Die beste Projektmanagement-Software für Digitalagenturen: Auf welche Funktionen Sie achten sollten

Digitale Agenturen bieten ihren Kunden zahlreiche erfolgreiche Lösungen. Sie könnten die Social-Media-Strategie eines Unternehmens verändern. Einige können Partnern dabei helfen, bessere Wege zu finden, um über ihre E-Commerce-Lösungen mit Kunden in Kontakt zu treten. Unabhängig vom Umfang der Beziehung können digitale Projekte komplex sein und über mehrere Kanäle hinweg laufen, wobei zahlreiche Mitarbeiter und Stakeholder beteiligt sind.

Deshalb ist das Projektmanagement ein so wichtiger Aspekt der Arbeitsabläufe und Prozesse einer Agentur. Ohne Möglichkeiten, zu beurteilen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wem sie zugewiesen werden sollen und wie lange sie dauern sollten, geraten Projekte schnell außer Kontrolle. Mit dem richtigen Technologie-Stack für Agenturen ist es jedoch möglich, die Kontrolle zurückzugewinnen und die Erfahrungen sowohl für Kollegen als auch für Kunden zu verbessern. Dieser Stapel sollte immer effektive Softwarelösungen für das Projektmanagement digitaler Agenturen enthalten.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die Bedeutung eines ordnungsgemäßen Projektmanagements zu verstehen und die beste Software für Ihre Agentur auszuwählen. Wir behandeln die besten Funktionen und die Vorteile, die sie für wachsende Unternehmen bieten.

Herausforderungen im Projektmanagement für Digitalagenturen

Projektmanagement ist ein wichtiger Aspekt des Geschäftslebens, wird jedoch leider oft übersehen. Die renommierte Software-Vergleichswebsite Capterra hat kürzlich eine alarmierende Statistik veröffentlicht: Fast die Hälfte aller kleinen und mittleren Unternehmen verfügt über keinen Projektmanager für Transformationsvorhaben. Von denjenigen, die jedoch über Projektmanagement-Lösungen verfügten, konnten 96 % die Umsetzung der Veränderungen erfolgreich abschließen. Diese Veränderung kann alles Mögliche sein, von einer neuen Software bis hin zu einer neuen Art der Kommunikation mit Kunden. Unabhängig vom Projekt ist klar, dass Agenturen entweder eine kompetente Führung oder technologiebasierte Lösungen benötigen, um Reibungsverluste in ihren Prozessen zu beseitigen.

Um zu verstehen, in welche Art von Projektmanagement-Tools investiert werden sollte, muss man sich mit den Herausforderungen befassen, denen Agenturen bei der Betreuung ihrer Kunden begegnen. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Probleme und deren Auswirkungen auf Agenturen aufgeführt.

Ineffektive Kommunikation

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs einer Agentur. Es beginnt mit Kundeninteraktionen, von denen Sie hoffen, dass sie sich zu dauerhaften Beziehungen zwischen Agentur und Kunde entwickeln. Sie möchten, dass sich Ihre Kunden geschätzt, vertraut und mit dem Service, den sie erhalten, zufrieden fühlen. Kommunikation ist jedoch nicht nur nach außen gerichtet.

Eines der Hauptprobleme, mit denen Agenturen konfrontiert sind, ist die Kommunikation innerhalb ihrer eigenen Teams. Dies wird durch den Anstieg der Telearbeit noch verschärft. Bis zu 29 % der Amerikaner arbeiten zumindest zeitweise im Homeoffice, wobei mindestens 14 % vollständig remote arbeiten. Der Kontakt zu jedem einzelnen Teammitglied ist schwieriger denn je, aber dennoch unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle konzentriert und bei der Sache sind.

Datensilos

Diese Kommunikationsprobleme wirken sich auch darauf aus, wie einfach oder schwierig es ist, die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung bestimmter Aspekte eines Projekts zu beschaffen. Wenn ein externer freiberuflicher Webdesigner Zugriff auf den Blog eines Kunden benötigt, sollte er nicht Dutzende von E-Mails hin und her schicken müssen, um dies zu arrangieren. Betrachtet man einen anderen Bereich des Unternehmens, sollten Vertriebsleiter nicht einzelne Marketingmanager kontaktieren müssen, um zu erfahren, wann Kampagnen beginnen oder enden.

