Was ist eine Zeiterfassungsliste? 4 Dinge, die Sie wissen müssen

Egal, ob Sie gerade erst als Freiberufler angefangen haben oder Ihr Geschäft strategisch ausbauen möchten, Sie sind wahrscheinlich immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, um das Beste für Ihr Geld zu bekommen und Rechnungsvorlagen zu versenden, die Ihrer harten Arbeit gerecht werden. Mit anderen Worten: Sie suchen nach den besten Methoden, um Ihren Aufwand im Verhältnis zu Ihrer Vergütung zu messen, und zwar bereits ab dem Zeitpunkt, an dem Sie eine Vorlage für den Arbeitsumfang oder ein Angebotsformular erstellen. Wir sprechen hier nicht nur über Geheimnisse des Zeitmanagements, sondern auch über Tools, die Ihnen Einblicke in Ihre tatsächliche Produktivität geben.

Bei Ihrer Suche sind Sie wahrscheinlich auf den Begriff „Stundenzettel” gestoßen. Aber was ist eine Zeiterfassungsliste? Wie funktioniert es und warum sollten Sie es verwenden? Hier finden Sie Antworten auf all diese Fragen und mehr sowie die vier wichtigsten Dinge, die Sie über Arbeitszeitnachweise wissen müssen.

1. Was ist eine Zeiterfassungsliste und wozu dient sie?

Es war einmal, vor dem Zeitalter der Apps, SaaS und ausgeklügelten Produktsuiten wie Bonsai, da waren Zeiterfassungsbögen tatsächlich, nun ja, Bögen. Zeiterfassungsbögen begannen als physische Papierdokumente, mit denen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassten.

Obwohl die Arbeitszeitnachweise der heutigen Zeit digitalisiert sind, werden sie aus vielen der gleichen Gründe verwendet. Zeiterfassungsbögen helfen Unternehmen im Wesentlichen dabei, die Zeit zu erfassen, die ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz oder für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben. Teammitglieder müssen manchmal ihre Arbeitszeiten melden, wenn sie Urlaub nehmen oder wenn sie im Laufe des Tages Pausen machen. Diese Informationen können dann verwendet werden, um zu bestimmen, wie viel der Mitarbeiter bezahlt bekommt, oder um zu berechnen, wie viel einem Kunden am Monatsende in Rechnung gestellt werden muss.

Die Geschichte der Zeiterfassung

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Zeiterfassungsbögen entstanden sind? Sie wurden tatsächlich in den 1950er Jahren von der American Bar Association (A.B.A.) als Teil der Bemühungen des Berufsstands ins Leben gerufen, Anwälte dazu zu bewegen, ihre Dienstleistungen auf Stundenbasis zu verkaufen. Zeiterfassungsbögen waren ihre Methode, um diese Stunden zu erfassen, damit sie ihren Kunden entsprechend Rechnungen ausstellen konnten.

2. Wer verwendet Zeiterfassungsbögen?

Traditionell wurden Arbeitszeitnachweise hauptsächlich von Personalfachleuten zur Abrechnung der Löhne und Gehälter verwendet. Eine Zeiterfassungsliste ist ein nützliches Instrument, das der Personalabteilung (oder dem Geschäftsinhaber, wenn keine Personalabteilung vorhanden ist) dabei hilft, eine faire Vergütung für die geleistete Arbeit der Mitarbeiter zu ermitteln – insbesondere, wenn diese automatisiert ist.

Zeiterfassungsbögen werden jedoch auch häufig von Freiberuflern und anderen Selbstständigen – von Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern bis hin zu Designern und Autoren – verwendet, um ihre abrechnungsfähigen Stunden entweder pro Kunde oder pro Projekt zu erfassen. Tatsächlich nutzen mehr als 100.000 Freiberufler täglich das Zeiterfassungstool von Bonsai, um besser zu verstehen, wohin ihre kostbare Zeit fließt. Schließlich ist Zeit Geld, wenn man freiberuflich tätig ist.

Herauszufinden, was eine Zeiterfassungsliste ist und wie man sie verwendet und interpretiert, ist ein wichtiger Schritt, um zu lernen, wie man seine Zeit richtig einteilt. Es kann Ihnen auch dabei helfen, besser zu verstehen, wohin Ihre Zeit (und damit Ihr Geld) fließt, sodass Sie klügere Geschäftsentscheidungen treffen und Ihr Budget besser verwalten können.

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3. Warum sollte ich eine Zeiterfassungsliste verwenden?

Warum verwenden Freiberufler und andere Unternehmer Zeiterfassungsbögen? Es hat sich herausgestellt, dass es viele Vorteile hat, seine Zeit systematisch zu erfassen. Laut der New York Times nutzen Chefs heutzutage Zeiterfassung nicht nur, um die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeiter zu überwachen, sondern auch, um bessere Wege zu finden, ihnen zu helfen, sich zu konzentrieren und tatsächlich Freude an ihrer Arbeit zu haben.

Hier sind nur einige Gründe, warum Sie die Verwendung eines Arbeitszeitnachweises in Betracht ziehen sollten.

3.1. Einfachere Abrechnung

Stundenzettel sind praktisch unverzichtbar, wenn Sie im Rahmen eines Stundenvertrags oder eines Retainer-Vertrags arbeiten (im Gegensatz zu einem Festpreisvertrag). Indem Sie nachverfolgen, wie viele Stunden Sie für ein bestimmtes Projekt aufwenden, erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wie viel Sie Ihrem Kunden am Ende des Tages, der Woche oder des Monats in Rechnung stellen sollten – unabhängig davon, wie Ihr Abrechnungszyklus aussieht. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Software verwenden, mit der Sie Ihren Kunden automatisch Rechnungen auf Basis Ihrer Stundenzettel ausstellen können, wie beispielsweise mit der Komponente für die Rechnungsstellung für Freiberufler von Bonsai.

