3 Möglichkeiten, als Freiberufler Konten in Excel zu verwalten

Als Freiberufler müssen Sie viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten, darunter eine Reihe von Verwaltungsaufgaben wie Rechnungsvorlagen, Arbeitsumfangvorlagen oder Angebotsvorlagen.

Sie müssen Angebotsvorlagen und Vertragsvorlagen erstellen, diese Verträge mit Ihrer freiberuflichen Rechnungsstellung verknüpfen, Ihre Arbeitszeit erfassen und mehrere Projekte verwalten. Sie müssen auch Ausgaben dokumentieren und Steuern verwalten. Sie müssen Zahlungen überwachen, einschließlich wiederkehrender Zahlungen.

Und all diese Informationen müssen Sie zum Zeitpunkt der Steuererklärung einem Steuerberater vorlegen.

Auch wenn Buchhaltung für viele Freiberufler nicht gerade die angenehmste Aufgabe ist, ist es für Ihren Erfolg wichtig, sie regelmäßig – und ordnungsgemäß – zu erledigen.

Um all dies zu erreichen, ist Excel ein Beispiel für ein leicht zugängliches Tool. Wenn Sie jedoch kein Experte im Umgang mit den Tabellenkalkulationen und Formeln sind, kann dies abschreckend wirken.

Lassen Sie uns also untersuchen, wie Sie Ihre Konten in Excel verwalten können.

Beginnend mit Excel

Excel ist ein Programm der Microsoft Office-Suite, das sich perfekt für die Nachverfolgung eignet, insbesondere wenn es um die Berechnung von Zahlen geht.

Sie können Tabellen und Diagramme erstellen und Formeln einfügen, die addieren, subtrahieren oder multiplizieren. Sie können es auch in eine PDF-Datei konvertieren, um den Inhalt zu schützen, und es dann bei Bedarf per E-Mail versenden.

Die Arbeit, die Sie in Excel erledigen, kann so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Neben der Buchhaltung kann es auch eine gute Möglichkeit sein, Ihre Kunden und freiberuflichen Verträge zu verfolgen.

Sehen wir uns also drei der wichtigsten Verwaltungsaufgaben an, um die Sie sich kümmern müssen, und wie Sie diese mit Excel erledigen können.

1. Kunden- und Vertragsinformationen verfolgen

In seiner einfachsten Form verfügt Excel über leere Arbeitsblätter mit Zeilen und Spalten, die die Verwendung für die Datenerfassung vereinfachen.

Sie können eine Excel-Tabelle verwenden, um Ihre Kunden zu verwalten, einschließlich Kontaktinformationen, Termine für Folgemaßnahmen oder sogar Meilensteine im Vertragsverlauf. Sie können sogar die Rechnungsstellung Ihrer Kunden und den Zahlungseingang verfolgen.

Eine Excel-Tabelle ist einfach zu bedienen und verfügt über integrierte Tabellen, sodass sie sich leicht als Programm zur Datenerfassung verwenden lässt.

Öffnen Sie einfach Excel, erstellen Sie die Kategorien, die Sie verfolgen möchten, und füllen Sie das Arbeitsblatt aus. Für einen einfachen Datensatz wie diesen ist es nicht notwendig, irgendwelche Formeln zu berechnen.

Hier ist ein einfaches Beispiel für ein Arbeitsblatt zur Kundenverfolgung:

Die Zellen in der Tabelle in diesem Beispiel eignen sich perfekt für die Eingabe aller Kundeninformationen, die Sie erfassen möchten.

Hier ist ein einfaches Beispiel für die Vertragsverfolgung:

In diesem Beispiel verfolgen Sie jeden Vertrag, einschließlich Start- und Enddatum. Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, verfolgen Sie, wann Sie eine Rechnung verschickt und wann Sie die Zahlung erhalten haben.

Auf diese Weise können Sie auf einen Blick erkennen, wo Sie mit jedem Kunden und Vertrag stehen.

