Was ist ein Freelancer-Managementsystem (FMS)?

Möglicherweise haben Sie noch nie von einem Freelancer-Managementsystem gehört. Wenn ja, keine Sorge – der Begriff kam erst Anfang 2014 in Umlauf. Obwohl es sich um ein relativ neues Konzept handelt, ist ein FMS ein leistungsstarkes System zur Verwaltung von Freiberuflern, deren Vertragsvorlagen und vielem mehr. Sie sollten sich lieber früher als später damit befassen.

Ihr Unternehmen nutzt wahrscheinlich freiberufliche Arbeitskräfte. Heutzutage wird es Ihnen schwerfallen, ein Unternehmen zu finden, das dies nicht tut. Zwischen 2011 und 2015 stieg die Zahl der Freiberufler, die für US-Unternehmen tätig sind, von 4,5 auf 6,4 Millionen Menschen. Diese Zahl wird voraussichtlich weiter steigen.

Dennoch unterscheidet sich der Prozess der Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Freiberuflern von dem für Vollzeitbeschäftigte. Es gibt unterschiedliche Prozesse, Regeln und Erwartungen. Deshalb ist es so wichtig, ein gutes Freelancer-Managementsystem zu finden.

Ein Freelancer-Managementsystem (FMS) ist ein System, das von Unternehmen oder Einzelpersonen verwendet wird, um ihr Freelancer-Management zu optimieren. Es hilft in einer Vielzahl von Bereichen, darunter die Einarbeitung von Freiberuflern, Verwaltung, Nachverfolgung, Bezahlung und Berichterstattung.

Den Wert eines Freelancer-Managementsystems verstehen

Sie haben Standards und Protokolle für die Leitung Ihres Teams und dessen Arbeitsabläufe. Wenn Ihr Unternehmen jedoch traditionell auf Vollzeitkräfte setzt, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Freiberufler nicht so gut in Ihre etablierten Systeme passen. Vertragsarbeiter werden anders bezahlt und besteuert. Sie müssen Verträge über die Eigentumsrechte an Inhalten unterzeichnen. Sie könnten sich sogar in einer anderen Zeitzone befinden. Wie werden Sie den Überblick behalten?

Nun, laut Definition von Forbes ermöglichen Freelancer-Managementsysteme „Unternehmen, alle Aspekte ihrer freiberuflichen Mitarbeiter – Onboarding, Verwaltung, Buchhaltung, Berichterstattung – in einem einzigen Dashboard zu konsolidieren“. Wenn Sie mehrere verschiedene Auftragnehmer beauftragen, werden diese alle über ein zentrales System mit Ihnen verbunden. Darüber hinaus ist es ein System, das speziell auf die Bedürfnisse von freiberuflichen Talenten zugeschnitten ist. Das bedeutet, dass Sie die integrierten Funktionen nutzen, um sicherzustellen, dass alle richtigen Kästchen angekreuzt werden.

Merkmale eines Freelancer-Managementsystems

Wie CPO Rising es ausdrückt: „Die FMS-Plattform ist ein dynamisches, automatisiertes Tool, mit dem man die wachsende Freelancer-Community erschließen und gleichzeitig mehr Kontrolle gewinnen kann.“ Das klingt alles toll, aber was genau bedeutet das? Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die spezifischen Funktionen werfen, die Freelancer-Managementsysteme bieten.

1. Die richtigen Talente finden

Bevor Sie Freiberufler einstellen, müssen Sie die richtigen finden. Glücklicherweise kann ein FMS Sie direkt mit einer Gruppe geprüfter Auftragnehmer verbinden, die bereit sind, sich an die Arbeit zu machen. Sie verfügen in der Regel über durchsuchbare Profile, die Ihnen Aufschluss über ihre Fachgebiete und ihren Erfahrungsstand geben. Darüber hinaus sind sie bereits mit der Nutzung Ihres Systems vertraut, sodass die Verbindung und der Einstieg ganz einfach sind.

2. Einstellung und Einarbeitung

Sobald Sie einen passenden Kandidaten gefunden haben, können Sie ihn kontaktieren und über die Plattform ein Gespräch beginnen. Wenn Sie sich dann entschließen, den Kauf zu tätigen, ist es ganz einfach, ein Angebot zu machen und die digitalen Formalitäten in Gang zu setzen. Ihr FMS sendet Ihnen und Ihrem Freiberufler automatisch umsetzbare nächste Schritte, damit keine Zeit verloren geht.

