¿Qué es una hoja de horas? 4 cosas que debes saber

Tanto si eres un nuevo autónomo como si estás tratando de hacer crecer tu negocio de forma estratégica, es probable que siempre estés buscando nuevas formas de sacar el máximo partido a tu inversión y enviar plantillas de facturas dignas de tu duro trabajo. En otras palabras, estás buscando las mejores formas de medir el esfuerzo invertido frente a la compensación recibida, incluso desde el momento en que redactas una plantilla de alcance del trabajo o una plantilla de presupuesto. No solo hablamos de secretos para gestionar el tiempo, sino también de herramientas que te permitirán conocer tu nivel real de productividad.

En tu búsqueda, probablemente te hayas encontrado con el término «hoja de horas». ¿Pero qué es una hoja de horas? ¿Cómo funciona y por qué deberías utilizarlo? Para responder a todas estas preguntas y muchas más, aquí tienes las cuatro cosas más importantes que debes saber sobre las hojas de horas.

1. ¿Qué es una hoja de horas y para qué se utiliza?

Érase una vez, antes de la era de las aplicaciones, el SaaS y las sofisticadas suites de productos como Bonsai, las hojas de horas eran, bueno, hojas. Las hojas de asistencia comenzaron como hojas de papel físicas que las empresas utilizaban para llevar un registro de las horas de trabajo de sus empleados.

Aunque las hojas de asistencia de hoy en día están digitalizadas, se usan por muchas de las mismas razones. Las hojas de horas ayudan esencialmente a las empresas a llevar un control del tiempo que su equipo ha dedicado al trabajo o a un proyecto concreto. A veces se exige a los miembros del equipo que informen en sus hojas de asistencia cuando se toman vacaciones o cuando se toman descansos a lo largo del día. Esa información se puede utilizar para determinar cuánto se le pagará al empleado o para calcular cuánto se le facturará al cliente al final del mes.

La historia de la hoja de horas

¿Alguna vez te has preguntado cómo surgieron las hojas de horas? En realidad, fueron creados en la década de 1950 por la American Bar Association (A.B.A.) como parte de los esfuerzos de la profesión para que los abogados comenzaran a vender sus servicios por horas. Las hojas de horas eran su forma de llevar un registro de esas horas para poder facturar a sus clientes en consecuencia.

2. ¿Quién utiliza hojas de horas?

Tradicionalmente, las hojas de asistencia eran utilizadas principalmente por los profesionales de RR. HH. para gestionar las nóminas. Una hoja de horas es una herramienta útil que ayuda al equipo de RR. HH. (o al propietario de una empresa, si no cuenta con departamento de RR. HH.) a determinar cómo remunerar de forma justa a los empleados por el trabajo realizado, especialmente cuando están automatizadas.

Sin embargo, las hojas de horas también suelen ser utilizadas por autónomos y otros trabajadores por cuenta propia, desde abogados y contables hasta diseñadores y escritores, para llevar un control de las horas facturables por cliente o por proyecto. De hecho, más de 100 000 autónomos utilizan a diario la herramienta de seguimiento del tiempo de Bonsai para comprender mejor en qué invierten sus valiosas horas. Después de todo, cuando eres autónomo, el tiempo es dinero.

Averiguar qué es una hoja de horas y cómo utilizarla e interpretarla es un gran paso para aprender a gestionar adecuadamente tu tiempo. También puede ayudarte a comprender mejor en qué inviertes tu tiempo (y, por lo tanto, tu dinero), para que puedas tomar decisiones empresariales más inteligentes y gestionar mejor tu presupuesto.

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3. ¿Por qué debería utilizar una hoja de horas?

¿Por qué los autónomos y otros empresarios utilizan hojas de horas? Resulta que hay muchas ventajas en llevar un control sistemático de tu tiempo. Según el New York Times, los jefes de hoy en día utilizan el control del tiempo no solo para supervisar el esfuerzo laboral de sus empleados, sino también para encontrar mejores formas de ayudarles a concentrarse y disfrutar realmente de su trabajo.

Estas son solo algunas de las razones por las que podrías considerar utilizar una hoja de horas.

3.1. Facturación más sencilla

Las hojas de horas son prácticamente imprescindibles si trabajas con un contrato por horas o un contrato de retención (a diferencia de un contrato de precio fijo). Al realizar un seguimiento de las horas que dedicas a un proyecto concreto, tendrás una indicación clara de cuánto debes facturar a tu cliente al final del día, de la semana o del mes, sea cual sea tu ciclo de facturación. Esto es especialmente cierto si utilizas un software que te permite facturar automáticamente a tus clientes a partir de tus hojas de horas, como el componente de facturación para autónomos de Bonsai.

