui est requise pour cela. Une signature électronique qualifiée est un type de signature électronique qui a les mêmes exigences qu'une signature électronique avancée assortie de dispositions supplémentaires.

Ces stipulations incluent la création de la signature avec un dispositif de signature qualifié et l'obtention d'un certificat pour les signatures électroniques qualifiées.

Comment utiliser une signature électronique pour signer un document

Il est relativement simple de signer un document avec une signature électronique. La partie importante est d'utiliser le bon logiciel qui gère les exigences en arrière-plan.

Voici les étapes:

• Téléchargez votre document dans le logiciel de signature électronique de votre choix
• Déterminez la façon dont vous signez le document (seul ou avec d’autres) et ajoutez les coordonnées des destinataires
• Indiquer les coordonnées de chaque destinataire
• Déterminer où chaque destinataire va signer
• Décidez si vous voulez mettre en place des messages de rappel automatisés et d'autres paramètres disponibles dans votre logiciel de signature électronique de choix

Les signatures électroniques sont pratiques pour signer des documents rapidement et depuis presque n'importe où dans le monde.

Avant de signer, il est important de comprendre ce qu’est ou non une signature électronique. Il est également essentiel de signer les bons types de documents avec une signature électronique ou de le mettre à niveau vers une version plus sécurisée comme une signature numérique ou une signature électronique avancée. La signature que vous créez sur cette page est une signature électronique qui peut être utilisée dans la plupart des situations afin de vous permettre de bien vous occuper.

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