So wählen Sie die richtige Zeiterfassungssoftware für Ihre Digitalagentur aus

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, muss Ihre Agentur mehrere Aufgaben-, Daten- und Kommunikationsströme verwalten. All dies manuell zu verwalten, ist selbst mit einem Team engagierter Administratoren praktisch unmöglich. Außerdem möchten Sie natürlich, dass Ihre besten Mitarbeiter mit Kunden arbeiten und Ihr Geschäft ausbauen – und nicht mit Tabellenkalkulationen und Papierkram beschäftigt sind. Hier kommt die Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen ins Spiel.

Lösungen zur Zeiterfassung und Terminplanung helfen Agenturen dabei, die Kontrolle über ihre täglichen Abläufe zurückzugewinnen. Diese Tools optimieren Prozesse und sorgen dafür, dass alle miteinander in Verbindung bleiben. Sie müssen jedoch sicher sein, dass Sie in die richtige Software für Ihr Unternehmen investieren. Wenn eine Agentur wächst, besteht eine der größten Herausforderungen darin, die für die Verwaltung eines wachsenden Kundenstamms erforderlichen Tools zu skalieren. Um dieser Herausforderung zu begegnen, sollten Sie sofort in Software investieren, die mit Ihnen mitwächst und Ihre wachsenden Anforderungen unterstützt.

Dieser Artikel behandelt alles, was Sie über Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen wissen müssen und wie diese die Abläufe in Ihrem Unternehmen verbessern kann.

Die Bedeutung der Zeiterfassung für digitale Agenturen

Alle Agenturen benötigen Struktur und Routine, um ihre beste Arbeit zu leisten. Ohne einen klaren Projektzeitplan, regelmäßige Besprechungen und die Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit sind Projekte zum Scheitern verurteilt. Umgekehrt gilt: Wenn Ihre Ziele klare Fristen haben und jeder weiß, wann der beste Zeitpunkt ist, um seine Teammitglieder zu kontaktieren, sind Agenturen erfolgreich.

Für Digitalagenturen ist Zeitmanagement besonders wichtig. Digitale Agenturen verwalten die vielen Kanäle, die mit modernem Marketing, Werbung und Branding verbunden sind. Sie müssen verstehen, wann der beste Zeitpunkt für die Veröffentlichung von Blogs, Social-Media-Inhalten, Videos und webbasierten Angeboten ist. Digitalvermarkter müssen möglicherweise auch die Zeitzonen weltweit berücksichtigen, wenn sie internationale Kunden betreuen oder solche, die ihre Reichweite ausbauen möchten.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren kann es sein, dass eine Digitalagentur täglich Tausende von Benachrichtigungen erhält, die sie an die Erledigung von Aufgaben erinnern. Einige Softwareplattformen können dabei helfen, indem sie Beiträge und E-Mails automatisieren. Ohne Zeiterfassungslösungen ist es jedoch unmöglich, einen ganzheitlichen und dennoch detaillierten Überblick über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Die richtige Software sollte es Ihnen ermöglichen, Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen und deren Erledigung zu verfolgen. Bonsai zeigt beispielsweise übersichtliche Listen mit „To-dos“ und deren Bezug zum Projektzeitplan.

Vorbei sind die Zeiten manueller Lochkarten oder mühsam gepflegter Zeiterfassungs-Tabellen. Die heutigen Zeiterfassungslösungen kombinieren Terminplanung, Aufgabenmanagement und Kommunikation und bieten damit All-in-One-Lösungen für wachsende Digitalagenturen.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen?

Die richtige Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen zu finden, bedeutet zu verstehen, was Sie von ihr erwarten sollten. Im Gegensatz zu dem oben erwähnten altmodischen Lochkartensystem leisten Zeiterfassungstools mehr, als Ihnen nur mitzuteilen, wenn Ihre Teammitglieder zu spät kommen. Effektive Lösungen erfassen genau, wie viel Zeit Teammitglieder für ein Projekt und für jeden einzelnen Aspekt dieses Projekts aufwenden. Man kann alles in seine Bestandteile zerlegen und jeden einzelnen entsprechend verwalten.

Anhand dieser Daten können Sie beurteilen, ob das Projekt rentabel war oder nicht. Von hier aus ist es einfach, Entscheidungen zu treffen, beispielsweise ob Sie wieder mit einem bestimmten Kunden zusammenarbeiten möchten oder ob Sie Ihre Preise erhöhen sollten.

