Como escrever um e-mail de fatura eficaz com modelos e exemplos

Seja você um designer gráfico ou consultor de marketing, empreiteiro geral ou advogado, quando chega a hora de receber o pagamento, provavelmente você envia uma fatura. Isso pode assumir várias formas, como um documento do Google Doc, PDF ou link online, mas a mensagem que você usa na sua fatura é importante!

Neste guia, abordamos como redigir um e-mail de fatura eficaz para ajudar a garantir que você receba o pagamento corretamente e em dia, sempre.

Além disso, alguns modelos e exemplos de faturas por e-mail bônus que você pode usar para otimizar o faturamento da sua empresa. 

O que é um e-mail de fatura forte?

Elaborar um e-mail de fatura eficaz é fundamental para o seu negócio — não se trata apenas de solicitar o pagamento, mas também de manter um relacionamento profissional e harmonioso com seus clientes. 

O objetivo de um e-mail de fatura bem estruturado vai além de apenas indicar o valor devido; é sua chance de fornecer informações detalhadas sobre os serviços prestados, as condições de pagamento e os dados de contato da sua empresa. Isso ajuda a agilizar o processo de pagamento e garante que todas as informações necessárias estejam prontamente disponíveis para o seu cliente!

Componentes essenciais de um e-mail de fatura eficaz

Elaborar um e-mail profissional com fatura é bastante simples. Desde que você compreenda os componentes abaixo, estará no caminho certo para escrever e-mails de faturação eficazes que geram uma melhor taxa de resposta para o seu negócio. 

Se você tem dificuldade para escrever e-mails de fatura do zero, usar um modelo de fatura pode ser uma ótima maneira de economizar tempo e garantir a consistência em todas as suas faturas.

Personalize-o

Primeiro, certifique-se de personalizar cada e-mail com o nome do seu cliente e quaisquer detalhes específicos relacionados ao projeto ou serviço. Você pode até incluir o logotipo do seu cliente no cabeçalho da fatura. Inclua uma mensagem amigável de “Obrigado!” na seção Notas da fatura para agradecer ao seu cliente pela sua preferência. 

Use uma linha de assunto clara

Um e-mail de fatura forte deve ser claro, conciso e ter um tom amigável. No seu e-mail, inclua um assunto que chame a atenção, como “Fatura para [Nome do cliente] - nº [Número da fatura]”. No corpo do texto, comece com uma saudação calorosa e expresse gratidão pela oportunidade de trabalharem juntos. Você pode até incluir uma nota com instruções sobre como e onde efetuar o pagamento.

Inclua o valor devido & Data de vencimento

No seu e-mail, inclua uma breve descrição dos serviços ou produtos fornecidos, o valor do pagamento acordado e quaisquer condições de pagamento ou datas de vencimento previamente discutidas. Dessa forma, você pode evitar qualquer confusão em relação aos termos, valor total devido e métodos de pagamento aceitos.

Use uma linguagem simples e clara

A clareza é fundamental. Você quer facilitar ao máximo para o seu cliente entender o que está pagando, em que quantidade e a que custo. Certifique-se de que o documento da fatura inclua todas as informações necessárias – seu nome e informações de contato, nome e informações de contato do cliente, número da fatura ou número do pedido de compra, data de vencimento, etc. – para servir como registro da transação.

Anexe sua fatura de mais de uma maneira

É uma boa ideia anexar a fatura em formato PDF ao e-mail. Mesmo que você esteja enviando a fatura como um link online, muitos clientes apreciam receber uma cópia impressa. Encerre seu e-mail com uma despedida educada e inclua suas informações de contato para que eles possam manter contato.

Facilite o pagamento para os clientes

Talvez o passo mais importante seja garantir que seja fácil para os clientes pagarem a fatura. Comece por comunicar de forma clara e profissional, indicando o prazo de pagamento, os custos e os métodos de pagamento disponíveis no conteúdo da fatura. Você pode até mesmo oferecer a opção de baixar a fatura como um arquivo PDF para facilitar o acesso e o rastreamento. Considere utilizar plataformas integradas como Bonsai, Xero ou outro software de faturamento que ofereça insights e integrações, permitindo que sua equipe acompanhe os pagamentos de faturas e obtenha informações valiosas. 

