El mejor software de gestión de proyectos para agencias digitales: qué características debes buscar

Las agencias digitales ofrecen a sus clientes numerosas soluciones exitosas. Podrían transformar la estrategia de redes sociales de una empresa. Algunos pueden ayudar a los socios a comprender mejor las formas de interactuar con los clientes a través de sus soluciones de comercio electrónico. Sea cual sea el alcance de la relación, los proyectos digitales pueden ser complejos y abarcar múltiples canales, involucrando a numerosos empleados y partes interesadas.

Por eso la gestión de proyectos es un aspecto tan importante de los flujos de trabajo y procesos de una agencia. Sin formas de evaluar qué tareas hay que realizar, a quién asignarlas y cuánto tiempo deben llevar, los proyectos se descontrolan rápidamente. Sin embargo, con la tecnología adecuada, es posible recuperar el control y mejorar la experiencia tanto de los compañeros de trabajo como de los clientes. Esa pila siempre debe incluir soluciones de software eficaces para la gestión de proyectos de agencias digitales.

Esta guía le ayudará a comprender la importancia de una gestión adecuada de los proyectos y cómo elegir el mejor software para su agencia. Cubrimos las mejores características y los beneficios que aportan a las empresas en crecimiento.

Retos de gestión de proyectos a los que se enfrentan las agencias digitales

La gestión de proyectos es un aspecto fundamental de los negocios, pero lamentablemente a menudo se pasa por alto. El sitio web de comparación de software de confianza Capterra ha destacado recientemente una estadística alarmante: casi la mitad de las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un gestor de proyectos para llevar a cabo iniciativas de transformación. Sin embargo, de los que sí contaban con soluciones de gestión de proyectos, el 96 % logró implementar el cambio con éxito. Este cambio podría ser cualquier cosa, desde un nuevo software hasta una nueva forma de comunicarse con los clientes. Sea cual sea el proyecto, está claro que las agencias necesitan liderazgo experto o soluciones tecnológicas para eliminar las fricciones de sus procesos.

Para saber en qué tipo de herramientas de gestión de proyectos invertir, es necesario evaluar los retos a los que se enfrentan las agencias al intentar prestar servicio a sus clientes. A continuación, destacamos algunos de los más comunes y cómo afectan a las agencias.

Comunicación ineficaz

La comunicación es una parte esencial del éxito de una agencia. Todo comienza con las interacciones con los clientes, que esperas que se conviertan en relaciones duraderas entre la agencia y los clientes. Quieres que los clientes se sientan valorados, confiados y satisfechos con el servicio que reciben. Pero la comunicación no es solo externa.

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las agencias es la comunicación entre sus propios equipos. Esto se ve agravado por el auge del teletrabajo. Hasta un 29 % de los estadounidenses trabaja a distancia al menos parte del tiempo, y al menos un 14 % lo hace de forma totalmente remota. Mantenerse en contacto con todos los miembros del equipo es más difícil que nunca, pero es fundamental para garantizar que todos estén concentrados y centrados en sus tareas.

Silos de datos

Estos retos de comunicación también influyen en la facilidad o dificultad para obtener los recursos necesarios para completar determinados aspectos de un proyecto. Si un diseñador web autónomo externo necesita acceder al blog de un cliente, no debería tener que enviar una docena de correos electrónicos para coordinarlo. En otra área del negocio, los responsables de ventas no deberían tener que ponerse en contacto con los directores de marketing individuales para saber cuándo empiezan o terminan las campañas.

Estas dificultades para obtener la información relevante se conocen como silos de datos. Los datos se atascan o quedan aislados en un área concreta y provocan retrasos, frustraciones e incluso insatisfacción por parte de los clientes.

Estructuras de equipo dispares

Las agencias pueden tener estructuras empresariales y de equipo muy diversas, desde las más jerárquicas hasta las casi totalmente horizontales. Ya hemos mencionado los retos que plantea la coordinación con los trabajadores remotos. Sin embargo, algunas agencias pueden trabajar en múltiples sitios o no tener una oficina fija.

Bonsai aborda estos retos proporcionando una plataforma en línea que permite asignar tareas al personal pertinente, independientemente del lugar en el que trabajen. Sin herramientas de software de gestión de proyectos para agencias digitales como esta, las agencias pueden verse abrumadas por proyectos estancados y tareas abandonadas. Entre los problemas relacionados se encuentran el hecho de que algunos miembros del personal asumen demasiadas responsabilidades o no delegan las suyas. Una mala distribución de la carga de trabajo provoca resentimiento, agotamiento e incluso problemas de salud física, por lo que debe evitarse a toda costa.