Beispielsweise könnte Ihre Kreativagentur einen Monat lang an einem neuen Branding-Paket für einen Kunden arbeiten. Ihre Zeiterfassungssoftware kann dies aufschlüsseln und anzeigen, wer an dem Projekt beteiligt war, sodass Sie die Kosten und Ausgaben entsprechend zuordnen können. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass bestimmte Aspekte des Branding-Pakets im Verhältnis zu Ihrem Verdienst zu viel Zeit und Geld gekostet haben, können Sie entweder Ihre Preise oder Ihre Dienstleistungen anpassen.

Mit den besten Zeiterfassungslösungen können Sie nachvollziehen, was Ihre Teammitglieder tun und wann sie es tun, und sich so einen Überblick über den Projektzeitplan verschaffen. Sie sollten auch in der Lage sein, einzelne Aufgaben aufzuschlüsseln, um detailliertere Daten zu erhalten.

Neben der Bewertung der Rentabilität hilft Ihnen eine Zeiterfassungssoftware dabei, die Produktivität Ihrer Agentur zu verstehen. Manager können schnell sehen, wie viele Projekte abgeschlossen wurden oder wie viele Kunden Ihre Agentur in einem bestimmten Zeitraum betreut hat. Verwenden Sie diese Daten, um Berichte zu erstellen, das Unternehmenswachstum zu verstehen und Stakeholder wie potenzielle Investoren zu beeindrucken.

Vorteile einer effektiven Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen

Wir haben gerade einige der wichtigsten Gründe angesprochen, warum Digitalagenturen sinnvolle Zeitmanagement-Lösungen benötigen. Aber was sind die tatsächlichen Vorteile in Bezug auf das Unternehmenswachstum? Viele Unternehmen nutzen rund 130 Apps und softwarebasierte Tools für ihre täglichen Abläufe. Ohne klare Kostenvorteile ist es schwierig, die Anschaffung eines weiteren Tools für Ihr Finanzteam zu rechtfertigen. Hier sind jedoch nur einige Beispiele dafür, was Zeiterfassungssoftware für digitale Agenturen für Ihre Agentur leisten kann.

Steigern Sie die Produktivität

Die Überwachung der Aktivitäten Ihrer Teammitglieder trägt zur Steigerung der Produktivität in Ihrem gesamten Unternehmen bei. Das liegt nicht daran, dass Sie sie bestrafen können, wenn sie zu spät kommen oder zu lange für eine Aufgabe brauchen. Weil Sie schnell erkennen können, welche Aufgaben Ihr Team vor Herausforderungen stellen, und Lösungen umsetzen können. Sie können erkennen, wenn ein Mitarbeiter Probleme hat, und fragen, wie Sie helfen können. Dies kann dazu führen, dass Sie die Teamgrößen anpassen, ein Mentoring-Programm einrichten oder sogar Mitarbeiter innerhalb der Agenturstruktur versetzen.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit

Das Verständnis der Herausforderungen in Ihren Teams ist ein Aspekt von Zeiterfassungssoftware, der die Zusammenarbeit verbessert. Wenn Mitarbeiter sehen können, wie lange bestimmte Dinge dauern, und wissen, dass sie Kollegen um Hilfe bitten können, fördert dies den Dialog. Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, wie diese Tools Menschen dabei helfen, effektiver zusammenzuarbeiten.

Zeiterfassungstools können auch Planungssoftware wie das oben gezeigte Planungstool von Bonsai umfassen. Einige Varianten davon ermöglichen es Benutzern, zu sehen, wo sich ihre Kollegen befinden, und zeigen Kunden möglicherweise sogar an, wann sie Besprechungen buchen können. Wenn jeder die verfügbaren Zeiten in den Terminkalendern sehen und seine Besprechungen und Treffen mühelos organisieren kann, kommen Gespräche schneller zustande und haben mehr Wirkung.

Daten-Silos beseitigen

Wenn alle effektiv zusammenarbeiten, wird es einfacher, die benötigten Daten von überall in Ihrer Behörde abzurufen. Vertriebs- und Marketingteams arbeiten zusammen, anstatt Informationen zurückzuhalten, die sich gegenseitig helfen könnten. Mit der richtigen Tracking-Software für Digitalagenturen kann die Personalabteilung ebenso einfach Besprechungen mit Teamleitern vereinbaren, wie Freiberufler ihre Arbeitszeiten erfassen können. Informationen sind leicht verfügbar, sodass jeder mehr leisten und seine Arbeit besser machen kann.