Diese Schwierigkeiten beim Erhalt der relevanten Informationen werden als Datensilos bezeichnet. Daten bleiben in einem bestimmten Bereich hängen oder werden dort isoliert, was zu Verzögerungen, Frustrationen und sogar zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt.

Unterschiedliche Teamstrukturen

Agenturen können so viele verschiedene Unternehmens- und Teamstrukturen haben , von sehr hierarchisch bis fast vollständig flach. Wir haben bereits die Herausforderungen der Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern angesprochen. Einige Agenturen arbeiten jedoch möglicherweise an mehreren Standorten oder haben überhaupt kein festes Büro.

Bonsai begegnet diesen Herausforderungen mit einer Online-Plattform, über die Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden können, unabhängig davon, wo diese arbeiten. Ohne solche Projektmanagement-Softwaretools für Digitalagenturen können Agenturen von stagnierenden Projekten und aufgegebenen Aufgaben überfordert sein. Zu den damit verbundenen Problemen gehören bestimmte Mitarbeiter, die sich zu viel vornehmen oder es versäumen, Aufgaben zu delegieren. Eine schlechte Arbeitsverteilung führt zu Unmut, Burnout und sogar zu körperlichen Gesundheitsproblemen und sollte unter allen Umständen vermieden werden.

Scope Creep

Wenn Sie einem bestimmten Auftrag oder Projektzeitplan zugestimmt haben, der Kunde jedoch immer mehr verlangt, handelt es sich um Scope Creep. Dies führt dazu, dass mehr Arbeit ohne zusätzliche Bezahlung geleistet werden muss, und kann auch dazu führen, dass Kunden weit mehr erwarten als zuvor vereinbart. Ohne effektive Softwarelösungen für das Projektmanagement in Digitalagenturen ist es schwieriger, Grenzen zu setzen und den Kunden an den bestehenden Umfang zu erinnern.

Ein Kunde, der keinen Zugriff auf den Projektzeitplan hat, kann unbeabsichtigt seine eigenen Erwartungen verschieben. Klar dokumentierte Gespräche können dies verhindern, jedoch nicht so effektiv wie die Bereitstellung von Kundenressourcen, die den Fortschritt sofort sichtbar machen. Ohne Möglichkeiten, Kunden regelmäßig auf dem Laufenden zu halten, könnten diese das Schlimmste annehmen, was dem Ruf Ihrer Agentur schaden würde.

Wie Projektmanagement-Software für Digitalagenturen diese Herausforderungen bewältigt

Dies sind nur einige der Herausforderungen, denen sich digitale Agenturen stellen müssen, die ihren Kunden exzellente Omnichannel-Dienstleistungen bieten möchten. Glücklicherweise gibt es Apps, Tools und Plattformen, die einige oder alle dieser Probleme lösen. Wenn Agenturen verstehen, wie Projektmanagement-Software für digitale Agenturen diese Probleme lindert, können sie die beste Option für ihre Teams auswählen.

Eine einzige Datenquelle

Effektive Projektmanagement-Lösungen sollten alle Aspekte des Projekts an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zusammenführen. Sobald Sie vom Kunden die für die Aufnahme der Arbeit erforderlichen Ressourcen erhalten haben, können Sie diese ebenfalls auf die Plattform hochladen und ein Kundenprofil erstellen. Dazu können Anmeldedaten für ihre Social-Media-Konten, Google Ads-Dienste oder das Backend ihrer Website gehören. Möglicherweise benötigen Sie jedoch auch Branding-Dokumente, Erklärungen und andere digitale Medienressourcen, die Speicherplatz beanspruchen. Eine Plattform, die all diese Daten für schnell wachsende Kundenmengen problemlos aufnehmen kann, ist das Herzstück eines effektiven Projektmanagements.

Mehr Möglichkeiten für Teams, sich zu vernetzen

Dieses zentrale Repository für alle kundenbezogenen Angelegenheiten kann auch zu einer Arbeitsplattform für Ihre Teams werden. Sie können Nachrichten und Aktualisierungen direkt auf der Projektzeitachse oder über Formulare und Dokumente hinterlassen, die direkt von Ihrer Projektmanagement-Softwareplattform für digitale Agenturen gesendet werden. Ohne ein zentrales Tool für die Zusammenarbeit können Nachrichten verloren gehen. Es reicht schon, wenn eine Person in einer E-Mail-Kette vergisst, auf „Allen antworten“ zu klicken, und schon kommt es zu Missverständnissen.