Alguns métodos de pagamento comuns incluem:

• Cartões de crédito/cartões de débito
• Transferências bancárias/transferências eletrônicas
• Carteiras eletrônicas (como PayPal, Apple Pay ou Google Pay)
• Cheques
• Transferências ACH (Automated Clearing House)
• Dinheiro

Certifique-se de personalizar os campos da fatura para atender às suas necessidades específicas de faturamento e, em alguns casos, considere lembretes automáticos ou um sistema de faturamento baseado em assinatura para contas recorrentes. Ao criar um sistema eficiente a partir do zero, que acomoda várias opções de pagamento e incorpora profissionalismo em cada etapa, você facilita para que clientes e parceiros paguem suas contas em dia!

Use um modelo de fatura profissional

Os e-mails de fatura são mais do que apenas uma forma de solicitar pagamento; eles desempenham um papel crucial na manutenção de um fluxo de caixa saudável e na construção de relacionamentos sólidos com os clientes. É por isso que enviar faturas claras e sem erros é tão importante. Modelos de faturas profissionais podem ajudar!

Com os modelos de fatura gratuitos da Bonsai, você pode redigir e enviar faturas detalhadas sem o incômodo de criá-las do zero. Todos os campos importantes estão integrados; basta fazer o download, atualizar, editar e enviar!

Como proprietário de uma empresa, é importante apresentar os seus alimentos da forma mais profissional possível. Essa atenção aos detalhes pode diferenciá-lo no mundo dos negócios, tornando os clientes mais propensos a voltar e indicar seus serviços ou produtos a outras pessoas. Em essência, um e-mail de fatura eficaz não se resume apenas ao dinheiro — é uma parte fundamental da experiência do cliente e do sucesso geral da sua empresa!

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Por que usar um modelo de e-mail de fatura?

Caso ainda não tenha ficado claro, criar faturas pode dar muito trabalho! Mas com a ajuda de modelos pré-definidos de e-mails de fatura, o tempo gasto com faturamento pode ser bastante reduzido, economizando dinheiro (e evitando dores de cabeça) no processo.

Aqui estão apenas algumas das muitas razões para usar um modelo de e-mail de fatura.

• Clareza e concisão: os modelos de fatura ajudam a garantir que sua mensagem de e-mail seja clara e fácil de entender, reduzindo confusões ou interpretações erradas.
• Assunto que chama a atenção: uma boa fatura capta a atenção do destinatário, aumentando a probabilidade de o e-mail ser aberto imediatamente.
• Saudações educadas: uma fatura bem redigida estabelece um tom profissional e cortês desde o início, promovendo um relacionamento positivo.
• Detalhes da finalidade: Nosso modelo de e-mail de fatura articula claramente o motivo do e-mail, evitando ambiguidades.
• Anexo ou link para a fatura: o modelo facilita o acesso à fatura, simplificando o processo de pagamento.
• Inclua um resumo da fatura: use o modelo para oferecer uma visão geral rápida dos principais detalhes da fatura para uma compreensão rápida.
• Inclui métodos de pagamento: O modelo de fatura especifica claramente os métodos de pagamento disponíveis, facilitando pagamentos pontuais.
• Inclui prazo de pagamento: define expectativas e urgência para o pagamento, garantindo o processamento atempado.
• Adicionar informações de contato: crie uma fatura que inclua detalhes de contato relevantes para dúvidas ou esclarecimentos, promovendo uma comunicação tranquila.
• Assinatura profissional: Termine o e-mail com uma nota formal, agradecendo ao cliente por sua preferência!
• Expresse gratidão: opcionalmente, o modelo inclui uma nota de agradecimento, promovendo boa vontade e apreço.
• Solicitação de confirmação: A solicitação incentiva a confirmação do recebimento, garantindo a ambas as partes o sucesso da transmissão.
• Sem erros: O modelo pronto reduz a probabilidade de erros ou imprecisões, aumentando o profissionalismo.
• Formatação consistente: O modelo personalizável apresenta uma imagem de marca unificada, reforçando o profissionalismo e a confiabilidade.
• Respeite o tempo do destinatário: o modelo de fatura por e-mail é conciso e bem estruturado, demonstrando que você respeita o tempo do destinatário ao fornecer as informações necessárias de forma eficiente.

