Wie skaliert man seine Freelancer-Agentur?

Es ist Donnerstagnachmittag. Sie haben einen Mustervertrag mit einem Großkunden unterzeichnet, nachdem Sie eine hervorragende Angebotsvorlage eingereicht haben, und Ihr derzeitiges Team verfügt nicht über die personellen Ressourcen, um mit der Arbeit Schritt zu halten. Das Projekt soll am Montag beginnen, und Sie haben keine Ahnung, wo Sie anfangen sollen. Bevor Sie sich zu viel vornehmen, finden Sie hier einige einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihre Freelancer-Agentur schnell skalieren können.

Definieren Sie Ihre Marke, Ihre Werte und Ihr Projekt

Bevor Sie mit der Auswahl von Auftragnehmern für Ihr Projekt beginnen, sollten Sie bereits eine klare Vorstellung davon haben, wer Sie sind, wofür Sie stehen und was Sie benötigen. Die Suche nach qualifizierten Bauunternehmern erfordert etwas Aufwand. Denken Sie einmal darüber nach: Unabhängige Auftragnehmer sind genau das, was der Name schon sagt – unabhängig. Sie können mit jedem zusammenarbeiten und werden möglicherweise nicht automatisch mit Ihnen zusammenarbeiten wollen, wenn Ihre Freelancer-Agentur nicht gut organisiert und durchdacht erscheint.

Marke vs. Werte

Als Unternehmen haben Sie sich wahrscheinlich bereits Gedanken über Ihre Marke gemacht. Es ist das Bild, das Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit präsentiert. Es ist die Verkörperung dessen, worum es bei Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung geht – und durchdringt jeden Bereich Ihres Unternehmens. Es ist der Standard, den Sie von allen Personen erwarten sollten, die mit Ihrer Freelancer-Agentur in Verbindung stehen, einschließlich Ihrer unabhängigen Auftragnehmer.

Die Definition Ihrer Werte ähnelt der Definition Ihrer Marke, nur dass sie etwas persönlicher sein kann. Ihre Werte in Bezug auf Ihre Freiberufler bestimmen Ihren Stil des Freiberufler-Managements. Legen Sie Wert auf höchste Qualität oder hat Geschwindigkeit oberste Priorität? Definieren Sie diese Werte klar, bevor Sie Hilfe suchen. Hier sind einige Unternehmenswerte von sieben beliebten Unternehmen, die Sie inspirieren sollen.

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit der Beschreibung

Die Definition des eigentlichen Projekts ist der grundlegendste Schritt, um qualifizierte Talente für Ihre Freelancer-Agentur zu finden. Erstellen Sie eine Projektzusammenfassung, in der die Projektziele, Erwartungen und Ergebnisse klar dargelegt sind. Legen Sie einen genauen Termin fest und bereiten Sie ein Budget vor. Diese kleinen Details machen einen großen Unterschied, wenn Freiberufler entscheiden, ob sie mit Ihnen zusammenarbeiten möchten oder nicht.

Einen Pool von Freiberuflern aufbauen

Nachdem Sie nun klar definiert haben, wer Sie sind, was Sie tun und wobei Sie Hilfe benötigen, können Sie mit der Suche nach Ihrem idealen Freiberufler beginnen.

Dieser Teil des Prozesses dauert am längsten, unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden. Die gute Nachricht ist jedoch: Sie können einen oder mehrere Pools erstellen, aus denen Sie über einen bestimmten Zeitraum auswählen können. Sie könnten diesen Prozess also einmal pro Quartal oder sogar einmal pro Jahr durchführen und hätten dann immer eine vorab geprüfte Liste von Freiberuflern zur Auswahl.