3.2. Calcula mejor tu tiempo.

Es probable que los clientes te hayan pedido que calcules el tiempo que te llevará completar un proyecto determinado, ya sea porque quieren tener una idea del presupuesto (por ejemplo, en un contrato por horas) o porque prefieren que les des un presupuesto con una tarifa fija.

Al realizar un seguimiento de tu tiempo, podrás comprender mejor cuánto tiempo te lleva completar un tipo de proyecto concreto (por ejemplo, puede que te lleve dos horas escribir una entrada de blog o tres días programar un sitio web), de modo que podrás ofrecer estimaciones más precisas y asegurarte de que recibes una remuneración adecuada por tu trabajo.

3.3. Descubre dónde estás perdiendo el tiempo

En la misma línea, llevar un control de tu tiempo te ayudará a ver qué tareas o proyectos te están llevando mucho más tiempo del que deberían. Quizás pensabas que solo te llevaba 10 minutos escribir un correo electrónico, cuando en realidad te llevaba 20, o quizás has estado perdiendo dos horas cada semana creando listas de tareas pendientes.

Por otro lado, es posible que seas mucho más productivo en algunas áreas del negocio de lo que creías. Familiarizarse con cómo transcurre un día laboral típico es una excelente manera de gestionar el tiempo y establecer objetivos de productividad más realistas.

3.4. Determina cuánto tiempo dedicas realmente al trabajo.

¿Alguna vez sientes que trabajas sin descanso, dedicando más de 80 horas a la semana? O tal vez te preocupa no estar trabajando lo suficiente y deberías aceptar más clientes. El uso de una hoja de horas te permite comprender claramente tu carga de trabajo, de modo que puedas saber con certeza si estás trabajando en exceso o si tienes margen para aceptar proyectos más grandes.

4. ¿Cómo se utilizan las hojas de horas?

Bien, ahora ya sabes qué es una hoja de horas y por qué es tan importante utilizarla, pero ¿cómo se utiliza realmente? No vives en la Edad de Piedra, así que lo más probable es que no vayas a salir a comprar un montón de tarjetas de papel para controlar tu tiempo. ¿Cuáles son algunas alternativas?

Puedes usar un cuaderno o crear una plantilla sencilla para la hoja de horas en Excel o Google Sheets. Sin embargo, una de las cosas más sencillas que puedes hacer es elegir un software que te ayude a llevar un control digital de tu tiempo y utilizar esa información para facturar a tus clientes de forma rápida y sencilla.

Llevar el control de las horas trabajadas ahora es más fácil

Las hojas de horas digitales son la mejor solución si buscas una forma de controlar tu tiempo que no requiera mucho esfuerzo. Después de todo, nadie quiere perder tiempo controlando su tiempo, ya que eso va en contra del objetivo.

Las funciones de seguimiento del tiempo de Bonsai se diseñaron específicamente pensando en los autónomos. Nuestra herramienta te permite realizar un seguimiento de tu tiempo con un solo clic y utiliza un diseño sencillo y optimizado que no complica las cosas. También te permite registrar las horas manualmente o automatizar tus hojas de horas, lo que facilita mucho las cosas a la hora de facturar.

Especialmente, querrás buscar una solución integral, con hojas de horas que se integren en tu flujo de trabajo actual. Por ejemplo, nuestro software le permite facturar automáticamente a sus clientes directamente desde sus hojas de horas, por lo que no tendrá que perder tiempo facturando manualmente, recopilando, introduciendo y procesando toda su información.

¿Listo para empezar a usar las hojas de horas?

A partir de ahora, cada vez que alguien te pregunte«¿qué es una hoja de horas?», tu respuesta será sin duda «algo que ayuda a los autónomos como yo a gestionar mucho mejor nuestro tiempo». Llevar un control de tu tiempo en una hoja de horas digital fácil de usar no solo te ahorra mucho tiempo, sino que también te ayuda a comprender mejor en qué se centran tus esfuerzos. Mejor aún, te ayuda a comunicárselo a tus clientes.

Si estás listo para empezar a utilizar una solución integrada de seguimiento del tiempo, Bonsai te ofrece lo que necesitas. Regístrese hoy mismo para obtener una prueba gratuita.

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