Effektive Kommunikation beschleunigt auch alles. Es ist nicht nötig, Details zur Erledigung von Aufgaben zu recherchieren, wenn Sie alles direkt vor sich haben. Agenturen, die Dinge schneller erledigen, beeindrucken Kunden und haben bessere Chancen auf Folgeaufträge.

Klar definierte Ziele und Fristen

Eine weitere Möglichkeit, Stammkunden zu gewinnen, besteht darin, konsistent und zuverlässig zu sein. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, klare Projektziele und Fristen zu haben – was Sie erreichen wollen und wann. Beziehen Sie Ihre Kunden in den gesamten Prozess der Zielsetzung mit ein, dann werden Sie ganz natürlich ihre Zustimmung erhalten und Einwände hinsichtlich der Fertigstellungszeit vermeiden können.

Ihre Projektmanagement-Software ist hier unverzichtbar. Eine effektive Plattform ermöglicht es Ihnen, alle Aspekte des Auftrags zu protokollieren und anzugeben, wann Sie mit der Fertigstellung rechnen. Vergessen Sie nicht, einen Puffer für unvorhergesehene Umstände einzubauen.

Lösungen für das Zeitmanagement

Das Einhalten von Terminen erfordert ein striktes Zeitmanagement. Für Agenturen mit nur einer Handvoll engagierter Experten könnte dies als manueller Prozess machbar sein. Sobald Agenturen jedoch expandieren, neue Kunden gewinnen und neue Mitarbeiter einstellen, wird diese Methode unhaltbar. Getrennte Zeiterfassungsbögen und manuelle Dateneingaben machen Agenturen anfällig für menschliche Fehler, was zu Über- oder Unterbezahlungen von Mitarbeitern führen kann. Es wird auch immer schwieriger, die Handlungen der Mitarbeiter zu überwachen und zu verstehen, wie sie ihre Arbeitszeit nutzen.

Gute Projektmanagement-Lösungen für Digitalagenturen sollten es Ihnen ermöglichen, Aufgaben zuzuweisen, den Zeitaufwand zu überwachen und auf der Grundlage dieser Daten Berichte zu erstellen. Idealerweise sollten sie auch einfache Möglichkeiten für Teammitglieder bieten, ihre geleisteten Arbeitsstunden zu protokollieren.

Zeitmanagement erstreckt sich auch auf den Umgang mit Kunden. Das oben abgebildete Planungstool von Bonsai bietet Kunden eine einfache Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeit einzusehen und Termine zu buchen, ohne den Projektfortschritt zu unterbrechen.

Denken Sie daran, auch Freiberufler oder Auftragnehmer zu berücksichtigen, wenn Sie nach einer Software mit Zeitmanagement-Lösungen suchen. Fragen Sie den Anbieter, ob Sie problemlos Mitarbeiter von außerhalb Ihrer Organisation hinzufügen können. Seit 2020 haben Freiberufler 1,2 Billionen Dollar zur US-Wirtschaft beigetragen, und mehr Agenturen als je zuvor nutzen ihr Fachwissen.

Funktionen, über die Ihre Projektmanagement-Software für digitale Agenturen verfügen sollte

Die Auswahl der richtigen Software kann eine der größten Herausforderungen für Führungskräfte in Agenturen sein. Sie möchten sicher sein, dass Sie Ihr Geld in Lösungen investiert haben, die eine signifikante Kapitalrendite (ROI) bieten. Es ist ratsam, sich Softwarebewertungen anzusehen und Kollegen in anderen Agenturen um Rat zu fragen. Sie können auch die folgende Kurzanleitung zu Funktionen verwenden, über die jede Projektmanagement-Softwarelösung für Digitalagenturen verfügen sollte.

Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM)

Wir haben bereits die Bedeutung einer einzigen Datenquelle für ein effektives Projektmanagement angesprochen. Viele Agenturen entscheiden sich zu diesem Zweck für ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System). CRMs gibt es in allen Formen und Größen, aber fast alle sammeln Kundenkontaktdaten, Vermögenswerte und projektspezifische Daten.

