Como escolher o software certo de controle de tempo para agências digitais

Independentemente do setor em que você trabalha, sua agência precisa gerenciar vários fluxos de tarefas, dados e comunicações. Gerenciar tudo isso manualmente é praticamente impossível, mesmo com uma equipe de administradores dedicados. Além disso, o ideal é que seus melhores funcionários trabalhem com os clientes e desenvolvam seus negócios — e não fiquem presos lidando com planilhas e papelada. É aí que entra o software de controle de tempo da agência digital.

As soluções de controle de tempo e agendamento ajudam as agências a retomar o controle de suas rotinas diárias. Essas ferramentas simplificam os processos e mantêm todos conectados. No entanto, você precisa saber que está investindo no software certo para sua empresa. À medida que uma agência cresce, um dos maiores desafios que ela pode enfrentar é ampliar as ferramentas necessárias para gerenciar uma base de clientes em expansão. Para enfrentar esse desafio, você deve investir imediatamente em um software que se adapte ao seu crescimento e atenda às suas necessidades crescentes.

Este artigo aborda tudo o que você precisa saber sobre o software de controle de tempo para agências digitais e como ele pode melhorar as operações da sua empresa.

A importância do controle de tempo para agências digitais

Todas as agências precisam de estrutura e rotina para realizar seu melhor trabalho. Sem um cronograma claro, reuniões regulares e a capacidade de colaborar de forma eficaz, os projetos inevitavelmente fracassarão. Por outro lado, quando seus objetivos têm prazos claros e todos sabem qual é o melhor momento para entrar em contato com os membros de sua equipe, as agências prosperam.

Para as agências digitais, a gestão do tempo é particularmente importante. As agências digitais gerenciam os diversos canais associados ao marketing, à publicidade e à criação de marcas modernos. Eles precisam entender qual é o melhor momento para publicar blogs, conteúdo nas redes sociais, vídeos e ofertas na web. Os profissionais de marketing digital também precisam considerar os fusos horários ao redor do mundo se atendem clientes internacionais ou aqueles que desejam expandir seu alcance.

Com esses fatores em mente, uma agência digital pode receber milhares de alertas todos os dias para lembrá-la de realizar tarefas. Algumas plataformas de software podem ajudar automatizando publicações e e-mails. No entanto, sem soluções de controle de tempo, é impossível obter uma visão geral holística e detalhada do que está acontecendo em toda a sua organização. O software certo deve permitir que você atribua tarefas às pessoas certas e acompanhe seu andamento até a conclusão. O Bonsai, por exemplo, mostra listas claras de “tarefas a realizar” e sua relação com o cronograma do projeto.

Já se foram os dias dos cartões perfurados manuais ou das planilhas de controle de ponto meticulosamente mantidas. As soluções atuais de controle de tempo combinam agendamento, gerenciamento de tarefas e comunicação para oferecer soluções completas para agências digitais em crescimento.

O que é um software de controle de tempo para agências digitais?

Encontrar o software certo de controle de tempo para agências digitais significa entender o que você deve esperar dele. Ao contrário do sistema antiquado de cartões perfurados mencionado anteriormente, as ferramentas de controle de tempo fazem mais do que simplesmente informar quando os membros da sua equipe estão atrasados. Soluções eficazes rastreiam exatamente quanto tempo os membros da equipe estão dedicando a um projeto e a cada aspecto desse projeto. Você pode dividir tudo em seus componentes e gerenciar cada um deles adequadamente.

Com esses dados, você pode avaliar se o projeto foi lucrativo ou não. A partir daqui, é fácil tomar decisões como se você deseja trabalhar com um determinado cliente novamente ou se deve aumentar seus preços.

Por exemplo, sua agência de criação pode passar um mês trabalhando em um novo pacote de branding para um cliente. Seu software de controle de tempo pode detalhar isso e mostrar quem esteve envolvido no projeto, permitindo que você aloque custos e despesas de acordo com isso. Se você decidir que certos aspectos do pacote de branding demoraram muito e custaram muito em relação ao que você recebeu, você pode ajustar seus preços ou os serviços que oferece.

As melhores soluções de controle de tempo permitirão que você entenda o que os membros da sua equipe estão fazendo e quando criar uma visão geral do cronograma do projeto. Você também deve poder detalhar tarefas individuais para obter dados mais granulares.

