Melhor software de gerenciamento de projetos para agências digitais: quais recursos você deve procurar

As agências digitais oferecem aos seus clientes inúmeras soluções vencedoras. Eles podem transformar a estratégia de mídia social de uma empresa. Alguns podem ajudar os parceiros a entender melhores maneiras de interagir com os clientes por meio de suas soluções de comércio eletrônico. Independentemente do âmbito da relação, os projetos digitais podem ser complexos e abranger vários canais, envolvendo inúmeros funcionários e partes interessadas.

É por isso que a gestão de projetos é um aspecto tão crítico dos fluxos de trabalho e processos de uma agência. Sem maneiras de avaliar quais tarefas precisam ser realizadas, a quem atribuí-las e quanto tempo elas devem levar, os projetos rapidamente saem do controle. No entanto, com a tecnologia certa em vigor, é possível retomar o controle e melhorar as experiências tanto para os colegas quanto para os clientes. Essa pilha deve sempre incluir soluções eficazes de software de gerenciamento de projetos para agências digitais.

Este guia ajudará você a entender a importância do gerenciamento adequado de projetos e como escolher o melhor software para sua agência. Apresentamos os melhores recursos e os benefícios que eles trazem para empresas em crescimento.

Desafios de gerenciamento de projetos enfrentados pelas agências digitais

A gestão de projetos é um aspecto vital dos negócios, mas, infelizmente, muitas vezes é negligenciada. O site confiável de comparação de software Capterra destacou recentemente uma estatística alarmante: quase metade das pequenas e médias empresas não possui um gerente de projetos para iniciativas de transformação. No entanto, entre aqueles que possuíam soluções de gerenciamento de projetos, 96% obtiveram sucesso na implementação das mudanças. Essa mudança pode ser qualquer coisa, desde um novo software até uma nova forma de comunicação com os clientes. Seja qual for o projeto, é evidente que as agências precisam de liderança especializada ou de soluções tecnológicas para eliminar o atrito de seus processos.

Para entender em que tipo de ferramentas de gerenciamento de projetos investir, é necessário avaliar os desafios que as agências enfrentam ao tentar atender aos clientes. Abaixo, destacamos alguns dos mais comuns e como eles afetam as agências.

Comunicação ineficaz

A comunicação é uma parte essencial do sucesso da agência. Tudo começa com interações com o cliente, que você espera que se transformem em relacionamentos duradouros entre a agência e o cliente. Você quer que os clientes se sintam valorizados, confiantes e satisfeitos com o serviço que recebem. Mas a comunicação não é apenas externa.

Uma das principais questões enfrentadas pelas agências é a comunicação entre suas próprias equipes. Isso é agravado pelo aumento do trabalho remoto. Até 29% dos americanos trabalham remotamente pelo menos parte do tempo, com pelo menos 14% trabalhando totalmente remotamente. Manter contato com todos os membros da equipe está mais difícil do que nunca, mas é fundamental para garantir que todos estejam focados e dedicados às suas tarefas.

Silos de dados

Esses desafios de comunicação também afetam a facilidade ou dificuldade em obter os recursos necessários para concluir aspectos de um projeto. Se um web designer freelancer externo precisar acessar o blog de um cliente, ele não deve ter que enviar uma dúzia de e-mails para organizar isso. Olhando para outra área do negócio, os líderes de vendas não deveriam ter que entrar em contato com gerentes de marketing individuais para saber quando as campanhas vão começar ou terminar.

Essas dificuldades para obter as informações relevantes são conhecidas como silos de dados. Os dados ficam presos ou isolados em uma área específica e causam atrasos, frustrações e até mesmo insatisfação do cliente.

Estruturas de equipes díspares

As agências podem ter estruturas empresariais e equipes muito diferentes, desde as mais hierárquicas até as quase totalmente horizontais. Já mencionamos os desafios de manter contato com trabalhadores remotos. No entanto, algumas agências podem trabalhar em vários locais ou não ter um escritório fixo.

A Bonsai enfrenta esses desafios fornecendo uma plataforma online que permite que as tarefas sejam atribuídas ao pessoal relevante, independentemente de onde trabalhem. Sem ferramentas de software de gerenciamento de projetos para agências digitais como essa, as agências podem ficar sobrecarregadas com projetos estagnados e tarefas abandonadas. Problemas relacionados incluem certos membros da equipe assumindo responsabilidades demais ou não conseguindo delegar tarefas. A má distribuição da carga de trabalho gera ressentimento, esgotamento e até mesmo problemas de saúde física, devendo ser evitada a todo custo.

