Rechtliche Unterschrift: Definition und Anforderungen 2025

Eine rechtsgültige Unterschrift ist eine einzigartige Markierung oder ein Name, der von einer Person geschrieben wird, um Dokumente zu beglaubigen und damit deren Genehmigung und Annahme zu signalisieren. Es kann handschriftlich, elektronisch oder digital sein, wobei für jede Form spezifische gesetzliche Anforderungen gelten. Handschriftliche Unterschriften sind traditionell, während elektronische Unterschriften aufgrund der digitalen Transformation, die durch Gesetze wie den Electronic Signatures in Global and National Commerce Act geregelt ist, zunehmend verwendet werden. Damit eine Unterschrift rechtsverbindlich ist, muss sie den Unterzeichner eindeutig identifizieren, die Absicht zur Unterzeichnung erkennen lassen und mit dem Dokument in Verbindung stehen. Das Verständnis dieser Elemente ist für Unternehmen, die auf digitale Arbeitsabläufe umstellen, von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung von Vorschriften und die Rechtsgültigkeit im Jahr 2025 sicherzustellen.

Eine rechtsgültige Unterschrift bezeichnet den Namen des Unterzeichners, der in einer eindeutigen Form geschrieben ist und dazu dient, sich zu identifizieren oder wichtige Geschäftsdokumente zu autorisieren.

Die Art und Weise, wie Menschen traditionell Geschäfte machen, hat sich verändert. Nasse Unterschriften werden immer seltener verwendet. Heutzutage wenden sich die Menschen papierlosen digitalen Formaten zu, um Abläufe zu optimieren, und die Kriterien für eine rechtsgültige Unterschrift haben sich geändert. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, welche Art von Unterschrift Sie verwenden sollen, können Sie auch unseren Leitfaden zum Thema „Was ist eine nasse Unterschrift?“ lesen.

Wenn Sie schon einmal etwas unterschrieben haben, dann haben Sie wahrscheinlich eine rechtsgültige Unterschrift verwendet . Wenn es darum geht, zu bestimmen, was genau eine rechtsgültige Unterschrift ist, kann es kompliziert werden.

In diesem Artikel werden wir diese Frage und viele weitere untersuchen, um Ihnen zu helfen, vollständig zu verstehen, was es bedeutet, dass eine Unterschrift rechtsgültig ist, und wie Sie sicherstellen können, dass das, was Sie unterschreiben, rechtsverbindlich ist – auch wenn es nicht schriftlich erfolgt.

Bereit? Lassen Sie uns gleich loslegen.

Was macht eine Unterschrift aus?

Im Wesentlichen bezieht sich eine Unterschrift auf eine Markierung, die eine Person auf einem Dokument (oder einem anderen Instrument) anbringt, um zu bestätigen, dass sie den Bedingungen, die in dem Dokument, das sie unterzeichnet, dargelegt sind, zustimmt oder diese akzeptiert.

Da die Geschäftswelt von Tag zu Tag globaler wird, hat der Aufstieg digitaler Signaturen die Art und Weise verändert, wie Menschen Geschäfte tätigen und Verträge unterzeichnen. Das Drucken, Unterzeichnen und Scannen von Geschäftsdokumenten ist für die Art und Weise, wie wir in der modernen Welt Geschäfte tätigen, zu zeitaufwendig. Digitale Signaturen bieten eine wesentlich effizientere Lösung, die sowohl Zeit als auch Geld spart.

Eine elektronische Signatur, auch als E-Signatur oder getippte Signatur bekannt, entsteht, wenn jemand seinen Namen in ein Dokument eintippt oder ein gescanntes Bild seiner handschriftlichen Unterschrift einfügt. Da wir uns immer mehr in eine digitale Welt bewegen, in der das Konzept der handschriftlichen Unterschrift etwas veraltet ist, hat sich der Umfang dessen, was eine rechtsgültige Unterschrift ausmacht, erheblich verändert.

Insbesondere für Freiberufler vereinfachen elektronische Signaturen den gesamten Prozess der Unterzeichnung wichtiger Geschäftsdokumente wie Verträge, Angebote, Vorschläge, Honorarvereinbarungen und anderer Arten von Formularen.

Unabhängig von der Form ist es wichtig, dass eine Unterschrift als Nachweis dafür dient, dass die Informationen vom Unterzeichner geprüft und akzeptiert wurden. Das bedeutet, dass eine Unterschrift so stark stilisiert werden kann, dass sie für andere völlig unleserlich ist, aber dennoch rechtsgültig bleibt.