Gewinne maximieren

Bessere Aufgabenausführung bedeutet bessere Ergebnisse. Kombinieren Sie dies mit Ihrer bereits gesteigerten Produktivität, und Sie haben eine Formel zur Gewinnsteigerung. Wenn Sie stets pünktlich hervorragende Arbeit liefern, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie Folgeaufträge erhalten. Sie erhalten außerdem Earned Media in Form von positiven Erfahrungsberichten, Bewertungen und Kundenkommentaren, die Sie in Ihren Marketingmaterialien verwenden können.

Die Erwartungen der Kunden erfüllen und übertreffen

Um kontinuierliche Gewinne zu erzielen, müssen Agenturen sinnvolle Beziehungen zu ihren Kunden aufbauen. Die Grundlage dafür ist Vertrauen. John Assalian von der Kreativagentur Viewstream sagt: „Agenturen müssen sich das Vertrauen ihrer Kunden durch sorgfältige Erläuterungen des Prozesses verdienen. Kunden müssen darauf vertrauen können, dass die Agentur auf ihrer Seite steht. Eine der besten Möglichkeiten, dieses gegenseitige Vertrauen zu erreichen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Erwartungen und Fristen erfüllen und sogar noch darüber hinausgehen, wo dies möglich ist.

Ihre Zeiterfassungssoftware für digitale Agenturen kann hier ein wichtiger Baustein sein. Effektive Tools geben Ihnen die Möglichkeit, Kunden zu ihren Bedingungen zu treffen, ihnen die Möglichkeit zu geben, Termine nach ihrem Zeitplan zu buchen, und Fortschritte sofort mitzuteilen.

Beseitigen Sie Barrieren zwischen Mitarbeitern vor Ort und Remote-Mitarbeitern.

Auch für Kollegen ist es wichtig, den Anschluss nicht zu verlieren. Mehr als ein Viertel der Amerikaner arbeitet mittlerweile zumindest zeitweise im Homeoffice. Für Agenturen bedeutet dies, Wege zu finden, um oft sehr unterschiedliche Teams zusammenzubringen. Effektive Zeiterfassungslösungen helfen Managern dabei, genau zu wissen, was jedes Teammitglied gerade macht.

Es gibt keine Unsicherheit oder Befürchtung, dass Remote-Mitarbeiter nicht so viel leisten wie andere Teammitglieder, da alles klar protokolliert wird. Wenn Remote-Teams 18 Stunden am Tag arbeiten, um eine Frist einzuhalten, bietet Zeitmanagement-Software Führungskräften die Tools, die sie benötigen, um dieses Problem anzugehen.

Umgekehrt können Remote-Mitarbeiter sehen, was ihre Kollegen vor Ort tun und wann. Dadurch können sie sich zu geeigneten Zeitpunkten melden und Besprechungen zu Terminen vereinbaren, die allen passen. Für alle Mitarbeiter trägt die Möglichkeit, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen, zu einer gesunden Work-Life-Balance bei.

Verantwortlichkeit erreichen

Wenn jeder weiß, was alle anderen tun, verschwindet die „Kultur der Schuldzuweisung“ und der Fokus verlagert sich auf Verantwortlichkeit. Keine Agentur ist immer zu 100 % erfolgreich. Wenn etwas schief geht, ist es wichtig zu wissen, wer verantwortlich ist, wer mit dem Kunden sprechen muss und wer das Problem beheben kann.

Verantwortlichkeit ist jedoch auch wichtig, wenn alles gut läuft. Die Möglichkeit, die Details eines Projekts und die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten einzusehen, hilft allen Teammitgliedern, sich besser auf ihre eigenen Aufgaben zu konzentrieren. Sie lernen, ihren Kollegen zu vertrauen, wenn sie sehen, dass andere Aufgaben auf dem Zeitplan abgehakt und erledigt werden. Zeiterfassungssoftware hilft Einzelpersonen und Teams dabei, sich auf ihre eigenen Prioritäten zu konzentrieren und genau zu wissen, an wen sie sich wenden müssen, um Daten zu anderen Projektaspekten zu erhalten.

