Wie man eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail mit Vorlagen und Beispielen verfasst

Ob Sie nun Grafikdesigner oder Marketingberater, Generalunternehmer oder Anwalt sind – wenn es um die Bezahlung geht, versenden Sie wahrscheinlich eine Rechnung. Dies kann viele Formen annehmen – beispielsweise ein Google Doc, ein PDF oder ein Online-Link –, aber die Botschaft, die Sie in Ihrer Rechnung vermitteln, ist entscheidend!

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail verfassen, damit Sie jedes Mal korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Außerdem erhalten Sie einige Bonus-E-Mail-Rechnungsvorlagen und Beispiele, mit denen Sie Ihre Rechnungsstellung optimieren können. 

Was ist eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail?

Das Verfassen einer aussagekräftigen Rechnungs-E-Mail ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung – dabei geht es nicht nur darum, eine Zahlung anzufordern, sondern auch darum, eine reibungslose, professionelle Beziehung zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten. 

Der Zweck einer gut strukturierten Rechnungs-E-Mail geht über die bloße Angabe des fälligen Betrags hinaus. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, detaillierte Informationen zu den erbrachten Leistungen, den Zahlungsbedingungen und den Kontaktdaten Ihres Unternehmens anzugeben. Dies hilft, den Zahlungsprozess zu optimieren und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen für Ihren Kunden jederzeit verfügbar sind!

Wichtige Bestandteile einer aussagekräftigen Rechnungs-E-Mail

Das Erstellen einer professionellen Rechnungs-E-Mail ist ganz einfach. Solange Sie die folgenden Komponenten verstehen, sind Sie auf dem besten Weg, überzeugende Rechnungs-E-Mails zu verfassen, die eine bessere Rücklaufquote für Ihr Unternehmen erzielen. 

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Rechnungs-E-Mails von Grund auf neu zu verfassen, kann die Verwendung einer Rechnungsvorlage eine gute Möglichkeit sein, Zeit zu sparen und die Einheitlichkeit aller Ihrer Rechnungen sicherzustellen.

Personalisieren Sie es

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie jede E-Mail mit dem Namen Ihres Kunden und allen spezifischen Details zum Projekt oder zur Dienstleistung personalisieren. Sie können sogar das Logo Ihres Kunden in die Kopfzeile der Rechnung einfügen. Fügen Sie eine freundliche Dankesnachricht in den Abschnitt „Anmerkungen” der Rechnung ein, um Ihrem Kunden für seinen Auftrag zu danken. 

Verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile

Eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail sollte klar, prägnant und freundlich im Ton sein. Fügen Sie in Ihrer E-Mail eine Betreffzeile ein, die Aufmerksamkeit erregt, z. B. „Rechnung für [Kundenname] – Nr. [Rechnungsnummer]“. Beginnen Sie im Hauptteil mit einer herzlichen Begrüßung und drücken Sie Ihre Dankbarkeit für die Möglichkeit der Zusammenarbeit aus. Sie können sogar eine Notiz mit Anweisungen dazu beifügen, wie und wo Sie bezahlt werden möchten.

Fügen Sie den geschuldeten Betrag & Fälligkeitsdatum

Fügen Sie Ihrer E-Mail eine kurze Beschreibung der angebotenen Dienstleistungen oder Produkte, den vereinbarten Zahlungsbetrag und alle zuvor besprochenen Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitstermine bei. Auf diese Weise können Sie Verwirrung hinsichtlich der Bedingungen, des Gesamtbetrags und der akzeptierten Zahlungsmethoden vermeiden.

Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache

Klarheit ist entscheidend. Sie möchten es Ihren Kunden so einfach wie möglich machen, zu verstehen, wofür sie bezahlen, in welcher Menge und zu welchem Preis. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle erforderlichen Informationen enthält – Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, den Namen und die Kontaktdaten Ihres Kunden, die Rechnungsnummer oder Bestellnummer, das Fälligkeitsdatum usw. –, damit sie als Nachweis für die Transaktion dienen kann.

