Wann erscheinen die W-2-Formulare 2025: Wichtige Einreichungsfristen

Die W-2-Formulare für das Steuerjahr 2025 müssen von den Arbeitgebern bis zum 2. Februar 2026 bei der SSA eingereicht werden. Die Mitarbeiter sollten ihre W-2-Formulare bis zum selben Datum erhalten. Eine fristgerechte Einreichung ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden, die je nach Verspätung zwischen 50 und 280 Dollar pro Formular betragen können. Arbeitgeber können eine Verlängerung beantragen, diese muss jedoch vor Ablauf der Frist eingereicht werden. Das W-2-Formular gibt Auskunft über die Einkünfte und Steuerabzüge von Arbeitnehmern und ist für eine korrekte Steuererklärung unerlässlich. Sorgen Sie für die Einhaltung der Vorschriften, indem Sie Formulare frühzeitig vorbereiten und zur Steigerung der Effizienz die Optionen für die elektronische Einreichung nutzen.

Ein großer Teil der Einhaltung der Vorschriften der US-Steuerbehörde (IRS) und der Sozialversicherungsbehörde (SSA) besteht darin, Steuerformulare rechtzeitig einzureichen. Eines der Formulare, die Sie im Jahr 2025 einreichen müssen, ist das Formular W-2. Aber wann ist die Frist und was passiert, wenn man sie verpasst?

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wann die W-2-Formulare im Jahr 2025 fällig sind und welche Konsequenzen eine verspätete Einreichung hat.

Was ist das W-2? T

Das W-2-Formular ist ein Formular der US-Steuerbehörde IRS, in dem die Einkünfte und Steuerabzüge Ihrer Mitarbeiter aus dem Vorjahr angegeben werden. Das Dokument ist auch als Lohn- und Steuerbescheinigung des Arbeitnehmers bekannt.

Was ist der Zweck des W-2-Formulars?

Der Zweck der W-2-Formulare besteht darin, die Steuern für Ihre Arbeitnehmer gemäß den Bestimmungen des Federal Insurance Contributions Act (FICA) zu melden. Ihre Teammitglieder verwenden das Dokument, um ihre Steuererklärungen einzureichen, und die Steuerbehörde benötigt es, um ihre Einreichungen zu genehmigen und gleichzeitig ihre Steuerpflichten zu verfolgen.

Bestandteile des W-2-Formulars

Bevor Sie Ihren Mitarbeitern und der SSA ein W-2-Formular zusenden, dürfen Sie keinen dieser Punkte übersehen:

• Feld 1 – Der Gesamtbetrag der Löhne, Prämien, Trinkgelder und sonstigen Vergütungen, die an Ihre Arbeitnehmer gezahlt wurden
• Feld 2 – Bundessteuerabzüge vom Lohn des Arbeitnehmers
• Feld 3 – Höhe des Gesamteinkommens (Feld 1), das der Sozialversicherungssteuer unterliegt
• Feld 4 – Sozialversicherungsabgaben
• Feld 5 – Prozentsatz oder Betrag des Gehalts, das der Medicare-Steuer unterliegt
• Feld 6 – Medicare-Steuerabzüge
• Feld 7 – Vom Arbeitnehmer gemeldeter Einkommensbetrag, der der Sozialversicherungssteuer unterliegt
• Feld 8 – Sonstige an den Arbeitnehmer gezahlte Trinkgelder (nicht im ersten Feld enthalten)
• Feld 9 – Vorauszahlung der Steuergutschrift für Erwerbseinkommen (Earned Income Tax Credit, EITC), sollte jedoch leer sein, da die EITC nicht mehr verfügbar ist.
• Feld 10 – Dem Arbeitnehmer zugewiesene Leistungen für die Betreuung von Angehörigen
• Feld 11 – An den Arbeitnehmer aus seinem Entgeltumwandlungsplan ausgeschütteter Betrag
• Feld 12 – Zusätzliche Informationen zu den Zahlungen aus Feld 1, einschließlich Arbeitnehmerbeiträgen zum 401(k)-Plan des Arbeitnehmers
• Feld 13 – Ob das Einkommen des Arbeitnehmers der Medicare- und Sozialversicherungssteuer unterliegt, aber nicht der Bundessteuer, und ob der Arbeitnehmer über eine Altersvorsorge oder eine Form von Krankengeld verfügt.
• Feld 14 – Alle anderen Beträge, die nicht in den vorherigen Feldern aufgeführt sind, wie beispielsweise Steuerabzüge für Gewerkschaftsbeiträge oder staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherungssteuern (dieses Feld ist für die Steuererklärung selten erforderlich; es dient in der Regel nur zu Informationszwecken).
• Feld 15 – Abkürzung Ihres Bundesstaates (z. B. KS für Kansas) und Steuer-ID des Bundesstaates
• Feld 16 – Brutto steuerpflichtiger Lohn, den der Arbeitnehmer in dem Bundesstaat verdient hat (wenn die Person in mehreren Bundesstaaten für Sie arbeitet, müssen Sie für jeden einzelnen Bundesstaat Angaben machen)
• Feld 17 – Brutto-Einbehaltungen der staatlichen Einkommensteuer für die Zahlungen in Feld 16
• Feld 18 – Gesamtlohn, der der staatlichen, lokalen oder städtischen Einkommenssteuer unterliegt
• Feld 19 – Gesamtbetrag der Steuerabzüge vom Gehalt des Arbeitnehmers für staatliche, städtische oder lokale Einkommenssteuern
• Feld 20 – Name des Bundesstaates, der Stadt oder der Gemeinde, in der der Arbeitnehmer seine Steuern zahlt