Finden Sie Ihren perfekten Freiberufler

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Pool an Freiberuflern für Ihre Freiberufleragentur aufzubauen. Eine Möglichkeit besteht darin, Freelancer-Websites wie Upwork, Freelancer oder Fiverr zu nutzen, um nach Freiberuflern zu suchen. Diese Websites bieten einen praktischen Service für vielbeschäftigte Agenturleiter, da Sie Freiberufler anhand verschiedener Suchparameter suchen, Bewertungen vergleichen und Arbeitsproben ansehen können. Der Nachteil dieser Websites sind jedoch die hohen Gebühren, die vielen Betrugsfälle und die manchmal umständlichen Tools zur Verwaltung von Freiberuflern.

Eine weitere Möglichkeit, Freiberufler zu finden, besteht darin, Freiberufler-Projektanzeigen auf Websites wie Craigslist oder Indeed zu schalten. Diese Websites werden in der Regel von Freelancer-Websites und Personen, die nach freiberuflichen Tätigkeiten suchen, gecrawlt. Wenn Sie diese Methode zur Suche nach neuen Talenten nutzen, sollten Sie unbedingt eine klare Stellenbeschreibung erstellen, in der Sie Arbeitsproben und Referenzen verlangen. Viele Jobbörsen bieten keinen Schutz für Freiberufler oder diejenigen, die sie einstellen.

Ihr Team zusammenstellen

Wenn Sie die Freiberufler ausgewählt haben, die Ihnen gefallen, teilen Sie ihnen mit, dass Sie sie in Ihren persönlichen Talentpool aufnehmen möchten. Das bedeutet nicht, dass Sie sie einstellen müssen. Das bedeutet, sie in die engere Wahl zu nehmen.

Beispielsweise kann es vorkommen, dass einige Freiberufler genau die Fähigkeiten haben, die Sie benötigen, aber nicht in Ihr Budget passen. Erstellen Sie eine Auswahlliste – vielleicht haben Sie in Zukunft einen Kunden, der über das Budget für diese Dienstleistungen verfügt. Teilen Sie diesem Freiberufler jedoch mit, dass Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind, und bitten Sie ihn um seine Erlaubnis, mit ihm in Kontakt zu bleiben.

Es klingt vielleicht albern, aber es gibt einige Gründe für diese Strategie. Indem Sie einem unabhängigen Auftragnehmer mitteilen, dass Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind, werden Sie zu einem potenziellen Kunden. Um Ihr Geschäft zu bekommen, senken sie möglicherweise ihre Preise oder sind anderweitig verfügbar, wenn Sie anrufen. Sobald Sie Ihren Pool erstellt haben, laden Sie Ihre Freiberufler zu Ihrem Freiberufler-Managementsystem ein und behalten Sie sie kostenlos im Blick.

Bonsai bietet Ihnen nicht nur einen Ort, an dem Sie Ihre Liste von Freiberuflern speichern können, sondern auch leistungsstarke Tools für das Freiberufler-Management, mit denen Sie langfristig Zeit sparen. Mit Ihrem Konto können Sie neue Freiberufler einstellen, Notizen zu ihrer Verfügbarkeit speichern, sie zu Projekten einladen und Zahlungen verwalten. Sie können sie auch speichern, bis Sie bereit sind, mit ihnen zu arbeiten.

Vereinfachen Sie Ihr Projektmanagement

Wenn Sie bereits Bonsai nutzen, um Ihren Pool an Freiberuflern zu verwalten, sind Sie auf dem besten Weg, das Freiberufler-Management zu vereinfachen. Das liegt daran, dass Bonsai alles bietet, was für die Verwaltung von Freiberuflern und einzelnen Projekten erforderlich ist.

Das Freelance-Management lässt sich in 5 einfache Schritte unterteilen:

1. Freiberufler in den Talentpool einladen
2. Erstellen Sie Ihren Vertrag für unabhängige Auftragnehmer und lassen Sie ihn vom Freiberufler unterzeichnen.
3. Erstellen Sie Ihr Projekt, legen Sie das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen fest und weisen Sie es einem ausgewählten Freiberufler zu.
4. Projekt nach Fertigstellung überprüfen
5. Bezahlen Sie für ihre Dienstleistung und schließen Sie das Projekt ab.

