Cómo elegir el software adecuado para el control del tiempo de una agencia digital

Independientemente del sector en el que trabajes, tu agencia tiene que gestionar múltiples flujos de tareas, datos y comunicaciones. Gestionar todo esto manualmente es prácticamente imposible, incluso con un equipo de administradores dedicados. Además, lo ideal es que tus mejores empleados trabajen con los clientes y hagan crecer tu negocio, en lugar de estar atrapados manejando hojas de cálculo y papeleo. Ahí es donde entra en juego el software de seguimiento del tiempo de las agencias digitales.

Las soluciones de seguimiento del tiempo y programación ayudan a las agencias a recuperar el control de sus rutinas diarias. Estas herramientas agilizan los procesos y mantienen a todos conectados. Sin embargo, debes saber que estás invirtiendo en el software adecuado para tu empresa. A medida que una agencia crece, uno de los mayores retos a los que se puede enfrentar es ampliar las herramientas que necesita para gestionar una base de clientes en expansión. Para hacer frente a este reto, es necesario invertir inmediatamente en un software que se adapte a sus necesidades y le permita crecer.

Este artículo cubre todo lo que necesitas saber sobre el software de seguimiento del tiempo para agencias digitales y cómo puede mejorar las operaciones de tu empresa.

La importancia del seguimiento del tiempo para las agencias digitales

Todas las agencias necesitan estructura y rutina para realizar su trabajo de la mejor manera posible. Sin un calendario claro para el proyecto, reuniones periódicas y la capacidad de colaborar eficazmente, los proyectos fracasarán inevitablemente. Por el contrario, cuando tus objetivos tienen plazos claros y todos saben cuál es el mejor momento para ponerse en contacto con los miembros de su equipo, las agencias prosperan.

Para las agencias digitales, la gestión del tiempo es especialmente importante. Las agencias digitales gestionan los numerosos canales asociados al marketing, la publicidad y la creación de marcas modernos. Necesitan saber cuál es el mejor momento para publicar blogs, contenido en redes sociales, vídeos y ofertas en Internet. Los especialistas en marketing digital también deben tener en cuenta las zonas horarias de todo el mundo si prestan servicio a clientes internacionales o a aquellos que desean ampliar su alcance.

Teniendo en cuenta estos factores, una agencia digital puede recibir miles de alertas cada día para recordarles que deben realizar determinadas tareas. Algunas plataformas de software pueden ayudar automatizando las publicaciones y los correos electrónicos. Sin embargo, sin soluciones de seguimiento del tiempo, es imposible obtener una visión general holística y detallada de lo que está sucediendo en toda su organización. El software adecuado debe permitirle asignar tareas a las personas adecuadas y realizar un seguimiento hasta su finalización. Bonsai, por ejemplo, muestra listas claras de «tareas pendientes» y su relación con el calendario del proyecto.

Atrás quedaron los días de las tarjetas perforadas manuales o las hojas de cálculo de control horario que requerían un mantenimiento minucioso. Las soluciones actuales de seguimiento del tiempo combinan la programación, la gestión de tareas y la comunicación para ofrecer soluciones integrales a las agencias digitales en crecimiento.

¿Qué es el software de seguimiento del tiempo de las agencias digitales?

Encontrar el software adecuado para el seguimiento del tiempo de trabajo de una agencia digital significa comprender qué se debe esperar de él. A diferencia del antiguo sistema de tarjetas perforadas mencionado anteriormente, las herramientas de seguimiento del tiempo hacen mucho más que simplemente indicarte cuándo llegan tarde los miembros de tu equipo. Las soluciones eficaces registran con exactitud cuánto tiempo dedican los miembros del equipo a un proyecto y a cada aspecto del mismo. Puedes desglosar todo en sus componentes y gestionar cada uno de ellos según corresponda.

Con estos datos, puedes evaluar si el proyecto ha sido rentable o no. Desde aquí, es fácil tomar decisiones como si quieres volver a trabajar con un cliente concreto o si debes aumentar tus precios.

Por ejemplo, tu agencia creativa podría dedicar un mes a trabajar en un nuevo paquete de branding para un cliente. Tu software de seguimiento del tiempo puede desglosar esa información y mostrar quién participó en el proyecto, lo que te permitirá asignar los costes y gastos correspondientes. Si decides que ciertos aspectos del paquete de branding te han llevado demasiado tiempo y te han costado demasiado en comparación con lo que has cobrado, puedes ajustar tus precios o los servicios que ofreces.