Wann ist die Frist für Arbeitgeber zur Einreichung des Formulars W-2?

Die US-Steuerbehörde IRS verlangt jedes Jahr die Einreichung von Steuerunterlagen wie W-9- und W-4-Formularen. Aus diesem Grund ist die Einreichung von W-2-Formularen für Arbeitgeber unabhängig von der Größe ihres Unternehmens obligatorisch. Aber wann genau ist die jährliche Frist für die Einreichung Ihrer W-2-Formulare?

IRS-Frist für Arbeitgeber

Die Frist für die Einreichung der W-2-Formulare wird vom IRS festgelegt und endet am 31. Januar 2025. Es gilt für das vorangegangene Steuerjahr (2023). Fällt das Fälligkeitsdatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag.

Staatsspezifische Fristen für die Einreichung von W-2-Formularen

In den meisten Fällen müssen Sie Ihre W-2-Formulare bis zum 31. Januar 2025 an die IRS übermitteln. Die Frist ist für elektronische und papiergebundene Einreichungen gleich.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen von dieser Regel. Hier sind die Bundesstaaten, in denen Sie Ihren Anmeldeprozess nach dem genannten Datum abschließen können:

• Iowa – 15. Februar
• Louisiana – 28. Februar
• Missouri – 28. Februar, wenn Sie weniger als 250 Mitarbeiter haben; andernfalls ist der Stichtag der 31. Januar.
• New Jersey – 15. Februar
• New Mexico – 28. Februar

Dann gibt es noch Bundesstaaten, in denen Sie überhaupt keine W-2-Formulare ausstellen müssen:

• Alaska – Keine staatlichen Einkommenssteuern
• Kalifornien – Sie melden Löhne und Abzüge mit dem Formular DE 9C.
• Florida – Keine staatlichen Einkommenssteuern
• Nevada – Keine staatlichen Einkommenssteuern
• New Hampshire – Keine staatliche Einkommenssteuer auf das Einkommen von Arbeitnehmern
• New York – Sie melden Löhne und Abzüge mit dem Formular NYS-45.
• South Dakota – Keine staatlichen Einkommenssteuern
• Tennessee – Keine staatliche Einkommenssteuer auf das Einkommen von Arbeitnehmern
• Texas – Keine staatlichen Einkommenssteuern
• Washington – Keine staatlichen Einkommenssteuern
• Wyoming – Keine staatlichen Einkommenssteuern

So stellen Sie sicher, dass Ihre W-2 rechtzeitig eingereicht wird

Wie bei jedem anderen Steuerdokument müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Frist des IRS für W-2-Formulare einhalten. Dazu müssen Sie die erforderlichen Informationen rechtzeitig einholen.

Notwendige Informationen im Voraus sammeln

Sie können das W-2-Formular nicht rechtzeitig einreichen, wenn Sie sich nicht durch das Sammeln der erforderlichen Informationen auf die Einreichung vorbereiten. Anstatt alle Arbeiten manuell zu erledigen, suchen Sie die Daten in Ihrer Buchhaltungssoftware. Die meisten Programme bieten einen detaillierten Überblick über die Löhne und Steuern Ihrer Mitarbeiter. Einige integrieren die Daten sogar direkt in die W-2-Formulare, sodass die Beträge nicht mehr berechnet werden müssen.