Desviación del alcance

Cuando has aceptado un encargo o un calendario de proyecto concretos, pero el cliente sigue exigiendo más, se trata de una desviación del alcance. Esto lleva a realizar más trabajo sin un aumento salarial y también puede dar lugar a que los clientes esperen mucho más de lo acordado previamente. Sin soluciones eficaces de software de gestión de proyectos para agencias digitales, resulta más difícil establecer límites y recordar al cliente el alcance existente.

Un cliente que no puede acceder al calendario del proyecto puede cambiar inadvertidamente sus propias expectativas. Las conversaciones claramente documentadas pueden ayudar a evitarlo, pero no son tan eficaces como proporcionar recursos al cliente que muestren el progreso al instante. Sin formas de proporcionar actualizaciones periódicas a los clientes, estos pueden suponer lo peor, lo que dañará la reputación de su agencia.

Cómo el software de gestión de proyectos para agencias digitales aborda estos retos

Estos son solo algunos de los retos a los que se enfrentan las agencias digitales que desean ofrecer excelentes servicios omnicanal a sus clientes. Afortunadamente, existen aplicaciones, herramientas y plataformas que abordan algunas o todas estas preocupaciones. Comprender cómo el software de gestión de proyectos para agencias digitales alivia estos puntos débiles ayuda a las agencias a elegir la mejor opción para sus equipos.

Una única fuente de datos

Las soluciones eficaces de gestión de proyectos deben reunir todos los aspectos del proyecto en un único destino de fácil acceso. Una vez que obtenga los recursos que necesita del cliente para comenzar a trabajar, también puede subirlos a la plataforma y crear un perfil de cliente. Estos pueden incluir datos de inicio de sesión para sus cuentas de redes sociales, servicios de Google Ads o el backend de su sitio web. Pero es posible que también necesite documentos de marca, declaraciones y otros activos multimedia digitales que ocupan espacio. Una plataforma capaz de albergar fácilmente todos estos datos para un volumen de clientes en rápido crecimiento es la base de una gestión eficaz de proyectos.

Más formas para que los equipos se conecten

Este repositorio central para todo lo relacionado con los clientes también puede convertirse en un centro de trabajo para sus equipos. Pueden dejar mensajes y actualizaciones directamente en la línea de tiempo del proyecto o a través de formularios y documentos enviados directamente desde la plataforma de software de gestión de proyectos de su agencia digital. Sin una herramienta de colaboración centralizada, los mensajes pueden perderse. Basta con que una sola persona en una cadena de correos electrónicos se olvide de pulsar «responder a todos» para que la falta de comunicación se convierta en una bola de nieve.

Una comunicación eficaz también agiliza todo. No hay necesidad de buscar detalles sobre la finalización de las tareas cuando lo tienes todo delante de ti. Las agencias que hacen las cosas más rápido impresionan a los clientes y tienen más probabilidades de conseguir que repitan.

Objetivos y plazos claramente definidos.

Otra forma de fomentar la fidelidad de los clientes es ser coherente y fiable. Para lograrlo, es importante tener objetivos y plazos claros para el proyecto: qué se quiere conseguir y cuándo. Involucre a los clientes en todo el proceso de establecimiento de objetivos y, de forma natural, conseguirá su aceptación y evitará objeciones en torno al tiempo necesario para completarlo.

Tu software de gestión de proyectos es esencial en este caso. Una plataforma eficaz te permite registrar todos los aspectos del trabajo y cuándo esperas completarlo. No olvides añadir un margen para tener en cuenta circunstancias imprevistas.

Soluciones para la gestión del tiempo

Cumplir con los plazos requiere una gestión rigurosa del tiempo. Para las agencias que solo cuentan con un puñado de expertos dedicados, esto podría ser manejable como un proceso manual. Sin embargo, una vez que las agencias se expanden y aceptan nuevos clientes y contratan personal, este método se vuelve insostenible. Las hojas de asistencia separadas y la introducción manual de datos hacen que las agencias sean vulnerables a los errores humanos, lo que podría suponer un exceso o un déficit en el pago al personal. También resulta cada vez más difícil supervisar las acciones de los empleados y comprender cómo utilizan sus horas de trabajo.

Las mejores soluciones de gestión de proyectos para agencias digitales deben permitirte asignar tareas, supervisar el tiempo empleado y crear informes basados en estos datos. Lo ideal sería que también proporcionaran formas sencillas para que los miembros del equipo registraran las horas trabajadas.

