3 maneiras de manter contas no Excel como freelancer

Como freelancer, você tem muitas tarefas para realizar, incluindo várias tarefas administrativas, como modelos de faturas, modelos de escopo de trabalho ou modelos de orçamentos.

Você precisa escrever modelos de propostas e contratos, conectar esses contratos às suas faturas de freelancer, controlar seu tempo e gerenciar vários projetos. Você também precisa documentar despesas e gerenciar impostos. Você precisa monitorar os pagamentos, incluindo os pagamentos recorrentes.

E você precisa fornecer todas essas informações a um contador na época do imposto de renda.

Embora a contabilidade não seja a tarefa mais agradável para muitos freelancers, fazê-la regularmente – e corretamente – é importante para o seu sucesso.

Para realizar tudo isso, o Excel é um exemplo de ferramenta de fácil acesso. Mas se você não é especialista em usar suas planilhas e fórmulas, isso pode parecer assustador.

Então, vamos explorar como manter suas contas no Excel.

Começando com o Excel

O Excel é um programa do pacote Microsoft Office que é perfeito para acompanhamento, especialmente quando se trata de cálculos numéricos.

Você pode criar tabelas e gráficos, além de inserir fórmulas que somam, subtraem ou multiplicam. Você também pode convertê-lo em um arquivo PDF para proteger o conteúdo e, em seguida, enviá-lo por e-mail, conforme necessário.

O trabalho que você realiza no Excel pode ser tão fácil ou complexo quanto desejar. Além da contabilidade, também pode ser uma ótima maneira de acompanhar seus clientes e contratos freelance.

Então, vamos examinar três das principais tarefas administrativas que você precisa realizar e como você pode usar o Excel para realizá-las.

1. Acompanhe as informações dos clientes e dos contratos

Na sua forma mais simples, o Excel tem planilhas em branco com linhas e colunas que facilitam o uso para manter registros.

Você pode usar uma planilha contábil do Excel para acompanhar seus clientes, incluindo informações de contato, datas de acompanhamento ou até mesmo marcos do contrato. Você pode até mesmo acompanhar o faturamento dos seus clientes e o recebimento dos pagamentos.

Uma planilha do Excel é fácil de navegar e possui tabelas integradas, facilitando seu uso como um programa de manutenção de registros.

Basta abrir o Excel, criar as categorias que você precisa acompanhar e preencher a planilha. Para um registro simples como este, não é necessário calcular nenhuma fórmula.

Aqui está um exemplo simples de uma planilha de acompanhamento de clientes:

As células da planilha neste exemplo são perfeitas para inserir qualquer informação do cliente que você deseja registrar.

Agora, aqui está um exemplo simples de acompanhamento de contratos:

Neste exemplo, você está acompanhando cada contrato, incluindo a data de início e término. Depois que o contrato for concluído, você acompanha quando enviou uma fatura e quando recebeu o pagamento.

Dessa forma, você poderá saber rapidamente em que ponto está com cada cliente e contrato.

2. Acompanhe as despesas

É importante controlar todas as suas despesas como freelancer, por vários motivos. Oferecemos um modelo online do Excel 1099 que você pode usar para isso.

Primeiro, ajuda você a entender onde sua empresa freelance está em termos de receita e custos.

Em segundo lugar, é importante na época dos impostos. Quando se trata de saber quais informações você precisará na hora de declarar o imposto de renda, incluindo despesas, consulte um contador para ter certeza de que está mantendo todos os registros relevantes. Isso inclui coisas como cobrança e remessa de impostos, bem como acompanhamento de despesas.

Você pode usar o Excel para controlar suas despesas e criar uma fórmula simples para fazer os cálculos necessários.

Aqui está um exemplo de uma planilha Excel para controle de despesas:

Para saber o total de todas as despesas, crie uma fórmula e coloque-a na coluna inferior de todos os valores.

Em nosso exemplo, na célula F7, você colocaria a fórmula: =SOMA (F3:F6)

Você também pode usar um atalho simplesmente destacando todos os números na coluna que deseja somar e clicando em AutoSoma na guia Página Inicial do Excel.

Esta é uma maneira fácil de controlar suas despesas no Excel. É uma boa ideia dedicar tempo todas as semanas para preencher a planilha, para não ficar muito atrasado.