Modelos de faturas para download gratuito para sua empresa

Economize tempo (e dinheiro) na faturação da sua empresa com a ajuda dos modelos de fatura gratuitos da Bonsai. Encontre um formato adequado para o seu negócio ou personalize-o de acordo com suas necessidades. Em seguida, basta inserir os detalhes, adicionar sua marca e enviar ao seu cliente! 

• Modelo de fatura para freelancer
• Modelo de fatura de consultoria
• Modelo de fatura de fotografia
• Modelo de fatura de design gráfico
• Modelo de fatura de prestador de serviços
• Modelo de fatura de aluguel
• Modelo de fatura pro forma
• Modelo de fatura detalhada
• Modelo de fatura para impressão
• Modelos de faturas profissionais

• Modelo de fatura do Excel
• Modelo de fatura do Microsoft Word
• Modelo de fatura do Google Docs
• Modelo de fatura em PDF

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Como escrever um e-mail de fatura eficaz

Na Bonsai, temos paixão por ajudar empresas e freelancers a simplificar sua contabilidade, escrituração e faturamento. Aqui, fornecemos algumas dicas sobre como escrever um e-mail de fatura eficaz para incentivar o pagamento imediato por parte dos seus clientes. Use essas dicas para melhorar suas mensagens de fatura e receber seus pagamentos mais rapidamente.

Seja claro desde o início

Poucos clientes querem ler um e-mail longo antes de chegarem à fatura. Portanto, certifique-se de ir direto ao ponto. Você pode começar seu e-mail com algo como: “Mais uma vez, obrigado por sua preferência. Estamos ansiosos para trabalhar com você. Segue em anexo a fatura referente ao nosso projeto X.

Apresente-se

Se esta for a primeira vez que você trabalha com um determinado cliente, ou se estiver enviando a fatura em nome do seu empregador, talvez seja apropriado se apresentar. Você pode dizer algo como: “Meu nome é X e sou diretor de contas na [nome da empresa]. Por favor, veja a fatura em anexo e entre em contato caso tenha alguma dúvida!

Personalize seu e-mail

Adicione um toque pessoal aos seus e-mails de fatura para mostrar aos clientes que você se preocupa com os negócios deles. Isso pode ser tão simples quanto garantir que o assunto inclua o nome do cliente ou tão personalizado quanto criar uma fatura com o logotipo e as cores da marca dele. As pessoas geralmente apreciam as empresas que se esforçam para ir além.

Explique as acusações

Na fatura propriamente dita, certifique-se de incluir itens e descrições correspondentes de cada um dos serviços, bens ou produtos fornecidos. Você não precisa incluir uma lista exaustiva; basta incluir detalhes suficientes para deixar claro o que o cliente está pagando. 

No mínimo, certifique-se de incluir estes detalhes:

• assunto
• número da fatura
• nome comercial
• e-mail, endereço e número de telefone
• saudação
• conteúdo do corpo
• resumo da fatura
• detalhamento de produtos ou serviços
• custos e taxas por item
• saldo a pagar
• detalhes e instruções de pagamento
• outras taxas (como taxas em atraso, impostos ou juros)
• data de vencimento
• fatura ou link em anexo
• informações de contato
• aprovação
• assinatura de e-mail
• chamada para ação (por exemplo, “Pague aqui”)
• detalhes de acompanhamento

Confirmação de solicitação

Você também pode solicitar ao seu cliente que envie a confirmação do pagamento assim que ele tiver pago a fatura. Se você estiver usando uma plataforma de faturamento online, isso pode ser automático. Caso contrário, você pode pedir ao cliente para enviar uma captura de tela da solicitação e da confirmação do pagamento. Guarde esses documentos para seus registros.

Mantenha um registro das faturas

Por falar em registros, certifique-se de guardar cópias de todas as faturas de todos os projetos. Você pode precisar consultar esses documentos se um cliente tentar contestar um pagamento ou tiver dúvidas sobre uma transação anterior. Esses registros também podem ser úteis na hora de declarar seus impostos. 