Aumento do escopo

Quando você concorda com um briefing ou cronograma de projeto específico, mas o cliente continua exigindo mais, isso é aumento de escopo. Isso leva a mais trabalho sem aumento salarial e também pode resultar em clientes que esperam muito mais do que o acordado anteriormente. Sem soluções eficazes de software de gerenciamento de projetos para agências digitais, é mais difícil estabelecer limites e lembrar o cliente do escopo existente.

Um cliente que não consegue acessar o cronograma do projeto pode inadvertidamente alterar suas próprias expectativas. Conversas claramente documentadas podem ajudar a evitar isso, mas não tão eficazmente quanto fornecer recursos ao cliente que mostrem instantaneamente o progresso. Sem meios para fornecer atualizações regulares aos clientes, eles podem presumir o pior, o que prejudicará a reputação da sua agência.

Como o software de gerenciamento de projetos de agências digitais lida com esses desafios

Esses são apenas alguns dos desafios enfrentados pelas agências digitais que desejam oferecer excelentes serviços omnicanal aos seus clientes. Felizmente, existem aplicativos, ferramentas e plataformas que abordam algumas ou todas essas preocupações. Compreender como o software de gerenciamento de projetos de agências digitais alivia esses pontos críticos ajuda as agências a escolher a melhor opção para suas equipes.

Uma única fonte de dados

Soluções eficazes de gerenciamento de projetos devem reunir todos os aspectos do projeto em um único local de fácil acesso. Depois de obter os recursos necessários do cliente para começar a trabalhar, você também pode enviá-los para a plataforma e criar um perfil de cliente. Isso pode incluir detalhes de login para suas contas de mídia social, serviços do Google Ads ou backend do site. Mas você também pode precisar de documentos de branding, declarações e outros ativos de mídia digital que ocupam espaço. Uma plataforma capaz de armazenar facilmente todos esses dados para um número cada vez maior de clientes é o cerne de um gerenciamento de projetos eficaz.

Mais maneiras para as equipes se conectarem

Este repositório central para tudo o que diz respeito aos clientes também pode se tornar um centro de trabalho para suas equipes. Eles podem deixar mensagens e atualizações diretamente na linha do tempo do projeto ou por meio de formulários e documentos enviados diretamente da plataforma de software de gerenciamento de projetos da sua agência digital. Sem uma ferramenta central de colaboração, as mensagens podem se perder. Basta que uma pessoa em uma cadeia de e-mails se esqueça de clicar em “responder a todos” para que a falta de comunicação se agrave.

Uma comunicação eficaz também acelera tudo. Não há necessidade de procurar detalhes sobre a conclusão de tarefas quando tudo está bem diante de você. As agências que realizam as tarefas mais rapidamente impressionam os clientes e têm mais chances de conseguir novos negócios.

Objetivos e prazos claramente definidos

Outra forma de incentivar a repetição de negócios é ser consistente e confiável. Para alcançar isso, é importante ter objetivos e prazos claros para o projeto — o que você deseja alcançar e quando. Envolva os clientes em todo o processo de definição de metas e você naturalmente obterá a adesão deles e evitará objeções em relação ao tempo de conclusão.

Seu software de gerenciamento de projetos é essencial aqui. Uma plataforma eficaz permite que você registre todos os aspectos do trabalho e quando espera concluí-lo. Não se esqueça de adicionar uma margem de segurança para lidar com imprevistos.

Soluções para gerenciamento de tempo

Cumprir prazos exige uma gestão rigorosa do tempo. Para agências com apenas alguns especialistas dedicados, isso pode ser gerenciável como um processo manual. No entanto, quando as agências se expandem e conquistam novos clientes e contratações, esse método se torna insustentável. Folhas de ponto separadas e a inserção manual de dados tornam as agências vulneráveis a erros humanos, o que pode significar pagamentos excessivos ou insuficientes aos funcionários. Também se torna cada vez mais difícil monitorar as ações dos funcionários e entender como eles estão usando suas horas de trabalho.

Ótimas soluções de gerenciamento de projetos para agências digitais devem permitir que você distribua tarefas, monitore o tempo gasto e crie relatórios com base nesses dados. Idealmente, eles também devem fornecer maneiras simples para os membros da equipe registrarem suas horas trabalhadas.

