O que é um sistema de gerenciamento freelance (fms)?

É possível que você nunca tenha ouvido falar de um sistema de gerenciamento freelance. Se for esse o caso, não se preocupe — o termo só começou a ser usado no início de 2014. Embora seja um conceito relativamente novo, um FMS é um sistema poderoso para gerenciar freelancers, seus modelos de contrato e muito mais. É melhor você dar uma olhada nisso o quanto antes.

Sua empresa provavelmente utiliza mão de obra freelance. Hoje em dia, é difícil encontrar uma empresa que não o faça. Entre 2011 e 2015, o número de freelancers que contribuíram para as empresas americanas aumentou de 4,5 para 6,4 milhões de pessoas. Espera-se que esse número só cresça.

Ainda assim, o processo de contratação, gestão e remuneração de freelancers não é o mesmo que o de funcionários a tempo inteiro. Existem diferentes processos, regras e expectativas. É por isso que encontrar um bom sistema de gerenciamento freelance é tão importante.

Um sistema de gerenciamento de freelancers, ou FMS, é um sistema utilizado por empresas ou indivíduos para otimizar o gerenciamento de freelancers. Ajuda em diversas áreas, incluindo integração, gestão, acompanhamento, pagamento e relatórios de freelancers.

Compreender o valor de um sistema de gestão de freelancers

Você tem padrões e protocolos para gerenciar sua equipe e seu fluxo de trabalho. No entanto, se sua empresa tradicionalmente conta com talentos em tempo integral, você pode achar que os freelancers não se encaixam tão bem nos seus sistemas estabelecidos. Os trabalhadores contratados são remunerados e tributados de forma diferente. Eles precisam assinar contratos sobre a propriedade do conteúdo. Eles podem até estar em um fuso horário diferente. Como você vai controlar tudo isso?

Bem, conforme definido pela Forbes, os sistemas de gerenciamento de freelancers “permitem que as empresas consolidem todos os aspectos de sua força de trabalho freelance — integração, gerenciamento, contabilidade, relatórios — em um único painel”. Se você estiver contratando vários prestadores de serviços diferentes, isso fará com que todos eles fiquem conectados a você por meio de um sistema centralizado. Além disso, é um sistema projetado para atender às necessidades específicas dos profissionais freelancers. Isso significa que você usa os recursos integrados para garantir que todas as opções corretas sejam marcadas.

Características de um sistema de gerenciamento freelance

Como afirma a CPO Rising, “a plataforma FMS é uma ferramenta dinâmica e automatizada para explorar a crescente comunidade de freelancers, ao mesmo tempo que permite um maior controle”. Tudo isso parece ótimo, mas o que exatamente isso significa? Vamos analisar em detalhes os recursos específicos que os sistemas de gerenciamento de freelancers oferecem.

1. Encontrando o talento certo

Antes de contratar freelancers, você precisa encontrar os profissionais certos. Felizmente, um FMS pode conectá-lo diretamente a um grupo de prestadores de serviços qualificados e prontos para começar a trabalhar. Eles geralmente têm perfis pesquisáveis que fornecem informações sobre suas áreas de especialização e níveis de experiência. Além disso, eles já estão familiarizados com o uso do seu sistema, portanto, conectar-se e começar a usar é simples.

2. Contratação e integração

Depois de encontrar uma boa combinação, você pode entrar em contato com a pessoa e iniciar a conversa por meio da plataforma. Então, quando você decidir avançar, é fácil fazer uma oferta e dar início à documentação digital. Seu FMS enviará automaticamente as próximas etapas acionáveis para você e para o seu freelancer, para que não se perca tempo.

3. Contratos freelance

Você pode estar contratando redatores, designers e administradores para uma variedade de tarefas e vários prazos diferentes. Esclareça os termos antecipadamente com um contrato. Quando começa e termina sua relação de trabalho? Quem é o proprietário do conteúdo original criado e como ele pode ser usado? Não caia na armadilha de presumir que vocês estão de acordo sobre esses detalhes. Obtenha isso por escrito e deixe que o seu FMS faça o trabalho pesado.

4. Gerenciamento de projetos

Agora que você está avançando nas tarefas, precisa manter o projeto nos trilhos. Aproveite os recursos de gerenciamento de projetos do seu FMS para fazer atribuições, estabelecer marcos e prazos e monitorar o progresso. À medida que as coisas avançam, você manterá uma visão geral clara do que foi realizado e onde sua atenção é necessária.

5. Comunicação com sua equipe

Você precisa manter sua equipe atualizada sobre o progresso, os desafios, as dúvidas e as preocupações das partes interessadas. No entanto, uma série de e-mails, chats e mensagens de texto dispersos pode levar a confusão ou lacunas na conversa. Peça aos seus contratados que se comuniquem com você por meio do seu FMS para que tudo relacionado ao projeto fique em um só lugar.

6. Faturamento e pagamentos

Com um FMS, as faturas e os pagamentos são fáceis e convenientes tanto para você quanto para os membros da sua equipe. Os freelancers enviam suas faturas, você aprova o pagamento e os fundos são transferidos eletronicamente. A contabilidade também se torna mais simplificada, pois você trabalha com o mesmo conjunto de registros atualizados automaticamente.

7. Análise

O conhecimento é poder, e as análises fornecidas por um sistema de gerenciamento freelance oferecem uma grande quantidade de dados. Você está dentro do orçamento? Quantas horas seus freelancers estão registrando? O conteúdo foi entregue no prazo? Quais dos seus freelancers têm um desempenho mais consistente? Uma visão clara dessas estatísticas ajudará você a detectar problemas antes que eles comecem e a melhorar o planejamento no futuro.

8. Automação e integrações

O dinheiro pode ser um recurso renovável, mas o seu tempo não é. Um FMS economizará seu tempo ao automatizar processos e fluxos de trabalho. Se você já utiliza outras ferramentas e plataformas, também poderá integrá-las. Converse com seu provedor de FMS sobre como conectar suas ferramentas. Se as integrações de que você precisa ainda não estiverem implementadas, considere soluções de automação como IFTTT ou Zapier.

Quem utiliza um sistema de gerenciamento de freelancers?

Um FMS completo não é, claramente, apenas uma ferramenta para gestores. Ele pode ser usado por quase todos os membros da sua equipe à medida que as tarefas avançam, para muitas funções diferentes.

A gerência pode simplificar os fluxos de trabalho, construir uma base de talentos e acompanhar o crescimento com mais facilidade. O RH pode encontrar e contratar novos talentos rapidamente, definir os termos de emprego e fazer com que os contratos sejam assinados e arquivados rapidamente. As operações podem gerenciar projetos, acompanhar cronogramas e marcos e manter a comunicação precisa. A contabilidade pode simplificar faturas, configurar pagamentos automáticos e definir documentos fiscais.

Os sistemas de gerenciamento freelance não são apenas para pequenas empresas ou equipes totalmente remotas. Grandes empresas tradicionais estão percebendo os benefícios. O Washington Post, por exemplo, criou seu próprio FMS para gerenciar seus freelancers. Felizmente, você não precisa começar do zero como eles fizeram. Com o sistema de gerenciamento de freelancers existente, como o Bonsai, você tem opções para configurar um gerenciamento de freelancers mais inteligente, com o mínimo de esforço e o máximo de resultados. Comece hoje mesmo seu teste gratuito!