Além disso, se você for dedicado à manutenção de suas contas, há uma boa chance de economizar dinheiro na hora de pagar seu contador. Afinal, se você não fizer o trabalho braçal, o contador fará e provavelmente cobrará por hora.

No nosso exemplo, acompanhamos uma despesa com publicidade, despesas de escritório e uma licença comercial. Dependendo da orientação do seu contador, você também poderá solicitar o reembolso do aluguel do espaço do escritório ou de uma parte das despesas domésticas dedicadas ao escritório em casa.

Você também pode documentar despesas com equipamentos de escritório, conferências ou associações profissionais, prêmios de seguro e almoços de negócios. Um registro claro das despesas ajuda você a calcular seu lucro total e ajuda seu contador quando se trata de pagamentos ou reembolsos de impostos.

Você também pode considerar automatizar o controle de suas despesas. Por exemplo, a Bonsai oferece um teste gratuito para seus serviços, que incluem uma ferramenta de controle de despesas. Você pode centralizar, acompanhar e faturar despesas online com o clique de um botão.

3. Manutenção de contas fiscais

É importante saber exatamente o que você precisa documentar em termos de impostos que você cobra e impostos que você paga.

A preparação dos impostos não ocorre apenas uma vez por ano. É uma boa ideia ter um contador que trabalhe em parceria com você para garantir que você esteja maximizando todos os benefícios fiscais ao longo do ano, além de manter o controle de todas as informações relevantes. Há itens de dedução importantes que você precisa levar em consideração na hora de fazer sua declaração anual de imposto de renda.

Mais uma vez, você pode usar uma planilha do Excel para documentar quaisquer impostos que possa cobrar dos clientes, se aplicável. Você pode manter contas no Excel para seus impostos de maneira semelhante a outras despesas. Em alguns casos, é importante documentar a cobrança de impostos separadamente das outras despesas.

Além disso, quando se trata de se preparar para a época dos impostos, você também pode pesquisar opções de software para contabilidade e impostos.

Existem também opções para automatizar esse trabalho. Por exemplo, o Bonsai está integrado ao Zapier para que você possa usar o Bonsai com mais de 1.000 outras ferramentas e softwares.

Aqui está um exemplo.

Ao criar “Zaps”, você estabelece um ponto de integração para que uma fatura paga através do Bonsai seja automaticamente enviada para uma conta do Quickbooks, por exemplo.

Outras opções para manutenção de contas

Agora você conhece os fundamentos básicos de como manter contas no Excel.

Mas talvez isso pareça exigir muito esforço. Ou talvez você não tenha tempo para se dedicar à criação de fórmulas e à atualização do status dos contratos.

Nem todos são experientes em Excel, planilhas e fórmulas, ou têm tempo para aprender.

Com tudo o que você precisa gerenciar na gestão do seu negócio freelance, talvez seja melhor dedicar seu tempo a outras tarefas. Coisas como encontrar clientes, preparar propostas e realizar o trabalho freelance propriamente dito, seja ele qual for.

Você pode decidir que é melhor fazer o trabalho que ama e ser remunerado por isso, e encontrar apoio para a sua contabilidade.

Quer saber a melhor parte?

O Bonsai oferece uma variedade de ferramentas para ajudar sua empresa a funcionar perfeitamente e simplificar sua vida.

Com o Bonsai, você pode passar das propostas aos pagamentos e, em seguida, à temporada de impostos. Os produtos são integrados e automatizados, o que significa que você economiza tempo e recebe pagamentos rapidamente.

As ferramentas específicas para a manutenção de contas incluem:

• Ferramentas de contrato com notificações em tempo real e faturamento automático, integradas às suas propostas e planilhas de horas trabalhadas.
• Uma ferramenta freelance de controle de tempo que permite automatizar o faturamento diretamente a partir de suas planilhas de horas trabalhadas.
• Uma ferramenta de controle de despesas que centraliza o controle e o faturamento das despesas. Você pode criar despesas e atribuí-las a projetos, conectar-se à sua conta bancária para importar suas despesas para o painel do Bonsai e obter uma visão unificada de suas despesas em todos os projetos. Você também pode anexar despesas às faturas ou cobrar diretamente.

Manter uma contabilidade precisa exige tempo e esforço, mas é fundamental para o sucesso de um negócio freelance. Agora que você entende como manter contas no Excel, considere a opção das ferramentas integradas disponíveis como parte do pacote freelance da Bonsai, inscrevendo-se agora para um teste gratuito.