Beachten Sie diese Punkte beim Ausfüllen der einzelnen Felder in Ihrer Software:

• Schreiben Sie alle Einträge in schwarzer 12-Punkt-Courier-Schrift. Maschinen können kursive, Schreibschrift- und handgeschriebene Schriftarten nicht lesen. Schwarze Tinte ist auch nicht kompatibel mit Programmen, die W-2-Formulare verarbeiten.
• Verwenden Sie nicht das Dollarzeichen und Kommas. Schreiben Sie stattdessen Zahlen mit Dezimalstellen auf. Geben Sie unbedingt auch die Cent-Beträge an. Wenn eine Zahl keine Cent-Beträge enthält, schreiben Sie Nullen. Hier ist ein Beispiel für eine korrekt geschriebene Summe: 15000,50 (15.500,50 $ in Standardschrift).
• Lassen Sie Felder, die für Ihre Mitarbeiter nicht zutreffen, leer. Dies sind in der Regel die Felder 9 und 14.
• Wenn Sie Ihre Formulare per Post versenden, falten oder schneiden Sie die Seiten nach dem Drucken nicht. Vermeiden Sie außerdem, W-2-Formulare an W-3-Formulare (die Ihre W-2-Formulare zusammenfassen) anzuheften.

Wenn Ihnen das zu zeitaufwendig erscheint, können Sie diese Aufgabe jederzeit an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einen anderen Lohnbuchhaltungsdienstleister auslagern.

Beachten Sie schließlich, dass nicht jeder das gleiche Exemplar erhält:

• Kopie 1 geht ausschließlich an Ihre zuständige Steuerbehörde.
• Kopie 2 geht an Ihre staatliche Steuerbehörde und den Arbeitnehmer.
• Kopie A geht an die SSA.
• Kopie B wird zusammen mit der Steuererklärung des Arbeitnehmers eingereicht.
• Kopie C geht an den Arbeitnehmer für seine persönlichen Unterlagen.
• Kopie D erhalten Sie für Ihre persönlichen Unterlagen.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der W-2-Frist

W-2-Formulare spielen eine zentrale Rolle bei den Steuererklärungen Ihrer Mitarbeiter. Aus diesem Grund hat die US-Steuerbehörde IRS eine bestimmte Einreichungsfrist festgelegt, deren Nichteinhaltung Strafen nach sich zieht. Die meisten Bundesstaaten haben eine Frist. Was passiert also, wenn Sie zu spät kommen? Ihnen drohen schwere Strafen.

Strafen für verspätete Einreichung

Die Strafen für verspätete Einreichungen von W-2-Formularen sind nicht gleich. Sie hängen davon ab, wie spät Sie das Formular einreichen und ob Sie die Warnungen der Steuerbehörde ignorieren oder nicht:

• Wenn Sie die W-2-Formulare innerhalb eines Monats nach dem 31. Januar (oder einer anderen Frist in Ihrem Bundesstaat) einreichen, zahlen Sie eine Strafe von 50 Dollar pro Formular.
• Wenn Sie W-2-Formulare nach Ablauf der 30-tägigen Frist nach dem ursprünglichen Stichtag (31. Januar, 15. Februar oder 28. Februar) einreichen und der August näher rückt, zahlen Sie 110 US-Dollar pro Formular.
• Wenn Sie W-2 im August versenden, zahlen Sie in der Regel 290 $ pro Formular.
• Wenn Sie die Formulare nicht im August einreichen und die Warnungen der IRS, SSA oder einer anderen zuständigen Behörde ignorieren, kann Ihre Gebühr auf bis zu 580 US-Dollar pro Formular steigen.