Além de avaliar a rentabilidade, o software de controle de tempo ajuda você a entender a produtividade da sua agência. Os gerentes podem ver rapidamente quantos projetos foram concluídos ou quantos clientes sua agência atendeu durante um determinado período. Use esses dados para gerar relatórios, compreender o crescimento dos negócios e impressionar partes interessadas, como potenciais investidores.

Benefícios de um software eficaz de controle de tempo para agências digitais

Acabamos de abordar algumas das principais razões pelas quais as agências digitais precisam de soluções significativas de gerenciamento de tempo. Mas quais são os benefícios reais em termos de crescimento dos negócios? Muitas empresas utilizam cerca de 130 aplicativos e ferramentas baseadas em software para suas operações diárias. Sem benefícios claros em termos de custos, é difícil justificar a aquisição de mais uma ferramenta para a sua equipe financeira. No entanto, aqui estão apenas algumas coisas que o software de controle de tempo para agências digitais pode fazer pela sua agência.

Aumente a produtividade

Monitorar as ações dos membros da sua equipe ajuda a melhorar a produtividade em toda a sua organização. Isso não significa que você pode penalizá-los quando se atrasam ou demoram muito em uma tarefa. É porque você pode reconhecer rapidamente quais tarefas estão representando desafios para sua equipe e implementar soluções. Você pode perceber quando um funcionário está com dificuldades e perguntar como pode ajudá-lo. Isso pode levar você a ajustar o tamanho das equipes, criar um programa de mentoria ou até mesmo transferir pessoas dentro da estrutura da agência.

Melhorar a colaboração

Compreender os desafios das suas equipes é um dos aspectos do software de controle de tempo que melhora a colaboração. Quando os funcionários podem ver quanto tempo as coisas levam e sabem que podem pedir ajuda aos colegas, isso abre espaço para o diálogo. No entanto, essa não é a única maneira pela qual essas ferramentas fazem com que as pessoas trabalhem juntas de forma mais eficaz.

As ferramentas de controle de tempo também podem incluir softwares de agendamento, como a ferramenta de agendamento da Bonsai, mostrada acima. Algumas variantes permitem que os usuários vejam onde seus colegas estão e podem até mesmo mostrar aos clientes quando eles podem agendar reuniões. Quando todos podem ver os horários disponíveis nas agendas e marcar suas reuniões e encontros sem esforço, as conversas acontecem mais rapidamente e têm mais impacto.

Elimine os silos de dados

Quando todos trabalham juntos de forma eficaz, torna-se mais fácil obter os dados necessários em qualquer lugar da sua agência. As equipes de vendas e marketing trabalham juntas, em vez de acumular informações que poderiam ajudar umas às outras. Com o software de acompanhamento da agência digital adequado, o RH pode marcar reuniões com os gerentes de equipe com a mesma facilidade com que os freelancers registram suas horas de trabalho. As informações estão prontamente disponíveis, capacitando todos a fazer mais e melhor.

Maximize os lucros

Realizar tarefas de forma mais eficaz significa obter melhores resultados. Combine isso com sua produtividade já aumentada e você terá uma fórmula para aumentar os lucros. Quando você entrega consistentemente um trabalho excelente dentro do prazo, é mais provável que receba novos pedidos. Você também ganha mídia espontânea na forma de depoimentos positivos, avaliações e comentários de clientes que podem ser utilizados em seus materiais de marketing.

Atender e superar as expectativas dos clientes

Para obter lucros contínuos, as agências devem construir relações significativas com os clientes. A base disso é a confiança. John Assalian, da agência criativa Viewstream, afirma: “As agências precisam conquistar a confiança dos clientes com explicações cuidadosas sobre o processo. Os clientes precisam confiar que a agência está do lado deles.” Uma das melhores maneiras de alcançar essa confiança mútua é garantir que você atenda às expectativas e aos prazos, e até mesmo vá além disso, sempre que possível.

O software de controle de tempo da sua agência digital pode ser um elemento fundamental nesse sentido. Ferramentas eficazes permitem que você atenda aos clientes nos termos deles, deixe que eles agendem reuniões de acordo com a agenda deles e compartilhe o progresso instantaneamente.