La gestión del tiempo también se extiende al trato con los clientes. La herramienta de programación de Bonsai, que se muestra arriba, ofrece a los clientes una forma sencilla de conocer tu disponibilidad y reservar reuniones que no interrumpirán el progreso del proyecto.

Recuerda tener en cuenta a los autónomos o contratistas cuando busques software con soluciones de gestión del tiempo. Pregunte al proveedor si puede añadir fácilmente personal externo a su organización. Desde 2020, los autónomos han aportado 1,2 billones de dólares a la economía de Estados Unidos, y cada vez son más las agencias que recurren a sus conocimientos especializados.

Características que debe tener el software de gestión de proyectos de tu agencia digital

Elegir el software adecuado puede ser uno de los mayores retos para los responsables de las agencias. Quieres saber que has invertido dinero en soluciones que te ofrecerán un retorno de la inversión (ROI) significativo. Es buena idea consultar reseñas de software y hablar con compañeros de otras agencias para pedirles consejo. También puede utilizar la siguiente guía rápida sobre las funciones que todo software de gestión de proyectos para agencias digitales debería tener.

Sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Ya hemos mencionado la importancia de contar con una única fuente de datos para una gestión eficaz de los proyectos. Muchas agencias optan por un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para este fin. Los CRM vienen en todas las formas y tamaños, pero casi todos recopilan los datos de contacto de los clientes, los activos y los datos específicos de los proyectos.

Un CRM puede ser una parte fundamental de un paquete de software de gestión de proyectos. Cuando consigues un cliente potencial, puedes seguir cada paso de ese proceso, desde el primer contacto hasta el cierre. Desde allí, puede añadir un perfil de cliente y cargar inmediatamente los archivos, activos y recursos pertinentes. A la hora de elegir un CRM, busca uno que sea fácil de configurar y tenga una interfaz sencilla. Si se integra con otras herramientas empresariales de tu agencia, mejor aún.

Herramientas de asignación y programación de tareas

Los proyectos deben cumplir con plazos estrictos o corren el riesgo de fracasar por completo. Un plazo incumplido provoca inevitablemente un efecto dominó, lo que hace que otros aspectos del proyecto se paralicen. Con herramientas eficaces de gestión del tiempo y programación, los responsables de proyectos pueden mantener a todo el mundo centrado en sus tareas y trabajando según el calendario previsto. Cuando puedes ver al instante qué tareas quedan por completar, puedes ocuparte inmediatamente de cualquier asunto pendiente y pasar a tu siguiente prioridad.

La capacidad de transmitir estos datos al cliente en tiempo real es una gran ventaja. Las herramientas de gestión de proyectos que ayudan a tus equipos a programar reuniones periódicas, videoconferencias o reuniones presenciales mantienen a todos informados. Esto mejora la confianza de los clientes y aumenta su reputación en el mercado.

Propuesta y generación de contratos

Seguimos volviendo a buscar mejores formas de comunicarnos, pero eso es porque se trata de un aspecto fundamental de la gestión de proyectos. Cuando envías propuestas, presupuestos y contratos incoherentes, afectas a la profesionalidad de tu imagen. Las herramientas de gestión de proyectos que permiten convertir un cronograma en una propuesta concisa y completa ofrecen más formas de mejorar las interacciones con los clientes.

Busca herramientas que ofrezcan formas de generar rápidamente documentos profesionales con tu marca que impresionen a los clientes por su claridad.

Bonsai ofrece múltiples plantillas para propuestas, contratos y otros formularios esenciales para las empresas, ideales para agencias digitales. Y lo mejor de todo es que todas estas plantillas son gratuitas.

Herramientas colaborativas

Una herramienta de gestión de proyectos eficaz es aquella que fomenta el trabajo en equipo y la colaboración. Pregunte a los posibles proveedores si su software le permite invitar rápidamente a colaboradores tanto dentro como fuera de su organización. La posibilidad de añadir los datos de cualquier contratista o autónomo con el que haya trabajado alguna vez su agencia es una ventaja. Significa que puedes enviarles una invitación a un proyecto en cuestión de segundos. Tendrás acceso a tu equipo de expertos de confianza, que te informarán de su disponibilidad en tiempo real.

Una vez que hayas asignado a los miembros del equipo y a los contratistas externos a un proyecto, querrás poder asignar tareas. Busque soluciones de gestión de proyectos que le permitan dividir los proyectos en tareas lógicas y delegarlas según corresponda.