Ein CRM kann ein wichtiger Bestandteil einer Projektmanagement-Software-Suite sein. Wenn Sie einen Lead erhalten, können Sie jeden Schritt dieser Reise vom ersten Kontakt bis zum Abschluss verfolgen. Von dort aus können Sie ein Kundenprofil hinzufügen und sofort relevante Dateien, Assets und Ressourcen hochladen. Achten Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems darauf, dass es einfach einzurichten ist und über eine unkomplizierte Benutzeroberfläche verfügt. Wenn es sich in Ihre anderen Agentur-Business-Tools integrieren lässt, umso besser.

Tools zur Aufgabenverteilung und Terminplanung

Projekte müssen strenge Zeitpläne einhalten, sonst droht ihnen das völlige Scheitern. Eine versäumte Frist hat unweigerlich eine Kettenreaktion zur Folge, wodurch andere Aspekte des Projekts zum Stillstand kommen. Mit effektiven Zeitmanagement- und Planungstools können Projektleiter dafür sorgen, dass alle ihre Aufgaben erfüllen und den Zeitplan einhalten. Wenn Sie sofort sehen können, welche Aufgaben noch zu erledigen sind, können Sie sich umgehend um alle Anliegen kümmern und sich dann Ihrer nächsten Priorität zuwenden.

Die Möglichkeit, diese Daten in Echtzeit an den Kunden weiterzuleiten, ist ein großer Vorteil. Projektmanagement-Tools, die Ihre Teams bei der Planung regelmäßiger Besprechungen, Videokonferenzen oder persönlicher Treffen unterstützen, sorgen dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und verbessert Ihren Ruf auf dem Markt.

Angebotserstellung und Vertragsgenerierung

Wir kommen immer wieder auf bessere Kommunikationswege zurück, aber das liegt daran, dass dies ein so wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist. Wenn Sie inkonsistente Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge versenden, beeinträchtigen Sie die Professionalität Ihres Images. Projektmanagement-Tools, mit denen Sie einen Zeitplan in ein prägnantes und umfassendes Angebot umwandeln können, bieten mehr Möglichkeiten, die Interaktion mit Kunden zu verbessern.

Suchen Sie nach Tools, mit denen Sie schnell professionelle, markenspezifische Dokumente erstellen können, die Kunden durch ihre Klarheit beeindrucken.

Bonsai bietet mehrere Vorlagen für Angebote, Verträge und andere geschäftskritische Formulare, die sich ideal für Digitalagenturen eignen. Und das Beste daran: Alle diese Vorlagen sind kostenlos.

Tools für die Zusammenarbeit

Ein erfolgreiches Projektmanagement-Tool ist eines, das Teamarbeit und Zusammenarbeit fördert. Fragen Sie potenzielle Anbieter, ob ihre Software es Ihnen ermöglicht, schnell Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen und von außerhalb einzuladen. Die Möglichkeit, die Daten aller Auftragnehmer oder Freiberufler hinzuzufügen, mit denen Ihre Agentur jemals zusammengearbeitet hat, ist von Vorteil. Das bedeutet, dass Sie ihnen innerhalb von Sekunden eine Einladung zu einem Projekt schicken können. Sie erhalten Zugang zu Ihrem bewährten Expertenteam, das Ihnen in Echtzeit seine Verfügbarkeit mitteilt.

Sobald Sie Teammitglieder und externe Auftragnehmer einem Projekt zugewiesen haben, möchten Sie Aufgaben zuweisen können. Suchen Sie nach Projektmanagement-Lösungen, mit denen Sie Projekte in logische Aufgaben unterteilen und entsprechend delegieren können.

Optionen für die Dateifreigabe

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit ist der Austausch relevanter Daten. Wenn Ihr Projektmanagement-Tool Ihnen nur das Hochladen von Kundenressourcen ermöglicht, müssen Sie in separate Tools für die Dateifreigabe investieren. Dies ist nicht ideal für Agenturen, die versuchen, das Beste aus knappen IT-Budgets herauszuholen. Umgekehrt optimieren Tools, mit denen alle Assets und Ressourcen an einem Ort gespeichert und übertragen werden können, die Produktivität und senken die Kosten.

Eine gute Projektmanagement-Software sollte es Ihnen ermöglichen, Dateien und Dokumente an Kundenprofile, Projektzeitpläne oder Aufgaben anzuhängen, um so für mehr Klarheit und Effizienz in den Prozessen zu sorgen.