Como escrever exemplos de e-mails de fatura eficazes

Existem alguns cenários em que pode ser necessário enviar e-mails de fatura específicos aos clientes. A forma como você entra em contato com um novo cliente será diferente de enviar uma fatura a um cliente recorrente. Aqui estão alguns exemplos de e-mails de fatura que você pode enviar, dependendo do relacionamento com o cliente. 

Exemplo nº 1 – Fatura genérica com anexo por e-mail

Assunto: Fatura nº [Número da fatura] em anexo para sua referência

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Espero que você esteja bem. Em anexo encontra-se a fatura nº [Número da fatura] referente aos serviços/produtos fornecidos pela [Nome da sua empresa] em [Descrição do projeto/serviço]. Por favor, analise os detalhes incluídos no arquivo PDF em anexo.

Você pode encontrar os detalhes de pagamento necessários na fatura em anexo. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para entrar em contato usando as informações fornecidas abaixo.

Agradecemos por sua fidelidade!

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Sua posição]

[Nome da sua empresa]

[Informações de contato]

Exemplo nº 2 – E-mail para clientes novos

Assunto: Obrigado por escolher [nome da sua empresa]!

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Obrigado por escolher [Nome da sua empresa]! Estamos muito felizes por ter tido a oportunidade de atendê-lo pela primeira vez. Em anexo encontra-se a fatura nº [Número da fatura] com o resumo dos serviços/produtos fornecidos a você.

Para sua conveniência, a fatura em anexo descreve os detalhes do pagamento. Caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda, não hesite em entrar em contato usando as informações abaixo.

Obrigado por escolher [Nome da sua empresa]. Esperamos uma parceria duradoura!

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Sua posição]

[Nome da sua empresa]

[Informações de contato]

Exemplo nº 3 – E-mail para clientes recorrentes

Assunto: Fatura nº [Número da fatura] - Obrigado por sua fidelidade

Prezado(a) [Nome do Cliente],

Agradecemos sua confiança contínua na [Nome da sua empresa]. Segue em anexo a fatura nº [Número da fatura] referente aos serviços/produtos recentemente fornecidos a você. Agradecemos a sua preferência!

Seu apoio constante significa muito para nós. Para sua conveniência, detalhamos as informações de pagamento na fatura em anexo. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato conosco usando os dados fornecidos abaixo.

Mais uma vez, obrigado por escolher [Nome da sua empresa]. Estamos comprometidos em oferecer serviços e produtos de alta qualidade para você!

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Sua posição]

[Nome da sua empresa]

[Informações de contato]

Acompanhamento de cobranças & Faturas não pagas

Em um mundo perfeito, os clientes pagariam suas faturas imediatamente. Mas isso nem sempre acontece. Às vezes, eles precisam de um lembrete amigável. Outras vezes, é necessário adotar uma abordagem mais persistente para recuperar faturas não pagas.

A maneira como você envia esses acompanhamentos é importante. Você deseja manter um tom profissional, mas também ser direto em sua comunicação. Você pode esclarecer as condições de pagamento e a data de vencimento, além de explicar os próximos passos a serem tomados caso o cliente se recuse a pagar. 

O timing é fundamental

Envie e-mails de acompanhamento em intervalos estratégicos para manter a fatura em destaque. Certifique-se de alinhar esse prazo com as condições ou acordos de pagamento para incentivar a ação sem sobrecarregar o cliente.

Seja educado e profissional

Mantenha um tom respeitoso e cortês nos e-mails de acompanhamento para manter um relacionamento positivo, mesmo ao abordar pagamentos em atraso.

Seja conciso

Elabore mensagens concisas e diretas que destaquem a urgência da situação. Informe quais são as expectativas, o que eles estão pagando, o valor devido e quais medidas devem tomar a seguir.

Referência ao e-mail inicial

Faça referência ao e-mail inicial no qual você resumiu os termos e as expectativas da fatura. Isso confirma que esses detalhes já foram discutidos e que é responsabilidade do cliente cumprir sua parte do acordo.

Oferecer assistência

Dependendo da situação, você pode optar por oferecer assistência para ajudar o cliente a pagar sua fatura. Isso pode incluir oferecer um plano de pagamento ou reduzir o escopo do projeto.

Evite ser insistente

O objetivo é equilibrar persistência com paciência. Procure evitar parecer excessivamente exigente ou agressivo, pois isso pode prejudicar o relacionamento com seus clientes.