Fügen Sie Ihre Rechnung auf mehr als eine Weise bei

Es empfiehlt sich, die Rechnung als PDF-Datei an die E-Mail anzuhängen. Auch wenn Sie die Rechnung als Online-Link versenden, schätzen es viele Kunden, eine gedruckte Kopie zu erhalten. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Verabschiedung und fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu, damit man mit Ihnen in Verbindung bleiben kann.

Machen Sie es Ihren Kunden leicht zu bezahlen

Der vielleicht wichtigste Schritt ist es, sicherzustellen, dass Kunden die Rechnung problemlos bezahlen können. Beginnen Sie mit einer klaren und professionellen Kommunikation, indem Sie die Zahlungsfrist, die Kosten und die verfügbaren Zahlungsmethoden im Rechnungsinhalt darlegen. Sie können sogar eine Option zum Herunterladen der Rechnung als PDF-Datei anbieten, um den Zugriff und die Nachverfolgung zu vereinfachen. Erwägen Sie den Einsatz integrierter Plattformen wie Bonsai, Xero oder anderer Abrechnungssoftware, die Einblicke und Integrationen bieten, damit Ihr Team Rechnungszahlungen verfolgen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen kann. 

Einige gängige Zahlungsmethoden sind:

• Kreditkarten/Debitkarten
• Banküberweisungen/Überweisungen
• Elektronische Geldbörsen (wie PayPal, Apple Pay oder Google Pay)
• Schecks
• ACH-Überweisungen (Automated Clearing House)
• Bargeld

Passen Sie die Rechnungsfelder unbedingt an Ihre spezifischen Rechnungsanforderungen an und erwägen Sie in einigen Fällen automatische Mahnungen oder ein abonnementbasiertes Abrechnungssystem für wiederkehrende Rechnungen. Durch die Einrichtung eines effizienten Systems, das verschiedene Zahlungsoptionen unterstützt, und durch Professionalität in jedem Schritt machen Sie es Kunden und Partnern leicht, ihre Rechnungen pünktlich zu begleichen!

Verwenden Sie eine professionelle Rechnungsvorlage

Rechnungs-E-Mails sind mehr als nur eine Möglichkeit, Zahlungen anzufordern. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und beim Aufbau starker Kundenbeziehungen. Deshalb ist es so wichtig, klare und fehlerfreie Rechnungen zu versenden. Professionelle Rechnungsvorlagen können helfen!

Mit den kostenlosen Rechnungsvorlagen von Bonsai können Sie detaillierte Rechnungen erstellen und versenden, ohne diese mühsam von Grund auf neu gestalten zu müssen. Alle wichtigen Felder sind bereits integriert; Sie müssen nur noch herunterladen, aktualisieren, bearbeiten und versenden!

Als Geschäftsinhaber ist es wichtig, dass Sie Ihre professionellsten Speisen präsentieren. Diese Liebe zum Detail kann Sie in der Geschäftswelt von anderen abheben, sodass Kunden eher wiederkommen und Ihre Dienstleistungen oder Produkte weiterempfehlen. Im Wesentlichen geht es bei einer aussagekräftigen Rechnungs-E-Mail nicht nur um das Geld – sie ist ein wichtiger Bestandteil des Kundenerlebnisses und des Gesamterfolgs Ihres Unternehmens!

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Warum eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage verwenden?

Falls es noch nicht klar war: Das Erstellen von Rechnungen kann sehr viel Arbeit sein! Mit Hilfe von vorgefertigten E-Mail-Vorlagen für Rechnungen können Sie jedoch den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung erheblich reduzieren und so Geld sparen (und Kopfzerbrechen vermeiden).

Hier sind nur einige der vielen Gründe, warum Sie eine E-Mail-Vorlage für Rechnungen verwenden sollten.