Verspätete Einreichungen sind nicht die einzige Situation, in der die oben genannten Strafen zur Anwendung kommen. Die US-Steuerbehörde IRS kann Ihnen aus verschiedenen Gründen eine Geldstrafe auferlegen, selbst wenn Sie Ihre W-2-Formulare rechtzeitig einreichen:

• Sie haben nicht alle Informationen angegeben.
• Sie haben physische Kopien eingereicht, obwohl Sie diese elektronisch einreichen müssen (Unternehmen, die mindestens 250 Formulare einreichen, müssen dies laut IRS elektronisch tun).
• Sie haben für mindestens einen Ihrer Mitarbeiter die falsche Steueridentifikationsnummer (TIN) angegeben.
• Sie haben eine der TINs komplett weggelassen.
• Sie haben ein W-2-Formular eingereicht, das von der IRS- oder SSA-Software nicht geladen werden kann (z. B. weil Sie blaue Tinte und kursive Schrift verwendet haben).

Auswirkungen auf Mitarbeiter und Geschäftsbetrieb

Finanzielle Verluste sind eine direkte Folge der Nichteinhaltung der IRS W-2-Anforderungen. Allerdings sind dies möglicherweise nicht die schwerwiegendsten Folgen. Wenn Sie wiederholt Fristen versäumen und Warnungen der Steuerbehörde ignorieren, kann dies noch schädlichere Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter haben.

Dies geht zurück auf den Hauptzweck der W-2-Formulare, nämlich Ihren Mitarbeitern die Einreichung ihrer Bundes- und Landessteuern zu ermöglichen. Wenn Sie derjenige sind, der Ihre Teammitglieder davon abhält, Steuererklärungen einzureichen, werden diese, gelinde gesagt, keine hohe Meinung von Ihnen haben. In einem solchen Umfeld motiviert zu bleiben, ist praktisch unmöglich.

Und mit einer unmotivierten Belegschaft sind die Chancen für das Wachstum Ihres Unternehmens verschwindend gering. Wenn Ihre Mitarbeiter sich nicht um die Verbesserung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen kümmern, wird das Kundenerlebnis stark beeinträchtigt.

Schließlich sind verspätete oder fehlerhafte W-2-Einreichungen störend. Je mehr W-2-Formulare Sie erneut einreichen müssen, desto mehr Zeit müssen Sie für diese Tätigkeit aufwenden, die Sie von den strategischen Aktivitäten als Unternehmer abhält.

So reichen Sie das Formular W-2 vor Ablauf der Frist ein

Nachdem Sie nun wissen, warum verspätete Einreichungen strafbar sind und wie viel Sie verlieren können, wenn Sie mehrere W-2-Formulare falsch einreichen, sollten Sie lernen, wie Sie dies verhindern können. Unabhängig davon, ob Sie die Dokumente elektronisch oder per Post übermitteln, ist es wichtig, dies korrekt zu tun.

Elektronische Einreichung vs. Einreichung per Post

Die elektronische Einreichung eines W-2-Formulars ist die einfachste und vorteilhafteste Möglichkeit, diese IRS-Anforderung zu erfüllen:

• Geschwindigkeit – Wenn Sie alle Informationen vorliegen haben, sollte es nicht länger als ein paar Sekunden dauern, eine W-2 elektronisch einzureichen. Das Einreichungsportal verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die das mit diesem Prozess verbundene Rätselraten überflüssig macht.
• Sicherheit – Bei elektronischen Einreichungen müssen Sie sich keine Sorgen um Informationsverlust oder -diebstahl machen. Es sind keine Kuriere oder andere Zwischenhändler beteiligt. Es gibt nur Sie und eine hochsichere Einreichungsplattform mit fortschrittlichen Verschlüsselungsstandards.
• Kostengünstig – Persönliche Lieferungen können riskant sein, insbesondere wenn der Kurier unzuverlässig ist. Wenn sie Ihre W-2-Formulare verlieren, könnte es schwierig sein, ihnen die Verantwortung für den Verlust nachzuweisen. Dies kann dazu führen, dass Sie Hunderte von Dokumenten neu drucken müssen, was schnell hohe Kosten verursacht. Elektronische Einreichungen sind aufgrund ihrer papierlosen Natur eine budgetfreundliche Alternative.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Dokument elektronisch einzureichen:

1. Besuchen Sie die Website von SSA Business Services.
2. Richten Sie ein Konto ein oder melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.
3. Laden Sie den Lohnbericht für den entsprechenden Mitarbeiter im vorgegebenen Format hoch.
4. Zurück zur Startseite.
5. Wählen Sie „Löhne an die Sozialversicherung melden“.
6. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um Ihre W-2 zu erstellen und einzureichen. Sie können bis zu 50 Formulare erstellen, auf die Sie jederzeit zugreifen können, wenn Sie eine physische Kopie ausdrucken möchten.