Use uma linha de assunto clara

Use uma linha de assunto que deixe claro imediatamente o objetivo do e-mail. Por exemplo, você poderia usar uma linha de assunto como “Fatura pendente nº - Por favor, pague até [data]”.

Considere o meio

Escolha um meio de comunicação adequado, seja e-mail, telefonema ou outro canal, com base nas preferências do cliente. Enviar uma mensagem como “Onde está meu pagamento?” provavelmente NÃO é a abordagem correta.

Saiba quando parar

Reconheça sinais de falta de resposta e saiba quando adotar uma abordagem diferente. Depois de algum tempo, enviar e-mails persistentemente provavelmente não resolverá o problema. Você pode precisar entrar em contato com um advogado ou trabalhar com uma agência de cobrança se a questão chegar a esse ponto. 

Sempre agradeça ao destinatário

Independentemente do resultado, agradeça ao cliente pela sua preferência e tente encerrar a conversa com uma nota positiva. Isso ajuda a evitar que um cliente deixe uma avaliação negativa ou crie mais problemas para sua empresa (mesmo que ele esteja errado). Você sempre pode procurar aconselhamento jurídico, se for o caso.

Quando escrever um e-mail de cobrança com palavras fortes

Há ocasiões em que você pode precisar enviar um e-mail com uma fatura em tom severo a um cliente. Embora os conflitos não sejam agradáveis, é importante resolver as questões que afetam os atrasos nos pagamentos ou as discrepâncias na faturação. Essas situações podem afetar as finanças, a credibilidade e as práticas comerciais gerais da sua empresa. 

Por exemplo, se um cliente está sempre atrasado no pagamento de suas faturas, isso deve ser resolvido. Ou, se um cliente tentar renegociar agressivamente o contrato, mesmo depois de os termos de pagamento terem sido acordados, pode ser apropriado estabelecer alguns limites. 

Um tom firme, mas respeitoso, em sua comunicação por e-mail é essencial para transmitir a seriedade da situação e, ao mesmo tempo, promover uma resolução construtiva. Você pode usar modelos de e-mail padronizados para manter a consistência em suas comunicações. Certifique-se de usar ortografia, formatação e conteúdo precisos para minimizar discrepâncias futuras.

Automatizando o processo de envio de faturas por e-mail

A comunicação por e-mail é fundamental durante a criação de faturas e pode ser otimizada usando as dicas do nosso guia de gerenciamento de projetos por e-mail. A redação das faturas deve ser equilibrada entre firmeza e cortesia. Portanto, um e-mail de fatura forte exige uma elaboração cuidadosa.

Criar, enviar e acompanhar faturas pode ser demorado, especialmente se você estiver lidando com vários clientes e projetos. Felizmente, os avanços tecnológicos apresentaram um mundo totalmente novo de automação, inclusive no que diz respeito ao faturamento e à contabilidade.

Ferramentas como o software de faturamento Bonsai podem automatizar muitas etapas do processo de faturamento, desde a replicação de modelos de faturas anteriores até a configuração de lembretes automáticos e o agendamento de faturas recorrentes. Você pode até mesmo analisar as finanças da sua empresa – receitas, lucros e perdas, despesas e muito mais – em um único painel. Que tal essa eficiência?

Como a automação pode ajudar no processo de envio de faturas por e-mail?

A automação pode ser especialmente útil quando se trata do processo de envio de faturas por e-mail. 

Aqui estão algumas vantagens de usar um software de faturamento online para enviar e-mails:

• Eficiência de tempo: a automação simplifica o processo de faturamento, economizando tempo em tarefas manuais, como redigir, endereçar e enviar e-mails para cada fatura. 
• Consistência e precisão: o software de faturamento garante um formato e conteúdo padronizados para cada e-mail, reduzindo as chances de erros ou informações ausentes.
• Entrega mais rápida: os sistemas automatizados enviam as faturas instantaneamente após a criação ou com base em um cronograma, garantindo a entrega imediata aos clientes.
• Lembretes automáticos: a solução de software de faturamento Bonsai oferece lembretes automáticos para pagamentos em atraso. Isso incentiva os clientes a pagarem suas faturas sem a necessidade de acompanhamento manual.
• Recursos de integração: os softwares de faturamento online geralmente se integram a sistemas contábeis, gateways de pagamento e outras ferramentas de contabilidade, simplificando todo o processo em uma única plataforma.
• Segurança: O software baseado em nuvem normalmente mantém registros seguros de e-mails e faturas enviados, garantindo o armazenamento seguro de registros e a segurança ideal dos dados.
• Compatibilidade com dispositivos móveis: o software de faturamento online permite o acesso a faturas e funcionalidades de e-mail de qualquer lugar, através de computadores ou dispositivos móveis. Isso promove flexibilidade e facilidade de uso, especialmente para clientes que estão sempre em movimento. 