• Klarheit und Prägnanz: Rechnungsvorlagen tragen dazu bei, dass Ihre E-Mail-Nachricht klar und leicht verständlich ist, wodurch Verwirrung oder Fehlinterpretationen vermieden werden.
• Aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile: Eine gute Rechnung weckt das Interesse des Empfängers und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail umgehend geöffnet wird.
• Höfliche Begrüßung: Eine gut formulierte Rechnung vermittelt von Anfang an einen professionellen und zuvorkommenden Eindruck und fördert so eine positive Geschäftsbeziehung.
• Zweckbeschreibung: Unsere E-Mail-Vorlage für Rechnungen formuliert den Grund für die E-Mail klar und deutlich, sodass keine Unklarheiten entstehen.
• Anhang oder Link zur Rechnung: Die Vorlage ermöglicht einen einfachen Zugriff auf die Rechnung und optimiert so den Zahlungsprozess.
• Fügen Sie eine Rechnungsübersicht hinzu: Verwenden Sie die Vorlage, um einen schnellen Überblick über die wichtigsten Rechnungsdetails zu geben und so ein schnelles Verständnis zu ermöglichen.
• Enthält Zahlungsmethoden: Die Rechnungsvorlage gibt die verfügbaren Zahlungsmethoden klar an und erleichtert so eine schnelle Bezahlung.
• Enthält Zahlungsfrist: Legt Erwartungen und Dringlichkeit für die Zahlung fest und gewährleistet eine zeitnahe Bearbeitung.
• Kontaktinformationen hinzufügen: Erstellen Sie eine Rechnung, die relevante Kontaktdaten für Rückfragen oder Klarstellungen enthält, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.
• Professioneller Abschluss: Beenden Sie die E-Mail mit einer formellen Anmerkung und bedanken Sie sich bei Ihrem Kunden für sein Geschäft!
• Dankbarkeit ausdrücken: Optional enthält die Vorlage eine Dankesnotiz, um Goodwill und Wertschätzung zu fördern.
• Bestätigungsaufforderung: Die Aufforderung fordert zur Bestätigung des Empfangs auf und gibt beiden Parteien die Gewissheit, dass die Übertragung erfolgreich war.
• Fehlerfrei: Die vorgefertigte Vorlage verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Ungenauigkeiten und erhöht die Professionalität.
• Einheitliche Formatierung: Die anpassbare Vorlage vermittelt ein einheitliches Markenimage und unterstreicht damit Professionalität und Zuverlässigkeit.
• Respektieren Sie die Zeit des Empfängers: Die E-Mail-Rechnungsvorlage ist prägnant und gut strukturiert und zeigt, dass Sie die Zeit des Empfängers respektieren, indem Sie die erforderlichen Informationen effizient bereitstellen.

Kostenlos herunterladbare Rechnungsvorlagen für Ihr Unternehmen

Sparen Sie Zeit (und Geld) bei Ihrer geschäftlichen Rechnungsstellung mit Hilfe der kostenlosen Rechnungsvorlagen von Bonsai. Finden Sie ein Format, das zu Ihrem Unternehmen passt, oder passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an. Dann geben Sie einfach die Details ein, fügen Sie Ihr Branding hinzu und senden Sie es an Ihren Kunden! 

• Vorlage für freiberufliche Rechnungen
• Vorlage für Beratungsrechnung
• Rechnungsvorlage für Fotografie
• Grafikdesign-Rechnungsvorlage
• Rechnungsvorlage für Auftragnehmer
• Mietrechnung Vorlage
• Pro-forma-Rechnungsvorlage
• Aufgeschlüsselte Rechnungsvorlage
• Druckbare Rechnungsvorlage
• Professionelle Rechnungsvorlagen

• Excel-Rechnungsvorlage
• Microsoft Word-Rechnungsvorlage
• Google Docs Rechnungsvorlage
• PDF-Rechnungsvorlage

Probieren Sie auch unseren Rechnungsgenerator!

Wie man eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail verfasst

Bei Bonsai setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, Unternehmen und Freiberuflern dabei zu helfen, ihre Buchhaltung, Buchführung und Rechnungsstellung zu vereinfachen. Hier geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail verfassen können, um Ihre Kunden zu einer schnellen Zahlung zu bewegen. Nutzen Sie diesen Ratschlag, um Ihre Rechnungsnachrichten zu verbessern und schneller bezahlt zu werden.