Diese Methode der Einreichung ist unkompliziert, aber es ist kein Weltuntergang, wenn Sie einen Fehler machen und diesen vor Ablauf der Frist bemerken. Sie können falsche Namen, Unstimmigkeiten bei der Sozialversicherungsnummer und andere Fehler nach der Einreichung korrigieren.

Wenn Sie es weiterhin vorziehen, Ihre W-2-Formulare auf herkömmliche Weise per Post zu versenden, verwenden Sie bitte die folgende Adresse:

Direktes Einsatzzentrum
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Wenn es sich um eine Einreichung in letzter Minute handelt, müssen Sie Ihre W-2-Formulare an den United States Postal Service (UPS) oder Federal Express weiterleiten. Die Kuriere senden die Dokumente an folgende Adresse:

Direktes Betriebszentrum
Zu Händen: W-2-Prozess
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Verwenden Sie diese Adresse, wenn Sie die Formulare per Post einsenden:

Direktes Einsatzzentrum
P.O. Postfach 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333

So beantragen Sie eine Verlängerung für die Einreichung der W-2-Formulare

Wenn Sie Gefahr laufen, die Abgabe Ihrer W-2-Steuererklärung zu verpassen, geraten Sie noch nicht in Panik. Sie können möglicherweise eine Verlängerung der Frist beantragen.

Dazu müssen Sie das Formular 8809 beim IRS einreichen. Dieses Formular, auch bekannt als „Antrag auf Fristverlängerung für die Einreichung von Steuererklärungen“, verlängert die Frist um weitere 30 Tage, wenn Sie berechtigte Bedenken haben, dass Sie diese nicht einhalten können.

Beachten Sie jedoch, dass das Einreichen dieses Formulars nicht automatisch zu einer Verlängerung Ihrer Frist führt. Sie müssen den Grund für die Verzögerung klar angeben und das Dokument unter Androhung von Strafe wegen Meineids unterschreiben.

Der einfachste Weg, das Formular einzureichen, ist über das IRS FIRE-System. Es verfügt über eine praktische Benutzeroberfläche, die automatisch bestätigt, ob Sie das Dokument erfolgreich gesendet haben oder nicht.

Was den Zeitpunkt angeht, gilt: Je früher Sie das Formular ausstellen, desto besser. Die meisten Unternehmer tun dies zwischen dem 1. und 31. Januar, da zu diesem Zeitpunkt in der Regel die Überprüfung der W-2-Formulare durch die US-Steuerbehörde IRS beginnt. Fällt der 31. Januar auf einen Feiertag oder ein Wochenende, können Sie es am folgenden Werktag abgeben.

Besondere Umstände für Verlängerungen

Das Formular 8809 kann Ihr Licht am Ende des Tunnels sein, aber nur, wenn der Grund für Ihre Verspätung gerechtfertigt ist. Die US-Steuerbehörde IRS erkennt die folgenden Entwicklungen als gültige Gründe für die verspätete Einreichung Ihrer W-2-Formulare an:

• Sie wurden von einem Tornado, einer Überschwemmung, einem Hurrikan, einem Erdbeben oder einer anderen Naturkatastrophe heimgesucht, die Ihre Unterlagen zerstört hat, darunter auch solche, die für W-2-Formulare relevant sind.
• Sie hatten ein katastrophales Ereignis in einem vom Bund als Katastrophengebiet ausgewiesenen Gebiet, das Sie daran hinderte, Ihren Geschäftsbetrieb wieder aufzunehmen.
• Die Person, die das Formular einreichen sollte, war schwer krank, abwesend oder verstorben.
• Dies ist Ihr erstes Geschäftsjahr.
• Der Lohnbuchhalter hatte einen triftigen Grund (z. B. Naturkatastrophe, Tod oder schwere Krankheit), Ihnen die Lohn-/Steuerinformationen nicht rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie eine positive Antwort erhalten, ist dies Ihre letzte Chance für eine fristgerechte Einreichung. Sie können keine zweite Verlängerung erhalten.

Was tun, wenn Sie die Frist verpassen?

Die Frist für die Einreichung der W-2-Formulare kann verlängert werden, jedoch nur unter besonderen Umständen. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie sich nicht für die Verlängerung qualifizieren, wodurch das Risiko steigt, die Frist zu versäumen. Was sollten Sie in diesem Fall tun?