2. Ausgaben verfolgen

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, alle Ihre Ausgaben als Freiberufler zu erfassen. Wir bieten Ihnen eine Online-Excel-Vorlage für das Formular 1099 an, die Sie dafür verwenden können.

Erstens hilft es Ihnen zu verstehen, wo Ihr Freelance-Unternehmen in Bezug auf Einnahmen und Kosten steht.

Zweitens ist es in der Steuerzeit wichtig. Wenn Sie wissen möchten, welche Informationen Sie zur Steuererklärung benötigen, einschließlich Ausgaben, wenden Sie sich an einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Unterlagen aufbewahren. Dazu gehören Dinge wie Steuererhebung und -überweisung sowie die Nachverfolgung von Ausgaben.

Sie können Excel verwenden, um Ihre Ausgaben zu verfolgen, und eine einfache Formel erstellen, die die entsprechenden Berechnungen für Sie durchführt.

Hier ist ein Beispiel für eine Excel-Tabelle zur Ausgabenverfolgung:

Um die Gesamtsumme aller Ausgaben zu ermitteln, erstellen Sie eine Formel und fügen Sie diese in die unterste Spalte aller Beträge ein.

In unserem Beispiel würden Sie in Zelle F7 die Formel =SUM (F3:F6) eingeben.

Sie können auch eine Abkürzung verwenden, indem Sie einfach alle Zahlen in der Spalte markieren, die Sie addieren möchten, und dann in Excel auf der Registerkarte „Start“ auf „Autosumme“ klicken.

Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Ausgaben in Excel zu verfolgen. Es ist eine gute Idee, sich jede Woche Zeit für das Ausfüllen der Tabelle zu nehmen, damit Sie nicht zu weit in Verzug geraten.

Außerdem können Sie, wenn Sie Ihre Buchhaltung gewissenhaft führen, wahrscheinlich Geld sparen, wenn es darum geht, Ihren Buchhalter zu bezahlen. Denn wenn Sie die Vorarbeit nicht leisten, wird dies der Buchhalter tun und Ihnen wahrscheinlich einen Stundensatz in Rechnung stellen.

In unserem Beispiel haben wir Werbeausgaben, Bürokosten und eine Gewerbeberechtigung erfasst. Je nach Empfehlung Ihres Steuerberaters können Sie möglicherweise auch die Miete für Büroräume oder einen Teil der Wohnkosten, die für ein Heimbüro aufgewendet werden, geltend machen.

Sie können auch Ausgaben für Büroausstattung, Konferenzen oder berufliche Mitgliedschaften, Versicherungsprämien und Geschäftsessen dokumentieren. Eine übersichtliche Aufstellung Ihrer Ausgaben hilft Ihnen dabei, Ihren Gesamtgewinn zu berechnen, und erleichtert Ihrem Steuerberater die Arbeit, wenn es um Steuerzahlungen oder -rückerstattungen geht.

Sie können auch eine Automatisierung Ihrer Ausgabenverfolgung in Betracht ziehen. Beispielsweise bietet Bonsai eine kostenlose Testversion seiner Dienste an, zu denen auch ein Tool zur Ausgabenverfolgung gehört. Mit nur einem Klick können Sie Ausgaben online zentralisieren, nachverfolgen und abrechnen.

3. Führen von Steuerkonten

Es ist wichtig, genau zu wissen, was Sie in Bezug auf die von Ihnen einbehaltenen Steuern sowie die von Ihnen gezahlten Steuern dokumentieren müssen.

Die Steuererklärung wird nicht nur einmal im Jahr erstellt. Es ist ratsam, einen Steuerberater zu haben, der mit Ihnen zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass Sie das ganze Jahr über alle Steuervorteile optimal nutzen und alle relevanten Informationen im Blick behalten. Es gibt wichtige Abzugsposten, die Sie bei Ihrer jährlichen Steuererklärung berücksichtigen müssen.