Elimine as barreiras entre o pessoal no local e o pessoal remoto

Manter-se atualizado também é importante para os colegas. Mais de um quarto dos americanos agora trabalha remotamente pelo menos parte do tempo. Para as agências, isso significa encontrar maneiras de reunir equipes muitas vezes bastante díspares. Soluções eficazes de controle de tempo ajudam os gerentes a acompanhar de perto o que cada membro da equipe está fazendo.

Não há incerteza ou receio de que os trabalhadores remotos não estejam a trabalhar tanto quanto os outros membros da equipa, porque tudo fica claramente registado. Se equipes remotas estão trabalhando 18 horas por dia para cumprir um prazo, o software de gerenciamento de tempo oferece aos líderes as ferramentas necessárias para lidar com essa situação.

Por outro lado, os trabalhadores remotos podem ver o que seus colegas no local estão fazendo e quando. Isso permite que eles verifiquem em momentos apropriados e marquem reuniões em horários que sejam convenientes para todos. Para todos os funcionários, a capacidade de monitorar as horas trabalhadas ajuda a alcançar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Alcance a responsabilidade

Quando todos sabem o que os outros estão fazendo, isso elimina a “cultura da culpa” e muda o foco para a responsabilidade. Nenhuma agência é 100% bem-sucedida o tempo todo. Quando as coisas dão errado, é importante saber quem está no comando, quem precisa falar com o cliente e quem pode resolver o problema.

No entanto, a responsabilidade também é importante quando as coisas estão indo bem. A capacidade de ver os detalhes de um projeto e as responsabilidades de cada um ajuda todos os membros da equipe a se concentrarem mais profundamente em suas próprias tarefas. Eles aprendem a confiar em seus colegas à medida que veem outras tarefas na linha do tempo serem verificadas e concluídas. O software de controle de tempo ajuda indivíduos e equipes a se concentrarem em suas próprias prioridades e saberem exatamente com quem entrar em contato para obter dados sobre outros aspectos do projeto.

Recursos que todo software de controle de tempo para agências digitais deve ter

Agora que você sabe por que precisa de um software de controle de tempo, como escolher um fornecedor? Você já viu alguns dos principais recursos, como agendamento e gerenciamento de tarefas. Aqui estão mais algumas vantagens oferecidas pelas melhores soluções de controle de tempo e por que você precisa delas.

Folhas de ponto e relatórios

Todas as ferramentas de controle de tempo devem ter a capacidade de registrar o tempo gasto nas tarefas e transformá-las em planilhas de horas trabalhadas. Isso permite que você veja as horas faturáveis de suas equipes, que podem ser usadas para seus próprios registros, mas também para ajudar a entender as faturas dos clientes. Você pode criar faturas detalhadas com facilidade e oferecer transparência, ajudando a consolidar sua reputação como um parceiro confiável.

As planilhas de horas trabalhadas também permitem criar relatórios sobre quais tarefas levam mais tempo ou utilizam mais recursos. Você pode usar essas informações para avaliar lacunas de habilidades em suas equipes, investir em novos aplicativos ou ferramentas ou até mesmo ajustar os serviços que oferece. Suas ferramentas de gerenciamento de tempo também podem permitir que você anexe planilhas de horas e relatórios a projetos específicos ou até mesmo perfis de clientes.

Um portal do cliente

O software de gerenciamento de tempo deve beneficiar tanto seus clientes quanto seus funcionários. A capacidade de ver os projetos em andamento, quem está trabalhando neles e as tarefas restantes ajuda a tranquilizar os clientes e evitar dúvidas. Um portal do cliente — um login online que permite aos clientes visualizar rapidamente alguns desses dados — responde à maioria das perguntas que os clientes podem ter sobre um projeto. Acima, você pode ver um resumo das informações que poderia fornecer aos seus clientes usando o software para agências da Bonsai.

Cerca de 88% dos consumidores americanos esperam que as empresas ofereçam um portal para clientes, portanto, não oferecer isso pode afetar a percepção que têm da sua agência. Verifique se as soluções de software empresarial da sua empresa permitem que você atenda a essa expectativa.

Uma interface simples

Simplificar as coisas para os clientes inclui garantir que eles possam entender as informações que têm diante de si. O mesmo se aplica aos membros da sua equipe. Se as ferramentas de negócios forem confusas, complicadas ou difíceis de navegar, é provável que suas equipes não as utilizem adequadamente. Sua agência digital perde os benefícios do software no qual você potencialmente investiu uma parte significativa do seu orçamento.