Las mejores soluciones de seguimiento del tiempo te permitirán comprender qué están haciendo los miembros de tu equipo y cuándo crear una visión general del calendario del proyecto. También debería poder profundizar en tareas individuales para obtener datos más detallados.

Además de evaluar la rentabilidad, el software de seguimiento del tiempo te ayuda a comprender la productividad de tu agencia. Los gerentes pueden ver rápidamente cuántos proyectos se completaron o a cuántos clientes prestó servicios su agencia durante un período determinado. Utiliza estos datos para generar informes, comprender el crecimiento del negocio e impresionar a las partes interesadas, como los posibles inversores.

Ventajas de un software eficaz para el control del tiempo en agencias digitales

Acabamos de mencionar algunas de las razones clave por las que las agencias digitales necesitan soluciones significativas para la gestión del tiempo. Pero, ¿cuáles son los beneficios reales en términos de crecimiento empresarial? Muchas empresas utilizan alrededor de 130 aplicaciones y herramientas basadas en software para sus operaciones diarias. Sin unos beneficios económicos claros, es difícil justificar la compra de otra herramienta más para su equipo financiero. Sin embargo, aquí hay algunas cosas que el software de seguimiento del tiempo de las agencias digitales puede hacer por tu agencia.

Aumentar la productividad

Supervisar las acciones de los miembros de tu equipo ayuda a mejorar la productividad en toda tu organización. Esto no es porque puedas penalizarlos cuando llegan tarde o tardan demasiado en realizar una tarea. Porque así puedes reconocer rápidamente qué tareas suponen un reto para tu equipo y poner en marcha soluciones. Puedes detectar cuándo un empleado tiene dificultades y preguntarle cómo puedes ayudarle. Esto puede llevarte a ajustar el tamaño de los equipos, crear un programa de tutoría o incluso trasladar a personas dentro de la estructura de la agencia.

Mejorar la colaboración

Comprender los retos a los que se enfrentan tus equipos es uno de los aspectos del software de seguimiento del tiempo que mejora la colaboración. Cuando los empleados pueden ver cuánto tiempo llevan las cosas y saben que pueden pedir ayuda a sus compañeros, se abre el diálogo. Sin embargo, esta no es la única forma en que estas herramientas hacen que las personas trabajen juntas de manera más eficaz.

Las herramientas de seguimiento del tiempo también pueden incluir software de programación, como la herramienta de programación de Bonsai, que se muestra arriba. Algunas variantes de esta función permiten a los usuarios ver dónde se encuentran sus compañeros de trabajo e incluso pueden mostrar a los clientes cuándo pueden reservar reuniones. Cuando todos pueden ver los horarios disponibles y organizar sus reuniones y encuentros sin esfuerzo, las conversaciones se producen más rápidamente y tienen mayor impacto.

Elimine los silos de datos

Cuando todos trabajan juntos de manera eficaz, resulta más fácil obtener los datos que necesitas desde cualquier lugar de tu agencia. Los equipos de ventas y marketing trabajan juntos en lugar de acumular información que podría ser útil para ambos. Con el software de seguimiento adecuado de la agencia digital, RR. HH. puede programar reuniones con los jefes de equipo con la misma facilidad con la que los autónomos pueden registrar sus horas. La información está fácilmente disponible, lo que permite a todos hacer más y hacerlo mejor.

Maximizar las ganancias

Realizar mejor las tareas significa obtener mejores resultados. Combina eso con tu productividad ya aumentada y obtendrás una fórmula para aumentar los beneficios. Cuando entregas constantemente un trabajo excelente y a tiempo, es más probable que consigas clientes habituales. También obtienes publicidad gratuita en forma de testimonios positivos, reseñas y comentarios de clientes que puedes utilizar en tus materiales de marketing.

Cumplir y superar las expectativas de los clientes.

Para obtener beneficios continuos, las agencias deben establecer relaciones significativas con los clientes. La base de esto es la confianza. John Assalian, de la agencia creativa Viewstream, afirma: «Las agencias deben ganarse la confianza de los clientes explicándoles cuidadosamente el proceso». Los clientes deben confiar en que la agencia está de su lado. Una de las mejores formas de lograr esta confianza mutua es asegurarse de cumplir con las expectativas y los plazos, e incluso superar las expectativas siempre que sea posible.

El software de seguimiento del tiempo de su agencia digital puede ser un elemento fundamental en este sentido. Las herramientas eficaces te permiten reunirte con los clientes según sus condiciones, dejar que reserven citas según su agenda y compartir el progreso al instante.