Seien Sie von Anfang an klar

Nur wenige Kunden möchten eine lange E-Mail lesen, bevor sie zur Rechnung gelangen. Kommen Sie also gleich auf den Punkt. Sie können Ihre E-Mail beispielsweise mit folgenden Worten beginnen: „Nochmals vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Anbei finden Sie die Rechnung für unser gemeinsames Projekt X.

Stellen Sie sich vor

Wenn Sie zum ersten Mal mit einem bestimmten Kunden zusammenarbeiten oder die Rechnung im Namen Ihres Arbeitgebers versenden, ist es möglicherweise angebracht, sich vorzustellen. Sie können beispielsweise sagen: „Mein Name ist X und ich bin Account Director bei [Name des Unternehmens]. Bitte sehen Sie sich die beigefügte Rechnung an und lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben!

Personalisieren Sie Ihre E-Mail

Verleihen Sie Ihren Rechnungs-E-Mails eine persönliche Note, um Ihren Kunden zu zeigen, dass Ihnen ihr Geschäft am Herzen liegt. Dies kann so einfach sein wie die Angabe des Kundennamens in der Betreffzeile oder so individuell wie die Gestaltung einer Rechnung mit dem Markenlogo und den Farben des Kunden. Menschen schätzen es oft, wenn Unternehmen sich besonders engagieren.

Erläutern Sie die Gebühren

Stellen Sie sicher, dass Sie in der eigentlichen Rechnung alle Einzelposten und die entsprechenden Beschreibungen der einzelnen Dienstleistungen, Waren oder Produkte aufführen. Sie müssen keine vollständige Liste beifügen, sondern nur genügend Details, um deutlich zu machen, wofür der Kunde bezahlt. 

Achten Sie zumindest darauf, folgende Angaben zu machen:

• Betreffzeile
• Rechnungsnummer
• Firmenname
• E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer
• Begrüßung
• Körperinhalt
• Rechnungsübersicht
• Aufschlüsselung der Produkte oder Dienstleistungen
• Einzelpostenkosten und Gebühren
• zu zahlender Restbetrag
• Zahlungsdetails und Anweisungen
• sonstige Gebühren (wie Verzugsgebühren, Steuern oder Zinsen)
• Fälligkeitsdatum
• beigefügte Rechnung oder Link
• Kontaktdaten
• Abzeichnung
• E-Mail-Signatur
• Aufruf zum Handeln (z. B. „Hier bezahlen“)
• Folgeinformationen

Bestellbestätigung

Sie können Ihren Kunden auch bitten, Ihnen nach Begleichung der Rechnung eine Zahlungsbestätigung zu senden. Wenn Sie eine Online-Rechnungsplattform verwenden, erfolgt dies möglicherweise automatisch. Wenn nicht, können Sie sich vom Kunden einen Screenshot der Zahlungsaufforderung und der Bestätigung schicken lassen. Bewahren Sie diese Dokumente für Ihre Unterlagen auf.

Rechnungen aufbewahren

Apropos Unterlagen: Bewahren Sie unbedingt Kopien aller Rechnungen für alle Projekte auf. Sie müssen möglicherweise auf diese Dokumente zurückgreifen, wenn ein Kunde eine Zahlung beanstandet oder Fragen zu einer vergangenen Transaktion hat. Diese Unterlagen können auch hilfreich sein, wenn es darum geht, Ihre Steuererklärung einzureichen. 

Wie man aussagekräftige E-Mails mit Rechnungsbeispielen verfasst

Es gibt einige Fälle, in denen du bestimmte Rechnungs-E-Mails an Kunden schicken musst. Die Art und Weise, wie Sie einen neuen Kunden ansprechen, unterscheidet sich von der Versendung einer Rechnung an einen Stammkunden. Hier sind einige Beispiele für Rechnungs-E-Mails, die Sie je nach Kundenbeziehung versenden können. 

