¿Cómo ampliar tu agencia de autónomos?

Es jueves por la tarde. Has firmado una plantilla de contrato con un cliente importante tras presentar una excelente plantilla de propuesta, y tu equipo actual no tiene los recursos humanos necesarios para hacer frente al trabajo. El proyecto está programado para comenzar el lunes y no tienes ni idea de por dónde empezar. Antes de abarcar más de lo que puedes hacer, aquí tienes algunas formas sencillas de ampliar rápidamente tu agencia freelance.

Defina su marca, sus valores y su proyecto.

Antes de comenzar a seleccionar contratistas para su proyecto, ya debería tener una idea clara de quién es usted, qué representa y qué necesita. Encontrar contratistas de calidad requerirá un poco de esfuerzo. Piénsalo, los contratistas independientes son exactamente lo que su nombre indica: independientes. Son libres de trabajar con quien quieran, y es posible que no quieran trabajar contigo automáticamente si tu agencia de autónomos no parece estar bien organizada y planificada.

Marca frente a valores

Como empresa, es probable que ya hayas pensado en tu marca. Es la imagen que su empresa presenta al público. Es la encarnación de lo que representa su producto o servicio, presente en cada parte de su negocio. Es el estándar que debes exigir a todas las personas relacionadas con tu agencia de autónomos, incluidos tus contratistas independientes.

Definir tus valores es similar a definir tu marca, excepto que puede ser un poco más personalizado. Tus valores, en relación con tus autónomos, determinarán tu estilo de gestión del trabajo autónomo. ¿Valora la máxima calidad o es la rapidez su máxima prioridad? Defina claramente estos valores antes de buscar ayuda. Aquí tienes algunos valores empresariales de siete empresas populares que te servirán de inspiración.

Un proyecto exitoso comienza con la descripción

Definir el proyecto real es el paso más básico para encontrar talento de calidad para tu agencia de autónomos. Redacta un resumen del proyecto en el que se indiquen claramente los objetivos, las expectativas y los resultados esperados. Establezca una fecha límite precisa y prepare un presupuesto. Estas pequeñas consideraciones por los detalles marcan una gran diferencia cuando los autónomos deciden si quieren trabajar contigo o no.

Crear un grupo de autónomos

Ahora que ya tienes claro quién eres, a qué te dedicas y en qué necesitas ayuda, estás listo para empezar a buscar al freelancer ideal.

Esta parte del proceso será la que más tiempo lleve, independientemente del método que utilices. Sin embargo, la buena noticia es que puedes crear uno o varios grupos entre los que elegir a lo largo de un periodo de tiempo. Por lo tanto, podrías realizar este proceso una vez al trimestre o incluso una vez al año, y tener siempre una lista preseleccionada de autónomos entre los que elegir.

Encuentra al freelancer perfecto para ti

Hay varias formas de crear una bolsa de autónomos para tu agencia de autónomos. Una forma es utilizar sitios web de autónomos como Upwork, Freelancer o Fiverr para buscar autónomos. Estos sitios ofrecen un servicio muy práctico para los gerentes de agencias con mucho trabajo, ya que permiten buscar autónomos según diversos parámetros de búsqueda, comparar opiniones y ver muestras de su trabajo. Sin embargo, el inconveniente de estos sitios son las altas comisiones, la gran cantidad de fraudes y, en ocasiones, las herramientas de gestión de autónomos poco prácticas.

Otra forma de encontrar autónomos es publicar anuncios de proyectos freelance en sitios web como Craigslist o Indeed. Estos sitios suelen ser rastreados por sitios web de autónomos y por personas que buscan trabajo como autónomos. Si utiliza este método para encontrar nuevos talentos, asegúrese de crear una descripción clara del puesto en la que se soliciten muestras y referencias. Muchos sitios web de empleo no ofrecen protección alguna a los autónomos ni a quienes los contratan.

Creación de tu equipo

Una vez que hayas seleccionado a los freelancers que te gustan, hazles saber que te gustaría incluirlos en tu grupo de talentos personal. Esto no significa que tengas que contratarlos. Significa preseleccionarlos.

Por ejemplo, es posible que algunos autónomos tengan exactamente las habilidades que necesitas, pero no se ajusten a tu presupuesto. Haz una lista con los mejores: puede que en el futuro tengas un cliente con presupuesto para sus servicios. Sin embargo, hazle saber a ese profesional independiente que estás interesado en trabajar con él y pídele permiso para mantenerte en contacto.