Opciones para compartir archivos

Otro aspecto clave de la colaboración es el intercambio de datos relevantes. Si tu herramienta de gestión de proyectos solo te permite subir los activos de los clientes y nada más, tendrás que invertir en herramientas independientes para compartir archivos. Esto no es ideal para las agencias que intentan sacar el máximo partido a unos presupuestos de TI ya de por sí ajustados. Por el contrario, las herramientas que permiten almacenar y transferir todos los activos y recursos en un mismo lugar optimizan la productividad y reducen los costes.

Un buen software de gestión de proyectos debe permitirte adjuntar archivos y documentos a los perfiles de los clientes, los plazos de los proyectos o las tareas, aportando claridad y eficiencia a los procesos.

Opción para crear un portal de clientes

La colaboración entre los miembros de tu equipo es fundamental, pero no olvides la colaboración con los clientes a la hora de elegir soluciones de software de gestión de proyectos para agencias digitales. Cuando los clientes pueden iniciar sesión y ver por sí mismos el progreso de un proyecto, es menos probable que soliciten reuniones y llamadas telefónicas para obtener información actualizada. Esto, a su vez, te ayuda a concentrarte en la tarea que tienes entre manos y a completarla más rápido, lo que impresionará aún más al cliente.

Un portal de clientes es una ventana a su CRM o plataforma de gestión de proyectos. Puedes decidir qué clientes tienen acceso y qué funcionalidades tiene el portal. Los clientes pueden utilizar un portal para supervisar el progreso, enviar archivos relevantes o pagar facturas. También puede animar a los clientes a que utilicen su portal para enviar comentarios que usted puede utilizar para mejorar los procesos y el marketing.

Soluciones integradas de facturación y pago

Además de proporcionar a tus clientes formas de ver el progreso de los proyectos, puedes simplificar aún más las cosas facilitando el pago. El software empresarial que permite enviar facturas con solo pulsar un botón supone un gran ahorro de tiempo. Busca soluciones que te permitan personalizar las facturas con tu marca y añadir el desglose de artículos que requiera el cliente.

Una facturación eficaz también debe incluir formas instantáneas de pago para los clientes. Averigua si tu software admite enlaces a PayPal, Stripe u otras soluciones de pago en línea. Incluso podrías averiguar con antelación cómo prefiere pagar tu cliente. Utiliza esa información para crear facturas personalizadas para ese cliente, destacando claramente el método de pago para mayor comodidad.

Los clientes aprecian las formas de pago sencillas, pero, por supuesto, esto también beneficia a las agencias, ya que les garantiza un flujo constante de ingresos. Las facturas impagadas suponen un coste para las pequeñas y medianas empresas de EE. UU. la asombrosa cifra de 825 000 millones de dólares. Encontrar formas de facilitar y hacer más intuitivo el pago a los clientes podría ayudar a garantizar que sus facturas no formen parte de esa estadística.

Software de gestión de proyectos para agencias digitales que crece con tu agencia.

La plataforma de software empresarial Bonsai ofrece todas las funciones esenciales mencionadas anteriormente. Invertir en una solución de software todo en uno para tu agencia te ahorra tiempo y dinero, y te ayuda a poner en marcha los proyectos rápidamente. Utiliza la interfaz intuitiva de Bonsai para crear cronogramas de proyectos claros, asignar tareas y colaborar de manera eficaz. Atraiga mejor a los clientes con un portal que les ofrezca ventajas reales. Utiliza fácilmente la función de seguimiento del tiempo para mantener todos los aspectos del proyecto por delante de los plazos. Programa reuniones con solo hacer clic en un botón para mantener a los clientes informados y hacerles sentir valorados.

Además, Bonsai también ofrece una gama de herramientas financieras integradas, incluyendo contabilidad y facturación automática. Puede supervisar los pagos con facilidad y enviar recordatorios de facturas automatizados para mantener un flujo de caja constante. Incluso hay formas de registrar los gastos y las deducciones para cuando llegue la temporada de impuestos.

Puedes utilizar Bonsai de forma gratuita como recurso para plantillas, formularios y otros aspectos críticos de la gestión de proyectos. O regístrese para obtener una prueba gratuita y descubra todas las ventajas del software empresarial creado pensando en las agencias.

Las organizaciones utilizan una media de 130 aplicaciones con fines comerciales y ese número aumenta constantemente. Optimiza tu infraestructura tecnológica con un software de gestión de proyectos para agencias digitales que impulsa el crecimiento y la satisfacción del cliente.