A gestão do tempo também se estende ao atendimento ao cliente. A ferramenta de agendamento do Bonsai, mostrada acima, oferece uma maneira simples para os clientes entenderem sua disponibilidade e agendarem reuniões que não interrompam o andamento do projeto.

Lembre-se de considerar quaisquer freelancers ou prestadores de serviços quando estiver procurando um software com soluções de gerenciamento de tempo. Pergunte ao fornecedor se você pode adicionar facilmente pessoal de fora da sua organização. Desde 2020, os freelancers contribuíram com US$ 1,2 trilhão para a economia dos Estados Unidos, e mais agências do que nunca utilizam seus conhecimentos especializados.

Recursos que seu software de gerenciamento de projetos de agência digital deve ter

Escolher o software certo pode ser um dos maiores desafios para os líderes das agências. Você quer ter certeza de que investiu em soluções que oferecerão um retorno significativo sobre o investimento (ROI). É uma boa ideia consultar avaliações de software e conversar com colegas de outras agências para obter conselhos. Você também pode usar o seguinte guia rápido para conhecer os recursos que todo software de gerenciamento de projetos para agências digitais deve ter.

Sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Já abordamos a importância de uma única fonte de dados para o gerenciamento eficaz de projetos. Muitas agências optam por um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para esse fim. Os CRMs vêm em todos os formatos e tamanhos, mas quase todos reúnem detalhes de contato dos clientes, ativos e dados específicos de projetos.

Um CRM pode ser uma parte vital de um pacote de software de gerenciamento de projetos. Quando você obtém um lead, pode acompanhar cada etapa dessa jornada, desde o primeiro contato até o fechamento. A partir daí, você pode adicionar um perfil de cliente e enviar imediatamente os arquivos, ativos e recursos relevantes. Ao escolher um CRM, procure um que seja fácil de configurar e tenha uma interface simples. Se ele se integrar com suas outras ferramentas de negócios da agência, melhor ainda.

Ferramentas de alocação e programação de tarefas

Os projetos devem seguir cronogramas rigorosos ou correm o risco de fracassar completamente. Um prazo não cumprido inevitavelmente causa um efeito cascata, fazendo com que outros aspectos do projeto sejam paralisados. Com ferramentas eficazes de gerenciamento de tempo e programação, os líderes de projeto podem manter todos focados nas tarefas e trabalhando dentro do cronograma. Quando você pode ver instantaneamente quais tarefas ainda precisam ser concluídas, pode lidar com qualquer preocupação imediatamente e passar para a sua próxima prioridade.

A capacidade de transmitir esses dados ao cliente em tempo real é uma grande vantagem. Ferramentas de gerenciamento de projetos que auxiliam suas equipes a agendar reuniões regulares, videoconferências ou encontros presenciais mantêm todos informados. Isso aumenta a confiança dos clientes e melhora sua reputação no mercado.

Geração de propostas e contratos

Continuamos voltando a maneiras melhores de nos comunicarmos, mas isso é porque esse é um aspecto vital do gerenciamento de projetos. Quando você envia propostas, orçamentos e contratos inconsistentes, você prejudica a imagem profissional da sua empresa. Ferramentas de gerenciamento de projetos que permitem transformar um cronograma em uma proposta concisa e abrangente oferecem mais maneiras de melhorar as interações com os clientes.

Procure ferramentas que ofereçam maneiras de gerar rapidamente documentos profissionais e com a marca da empresa, que impressionem os clientes com sua clareza.

O Bonsai oferece vários modelos para propostas, contratos e outros formulários essenciais para negócios, ideais para agências digitais. Melhor ainda, todos esses modelos são gratuitos.

Ferramentas colaborativas

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos vencedora é aquela que incentiva o trabalho em equipe e a colaboração. Pergunte aos fornecedores em potencial se o software deles permite convidar rapidamente colaboradores internos e externos à sua organização. A possibilidade de adicionar os detalhes de qualquer prestador de serviços ou freelancer com quem sua agência já tenha trabalhado é uma grande vantagem. Isso significa que você pode enviar um convite para um projeto em questão de segundos. Você terá acesso à sua equipe de especialistas de confiança, que poderá informá-lo sobre sua disponibilidade em tempo real.

Depois de alocar membros da equipe e prestadores de serviços externos a um projeto, você deseja poder atribuir tarefas. Procure soluções de gerenciamento de projetos que permitam dividir os projetos em tarefas lógicas e delegá-las adequadamente.