Beispiel Nr. 1 – Allgemeine Rechnung mit Anhang per E-Mail

Betreff: Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] als Anlage beigefügt

Sehr geehrte(r) [Name des Kunden],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Anbei finden Sie die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] für die von [Name Ihres Unternehmens] im Rahmen von [Projekt-/Leistungsbeschreibung] erbrachten Leistungen/gelieferten Produkte. Bitte überprüfen Sie die Details in der beigefügten PDF-Datei.

Die erforderlichen Zahlungsdetails finden Sie in der beigefügten Rechnung. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten an uns.

Vielen Dank für Ihre Treue!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Name Ihres Unternehmens]

[Kontaktdaten]

Beispiel Nr. 2 – E-Mail an Erstkunden

Betreff: Vielen Dank, dass Sie sich für [Name Ihres Unternehmens] entschieden haben!

Sehr geehrte(r) [Name des Kunden],

Vielen Dank, dass Sie sich für [Name Ihres Unternehmens] entschieden haben! Wir freuen uns sehr, dass wir Ihnen zum ersten Mal zu Diensten sein durften. Anbei finden Sie die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] mit einer Übersicht über die für Sie erbrachten Dienstleistungen/gelieferten Produkte.

Die beigefügte Rechnung enthält die Zahlungsdetails. Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten an uns.

Vielen Dank, dass Sie sich für [Name Ihres Unternehmens] entschieden haben. Wir freuen uns auf eine dauerhafte Partnerschaft!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Name Ihres Unternehmens]

[Kontaktdaten]

Beispiel Nr. 3 – E-Mail an Stammkunden

Betreff: Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] – Vielen Dank für Ihre Treue

Sehr geehrte(r) [Name des Kunden],

Vielen Dank für Ihr anhaltendes Vertrauen in [Name Ihres Unternehmens]. Anbei finden Sie die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] für die Ihnen kürzlich bereitgestellten Dienstleistungen/Produkte. Wir freuen uns über Ihr Geschäft!

Ihre beständige Unterstützung bedeutet uns sehr viel. Zu Ihrer Information haben wir die Zahlungsinformationen in der beigefügten Rechnung detailliert aufgeführt. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne unter den unten angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich für [Name Ihres Unternehmens] entschieden haben. Wir sind bestrebt, Ihnen erstklassige Dienstleistungen und Produkte zu liefern!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Name Ihres Unternehmens]

[Kontaktdaten]

Bearbeitung von Nachfassaktionen & Unbezahlte Rechnungen

In einer perfekten Welt würden Kunden ihre Rechnungen sofort bezahlen. Aber das ist nicht immer der Fall. Manchmal brauchen sie eine freundliche Erinnerung. In anderen Fällen müssen Sie einen hartnäckigeren Ansatz verfolgen, um unbezahlte Rechnungen einzutreiben.

Die Art und Weise, wie Sie diese Nachfassaktionen versenden, ist wichtig. Sie möchten einen professionellen Ton beibehalten, aber auch direkt in Ihrer Kommunikation sein. Sie können die Zahlungsbedingungen und das Fälligkeitsdatum klären und die nächsten Schritte erläutern, falls der Kunde die Zahlung verweigert. 

Das Timing ist entscheidend

Versenden Sie in strategischen Abständen Folge-E-Mails, um die Rechnung im Gedächtnis zu behalten. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Zeitplan mit den Zahlungsbedingungen oder Vereinbarungen abstimmen, um Maßnahmen zu fördern, ohne den Kunden zu überfordern.

Seien Sie höflich und professionell

Behalten Sie in Ihren Folge-E-Mails einen respektvollen und höflichen Ton bei, um eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten, auch wenn Sie überfällige Zahlungen ansprechen.

Halten Sie es prägnant

Verfassen Sie kurze und prägnante Nachrichten, die die Dringlichkeit der Situation hervorheben. Geben Sie an, was die Erwartungen sind, wofür sie bezahlen, wie hoch der fällige Betrag ist und welche Schritte sie als Nächstes unternehmen müssen.

