¿Qué es un sistema de gestión para autónomos (FMS)?

Es posible que nunca hayas oído hablar de un sistema de gestión para autónomos. Si es así, no te preocupes: el término no empezó a utilizarse hasta principios de 2014. Aunque se trata de un concepto relativamente nuevo, un FMS es un potente sistema para gestionar a los autónomos, sus plantillas de contratos y mucho más. Será mejor que lo investigues cuanto antes.

Probablemente tu empresa utiliza mano de obra autónoma. Hoy en día, es difícil encontrar una empresa que no lo haga. Entre 2011 y 2015, el número de autónomos que colaboraban con empresas estadounidenses aumentó de 4,5 a 6,4 millones de personas. Se espera que esa cifra siga creciendo.

Sin embargo, el proceso de contratación, gestión y remuneración de los autónomos no es el mismo que el de los empleados a tiempo completo. Existen diferentes procesos, normas y expectativas. Por eso es tan importante encontrar un buen sistema de gestión para autónomos.

Un sistema de gestión de autónomos, o FMS, es un sistema utilizado por empresas o particulares para optimizar la gestión de sus autónomos. Ayuda en una variedad de campos, incluyendo la incorporación de autónomos, la gestión, el seguimiento, los pagos y la presentación de informes.

Comprender el valor de un sistema de gestión para autónomos

Tienes normas y protocolos para gestionar tu equipo y su flujo de trabajo. Sin embargo, si su empresa ha dependido tradicionalmente de personal a tiempo completo, es posible que los autónomos no encajen tan bien en sus sistemas establecidos. Los trabajadores contratados reciben su salario y pagan impuestos de manera diferente. Necesitan firmar contratos sobre la propiedad del contenido. Incluso podrían estar en una zona horaria diferente. ¿Cómo vas a llevar un control de todo?

Bueno, tal y como lo define Forbes, los sistemas de gestión de autónomos «permiten a las empresas consolidar todos los aspectos relacionados con su plantilla de autónomos (incorporación, gestión, contabilidad, informes) en un único panel de control». Si contratas a varios contratistas diferentes, esto los conectará a todos contigo a través de un sistema centralizado. Además, es un sistema diseñado para tener en cuenta las necesidades específicas de los profesionales autónomos. Esto significa que utilizas las funciones integradas para asegurarte de que se marquen todas las casillas correctas.

Características de un sistema de gestión para autónomos

Como dice CPO Rising, «la plataforma FMS es una herramienta dinámica y automatizada que permite acceder a la floreciente comunidad de autónomos y, al mismo tiempo, obtener un mayor control». Todo eso suena muy bien, pero ¿qué significa exactamente? Analicemos en detalle las características específicas que ofrecen los sistemas de gestión para autónomos.

1. Encontrar el talento adecuado

Antes de contratar a autónomos, tienes que encontrar a los adecuados. Afortunadamente, un FMS puede conectarle directamente con un grupo de contratistas acreditados que están listos para ponerse a trabajar. Por lo general, tienen perfiles que se pueden consultar y que te dan una idea de sus áreas de especialización y niveles de experiencia. Además, ya están familiarizados con el uso de su sistema, por lo que conectarse y empezar a utilizarlo es muy sencillo.

2. Contratación e incorporación

Una vez que encuentres una buena coincidencia, puedes ponerte en contacto con ellos y comenzar la conversación a través de la plataforma. Entonces, cuando decidas dar el paso, es fácil hacer una oferta y poner en marcha el papeleo digital. Tu FMS te enviará automáticamente los siguientes pasos a seguir, tanto a ti como a tu freelancer, para que no se pierda tiempo.

3. Contratos por cuenta propia

Es posible que contrates a escritores, diseñadores y administradores para una variedad de tareas y varios plazos diferentes. Aclare los términos por adelantado con un contrato. ¿Cuándo comienza y termina su relación laboral? ¿Quién es el propietario del contenido original creado y cómo se puede utilizar? No caigas en la trampa de dar por sentado que ambos están de acuerdo en estos detalles. Póngalo por escrito y deje que su FMS se encargue del trabajo pesado.

4. Gestión de proyectos

Ahora que estás avanzando en las tareas, debes mantener el proyecto por buen camino. Aproveche las funciones de gestión de proyectos de su FMS para asignar tareas, establecer hitos y plazos, y supervisar el progreso. A medida que avancen las cosas, mantendrás una visión clara de lo que se ha logrado y de dónde debes centrar tu atención.

5. Comunicación con tu equipo

Debes mantener a tu equipo informado sobre los avances, los retos, las preguntas y las preocupaciones de las partes interesadas. Sin embargo, una gran cantidad de correos electrónicos, chats y mensajes de texto dispersos pueden generar confusión o lagunas en la conversación. Haga que sus contratistas se comuniquen con usted a través de su FMS para que todo lo relacionado con el proyecto quede en un solo lugar.

6. Facturación y pagos

Con un FMS, las facturas y los pagos se realizan sin complicaciones y de forma cómoda tanto para usted como para los miembros de su equipo. Los autónomos envían sus facturas, usted aprueba el pago y los fondos se transfieren electrónicamente. La contabilidad también se simplifica, ya que se trabaja con el mismo conjunto de registros que se actualizan automáticamente.

7. Análisis

El conocimiento es poder, y los análisis que proporciona un sistema de gestión freelance te proporcionan una gran cantidad de datos. ¿Estás cumpliendo con el presupuesto? ¿Cuántas horas trabajan tus autónomos? ¿Se ha entregado el contenido a tiempo? ¿Cuáles de tus autónomos están rindiendo de forma más constante? Una visión clara de estas estadísticas le ayudará a detectar los problemas antes de que surjan y a mejorar la planificación en el futuro.

8. Automatización e integraciones

El dinero puede ser un recurso renovable, pero tu tiempo no lo es. Un FMS le ahorrará tiempo al automatizar los procesos y flujos de trabajo. Si ya utilizas otras herramientas y plataformas, es posible que también puedas integrarlas. Hable con su proveedor de FMS sobre cómo conectar sus herramientas. Si las integraciones que necesitas aún no están implementadas, considera soluciones de automatización como IFTTT o Zapier.

¿Quién utiliza un sistema de gestión de autónomos?

Es evidente que un FMS con todas las funciones no es solo una herramienta para los gerentes. Casi todos los miembros de tu equipo pueden utilizarlo a medida que avanzan las tareas, para muchas tareas diferentes.

La dirección puede simplificar los flujos de trabajo, crear una base de talento y realizar un seguimiento del crecimiento más fácilmente. El departamento de RR. HH. puede encontrar y contratar rápidamente nuevos talentos, definir las condiciones de empleo y firmar y archivar los contratos con rapidez. El departamento de operaciones puede gestionar proyectos, realizar un seguimiento de los plazos y los hitos, y mantener una comunicación fluida. El departamento de contabilidad puede simplificar las facturas, configurar pagos automáticos y preparar los documentos fiscales.

Los sistemas de gestión para autónomos no son solo para pequeñas empresas o equipos que trabajan totalmente a distancia. Las grandes empresas tradicionales están viendo los beneficios. El Washington Post, por ejemplo, creó su propio FMS para gestionar a sus autónomos. Afortunadamente, no es necesario empezar desde cero como ellos. Con el sistema de gestión de autónomos existente, como Bonsai, tienes opciones para configurar una gestión de autónomos más inteligente con el mínimo esfuerzo y los máximos resultados. ¡Comience hoy mismo su prueba gratuita!