Auch hier können Sie eine Excel-Tabelle verwenden, um gegebenenfalls alle Steuern zu dokumentieren, die Sie von Kunden einziehen. Sie können Ihre Konten in Excel für Ihre Steuern auf ähnliche Weise wie andere Ausgaben verwalten. In einigen Fällen ist es sinnvoll, die Steuererhebung getrennt von anderen Ausgaben zu dokumentieren.

Außerdem können Sie sich bei der Vorbereitung auf die Steuererklärung auch über Softwareoptionen für Buchhaltung und Steuern informieren.

Dann gibt es Optionen, um diese Arbeit auch zu automatisieren. Beispielsweise ist Bonsai in Zapier integriert, sodass Sie Bonsai mit mehr als 1.000 anderen Tools und Softwareprogrammen verwenden können.

Hier ist ein Beispiel.

Durch die Erstellung von „Zaps“ richten Sie einen Integrationspunkt ein, sodass beispielsweise eine über Bonsai bezahlte Rechnung automatisch an ein Quickbooks-Konto gesendet wird.

Weitere Optionen für die Kontoführung

Jetzt kennen Sie die Grundlagen der Kontoführung in Excel.

Aber vielleicht klingt das nach zu viel Aufwand. Oder vielleicht haben Sie nicht die Zeit, sich mit der Erstellung von Formeln und der Aktualisierung des Vertragsstatus zu befassen.

Nicht jeder ist versiert im Umgang mit Excel, Tabellenkalkulationen und der Erstellung von Formeln oder hat die Zeit, dies zu lernen.

Bei all den Aufgaben, die Sie als Freiberufler zu bewältigen haben, wäre es vielleicht besser, wenn Sie Ihre Zeit für andere Dinge nutzen würden. Dinge wie die Suche nach Kunden, die Erstellung von Angeboten und die eigentliche freiberufliche Arbeit, was auch immer das sein mag.

Vielleicht kommen Sie zu dem Schluss, dass es besser ist, die Arbeit zu machen, die Sie lieben und für die Sie bezahlt werden, und sich Unterstützung für Ihre Buchhaltung zu suchen.

Wissen Sie, was das Beste daran ist?

Bonsai bietet eine Vielzahl von Tools, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen reibungslos zu führen und Ihr Leben zu vereinfachen.

Mit Bonsai können Sie von Angeboten über Zahlungen bis hin zur Steuersaison alles abwickeln. Die Produkte sind integriert und automatisiert, was bedeutet, dass Sie Zeit sparen und schnell bezahlt werden.

Zu den spezifischen Tools für die Buchführung gehören:

• Vertragstools mit Live-Benachrichtigungen und automatischer Rechnungsstellung, integriert in Ihre Angebote und Ihre Stundenzettel.
• Ein freiberufliches Zeiterfassungstool, mit dem Sie die Rechnungsstellung direkt aus Ihren Stundenzetteln heraus automatisieren können.
• Ein Tool zur Ausgabenverfolgung, das die Nachverfolgung und Abrechnung von Ausgaben zentralisiert. Sie können Ausgaben erstellen und diesen Projekten zuweisen, eine Verbindung zu Ihrem Bankkonto herstellen, um Ihre Ausgaben in das Bonsai-Dashboard zu importieren, und sich einen einheitlichen Überblick über Ihre Ausgaben für alle Projekte verschaffen. Sie können Ausgaben auch direkt an Rechnungen anhängen oder in Rechnung stellen.

Eine genaue Buchführung erfordert Zeit und Mühe, ist jedoch für ein erfolgreiches freiberufliches Unternehmen unerlässlich. Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Konten in Excel verwalten können, sollten Sie die integrierten Tools in Betracht ziehen, die Ihnen als Teil der Freelancer-Suite von Bonsai zur Verfügung stehen. Melden Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion an.