Option zum Erstellen eines Kundenportals

Die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern ist von entscheidender Bedeutung, aber vergessen Sie bei der Auswahl von Softwarelösungen für das Projektmanagement digitaler Agenturen nicht die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden. Wenn Kunden sich einloggen und den Fortschritt eines Projekts selbst einsehen können, verlangen sie seltener Meetings und Telefonate, um sich über den aktuellen Stand zu informieren. Dies wiederum hilft Ihnen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren und sie schneller zu erledigen, was den Kunden zusätzlich beeindruckt.

Ein Kundenportal ist ein Fenster zu Ihrer CRM- oder Projektmanagement-Plattform. Sie können entscheiden, welche Kunden Zugriff haben und welche Funktionen das Portal bietet. Kunden können ein Portal nutzen, um den Fortschritt zu überwachen, relevante Dateien zu senden oder Rechnungen zu bezahlen. Sie könnten Ihre Kunden auch dazu ermutigen, ihr Portal zu nutzen, um Feedback zu senden, das Sie für Prozessverbesserungen und Marketingzwecke verwenden können.

Integrierte Rechnungs- und Zahlungslösungen

Sie bieten Ihren Kunden nicht nur die Möglichkeit, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen, sondern können ihnen auch die Abrechnung erleichtern und ihnen damit das Leben vereinfachen. Eine Unternehmenssoftware, mit der Sie Rechnungen auf Knopfdruck versenden können, spart Ihnen viel Zeit. Suchen Sie nach Lösungen, mit denen Sie Rechnungen mit Ihrem Branding versehen und personalisieren sowie nach Kundenwunsch Einzelposten hinzufügen können.

Eine effektive Rechnungsstellung sollte auch sofortige Zahlungsmöglichkeiten für Kunden umfassen. Finden Sie heraus, ob Ihre Software Links zu PayPal, Stripe oder anderen Online-Zahlungslösungen unterstützt. Sie könnten sogar im Voraus herausfinden, wie Ihr Kunde am liebsten bezahlt. Verwenden Sie diese Informationen, um maßgeschneiderte Rechnungen für diesen Kunden zu erstellen, wobei die Zahlungsmethode zur Vereinfachung deutlich hervorgehoben ist.

Kunden schätzen einfache Zahlungsmethoden, aber natürlich profitieren auch Agenturen davon, da sie so einen stetigen Einkommensstrom sichern können. Unbezahlte Rechnungen kosten kleine und mittlere Unternehmen in den USA erstaunliche 825 Milliarden Dollar. Wenn Sie Wege finden, die Bezahlung für Ihre Kunden einfacher und intuitiver zu gestalten, können Sie dazu beitragen, dass Ihre Rechnungen nicht Teil dieser Statistik werden.

Projektmanagement-Software für Digitalagenturen, die mit Ihrer Agentur mitwächst

Die Business-Softwareplattform Bonsai bietet alle oben aufgeführten wichtigen Funktionen. Die Investition in eine All-in-One-Softwarelösung für Ihre Agentur spart Zeit und Geld und hilft Ihnen, Projekte schnell auf den Weg zu bringen. Nutzen Sie die intuitive Benutzeroberfläche von Bonsai, um klare Projektzeitpläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und effektiv zusammenzuarbeiten. Binden Sie Ihre Kunden besser mit einem Portal, das ihnen echte Vorteile bietet. Nutzen Sie ganz einfach die Zeiterfassungsfunktion, um jeden Aspekt des Projekts vor Ablauf der Fristen zu erledigen. Vereinbaren Sie Termine mit nur einem Klick, um Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten und ihnen das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden.

Darüber hinaus bietet Bonsai eine Reihe integrierter Finanztools, darunter Buchhaltung und automatische Rechnungsstellung. Sie können Zahlungen ganz einfach überwachen und automatische Zahlungserinnerungen versenden, um einen konstanten Cashflow zu gewährleisten. Es gibt sogar Möglichkeiten, Ausgaben und Abschreibungen für die Steuererklärung zu protokollieren.

Sie können Bonsai kostenlos als Ressource für Vorlagen, Formulare und andere wichtige Aspekte des Projektmanagements nutzen. Oder registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion und entdecken Sie alle Vorteile einer Business-Software, die speziell für Agenturen entwickelt wurde.

Unternehmen nutzen durchschnittlich 130 Anwendungen für geschäftliche Zwecke, und diese Zahl steigt ständig. Optimieren Sie Ihre Technologieplattform mit einer Projektmanagement-Software für Digitalagenturen, die Wachstum und Kundenzufriedenheit fördert.