Calculateur de taux d'utilisation pour les agences

Vous devez entrer les données suivantes :

Capacité disponible: il s'agit du nombre total d'heures pendant lesquelles une ressource, telle qu'une équipe, est disponible pour travailler au cours d'une période donnée. Pour la plupart des employés, la capacité disponible est de 40 heures par semaine ou de 160 heures par mois.

Heures totales suivies: elles représentent les heures réelles suivies pour tous les projets, tâches et activités par une ressource sur la même période. Elles comprennent des heures facturables et non facturables et couvrent tout le temps consacré aux tâches liées au travail.

Heures facturables totales: les heures facturables sont le temps que vous pouvez réellement facturer à un client. Elles correspondent au travail effectué sur des projets de clients qui sont convenus comme facturables en vertu d'un contrat ou d'un contrat.

Pour obtenir les taux d'utilisation :

Utilisation des ressources: c'est le pourcentage de la capacité disponible qu'une ressource a réellement fonctionné, que le travail soit facturable ou non.

Utilisation facturable: cela représente le pourcentage de la capacité disponible qu'une ressource a dépensé pour le travail facturable. Comprendre son utilisation facturable est essentiel pour générer des revenus : une utilisation facturable plus élevée signifie généralement plus d'heures facturées aux clients, ce qui entraîne une augmentation des revenus.

Voici quelques exemples :

• Utilisation des employés
  John travaille 39h par semaine dans une agence de marketing. La semaine dernière, il a travaillé sur des projets clients pendant 32 heures, ces heures sont facturables. Sa capacité hebdomadaire est de 40 heures.
  
  • Utilisation totale des ressources: (39 heures / 40 heures) * 100% = 98%
  • Utilisation facturable totale: (32 heures / 40 jours) * 100% = 80%
• Utilisation de l'équipe
  • Vous avez une équipe de 4 employés, chacun d'entre eux a une capacité hebdomadaire de 40 heures:
    
    • Marc a travaillé 35 heures, dont 28 facturables
    • Anne a travaillé 42 heures, dont 35 facturables
    • Eva a travaillé 38 heures, dont 33 facturables
    • David a travaillé 44 heures, dont 25 facturables
  • Vous devrez d'abord résumer tous les membres de votre équipe ont travaillé et facturé des heures.
    • Total des heures travaillées : 159 heures
    • Total des heures facturables : 121 heures
    • Total des heures disponibles : 160 heures
  • Ensuite, calculez vos taux d'utilisation des ressources et facturables
    • Taux d'utilisation des ressources de l'équipe : (159 heures / 160 heures) * 100% = 99%
    • Taux d'utilisation facturable de l'équipe : (121 heures / 160 heures) * 100% = 76%

Quelle est la différence entre le taux d'utilisation des ressources et celui facturable ?

L'utilisation des ressources et l'utilisation facturable diffèrent selon le type de travail mesuré. L'utilisation des ressources mesure le pourcentage global du temps disponible d'une ressource qui est consacré à n'importe quel travail, y compris les tâches facturables et non facturables telles que les projets internes ou les tâches administratives. Cependant, l'utilisation facturable ne se concentre que sur le temps passé au travail qui peut être facturé au client et génère directement des revenus. C'est un indicateur important pour les prestataires de services professionnels et les équipes travaillant sur des projets. En mesurant les deux, vous aurez une vue claire de la façon dont le temps de votre équipe est utilisé et si c'est suffisamment productif. Si votre taux d'utilisation facturable est faible mais que votre taux d'utilisation des ressources est élevé, Cela signifie que votre équipe passe probablement trop de temps sur des heures non facturables et que vous pouvez améliorer votre rentabilité en augmentant les heures facturables.

Qu'est-ce qu'un bon taux d'utilisation ?

Un bon taux d'utilisation dépend de l'industrie et du rôle de la ressource. Une référence commune pour un bon taux d'utilisation est d'environ 70 % à 85 %. Cela garantit que les ressources sont utilisées efficacement sans entraîner de surcharge de travail ou d'épuisement.

Pour une utilisation facturable, un taux de 80 % ou plus est considéré comme bon. Un taux de 100 % n'est généralement pas viable, car votre équipe devra passer un certain temps à des tâches non facturables : réunions internes, la formation ou le développement personnel, qui sont également essentiels à la réussite d'une entreprise. Le taux d'utilisation facturable variera encore plus selon le rôle de la ressource. Par exemple, un gestionnaire aura probablement un taux d'environ 40 % à 50 % car il est concentré sur la gestion de projets, de leur équipe et de leurs clients. Au contraire, les membres de l'équipe qui travaillent réellement sur le projet devraient viser un taux facturable plus élevé, supérieur à 75%.

Voici la ventilation par secteur d'activité :

• agences créatives: de 70 % à 80 %. Le travail créatif peut impliquer davantage de sessions de brainstorming non facturables et de collaboration interne, ce qui réduit le benchmark.
• Entreprises de conseil : 80% à 85%. Le consultant a principalement un travail axé sur un projet ou sur un client, raison pour laquelle le taux d'utilisation devrait être supérieur à 80 %.
• agences informatiques et d'ingénierie : 75 % à 85 %. Cette référence reflète l'équilibre entre le travail de projet et les projets internes en cours ou le perfectionnement professionnel.

Suivez l'utilisation de votre employé avec Bonsai

Le suivi de vos ressources et de votre utilisation facturable est essentiel pour accroître la rentabilité de votre entreprise, mais il peut être difficile de le faire sans aucun outil. Avec Bonsai, vous pouvez facilement suivre les deux taux et obtenir des rapports instantanés sur l'utilisation de votre équipe.

Dans la section «Rapport », vous aurez accès au rapport d'utilisation, qui met en évidence la capacité totale, le temps suivi, l'utilisation totale et l'utilisation facturable, globalement et par membre de l'équipe.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Étape 1 : Définir la capacité

Ajoutez les membres de votre équipe à Bonsai et entrez leur capacité quotidienne ou hebdomadaire

Étape 2 : Suivre le temps

Laissez votre équipe suivre son temps en utilisant les minuteurs intégrés sur les tâches. Vous pouvez également ajouter des entrées de temps manuellement.

Lors du temps de suivi, vous serez en mesure de sélectionner si cette période est facturable ou non facturable.

Étape 3 : Voir votre rapport d'utilisation

Accédez à la section rapport et visualisez vos taux d'utilisation. Vous pourrez filtrer le rapport par projet, membre de l'équipe, client, devise et dates.

Étape 4 : Analysez vos taux d'utilisation

Identifiez quels membres de l'équipe sont utilisés ou sous-utilisés, et utilisez l'outil de planification des ressources pour améliorer l'allocation globale de vos employés.

Suivez l'utilisation de votre équipe avec Bonsai en suivant ces étapes faciles. Essayez-le gratuitement pendant 7 jours ou réservez une démonstration pour en savoir plus.

Plus de ressources pour l'utilisation de l'employé:

• Optimisez votre utilisation facturable
• Comprendre l'utilisation des ressources
• Stratégies de planification des capacités dans la gestion de projet

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