Opções de compartilhamento de arquivos

Outro aspecto fundamental da colaboração é o compartilhamento de dados relevantes. Se a sua ferramenta de gerenciamento de projetos permite apenas fazer upload de ativos do cliente, você precisa investir em ferramentas separadas para compartilhamento de arquivos. Isso não é ideal para agências que tentam aproveitar ao máximo os orçamentos de TI limitados. Por outro lado, ferramentas que permitem que todos os ativos e recursos sejam armazenados e transferidos no mesmo local otimizam a produtividade e reduzem custos.

Um bom software de gerenciamento de projetos deve permitir que você anexe arquivos e documentos aos perfis dos clientes, cronogramas de projetos ou tarefas, trazendo clareza e eficiência aos processos.

Opção para criar um portal do cliente

A colaboração entre os membros da sua equipe é fundamental, mas não se esqueça da colaboração com o cliente ao escolher soluções de software de gerenciamento de projetos para agências digitais. Quando os clientes podem fazer login e ver o andamento de um projeto por conta própria, eles ficam menos propensos a solicitar reuniões e ligações telefônicas para obter atualizações. Isso, por sua vez, ajuda você a se concentrar na tarefa em questão e concluí-la mais rapidamente, impressionando ainda mais o cliente.

Um portal do cliente é uma janela para o seu CRM ou plataforma de gerenciamento de projetos. Você pode decidir quais clientes têm acesso e quais funcionalidades o portal possui. Os clientes podem usar um portal para monitorar o progresso, enviar arquivos relevantes ou pagar faturas. Você também pode incentivar os clientes a usar o portal para enviar feedback, que pode ser usado para melhorar os processos e o marketing.

Soluções integradas de faturamento e pagamento

Além de fornecer maneiras para seus clientes acompanharem o andamento dos projetos, você pode simplificar ainda mais a vida facilitando o pagamento. O software empresarial que permite enviar faturas com o simples toque de um botão é uma grande economia de tempo. Procure soluções que permitam personalizar as faturas com a sua marca, adicionando itens conforme solicitado pelo cliente.

Uma faturação eficaz também deve incluir formas instantâneas de pagamento para os clientes. Descubra se o seu software suporta ligações para o PayPal, Stripe ou outras soluções de pagamento online. Você pode até mesmo descobrir com antecedência como seu cliente prefere pagar. Use essas informações para criar faturas personalizadas para esse cliente, com esse método de pagamento destacado para facilitar.

Os clientes apreciam formas simples de pagamento, mas é claro que isso também beneficia as agências, garantindo um fluxo constante de receita. As faturas não pagas custam às pequenas e médias empresas nos EUA. um valor surpreendente de US$ 825 bilhões. Encontrar maneiras de tornar o pagamento mais fácil e intuitivo para os clientes pode ajudar a garantir que suas faturas não se tornem parte dessa estatística.

Software de gerenciamento de projetos para agências digitais que cresce junto com a sua agência

A plataforma de software empresarial Bonsai oferece todos os recursos essenciais listados acima. Investir em uma solução de software completa para sua agência economiza tempo e dinheiro, além de ajudar a colocar os projetos em andamento rapidamente. Use a interface intuitiva do Bonsai para criar cronogramas de projeto claros, alocar tarefas e colaborar de forma eficaz. Interaja melhor com os clientes por meio de um portal que oferece benefícios reais para eles. Use facilmente o recurso de controle de tempo para manter todos os aspectos do projeto em dia com os prazos. Agende reuniões com um clique para manter os clientes informados e valorizados.

Além disso, o Bonsai também oferece uma gama de ferramentas financeiras integradas, incluindo contabilidade e faturamento automático. Você pode monitorar pagamentos com facilidade e enviar lembretes automáticos de faturas para manter o fluxo de caixa consistente. Existem até maneiras de registrar despesas e deduções para quando chegar a época do imposto de renda.

Você pode usar o Bonsai gratuitamente como recurso para modelos, formulários e outros aspectos críticos do gerenciamento de projetos. Ou registre-se para uma avaliação gratuita e descubra todos os benefícios do software empresarial criado com as agências em mente.

As organizações utilizam, em média, 130 aplicativos para fins comerciais, e esse número está aumentando constantemente. Otimize sua pilha de tecnologia com um software de gerenciamento de projetos para agências digitais que impulsiona o crescimento e a satisfação do cliente.