Bezugnahme auf die ursprüngliche E-Mail

Beziehen Sie sich auf die ursprüngliche E-Mail, in der Sie die Rechnungsbedingungen und Erwartungen zusammengefasst haben. Dies bestätigt, dass diese Details bereits besprochen wurden und dass es in der Verantwortung des Kunden liegt, seinen Teil der Vereinbarung einzuhalten.

Hilfe anbieten

Je nach Situation können Sie dem Kunden Hilfe bei der Begleichung seiner Rechnung anbieten. Dies kann beispielsweise die Vereinbarung eines Zahlungsplans oder die Reduzierung des Projektumfangs beinhalten.

Vermeiden Sie es, aufdringlich zu sein

Das Ziel ist es, Beharrlichkeit und Geduld in Einklang zu bringen. Versuchen Sie, nicht als übermäßig fordernd oder aggressiv zu wirken, da dies Ihre Kundenbeziehungen belasten könnte.

Verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile

Verwenden Sie eine Betreffzeile, die sofort den Zweck der E-Mail deutlich macht. Sie könnten beispielsweise eine Betreffzeile wie „Ausstehende Rechnung Nr. – Bitte bis zum [Datum] überweisen” verwenden.

Berücksichtigen Sie das Medium

Wählen Sie ein geeignetes Kommunikationsmedium, sei es E-Mail, Telefon oder ein anderer Kanal, basierend auf den Präferenzen des Kunden. Eine SMS mit dem Inhalt „Wo bleibt meine Zahlung?“ zu senden, ist wahrscheinlich NICHT der richtige Ansatz.

Wissen, wann man aufhören muss

Erkennen Sie Anzeichen für mangelnde Reaktionsfähigkeit und wissen Sie, wann Sie einen anderen Ansatz wählen müssen. Nach einer Weile ist es unwahrscheinlich, dass das Problem durch beharrliches E-Mailen gelöst werden kann. Wenn das Problem diesen Punkt erreicht, müssen Sie möglicherweise einen Anwalt kontaktieren oder mit einem Inkassobüro zusammenarbeiten. 

Bedanken Sie sich immer beim Empfänger

Unabhängig vom Ergebnis sollten Sie sich beim Kunden für sein Vertrauen bedanken und versuchen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Dadurch wird vermieden, dass ein Kunde eine verärgerte Bewertung hinterlässt oder weitere Probleme für Ihr Unternehmen verursacht (selbst wenn er im Unrecht ist). Sie können jederzeit einen Rechtsbeistand hinzuziehen, wenn dies angemessen ist.

Wann sollte man eine eindringlich formulierte Rechnungs-E-Mail schreiben?

Es gibt Fälle, in denen Sie möglicherweise eine streng formulierte Rechnungs-E-Mail an einen Kunden senden müssen. Konflikte sind zwar nicht angenehm, aber es ist wichtig, Probleme anzusprechen, die zu Zahlungsverzögerungen oder Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung führen. Solche Fälle können sich auf die Finanzen, die Glaubwürdigkeit und die allgemeinen Geschäftspraktiken Ihres Unternehmens auswirken. 

Wenn beispielsweise ein Kunde seine Rechnungen ständig zu spät bezahlt, sollte dies angesprochen werden. Oder wenn ein Kunde aggressiv versucht, den Vertrag neu zu verhandeln, selbst wenn die Zahlungsbedingungen bereits vereinbart wurden, kann es angebracht sein, gewisse Grenzen zu setzen. 

Ein entschlossener, aber respektvoller Ton in Ihrer E-Mail-Kommunikation ist unerlässlich, um die Ernsthaftigkeit der Situation zu vermitteln und gleichzeitig eine konstruktive Lösung zu fördern. Sie können standardisierte E-Mail-Vorlagen verwenden, um eine einheitliche Kommunikation zu gewährleisten. Achten Sie auf eine korrekte Rechtschreibung, Formatierung und Inhalt, um zukünftige Unstimmigkeiten zu minimieren.