Elimine las barreras entre el personal presencial y el personal remoto.

Ponerse al día también es importante para los compañeros de trabajo. Más de una cuarta parte de los estadounidenses trabajan ahora a distancia al menos parte del tiempo. Para las agencias, esto significa encontrar formas de reunir a equipos que a menudo son muy dispares. Las soluciones eficaces de seguimiento del tiempo ayudan a los gerentes a estar al tanto de lo que hace exactamente cada miembro del equipo.

No hay incertidumbre ni temor de que los trabajadores remotos no estén haciendo tanto como los demás miembros del equipo, ya que todo queda claramente registrado. Si los equipos remotos trabajan 18 horas al día para cumplir con un plazo, el software de gestión del tiempo proporciona a los líderes las herramientas que necesitan para abordar esa situación.

Por el contrario, los trabajadores remotos pueden ver lo que hacen sus compañeros que trabajan en la oficina y cuándo lo hacen. Esto les permite comunicarse en los momentos oportunos y concertar reuniones en horarios que se adapten a todos. Para todo el personal, la capacidad de realizar un seguimiento de las horas trabajadas ayuda a lograr un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Lograr la rendición de cuentas

Cuando todos saben lo que hacen los demás, se elimina la «cultura de la culpa» y se centra la atención en la responsabilidad. Ninguna agencia tiene un éxito del 100 % en todo momento. Cuando las cosas salen mal, es importante saber quién está a cargo, quién debe hablar con el cliente y quién puede solucionar el problema.

Sin embargo, la rendición de cuentas también es importante cuando las cosas van bien. La capacidad de ver los detalles de un proyecto y las responsabilidades de cada uno ayuda a todos los miembros del equipo a centrarse más profundamente en sus propias tareas. Aprenden a confiar en sus compañeros al ver cómo se marcan y completan otras tareas en el calendario. El software de seguimiento del tiempo ayuda a las personas y a los equipos a centrarse en sus propias prioridades y saber exactamente a quién contactar para obtener datos sobre otros aspectos del proyecto.

Características que toda solución de software de seguimiento del tiempo para agencias digitales debería tener.

Ahora que ya sabe por qué necesita un software de seguimiento del tiempo, ¿cómo puede elegir un proveedor? Ya has visto algunas de las funciones principales, como la programación y la gestión de tareas. A continuación, te presentamos algunas ventajas más que ofrecen las mejores soluciones de seguimiento del tiempo y por qué las necesitas.

Hojas de horas trabajadas e informes

Todas las herramientas de seguimiento del tiempo deben tener la capacidad de registrar el tiempo dedicado a las tareas y convertirlo en hojas de horas. Esto le permite ver las horas facturables de sus equipos, lo que puede utilizar para sus propios registros, pero también para ayudar a comprender las facturas de los clientes. Puede crear facturas detalladas con facilidad y ofrecer transparencia, lo que le ayudará a consolidar su reputación como socio de confianza.

Las hojas de horas también te permiten crear informes sobre las tareas que más tiempo llevan o que consumen más recursos. Puede utilizar esta información para evaluar las carencias de habilidades en sus equipos, invertir en nuevas aplicaciones o herramientas, o incluso ajustar los servicios que ofrece. Sus herramientas de gestión del tiempo también pueden permitirle adjuntar hojas de horas y informes a proyectos específicos o incluso a perfiles de clientes.

Un portal para clientes

El software de gestión del tiempo debería beneficiar tanto a sus clientes como a sus empleados. La capacidad de ver los proyectos en curso, quién está trabajando en ellos y las tareas pendientes ayuda a tranquilizar a los clientes y a evitar consultas. Un portal para clientes, un inicio de sesión en línea que permite a los clientes ver rápidamente algunos de estos datos, responde a la mayoría de las preguntas que los clientes pueden tener sobre un proyecto. Arriba puede ver una instantánea de la información que podría proporcionar a sus clientes utilizando el software para agencias de Bonsai.

Alrededor del 88 % de los consumidores estadounidenses esperan que las empresas ofrezcan un portal para clientes, por lo que no hacerlo podría afectar a la percepción que se tiene de su agencia. Comprueba si las soluciones de software empresarial con las que cuentas te permiten cumplir con esta expectativa.

Una interfaz sencilla

Simplificar las cosas para los clientes incluye asegurarse de que puedan entender la información que tienen delante. Lo mismo ocurre con los miembros de tu equipo. Si las herramientas empresariales son desordenadas, confusas o difíciles de manejar, lo más probable es que sus equipos no las utilicen correctamente. Tu agencia digital pierde los beneficios del software en el que posiblemente hayas invertido una parte significativa de tu presupuesto.