Damit ein Freiberuflervertrag rechtsverbindlich ist, muss er von allen beteiligten Parteien unterzeichnet werden. Dies ist die gängigste Methode, mit der Personen bestätigen, dass sie die in einem Vertrag oder einem anderen Dokument aufgeführten Bedingungen sorgfältig gelesen und akzeptiert haben. Unabhängig davon, wie die Unterschrift aussieht – ob sie ordentlich geschrieben, gekritzelt oder getippt ist – ist sie ein Beweis dafür, dass die Bedingungen geprüft und akzeptiert wurden.

Solange eine Unterschrift repräsentativ für die Person und ihre Absicht ist, gilt jede Art von Zeichen als rechtmäßig.

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Muss Ihre Unterschrift Ihren vollständigen Namen enthalten?

Nein, das tun sie nicht. Wie bereits erwähnt, bezeichnet eine Unterschrift jede Markierung, die jemand auf einem Dokument anbringt, um seine Zustimmung zu den dargelegten Bedingungen auszudrücken. Daher muss eine Unterschrift nicht unbedingt der vollständige Name einer Person sein. Stattdessen kann es sich um eine unleserliche Markierung, eine Schnörkel oder ein gescanntes Bild einer Unterschrift handeln, wenn elektronisch unterschrieben wird.

Sind Initialen eine rechtsgültige Unterschrift?

Das sind sie ganz sicher. Rechtliche Unterschriften können einfach die Initialen einer Person sein. Wichtig ist, dass Ihre Unterschrift mit der Unterschrift übereinstimmt, mit der Sie andere rechtliche Dokumente unterzeichnet haben.

Wenn beispielsweise Ihre Unterschrift auf Ihrem Führerschein lediglich „LM“ lautet und nicht Ihr vollständiger Name, sollte sie auf allen anderen Dokumenten, die Sie unterzeichnet haben, identisch sein.

Dadurch vermeiden Sie Probleme mit Ihrer Bank oder anderen juristischen Institutionen, bei denen Ihre Unterschrift hinterlegt ist.

Gibt es Regeln für Unterschriften?

Die Rechtmäßigkeit von Unterschriften umfasst eine Reihe von Zeichen und Handlungen, die die Identität und Absicht einer Person bekunden. In den Vereinigten Staaten gilt die Rechtsvorschrift, dass ein Dokument, sofern nicht ausdrücklich eine bestimmte Unterschriftsweise vorgeschrieben ist, auf verschiedene Arten erstellt werden kann. Das bedeutet, dass ein digitales Dokument oder eine andere Art von Datei mit handschriftlichen oder getippten Unterschriften unterzeichnet werden kann, solange klar ist, dass der Unterzeichner der Unterzeichnung zugestimmt hat.

Was ist eine elektronische Signatur?

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht, was genau eine elektronische Signatur ist.

Gemäß dem ESIGN Act ist eine elektronische Signatur:

„Ein elektronischer Ton, ein elektronisches Symbol oder ein elektronischer Vorgang, der mit einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung verbunden oder logisch damit verknüpft ist und von einer Person mit der Absicht, die Aufzeichnung zu unterzeichnen, ausgeführt oder übernommen wird.“

Es handelt sich um eine rechtsgültige Methode, um die Zustimmung zu einem elektronischen Dokument zu erhalten oder zu erteilen. Grundsätzlich hat eine elektronische Signatur vor dem Gesetz genau dieselbe Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag online unterzeichnen, entspricht eine eingegebene Unterschrift genau dem, was auf einem gedruckten Vertrag stehen würde – nämlich dass der Unterzeichner die im Vertrag festgelegten Bedingungen versteht und ihnen zustimmt.

Was sind die Vorteile von elektronischen Signaturen?

Die Verwendung von typisierten Signaturen beim Unterzeichnen wichtiger Geschäftsdokumente bietet mehrere Vorteile.

Zunächst einmal beschleunigt es den Prozess des Hin- und Herschickens von Dokumenten erheblich und vereinfacht die Abläufe erheblich. Es verhindert Vertragsverzögerungen und optimiert den Prozess der Koordinierung von Unterschriften. Das bedeutet, dass Sie die Verwaltungsaufgaben schnell erledigen können, sodass beide Parteien sich wichtigeren Aufgaben widmen können.