Automatisierung des Rechnungsversands per E-Mail

Die Kommunikation per E-Mail ist bei der Rechnungserstellung von entscheidender Bedeutung und kann mithilfe von Tipps aus unserem Leitfaden zum E-Mail-Projektmanagement optimiert werden. Beim Verfassen von Rechnungen sollte ein Gleichgewicht zwischen Entschlossenheit und Höflichkeit gewahrt werden. Daher erfordert eine aussagekräftige Rechnungs-E-Mail eine sorgfältige Ausarbeitung.

Das Erstellen, Versenden und Nachverfolgen von Rechnungen kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie mehrere Kunden und Projekte gleichzeitig betreuen. Glücklicherweise haben technologische Fortschritte eine völlig neue Welt der Automatisierung eröffnet, auch im Bereich der Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Tools wie die Rechnungssoftware Bonsai können viele Schritte im Rechnungsstellungsprozess automatisieren, von der Wiederverwendung früherer Rechnungsvorlagen über die Einrichtung automatischer Mahnungen bis hin zur Planung wiederkehrender Rechnungen. Sie können sogar Ihre Unternehmensfinanzen – Einnahmen, Gewinne und Verluste, Ausgaben und mehr – in einem einzigen Dashboard überprüfen. Wie effizient ist das denn?

Wie kann Automatisierung Ihren Rechnungsversand per E-Mail unterstützen?

Automatisierung kann besonders hilfreich sein, wenn es um den Versand von Rechnungen per E-Mail geht. 

Hier sind einige Vorteile der Verwendung einer Online-Rechnungssoftware zum Versenden von E-Mails:

• Zeiteffizienz: Die Automatisierung optimiert den Rechnungsstellungsprozess und spart Ihnen Zeit bei manuellen Aufgaben wie dem Erstellen, Adressieren und Versenden von E-Mails für jede Rechnung. 
• Konsistenz und Genauigkeit: Rechnungssoftware sorgt für ein standardisiertes Format und einen einheitlichen Inhalt jeder E-Mail, wodurch das Risiko von Fehlern oder fehlenden Informationen verringert wird.
• Schnellere Zustellung: Automatisierte Systeme versenden Rechnungen sofort nach ihrer Erstellung oder nach einem festgelegten Zeitplan und gewährleisten so eine zeitnahe Zustellung an die Kunden.
• Automatische Mahnungen: Die Rechnungssoftware Bonsai bietet automatische Mahnungen für überfällige Zahlungen. Dadurch werden Kunden dazu aufgefordert, ihre Rechnungen zu begleichen, ohne dass manuelle Nachfassaktionen erforderlich sind.
• Integrationsmöglichkeiten: Online-Rechnungssoftware lässt sich häufig in Buchhaltungssysteme, Zahlungsgateways und andere Buchhaltungstools integrieren, wodurch der gesamte Prozess auf einer einzigen Plattform optimiert wird.
• Sicherheit: Cloud-basierte Software speichert in der Regel gesendete E-Mails und Rechnungen sicher und gewährleistet so eine sichere Archivierung und optimale Datensicherheit.
• Mobilfreundlichkeit: Mit einer Online- Rechnungssoftware können Sie von überall aus über Desktop- oder Mobilgeräte auf Rechnungen und E-Mail-Funktionen zugreifen. Dies fördert Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, insbesondere für Kunden, die viel unterwegs sind. 

Wichtige Erkenntnisse

Das Verfassen wirkungsvoller Rechnungs-E-Mails ist genauso wichtig wie die Rechnungen selbst. Die Klarheit Ihrer Botschaft kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, korrekt und pünktlich bezahlt zu werden.

Achten Sie darauf, alle wichtigen Details anzugeben, wie z. B. eine Zusammenfassung der angebotenen Dienstleistungen oder Produkte, die Gesamtkosten und das Fälligkeitsdatum. Behalten Sie einen professionellen Ton bei, danken Sie dem Kunden für sein Geschäft und bitten Sie ihn um eine prompte Zahlung.