Funktionen, über die jede Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen verfügen sollte

Nachdem Sie nun wissen, warum Sie eine Zeiterfassungssoftware benötigen, wie gehen Sie bei der Auswahl eines Anbieters vor? Sie haben bereits einige der wichtigsten Funktionen wie Terminplanung und Aufgabenverwaltung kennengelernt. Hier sind einige weitere Vorteile der besten Zeiterfassungslösungen und warum Sie sie benötigen.

Stundenzettel und Berichte

Alle Zeiterfassungstools sollten in der Lage sein, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu protokollieren und diese in Stundenzettel umzuwandeln. Auf diese Weise können Sie die abrechnungsfähigen Stunden Ihrer Teams einsehen, die Sie für Ihre eigenen Unterlagen verwenden, aber auch zum Verständnis der Rechnungen für Kunden nutzen können. Sie können ganz einfach detaillierte Rechnungen erstellen und für Transparenz sorgen, wodurch Sie Ihren Ruf als vertrauenswürdiger Partner festigen können.

Mit Zeiterfassungsbögen können Sie auch Berichte darüber erstellen, welche Aufgaben am meisten Zeit oder Ressourcen in Anspruch nehmen. Anhand dieser Informationen können Sie Qualifikationslücken in Ihren Teams bewerten, in neue Apps oder Tools investieren oder sogar Ihr Dienstleistungsangebot anpassen. Ihre Zeitmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen möglicherweise auch, Stundenzettel und Berichte an bestimmte Projekte oder sogar Kundenprofile anzuhängen.

Ein Kundenportal

Zeitmanagement-Software sollte sowohl Ihren Kunden als auch Ihren Mitarbeitern zugute kommen. Die Möglichkeit, laufende Projekte, die daran beteiligten Mitarbeiter und noch ausstehende Aufgaben einzusehen, trägt dazu bei, Kunden zu beruhigen und Rückfragen zu vermeiden. Ein Kundenportal – ein Online-Login, über das Kunden schnell einen Teil dieser Daten einsehen können – beantwortet die meisten Fragen, die Kunden zu einem Projekt haben könnten. Oben sehen Sie einen Ausschnitt aus den Informationen, die Sie Ihren Kunden mit der Agentursoftware von Bonsai zur Verfügung stellen können.

Rund 88 % der amerikanischen Verbraucher erwarten von Unternehmen, dass sie ein Kundenportal anbieten. Wenn Sie dies nicht tun, könnte sich dies negativ auf die Wahrnehmung Ihrer Agentur auswirken. Überprüfen Sie, ob Ihre Unternehmenssoftwarelösungen Ihnen ermöglichen, diese Erwartungen zu erfüllen.

Eine einfache Benutzeroberfläche

Um es den Kunden einfach zu machen, muss sichergestellt werden, dass sie die ihnen vorliegenden Informationen verstehen können. Das Gleiche gilt für Ihre Teammitglieder. Wenn Business-Tools unübersichtlich, verwirrend oder schwer zu bedienen sind, werden Ihre Teams sie wahrscheinlich nicht richtig nutzen. Ihre Digitalagentur verliert die Vorteile einer Software, in die Sie möglicherweise einen erheblichen Teil Ihres Budgets investiert haben.

Suchen Sie nach Tools mit übersichtlichen, minimalistischen Benutzeroberflächen. Menüs sollten logisch aufgebaut sein und nicht 20 Klicks erfordern, um eine einzelne Aufgabe zuzuweisen oder abzuhaken. Sie können frühere Nutzerbewertungen oder Erfahrungsberichte lesen, um sich ein Bild davon zu machen, wie benutzerfreundlich ein System ist.

Automatische Rechnungsstellung

Ein weiterer Aspekt der Vereinfachung ist der Automatisierungsgrad Ihrer Software. Eine Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen, die Arbeitszeitnachweise sofort in Rechnungen umwandeln kann, spart möglicherweise Stunden an Verwaltungszeit. Wenn Ihre Zeitmanagement-Plattform diese Rechnungen auch automatisch an die richtigen Personen senden kann, umso besser.

Bonsai bietet all diese Funktionen und zusätzlich einen praktischen Katalog mit Rechnungsvorlagen. Finden Sie die Vorlage, die Ihren Anforderungen entspricht, von vollständig leeren und anpassbaren Optionen bis hin zu vorgefertigten, intelligenten Formularen, in die Sie nur noch wenige Angaben eintragen müssen. Diese Vorlagen sind völlig kostenlos und in verschiedenen Formaten erhältlich, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Sie können Rechnungen für ganze Projekte oder einzelne Aufgaben erstellen, je nach Vereinbarung mit Ihren Kunden.