Procure ferramentas com interfaces limpas e minimalistas. Os menus devem ser lógicos e não exigir 20 cliques para atribuir ou marcar uma única tarefa. Você pode ler avaliações ou depoimentos de usuários anteriores para entender o quão fácil de usar é um sistema.

Faturamento automático

Outro aspecto que simplifica as coisas é o nível de automação que o seu software oferece. Um software de controle de tempo para agências digitais que pode transformar planilhas de horas trabalhadas em faturas instantaneamente pode economizar horas de trabalho administrativo. Se a sua plataforma de gerenciamento de tempo também puder enviar essas faturas automaticamente para as pessoas certas, melhor ainda.

O Bonsai oferece todos esses recursos, além de um prático catálogo de modelos de faturas. Encontre o modelo que atende às suas necessidades, desde opções totalmente em branco e personalizáveis até formulários inteligentes pré-gerados que precisam apenas de alguns detalhes. Esses modelos estão disponíveis gratuitamente e em vários formatos para atender a diferentes necessidades. Você pode criar faturas para projetos inteiros ou tarefas individuais, conforme acordado com seus clientes.

Suporte ao cliente

Se você encontrou uma solução de gerenciamento de tempo que oferece todos os recursos acima, ótimo. Você pode estar pronto para fazer uma compra ou, pelo menos, iniciar um teste gratuito. No entanto, você também deve verificar o que o fornecedor oferece em termos de serviço e suporte.

Você está investindo em um produto que se tornará um aspecto fundamental da infraestrutura tecnológica da sua agência. Então, você quer ter certeza de que poderá obter ajuda caso encontre algum obstáculo. Passar horas buscando ajuda para resolver um problema com seu software de controle de tempo torna-o praticamente inútil. Descubra se existe uma linha de apoio, centro de ajuda ou fórum da comunidade onde você possa obter respostas rapidamente. Mais uma vez, as avaliações online são uma excelente fonte de informação sobre este aspecto da escolha de um software para agências. A Bonsai possui atualmente prêmios no G2 e no Capterra, dois sites de avaliações respeitados e confiáveis para comparações de software empresarial.

Escolha uma solução de software tudo-em-um para agências

Agora você tem todas as informações necessárias para escolher o software de controle de tempo da agência digital certo para o seu negócio. Lembre-se de verificar seu orçamento e perguntar ao fornecedor sobre os preços. Idealmente, escolha um provedor que ofereça um teste gratuito para que você possa ver exatamente como o serviço irá beneficiá-lo antes de investir.

Para esticar ainda mais seu orçamento, você pode optar por uma solução empresarial completa para agências. O Bonsai oferece todos os recursos discutidos de um excelente software de controle de tempo. Além disso, a Bonsai é uma plataforma que fornece ferramentas financeiras para agências, incluindo contabilidade, assistência em pagamentos e registro e declaração de impostos. É fácil controlar as despesas 1099 e identificar as deduções.

O Bonsai também oferece às agências acesso a um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) que reúne todos os aspectos do projeto em um único lugar. Crie perfis de clientes significativos e anexe cronogramas de projetos à marca, dados de voz do cliente, detalhes de contato e muito mais. Permita a colaboração ativa hospedando todos os ativos, recursos, documentos, pagamentos e controle de tempo em um único destino. Não é mais necessário alternar entre sistemas — tudo fica instantaneamente acessível a partir de uma plataforma dedicada.

Simplificar as coisas para seus clientes é mais importante do que nunca. As estatísticas sugerem que os americanos pagarão 5% a mais por fornecedores que lhes proporcionem experiências excelentes. Por outro lado, o mesmo relatório afirma que 60% decidirão mudar para um concorrente se suas expectativas não forem atendidas. Seu software de controle de tempo deve ajudá-lo a atender às demandas dos clientes, cumprir prazos e produzir produtos e serviços aprimorados. Além disso, deve ajudá-lo a se tornar mais produtivo e liberar tempo para se concentrar no crescimento dos negócios, na expansão da base de clientes e na construção de um reconhecimento de marca duradouro.

Se desejar obter mais informações sobre como o software de agência comercial permite que você alcance isso, entre em contato com a Bonsai ou crie uma conta gratuita aqui.