Busca herramientas con interfaces limpias y minimalistas. Los menús deben ser lógicos y no requerir 20 clics para asignar o marcar una sola tarea. Puede leer reseñas o testimonios de usuarios anteriores para hacerse una idea de lo fácil de usar que es un sistema.

Facturación automática

Otro aspecto que contribuye a simplificar las cosas es el nivel de automatización que ofrece tu software. El software de seguimiento del tiempo de las agencias digitales, que puede tomar las hojas de horas y transformarlas instantáneamente en facturas, ahorra potencialmente horas de tiempo administrativo. Si tu plataforma de gestión del tiempo también puede enviar estas facturas a las personas adecuadas de forma automática, mejor aún.

Bonsai ofrece todas estas funciones y, además, cuenta con un práctico catálogo de plantillas de facturas. Encuentre la plantilla que se adapte a sus necesidades, desde opciones completamente en blanco y personalizables hasta formularios inteligentes pregenerados que solo necesitan unos pocos datos. Estas plantillas están disponibles de forma totalmente gratuita y en múltiples formatos para adaptarse a diferentes necesidades. Puede crear facturas para proyectos completos o tareas individuales según lo acordado con sus clientes.

Atención al cliente

Si has encontrado una solución de gestión del tiempo que ofrece todas las funciones anteriores, estupendo. Es posible que esté listo para realizar una compra o, al menos, comenzar una prueba gratuita. Sin embargo, también debe comprobar qué ofrece el proveedor en términos de servicio y asistencia.

Estás invirtiendo en un producto que se convertirá en un aspecto fundamental de la tecnología de tu agencia. Por lo tanto, quieres saber que podrás obtener ayuda si te encuentras con algún obstáculo. Pasar horas buscando ayuda para resolver un problema con tu software de seguimiento del tiempo lo hace prácticamente inútil. Averigua si hay una línea de ayuda, un centro de asistencia o un foro comunitario donde puedas obtener respuestas rápidamente. Una vez más, las reseñas en línea son una fuente excelente de información sobre este aspecto de la elección de un software para agencias. Bonsai cuenta actualmente con premios en G2 y Capterra, dos prestigiosos sitios web de reseñas de confianza para comparar software empresarial.

Elija una solución de software integral para agencias.

Ahora ya tienes toda la información que necesitas para elegir el software de seguimiento del tiempo de trabajo adecuado para tu empresa. Recuerda comprobar tu presupuesto y preguntar al vendedor por los precios. Lo ideal es elegir un proveedor que ofrezca una prueba gratuita para que puedas ver exactamente cómo te beneficiará el servicio antes de invertir.

Para estirar más tu presupuesto, puedes optar por una solución empresarial integral de agencia. Bonsai ofrece todas las características mencionadas de un excelente software de seguimiento del tiempo. Además, Bonsai es una plataforma que ofrece herramientas financieras para agencias, incluyendo contabilidad, asistencia en pagos y registro y declaración de impuestos. Es fácil realizar un seguimiento de los gastos 1099 e identificar las deducciones fiscales.

Bonsai también ofrece a las agencias acceso a un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que reúne todos los aspectos del proyecto en un solo lugar. Cree perfiles de clientes significativos y adjunte cronogramas de proyectos a la marca, datos de voz del cliente, detalles de contacto y mucho más. Facilite la colaboración activa alojando todos los activos, recursos, documentos, pagos y registros de tiempo en un único destino. Ya no tendrás que cambiar de un sistema a otro: todo está accesible al instante desde una plataforma dedicada.

Hacer las cosas más sencillas para tus clientes es más importante que nunca. Las estadísticas sugieren que los estadounidenses pagarán un 5 % más por los proveedores que les ofrezcan experiencias excelentes. Por el contrario, el mismo informe afirma que el 60 % decidirá acudir a la competencia si no se cumplen sus expectativas. Tu software de seguimiento del tiempo debería ayudarte a satisfacer las demandas de los clientes, cumplir con los plazos de entrega y ofrecer productos y servicios mejorados. Además, debería ayudarle a ser más productivo y liberar tiempo para centrarse en el crecimiento del negocio, la ampliación de la base de clientes y la creación de un reconocimiento de marca duradero.

Si desea obtener más información sobre cómo el software para agencias comerciales le permite lograrlo, hable con Bonsai o cree una cuenta gratuita aquí.