Gelegentlich kann es zu Zahlungsverzögerungen oder unbezahlten Rechnungen kommen. In diesem Fall ist es wichtig, Folge-E-Mails zu verfassen, in denen die Erwartungen erneut dargelegt, die nächsten Schritte erläutert und die Kunden aufgefordert werden, so schnell wie möglich zu bezahlen. Als letztes Mittel kann die Zusammenarbeit mit einem Anwalt oder einem Inkassobüro Ihnen helfen, die Zahlung einzutreiben.

Automatisierung kann ein leistungsstarkes Werkzeug zur Optimierung Ihrer Geschäftsabrechnung sein . Mit automatisierten Rechnungsstellungstools wie Bonsai können Sie E-Mail-Vorlagen für Rechnungen erstellen, frühere Rechnungen duplizieren, Kundendaten speichern, Mahnungen versenden und Ihre Unternehmensfinanzen überwachen. Vorbei sind die Zeiten langsamer, manuell erstellter Rechnungen!

Häufig gestellte Fragen zu Strong Invoice E-Mails

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnungs-E-Mail und einer normalen E-Mail?

Eine Rechnungs-E-Mail unterscheidet sich von einer normalen E-Mail darin, dass eine Rechnungs-E-Mail dazu dient, einem Kunden eine Rechnung zuzustellen, um eine Zahlung einzuziehen, während eine „normale“ E-Mail vielen Zwecken dienen kann, die nicht alle geschäftlicher Natur sind. Während eine normale E-Mail allgemeine Informationen, persönliche Gespräche oder Aktualisierungen enthalten kann, ist eine Rechnungs-E-Mail speziell darauf zugeschnitten, die Zahlung für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen anzufordern. Es enthält in der Regel detaillierte Rechnungsinformationen, Zahlungsbedingungen und eine formelle Zahlungsaufforderung. Dies unterscheidet sich vom allgemeineren, eher informellen Charakter einer normalen E-Mail.

Wie oft sollte ich eine E-Mail wegen einer unbezahlten Rechnung nachfassen?

Der Zeitpunkt für die Nachverfolgung einer unbezahlten Rechnung hängt vom vereinbarten Zahlungsplan ab. Wenn ein Kunde Sie beispielsweise für ein einmaliges Projekt bezahlen soll, können Sie zu Beginn des Projekts wahrscheinlich wöchentliche oder zweiwöchentliche Erinnerungen versenden, bis er bereit ist, die Rechnung zu bezahlen und das Projekt zu starten. Wenn ein Kunde hingegen monatlich für laufende Dienstleistungen bezahlt und mit einer Zahlung einige Wochen im Rückstand ist, können Sie ihn einige Tage oder eine Woche vor Ausstellung der nächsten Rechnung daran erinnern, die vorherige Rechnung zu begleichen. Wenn Sie drei oder mehr Mahnungen verschickt haben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob der Kunde tatsächlich zahlen wird. In diesem Fall können Sie eine etwas schärfer formulierte, aber dennoch professionelle E-Mail versenden, in der Sie die nächsten Schritte und/oder Konsequenzen für den Fall einer Nichtzahlung darlegen.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Rechnungs-E-Mail gelesen und nicht ignoriert wird?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungs-E-Mail von Ihrem Kunden wahrgenommen wird, sollten Sie eine klare und prägnante Betreffzeile verwenden, die sich direkt auf die Rechnung bezieht. Die Betreffzeile könnte beispielsweise lauten: „Rechnung beigefügt – bitte bis zum [Datum] überweisen“. Strukturieren Sie die E-Mail so, dass wichtige Inhalte wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und eine prägnante Handlungsaufforderung (z. B. „Hier bezahlen“) deutlich sichtbar sind. Erwägen Sie, in angemessenen Abständen nachzufassen, um den Empfänger daran zu erinnern, dass seine Zahlung fällig ist. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Ihre E-Mail nicht verloren geht oder übersehen wird!