3.2. Schätzen Sie Ihre Zeit besser ein

Wahrscheinlich haben Kunden Sie schon einmal gebeten, die Zeit zu schätzen, die Sie für die Fertigstellung eines bestimmten Projekts benötigen werden, entweder weil sie eine Vorstellung davon haben möchten, wie viel sie budgetieren müssen (z. B. bei einem Stundenvertrag), oder weil sie lieber ein Festpreisangebot von Ihnen erhalten möchten.

Durch die Zeiterfassung können Sie besser nachvollziehen, wie lange Sie für die Fertigstellung eines bestimmten Projekts benötigen (z. B. zwei Stunden für das Verfassen eines Blogbeitrags oder drei Tage für die Programmierung einer Website). So können Sie genauere Kostenvoranschläge erstellen und sicherstellen, dass Sie für Ihre Arbeit angemessen vergütet werden.

3.3. Entdecken Sie, wo Sie Ihre Zeit verschwenden

In ähnlicher Weise hilft Ihnen die Zeiterfassung dabei, zu erkennen, welche Aufgaben oder Projekte viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie sollten. Vielleicht dachten Sie, dass Sie nur 10 Minuten gebraucht haben, um eine E-Mail zu schreiben, obwohl es in Wirklichkeit 20 Minuten waren, oder vielleicht haben Sie jede Woche zwei Stunden damit verschwendet, To-do-Listen zu erstellen.

Auf der anderen Seite sind Sie in manchen Geschäftsbereichen vielleicht weitaus produktiver, als Ihnen bewusst ist. Sich mit dem Ablauf eines typischen Arbeitstages vertraut zu machen, ist eine gute Möglichkeit, seine Zeit besser zu managen und sich realistischere Produktivitätsziele zu setzen.

3.4. Bestimmen Sie, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit Arbeiten verbringen.

Haben Sie manchmal das Gefühl, rund um die Uhr zu arbeiten und mehr als 80 Stunden pro Woche zu arbeiten? Oder vielleicht machen Sie sich Sorgen, dass Sie nicht hart genug arbeiten und mehr Kunden annehmen sollten. Mit einem Arbeitszeitblatt können Sie Ihre Arbeitsbelastung klar nachvollziehen und so sicher feststellen, ob Sie sich überarbeiten oder noch Kapazitäten für größere Projekte haben.

4. Wie verwenden Sie Zeiterfassungsbögen?

Okay, jetzt wissen Sie also, was eine Zeiterfassungsliste ist und warum es so wichtig ist, eine zu verwenden – aber wie verwendet man sie eigentlich? Sie leben nicht in der Steinzeit, also werden Sie wahrscheinlich nicht losgehen und einen Stapel Papier-Stundenzettel kaufen, um Ihre Arbeitszeit zu erfassen. Was sind einige Alternativen?

Sie können ein Notizbuch verwenden oder eine einfache Vorlage für Arbeitszeitnachweise in Excel oder Google Sheets erstellen. Eine der einfachsten Maßnahmen ist jedoch die Auswahl einer Software, mit der Sie Ihre Arbeitszeit digital verfolgen und diese Informationen nutzen können, um Ihren Kunden schnell und unkompliziert Rechnungen zu stellen.

Zeiterfassung leicht gemacht

Digitale Zeiterfassungsbögen sind die beste Lösung, wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Arbeitszeit ohne großen Aufwand zu erfassen. Schließlich möchte niemand Zeit damit verschwenden, seine Zeit zu erfassen – das würde den Zweck irgendwie zunichte machen.

Die Zeiterfassungsfunktionen von Bonsai wurden speziell für Freiberufler entwickelt. Mit unserem Tool können Sie Ihre Zeit mit einem einzigen Klick erfassen. Es verfügt über ein übersichtliches, optimiertes Design, das die Dinge nicht kompliziert macht. Außerdem können Sie damit Stunden manuell erfassen oder Ihre Stundenzettel automatisieren, was die Rechnungsstellung erheblich vereinfacht.

Sie sollten insbesondere nach einer umfassenden Lösung suchen, deren Zeiterfassungsbögen sich in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren lassen. Mit unserer Software können Sie beispielsweise Ihren Kunden automatisch Rechnungen direkt aus Ihren Stundenzetteln heraus erstellen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, alle Ihre Daten manuell zu sammeln, einzugeben und zu verarbeiten.

Sind Sie bereit, mit der Verwendung von Zeiterfassungsbögen zu beginnen?

Wenn Sie von nun an jemand fragt,was ein Arbeitszeitblatt ist, können Sie mit Sicherheit antworten: „Etwas, das Freiberuflern wie mir hilft, unsere Zeit viel besser zu verwalten.“ Die Erfassung Ihrer Arbeitszeit in einem benutzerfreundlichen digitalen Arbeitszeitblatt spart Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern hilft Ihnen auch dabei, besser zu verstehen, wohin Ihre Bemühungen führen. Besser noch, es hilft Ihnen, dies Ihren Kunden zu vermitteln.

Wenn Sie bereit sind, eine integrierte Zeiterfassungslösung zu nutzen, ist Bonsai genau das Richtige für Sie. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an.

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