Elektronische Signaturen führen auch zu geringeren Ausgaben für Papier, Dokumentenversand und Materialien sowie anderen Verwaltungskosten.

Das ist jedoch noch nicht alles. Einer der größten Vorteile der elektronischen Signatur ist die größere Flexibilität hinsichtlich des Standorts, da die Beteiligten jederzeit und überall auf Formulare zugreifen, diese bearbeiten und unterschreiben können. Als Freiberufler bedeutet dies, dass Sie und Ihr Kunde so schnell wie möglich zu einer Einigung kommen können.

Wie unterschreibt man Dokumente elektronisch?

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Jetzt, da Sie alles über typisierte Unterschriften wissen, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie einen Vertrag online unterzeichnen können?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Signatur zu leisten. Sie können dies mit einem Mausklick tun, indem Sie ein Kästchen ankreuzen oder mit der Maus ein Kästchen zeichnen. Sie können auch ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen und/oder ein Dokument einfach mit Ihrem getippten Namen unterschreiben.

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Ja, elektronisch erstellte Unterschriften sind rechtsgültig, solange Absicht und Zustimmung vorliegen.

Elektronische Signaturen sind rechtsgültig, da sie im Wesentlichen dieselbe Funktion erfüllen wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Blatt Papier.

Auf diese Weise haben sie dieselbe Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften und können diese ersetzen, solange sie im Ausstellungsland rechtsverbindlich sind. Sie müssen außerdem drei wesentliche Voraussetzungen erfüllen, um als rechtsgültig zu gelten. Diese Bedingungen sind:

• Die Identität der Person, die das Dokument oder den Vertrag unterzeichnet, kann überprüft werden.
• Ihre Absicht, das Dokument elektronisch zu unterzeichnen, ist eindeutig.
• Zu Integritätszwecken werden die Vertragsunterlagen von beiden Parteien aufbewahrt.
  

Was ist das Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel?

Der ESIGN Act ist ein Bundesgesetz der Vereinigten Staaten, das die Rechtsgültigkeit elektronischer Aufzeichnungen und Signaturen auf wichtigen Dokumenten sicherstellt. Daher haben elektronische Signaturen seit der Verabschiedung des ESIGN Act in den Vereinigten Staaten im Jahr 2000 die gleiche Rechtskraft wie handschriftliche Unterschriften.

Dokumente online mit Bonsai rechtsgültig unterzeichnen

Als Freiberufler fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie mit elektronischen Signaturen beginnen können. Mit Tools wie dem Online-Signaturgenerator von Bonsai können Sie Ihren Namen eingeben oder zeichnen, um eine rechtsgültige Unterschrift zu erstellen, die Sie für wichtige Verträge, Angebote und andere Dokumente verwenden können.

Wenn Sie Freiberufler sind, profitieren Sie davon, mit Bonsai in wenigen Minuten eine Signatur zu erstellen und diese zu verwenden, um Verträge und andere Vereinbarungen mit Kunden rechtlich zu kennzeichnen, zu genehmigen und zu bestätigen. Alles, was mit dem Signatur-Tool von Bonsai signiert wurde, ist rechtsgültig und vor Gericht gültig.

Bonsai bietet eine kostenlose Testversion, mit der Benutzer beliebig viele Freelancer-Verträge erstellen, bearbeiten und unterschreiben können. Wir haben auch eine Anleitung zum digitalen Signieren von PDF-Dateien erstellt, um Freiberuflern zu helfen, die neu in der Gig Economy sind.

Bonsai: Die All-in-One-Plattform für Freiberufler

Das ist jedoch noch nicht alles, was Bonsai zu bieten hat. Bonsai ist eine kostenlose einheitliche Plattform für Freiberufler, die alle Phasen der Unternehmensführung integriert und automatisiert.

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Sobald Sie fertig sind, können Sie Ihre elektronisch eingegebene Unterschrift hinzufügen und das Dokument zur Unterschrift an Ihren Kunden senden. Laden Sie die Datei als PDF herunter, hängen Sie sie an eine E-Mail an und senden Sie sie direkt an Ihren Kunden. Darüber hinaus können Sie den gesamten Prozess über die All-in-One-App Bonsai verfolgen.

Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen müssen und mehr Zeit für das haben, was Sie am besten können. Starten Sie noch heute kostenlos mit Bonsai und unterschreiben Sie wichtige Geschäftsdokumente legal, um die Führung Ihres Freiberufler-Unternehmens zu optimieren.