Milderung von Strafen und Korrekturmaßnahmen

Das Wichtigste, was Sie tun sollten, wenn Sie eine W-2-Frist versäumen, ist, ruhig zu bleiben und sofort Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Je früher Sie dies tun, desto geringer fällt Ihre Strafe aus.

Wenn beispielsweise eines Ihrer W-2-Formulare abgelehnt wurde, sollten Sie alle unrichtigen oder unvollständigen Angaben korrigieren und das Formular erneut einreichen:

• Versenden des falschen Formulars – Sie können nicht dasselbe W-2-Formular verwenden, das Sie 2023 eingereicht haben. Das Formular für 2025 unterscheidet sich geringfügig.
• SSNs leer lassen – Auf jedem W-2-Formular muss die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters angegeben werden. Formulare, bei denen das Feld leer gelassen wird, werden abgelehnt. Achten Sie bei der erneuten Einreichung des Dokuments darauf, dass die Sozialversicherungsnummer Bindestriche enthält (z. B. 123-45-6666).
• Eingabe eines falschen Mitarbeiternamens – Sie müssen den vollständigen offiziellen Namen Ihres Mitarbeiters verwenden, nicht dessen Spitznamen.
• Versenden handschriftlicher Formulare – Die SSA und die IRS akzeptieren nur elektronische und gedruckte W-2-Formulare. Wenn Sie ein handschriftliches Formular eingereicht haben, wechseln Sie sofort zu einem digitalen Format.

In einigen Fällen sind möglicherweise keine Korrekturmaßnahmen erforderlich. Wenn Sie eine Ihrer W-2-Formulare verspätet einreichen, aber normalerweise Ihren steuerlichen Verpflichtungen rechtzeitig nachkommen, kann Ihnen die IRS eine Ausnahmegenehmigung erteilen. Hier sind die Bedingungen, die Sie erfüllen müssen, um diese Vergünstigung in Anspruch nehmen zu können:

• Sie haben alle Steuererklärungen fristgerecht eingereicht.
• Sie haben keine ausstehenden Beträge oder Sie haben eine Ratenzahlungsvereinbarung mit dem IRS abgeschlossen.
• Sie haben in den letzten drei Jahren keine einzige Strafe erhalten.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Frist für die Einreichung der W-2-Formulare für Arbeitgeber ist der 31. Januar 2025.
• Einige Bundesstaaten haben andere Fristen, beispielsweise Missouri, Louisiana, New Mexico (28. Februar), Iowa und New Jersey (15. Februar).
• Die Strafen für das Versäumen einer Frist reichen von 50 bis 580 Dollar pro Formular.
• Sie können die Frist um weitere 30 Tage verlängern, wenn Sie auf dem Formular 8809 einen triftigen Grund für die Verzögerung angeben.

Häufig gestellte Fragen

Können Arbeitgeber W-2-Formulare nach Ablauf der Frist ohne Strafzahlung einreichen?

Ja. Arbeitgeber können W-2-Formulare nach Ablauf der Frist ohne Strafen einreichen, wenn ihnen die IRS eine Ausnahmegenehmigung erteilt hat. Der häufigste Grund für eine Befreiung ist, dass Sie von einer Naturkatastrophe betroffen waren, die Ihren Betrieb unterbrochen und Ihnen den Zugriff auf Mitarbeiterdaten unmöglich gemacht hat.

Was sollten Mitarbeiter tun, wenn sie ihre W-2 nicht erhalten?

Wenn ein Arbeitnehmer sein W-2-Formular nicht erhält, sollte er zunächst die Software überprüfen, in die der Arbeitgeber die Formulare hochlädt. Wenn es nicht vorhanden ist, sollten sie den Eigentümer konsultieren. Wenn der Arbeitgeber die Unterlagen nicht vor Ablauf der Frist vorlegt, müssen die Arbeitnehmer die Steuerbehörde über das Problem informieren.

Gibt es unterschiedliche Fristen für die elektronische und die papiergebundene Einreichung des Formulars W-2?

Nein. Es gibt keine unterschiedlichen Fristen für die elektronische und die papiergebundene Einreichung des Formulars W-2. Das Fälligkeitsdatum ist dasselbe: 31. Januar, 15. Februar oder 28. Februar, je nach Bundesstaat.