Principais conclusões

Escrever e-mails de fatura eficazes é tão importante quanto as próprias faturas. A clareza da sua mensagem pode fazer uma enorme diferença quando se trata de receber o pagamento corretamente e em dia.

Certifique-se de incluir todos os detalhes importantes, como um resumo dos serviços ou produtos fornecidos, o custo total e a data de vencimento. Mantenha um tom profissional, agradeça ao cliente pela sua preferência e incentive o pagamento imediato.

Ocasionalmente, podem ocorrer atrasos nos pagamentos ou faturas não pagas. Quando isso acontece, é importante elaborar e-mails de acompanhamento que reiterem as expectativas, expliquem os próximos passos e solicitem aos clientes que paguem o mais rápido possível. Como último recurso, trabalhar com um advogado ou agência de cobrança pode ajudá-lo a recuperar o pagamento.

A automação pode ser uma ferramenta poderosa para otimizar o faturamento da sua empresa. Com ferramentas de faturamento automatizadas como o Bonsai, você pode criar modelos de e-mail para faturas, duplicar faturas anteriores, salvar detalhes de clientes, enviar lembretes e monitorar as finanças da sua empresa. Os dias das faturas lentas e criadas manualmente acabaram!

Perguntas frequentes sobre e-mails de faturas fortes

Qual é a diferença entre um e-mail de fatura e um e-mail normal?

Um e-mail de fatura difere de um e-mail normal, pois o objetivo do primeiro é enviar uma fatura a um cliente para receber o pagamento, enquanto um e-mail “normal” pode ter várias finalidades, nem todas relacionadas a negócios. Enquanto um e-mail comum pode conter informações gerais, discussões pessoais ou atualizações, um e-mail de fatura é especificamente elaborado para solicitar o pagamento de produtos ou serviços prestados. Normalmente, incluirá informações detalhadas sobre faturamento, condições de pagamento e uma solicitação formal de pagamento. Isso difere da natureza mais coloquial e/ou informal de um e-mail comum.

Com que frequência devo fazer o acompanhamento de um e-mail sobre uma fatura não paga?

O prazo para o acompanhamento de uma fatura não paga depende do cronograma de pagamentos acordado. Por exemplo, se um cliente deve pagar por um projeto único, no início do projeto, você provavelmente poderá enviar lembretes semanais ou quinzenais até que ele esteja pronto para pagar a fatura e iniciar o projeto. Por outro lado, se um cliente paga mensalmente por serviços contínuos e está com algumas semanas de atraso no pagamento, você pode lembrá-lo de pagar a fatura anterior alguns dias ou uma semana antes da emissão da próxima fatura. Depois de enviar três ou mais lembretes, talvez seja hora de se preocupar se o cliente realmente fará o pagamento. É nesse momento que você pode enviar um e-mail com uma linguagem mais forte, mas profissional, descrevendo os próximos passos e/ou as consequências caso eles não paguem.

Como posso garantir que meu e-mail com a fatura seja lido e não ignorado?

Para garantir que seu e-mail com a fatura seja notado pelo cliente, certifique-se de incluir um assunto claro e conciso que esteja diretamente relacionado à fatura. Por exemplo, o assunto poderia ser “Fatura em anexo - Por favor, efetue o pagamento até [data]”. Estruture o e-mail com o conteúdo importante em destaque, como o número da fatura, o valor devido e uma chamada à ação concisa (por exemplo, “Pague aqui”). Considere fazer um acompanhamento em intervalos adequados para lembrar o destinatário de que o pagamento está vencido. Isso também ajudará a garantir que seu e-mail não se perca ou seja ignorado!