Bonsai verwaltet diese Schritte und automatisiert so den Prozess der Freelancer-Verwaltung nahezu vollständig. Außerdem haben Sie eine Übersicht über jedes Projekt (von jedem Freiberufler), die in einer übersichtlichen Zeitleiste gespeichert ist. Dies ist praktisch, wenn Sie ein vorheriges Projekt mit einem anderen Freiberufler wiederholen möchten, aber die Projektbeschreibung nicht neu schreiben müssen. Kopieren Sie einfach die Beschreibung aus der Projektliste dieses Freiberuflers, und schon kann es losgehen.

Optimieren Sie den Zahlungsprozess

Die Bezahlung Ihrer freiberuflichen Mitarbeiter kann für jede Freelancer-Agentur zu einer großen Herausforderung werden, wenn sie nicht richtig organisiert ist. Je nach Größe Ihres Teams kann dies entweder ein paar Minuten oder mehrere Stunden dauern. Der Zahlungsprozess für Freiberufler funktioniert am besten, wenn Sie bereits über einen Freiberufler-Management-Workflow verfügen, der die zu erbringenden Leistungen mit dem Auftragnehmer und die Projekte mit den Tarifen verknüpft. Andernfalls müssen Sie sich durch zahlreiche E-Mails von Leuten kämpfen, die Sie um Geld bitten, und Sie wissen nicht mehr, wie viel Sie ihnen schulden.

Dieses Problem kann vollständig beseitigt werden. Von dem Moment an, in dem ein Freiberufler in Ihren Talentpool aufgenommen wird, wird jeder Teil seiner Beteiligung am Projekt nachverfolgt. Es beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrags und endet mit der Einreichung der fertigen Arbeit durch den Freiberufler. Wenn Sie eine E-Mail von ihnen erhalten, in der sie um Geld bitten, sind ihre Leistungen beigefügt und die Zahlungsmethode bereits verifiziert.

Freelance-Management-Tools bieten noch einige weitere Funktionen, darunter:

• Zahlungen direkt von Ihrem Konto aus senden
• Zahlungsfristen verfolgen
• Freiberufler auf verschiedene Arten bezahlen
• Projektbudgets erstellen und verwalten

Dies funktioniert natürlich nur, wenn Ihre unabhängigen Auftragnehmer ihre Projekte über den Bonsai-Workflow abschließen. Hier kommt es auf ein gutes Freelancer-Management an – legen Sie Ihre Erwartungen hinsichtlich Organisation und Einfachheit gleich zu Beginn fest, indem Sie Freelancer in Ihren Pool einladen, bevor Sie sie einstellen. Dadurch haben sie Zeit, sich mit der Plattform vertraut zu machen, und sind eher bereit, sie zu nutzen.

Als freiberufliche Agentur, die mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeitet, gehört die Überprüfung von Rechnungen zu den regelmäßigen Aufgaben Ihrer Geschäftsprozesse. Machen Sie es sich leicht, indem Sie Bonsai verwenden.

Erstellen Sie ein Freelancer-Team in weniger als einer Stunde

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, wird es Ihnen leicht fallen, spontan ein Team von Freiberuflern zusammenzustellen. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie versuchen, einen Pool von Freiberuflern mit mindestens 5 Kandidaten für jedes Projekt aufzubauen, das Sie durchführen möchten. Auf diese Weise haben Sie mindestens zwei weitere Personen, die Ihnen helfen können, falls Ihre erste Wahl mit anderen Projekten beschäftigt ist.

Nachdem Sie Ihre Liste mit vorab geprüften Kandidaten durchgesehen und Ihre Notizen überprüft haben, wählen Sie einfach den für Ihr Projekt am besten geeigneten Kandidaten aus, fügen Sie die Projektdetails hinzu und laden Sie ihn ein, mit der Arbeit zu beginnen. Ein Ratschlag: Es ist in der Regel eine gute Idee, den Freiberufler vorab per E-Mail zu informieren.

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