3. Freiberufliche Verträge

Sie stellen möglicherweise Autoren, Designer und Administratoren für eine Vielzahl von Aufgaben und unterschiedliche Zeitpläne ein. Klären Sie die Bedingungen im Voraus mit einem Vertrag. Wann beginnt und endet Ihre Arbeitsbeziehung? Wem gehören die erstellten Originalinhalte und wie dürfen sie verwendet werden? Tappen Sie nicht in die Falle, anzunehmen, dass Sie sich über diese Details einig sind. Holen Sie sich eine schriftliche Bestätigung und überlassen Sie Ihrem FMS die Schwerarbeit.

4. Projektmanagement

Jetzt, wo Sie mit den Aufgaben vorankommen, müssen Sie das Projekt auf Kurs halten. Nutzen Sie die Projektmanagement-Funktionen Ihres FMS, um Aufgaben zuzuweisen, Meilensteine und Fristen festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Im weiteren Verlauf behalten Sie einen klaren Überblick darüber, was bereits erreicht wurde und wo Ihre Aufmerksamkeit erforderlich ist.

5. Kommunikation mit Ihrem Team

Sie müssen Ihr Team über Fortschritte, Herausforderungen, Fragen und Bedenken der Stakeholder auf dem Laufenden halten. Eine Vielzahl verstreuter E-Mails, Chats und Textnachrichten kann jedoch zu Verwirrung oder Lücken in der Konversation führen. Lassen Sie Ihre Auftragnehmer über Ihr FMS mit Ihnen kommunizieren, damit alles, was mit dem Projekt zu tun hat, an einem Ort bleibt.

6. Rechnungsstellung und Zahlungen

Mit einem FMS werden Rechnungen und Zahlungen reibungslos und bequem für Sie und Ihre Teammitglieder abgewickelt. Freiberufler reichen ihre Rechnungen ein, Sie genehmigen die Zahlung, und die Gelder werden elektronisch überwiesen. Auch die Buchhaltung wird optimiert, da Sie mit denselben automatisch aktualisierten Datensätzen arbeiten.

7. Analytik

Wissen ist Macht, und die Analysen, die ein Freelancer-Managementsystem liefert, versorgen Sie mit Unmengen an Daten. Halten Sie sich an Ihr Budget? Wie viele Stunden arbeiten Ihre Freiberufler? Wurden die Inhalte rechtzeitig geliefert? Welche Ihrer Freiberufler zeigen die konstanteste Leistung? Ein klares Bild dieser Statistiken hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, und die Planung für die Zukunft zu verbessern.

8. Automatisierung und Integrationen

Geld mag eine erneuerbare Ressource sein, aber Ihre Zeit ist es nicht. Ein FMS spart Ihnen Zeit, indem es Prozesse und Arbeitsabläufe automatisiert. Wenn Sie bereits andere Tools und Plattformen verwenden, können Sie diese möglicherweise ebenfalls integrieren. Sprechen Sie mit Ihrem FMS-Anbieter über die Verbindung Ihrer Tools. Wenn die von Ihnen benötigten Integrationen noch nicht vorhanden sind, sollten Sie Automatisierungslösungen wie IFTTT oder Zapier in Betracht ziehen.

Wer nutzt ein Freelancer-Managementsystem?

Ein voll ausgestattetes FMS ist eindeutig nicht nur ein Werkzeug für Manager. Es kann von fast jedem in Ihrem Team im Laufe der Aufgaben für viele verschiedene Aufgaben verwendet werden.

Das Management kann Arbeitsabläufe vereinfachen, eine Talentbasis aufbauen und das Wachstum leichter verfolgen. Die Personalabteilung kann schnell neue Talente finden und einstellen, Arbeitsbedingungen festlegen und Verträge schnell unterzeichnen und archivieren. Der Betrieb kann Projekte verwalten, Zeitpläne und Meilensteine verfolgen und die Kommunikation auf dem neuesten Stand halten. Die Buchhaltung kann Rechnungen vereinfachen, automatische Zahlungen einrichten und Steuerunterlagen festlegen.

Freelance-Managementsysteme sind nicht nur für kleine Unternehmen oder vollständig remote arbeitende Teams geeignet. Große, traditionelle Unternehmen erkennen die Vorteile. Die Washington Post hat beispielsweise ein eigenes FMS entwickelt, um ihre freiberuflichen Mitarbeiter zu verwalten. Glücklicherweise müssen Sie nicht wie sie ganz von vorne anfangen. Mit bestehenden Freelancer-Managementsystemen wie Bonsai haben Sie die Möglichkeit, mit minimalem Aufwand und maximalen Ergebnissen ein intelligentes Freelancer-Management einzurichten. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion!