O que é uma folha de ponto? 4 coisas que você precisa saber

Seja você um freelancer iniciante ou alguém que está tentando expandir estrategicamente seus negócios, provavelmente está sempre em busca de novas maneiras de obter o melhor retorno pelo seu investimento e enviar modelos de faturas dignos do seu trabalho árduo. Em outras palavras, você está procurando as melhores maneiras de medir o esforço despendido em relação à remuneração recebida, mesmo quando elabora um modelo de escopo de trabalho ou um modelo de orçamento. Não estamos falando apenas de segredos de gerenciamento de tempo, mas também de ferramentas que lhe darão insights sobre seus níveis reais de produtividade.

Em sua pesquisa, você provavelmente se deparou com o termo “folha de ponto”. Mas o que é uma folha de ponto? Como funciona e por que você deve usá-lo? Respondendo a todas essas perguntas e muito mais, aqui estão as quatro principais coisas que você precisa saber sobre planilhas de horas trabalhadas.

1. O que é uma folha de ponto e para que serve?

Era uma vez, antes da era dos aplicativos, do SaaS e de conjuntos de produtos sofisticados como o Bonsai, as planilhas de horas trabalhadas eram, na verdade, planilhas. As folhas de ponto começaram como pedaços de papel físicos que as empresas usavam para controlar as horas de trabalho de seus funcionários.

Embora as folhas de ponto dos tempos modernos sejam digitalizadas, elas são utilizadas por muitos dos mesmos motivos. As folhas de ponto ajudam essencialmente as empresas a controlar o tempo que sua equipe passou no local de trabalho ou trabalhando em um projeto específico. Os membros da equipe às vezes são obrigados a informar em suas planilhas de horas trabalhadas quando tiram férias ou quando fazem pausas ao longo do dia. Essas informações podem então ser usadas para determinar quanto o funcionário receberá ou para calcular quanto cobrar de um cliente no final do mês.

A história da folha de ponto

Já se perguntou como surgiram as folhas de ponto? Na verdade, foram criados na década de 1950 pela American Bar Association (A.B.A.) como parte dos esforços da profissão para fazer com que os advogados começassem a vender seus serviços em termos de horas. As folhas de ponto eram a forma que eles tinham de controlar essas horas para poderem cobrar e faturar seus clientes de acordo.

2. Quem usa planilhas de horas trabalhadas?

Tradicionalmente, as planilhas de horas eram usadas principalmente por profissionais de RH para organizar a folha de pagamento. Uma folha de ponto é uma ferramenta útil para ajudar a equipe de RH (ou o proprietário da empresa, caso não haja departamento de RH) a determinar como remunerar de forma justa os funcionários pelo trabalho realizado, especialmente quando automatizada.

No entanto, as planilhas de horas trabalhadas também são frequentemente utilizadas por freelancers e outros profissionais autônomos — desde advogados e contadores até designers e escritores — para controlar suas horas faturáveis por cliente ou por projeto. Na verdade, mais de 100.000 freelancers utilizam diariamente a ferramenta de controle de tempo da Bonsai para entender melhor onde estão gastando seu precioso tempo. Afinal, quando você é freelancer, tempo é dinheiro.

Descobrir o que é uma planilha de horas trabalhadas e como usá-la e interpretá-la é um grande passo para aprender a gerenciar seu tempo adequadamente. Também pode ajudá-lo a entender melhor para onde seu tempo (e, portanto, seu dinheiro) está indo, para que você possa tomar decisões comerciais mais inteligentes e gerenciar melhor seu orçamento.

‍

3. Por que devo usar uma folha de ponto?

Por que freelancers e outros empresários utilizam planilhas de horas trabalhadas? Acontece que há muitos benefícios em controlar o seu tempo de forma sistemática. De acordo com o New York Times, os chefes de hoje estão usando o controle de tempo não apenas para monitorar o esforço dos funcionários no trabalho, mas também para encontrar maneiras melhores de ajudá-los a se concentrar e realmente gostar do que fazem.

Aqui estão apenas algumas razões pelas quais você pode considerar o uso de uma folha de ponto.

3.1. Faturamento mais fácil

As folhas de ponto são praticamente essenciais se você estiver trabalhando com um contrato por hora ou um contrato de prestação de serviços (em oposição a um contrato de preço fixo). Ao monitorar quantas horas você está dedicando a um determinado projeto, você tem uma indicação clara de quanto deve cobrar do seu cliente no final do dia, da semana ou do mês — seja qual for o seu ciclo de faturamento. Isso é especialmente verdadeiro se você usa um software que permite faturar automaticamente seus clientes a partir de suas planilhas de horas trabalhadas, como o componente de faturamento para freelancers do Bonsai.

3.2. Faça uma estimativa melhor do seu tempo

É provável que os clientes já tenham solicitado que você estime o tempo necessário para concluir um determinado projeto, seja porque desejam ter uma ideia do orçamento necessário (por exemplo, em um contrato por hora) ou porque preferem que você lhes apresente um orçamento fixo.

Ao monitorar seu tempo, você consegue entender melhor quanto tempo leva para concluir um determinado tipo de projeto (por exemplo, pode levar duas horas para escrever uma postagem no blog ou três dias para programar um site), para que possa fornecer estimativas mais precisas e garantir que está sendo adequadamente remunerado pelo seu trabalho.

3.3. Descubra onde você está desperdiçando seu tempo

Da mesma forma, controlar seu tempo ajudará você a identificar quais tarefas ou projetos estão consumindo muito mais tempo do que deveriam. Talvez você tenha pensado que levou apenas 10 minutos para escrever um e-mail, quando na verdade levou 20 minutos, ou talvez tenha desperdiçado duas horas por semana criando listas de tarefas.

Por outro lado, você pode ser muito mais produtivo em algumas áreas do negócio do que imagina. Familiarizar-se com a forma como você passa um dia típico de trabalho é uma ótima maneira de gerenciar seu tempo e definir metas de produtividade mais realistas para si mesmo.

3.4. Determine quanto tempo você realmente dedica ao trabalho

Você já sentiu que está trabalhando sem parar, dedicando mais de 80 horas por semana? Ou talvez você esteja preocupado por não estar trabalhando o suficiente e deva aceitar mais clientes. Usar uma planilha de horas trabalhadas permite que você entenda claramente sua carga de trabalho, para que possa ter certeza se está se sobrecarregando ou se tem espaço para assumir projetos maiores.

4. Como você usa as planilhas de horas trabalhadas?

Ok, agora você já sabe o que é uma planilha de horas e por que é tão importante usá-la, mas como você realmente a utiliza? Você não vive na idade da pedra, então é provável que não vá comprar um monte de cartões de ponto em papel para ajudar a controlar seu tempo. Quais são algumas alternativas?

Você pode usar um caderno ou criar um modelo simples de planilha de horas trabalhadas no Excel ou no Google Sheets. Mas uma das coisas mais simples que você pode fazer é escolher um software que o ajude a controlar facilmente seu tempo digitalmente e usar essas informações para faturar seus clientes de forma rápida e simples.

Controle de ponto facilitado

As planilhas digitais são a melhor solução se você está procurando uma maneira de controlar seu tempo sem muito esforço. Afinal, ninguém quer perder tempo controlando o próprio tempo — isso acaba indo contra o objetivo.

Os recursos de controle de tempo do Bonsai foram projetados especificamente para freelancers. Nossa ferramenta permite que você controle seu tempo com um único clique e utiliza um design simples e otimizado que não complica as coisas. Ele também permite que você registre as horas manualmente ou automatize suas planilhas de horas, facilitando muito as coisas na hora de faturar.

Você vai querer procurar uma solução abrangente, com planilhas de horas que se integrem ao seu fluxo de trabalho existente. Por exemplo, nosso software permite que você envie faturas automaticamente aos seus clientes diretamente a partir de suas planilhas de horas trabalhadas, para que você não precise perder tempo coletando, inserindo e processando manualmente todas as suas informações.

Pronto para começar a usar planilhas de horas?

A partir de agora, sempre que alguém lhe perguntar“o que é uma planilha de horas”, sua resposta certamente será “algo que ajuda freelancers como eu a gerenciar muito melhor nosso tempo”. Acompanhar seu tempo em uma planilha digital fácil de usar não só economiza muito tempo, como também ajuda você a entender melhor para onde seus esforços estão indo. Melhor ainda, ajuda você a comunicar isso aos seus clientes.

Se você está pronto para começar a usar uma solução integrada de controle de tempo, a Bonsai tem o que você precisa. Inscreva-se hoje mesmo para um teste gratuito.

‍

‍