Kundensupport

Wenn Sie eine Zeitmanagement-Lösung gefunden haben, die alle oben genannten Funktionen bietet, ist das großartig. Sie sind vielleicht bereit, einen Kauf zu tätigen oder zumindest eine kostenlose Testversion zu starten. Sie sollten jedoch auch prüfen, was der Anbieter in Bezug auf Service und Support zu bieten hat.

Sie investieren in ein Produkt, das zu einem zentralen Bestandteil der Technologieplattform Ihrer Agentur werden wird. Sie möchten also sicher sein, dass Sie Hilfe bekommen, wenn Sie auf Hindernisse stoßen. Wenn Sie Stunden damit verbringen, Hilfe für einen problematischen Aspekt Ihrer Zeiterfassungssoftware zu erhalten, wird diese praktisch unbrauchbar. Finden Sie heraus, ob es eine Hotline, ein Hilfezentrum oder ein Community-Forum gibt, wo Sie schnell Antworten erhalten können. Auch hier sind Online-Bewertungen eine hervorragende Informationsquelle für diesen Aspekt der Auswahl einer Agentur-Software. Bonsai wurde kürzlich von G2 und Capterra ausgezeichnet, zwei renommierten Bewertungsportalen, die für Vergleiche von Unternehmenssoftware geschätzt werden.

Wählen Sie eine All-in-One-Agentur-Softwarelösung

Sie haben nun alle Informationen, die Sie benötigen, um die richtige Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen auszuwählen. Denken Sie daran, Ihr Budget zu überprüfen und den Verkäufer nach den Preisen zu fragen. Idealerweise wählen Sie einen Anbieter, der eine kostenlose Testversion anbietet, damit Sie vor der Investition genau sehen können, wie Sie von dem Service profitieren werden.

Um Ihr Budget noch weiter zu strecken, könnten Sie sich für eine All-in-One-Agentur-Geschäftslösung entscheiden. Bonsai bietet alle besprochenen Funktionen einer hervorragenden Zeiterfassungssoftware. Darüber hinaus ist Bonsai eine Plattform, die Finanzinstrumente für Agenturen bereitstellt, darunter Buchhaltung, Zahlungsunterstützung sowie Steuererfassung und -berichterstattung. Es ist einfach, 1099-Ausgaben zu verfolgen und Abschreibungen zu identifizieren.

Bonsai bietet Agenturen außerdem Zugang zu CRM-Software (Customer Relationship Management), die alle Aspekte des Projekts an einem einzigen Ort zusammenführt. Erstellen Sie aussagekräftige Kundenprofile und fügen Sie Projektzeitpläne zu Branding, Kundenstimmen, Kontaktdaten und vielem mehr hinzu. Aktivieren Sie die aktive Zusammenarbeit, indem Sie alle Assets, Ressourcen, Dokumente, Zahlungen und Zeiterfassungen an einem einzigen Ort hosten. Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen verschiedenen Systemen – alles ist sofort über eine spezielle Plattform zugänglich.

Es ist wichtiger denn je, Ihren Kunden das Leben zu vereinfachen. Statistiken deuten darauf hin, dass Amerikaner bereit sind, 5 % mehr für Anbieter zu bezahlen, die ihnen ein ausgezeichnetes Erlebnis bieten. Umgekehrt heißt es in demselben Bericht, dass 60 % sich für einen Wettbewerber entscheiden werden, wenn ihre Erwartungen nicht erfüllt werden. Ihre Zeiterfassungssoftware sollte Sie dabei unterstützen, Kundenanforderungen zu erfüllen, termingerecht zu liefern und verbesserte Produkte und Dienstleistungen zu produzieren. Darüber hinaus sollte es Ihnen helfen, produktiver zu werden und Zeit zu gewinnen, um sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens, die Erweiterung Ihres Kundenstamms und den Aufbau einer dauerhaften Markenbekanntheit zu konzentrieren.

Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie Sie dies mit einer Software für Unternehmensagenturen erreichen können, wenden Sie sich an Bonsai oder richten Sie hier ein kostenloses Konto ein.