Quizás suene tonto, pero hay algunas razones para esta estrategia. Al comunicar a un contratista independiente que estás interesado en hacer negocios con él, te conviertes en un cliente potencial. Para conseguir su negocio, pueden bajar sus tarifas o estar disponibles cuando usted llame. Una vez que hayas creado tu grupo, invita a tus autónomos a tu sistema de gestión de autónomos y haz un seguimiento de ellos de forma gratuita.

Bonsai no solo te ofrece un lugar donde almacenar tu lista de autónomos, sino que también te proporciona potentes herramientas de gestión de autónomos que te ahorrarán tiempo a largo plazo. Con tu cuenta, puedes incorporar nuevos autónomos, guardar notas sobre su disponibilidad, invitarlos a proyectos y gestionar los pagos. También puedes guardarlos para cuando estés listo para trabajar con ellos.

Simplifique la gestión de sus proyectos

Si ya utilizas Bonsai para llevar un control de tu grupo de autónomos, vas por buen camino para simplificar la gestión de los autónomos. Esto se debe a que Bonsai proporciona todo lo necesario para gestionar tanto a los autónomos como a los proyectos individuales.

La gestión freelance se divide en 5 sencillos pasos:

1. Invitar a autónomos a formar parte de la reserva de talento.
2. Crea tu contrato de contratista independiente y haz que el autónomo lo firme.
3. Crea tu proyecto, establece la fecha de entrega y las condiciones de pago, y asígnalo al freelancer seleccionado.
4. Revisar el proyecto una vez completado.
5. Paga por su servicio y cierra el proyecto.

Bonsai gestiona estos pasos, lo que hace que el proceso de gestión de autónomos esté prácticamente automatizado. Además, tendrás un registro de todos los proyectos (de todos los autónomos) almacenados en una cronología fácil de leer. Esto resulta útil cuando necesitas repetir un proyecto anterior con un freelancer diferente, pero no necesitas volver a escribir la descripción del proyecto. Simplemente copia la descripción de la lista de proyectos de ese freelancer y ya estás listo para empezar.

Optimizar el proceso de pago

Pagar a tu personal autónomo puede ser un gran quebradero de cabeza para cualquier agencia de autónomos si no se organiza correctamente. Dependiendo del tamaño de tu equipo, puede tardar unos minutos o un par de horas. El proceso de pago a autónomos funciona mejor si ya se dispone de un flujo de trabajo de gestión de autónomos que conecta los entregables con el contratista y los proyectos con las tarifas. De lo contrario, te verás obligado a leer numerosos correos electrónicos de personas que te piden dinero y no recordarás cuánto les debes.

Este problema puede eliminarse por completo. Desde el momento en que se invita a un profesional independiente a formar parte de su grupo de talentos, se realiza un seguimiento de cada parte de su participación en el proyecto. Comienza con la firma del contrato y termina con la entrega del trabajo terminado por parte del autónomo. Cuando reciba un correo electrónico de ellos solicitándole dinero, tendrá adjuntos sus productos y el método de pago ya verificado.

Las herramientas de gestión para autónomos también realizan otras funciones, como por ejemplo:

• Envía pagos directamente desde tu cuenta.
• Seguimiento de los plazos de pago
• Paga a los autónomos mediante diversos métodos.
• Crear y gestionar presupuestos de proyectos.

Por supuesto, esto solo funciona si tus contratistas independientes completan sus proyectos a través del flujo de trabajo de Bonsai. Aquí es donde cobra importancia una gestión adecuada de los autónomos: establece tus expectativas en cuanto a organización y simplicidad desde el principio, invitando a los autónomos a formar parte de tu equipo antes de contratarlos. Esto les da tiempo para familiarizarse con la plataforma y hace que sean más propensos a utilizarla.

Como agencia autónoma que trabaja con contratistas independientes, la revisión de facturas será una parte habitual de sus procesos empresariales. Hazlo más fácil para ti mismo utilizando Bonsai.

Crea un equipo de autónomos en menos de una hora

Si has seguido los pasos anteriores, te resultará muy sencillo formar un equipo de autónomos sobre la marcha. Para obtener los mejores resultados, intenta crear una lista de autónomos con al menos 5 candidatos para cada proyecto que desees completar. De esa manera, si tu primera opción está ocupada con otros proyectos, al menos tienes otras dos personas que pueden ayudarte.

Una vez que hayas revisado tu lista de candidatos preseleccionados y las notas que dejaste, simplemente elige al mejor para tu proyecto, añade los detalles del proyecto e invítalo a empezar a trabajar. Un consejo: suele ser buena idea avisar al autónomo enviándole primero un correo electrónico.

----

La prueba gratuita de Bonsai facilita a cualquier agencia independiente la gestión de su negocio.