Umfassender Leitfaden zum Projektbudget: Erstellung, Verwaltung und Schritte zum Erfolg

Bei der Angebotsabgabe für ein neues Projekt kann es schwierig sein, die Kosten für die Ausführung der Arbeiten abzuschätzen, insbesondere wenn Sie einen Ihnen unbekannten Projektumfang liefern oder mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten. Softwaretools wie Bonsai können Projektmanagern dabei helfen, Projektkosten zu planen, auszuführen und zu überwachen, um eine qualitativ hochwertige Ausführung sicherzustellen und im Idealfall Folgeaufträge zu erhalten.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie während der Projektplanungsphase ein Budget erstellen und wie Sie Ihr Budget während des gesamten Projektlebenszyklus überwachen können. Außerdem enthält es einige Tipps für ein effektives Projektbudgetmanagement.

Warum ist es wichtig, ein Projektbudget festzulegen?

Die Festlegung eines Budgets sorgt für Transparenz hinsichtlich der laufenden Projektkosten, hilft bei der Kostenkontrolle und stellt sicher, dass die Ausgaben den Projektzielen dienen.

Der Schwerpunkt Ihres Projektbudgets unterscheidet sich, je nachdem, ob Sie ein internes oder ein externes Projekt unterstützen.

• Externe Projekte sind kundenorientiert und daher darauf ausgerichtet, Einnahmen für das Unternehmen zu erzielen. Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich ein Gewinnziel, das Sie für diese Art von Projekten erreichen möchten (d. h. das Projekt sollte einen bestimmten Betrag an Einnahmen erzielen, der die Ausgaben übersteigt).

• Interne Projekte dienen in der Regel der Verbesserung der Unternehmensabläufe (z. B. Umstellung auf ein anderes Softwaresystem, Einführung eines neuen Leistungsmanagementprozesses). Da sie keine Einnahmen generieren, besteht das Ziel interner Projekte darin, die Ausgaben zu minimieren, da alle anfallenden Kosten das Unternehmensergebnis schmälern.

Was gehört zur Projektbudgetierung?

Nachdem wir nun die Bedeutung der Budgetplanung verstanden haben, ist es an der Zeit für eine kurze Terminologie-Lektion, bevor wir uns mit den Details der Budgeterstellung befassen. Wir beginnen mit einer Übersicht über die Bestandteile eines Projektbudgets, das sowohl direkte als auch indirekte Kosten umfasst.

• Direkte Kosten – Kosten, die der Durchführung eines bestimmten Projekts zuzurechnen sind. Bei einem Agenturprojekt umfasst dies in erster Linie die Arbeitskosten (z. B. wie viele Personen wie viele Stunden zu welchen Kosten an Ihrem Projekt arbeiten).

• Indirekte Kosten – Kosten, die nicht einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können. Dazu können sogenannte Gemeinkosten gehören, die für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind, wie beispielsweise Büromiete oder Nebenkosten, Softwarelizenzen oder Mitarbeiterschulungen.

Ihr Projektbudget umfasst sowohl fixe als auch variable Kosten.

• Fixkosten – Kosten, die sich während des gesamten Projektlebenszyklus nicht ändern, unabhängig davon, welche Aktivitäten während der Projektdurchführung stattfinden (z. B. Büromiete, Versicherungen)

• Variable Kosten – Kosten, die während des gesamten Projektlebenszyklus je nach Projektaktivitäten schwanken (z. B. Arbeitskosten, die je nach Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden variieren).

Wie man im Rahmen der Projektplanung ein Projektbudget erstellt

Nachdem Sie nun die Bestandteile eines Projektbudgets kennen, wie erstellen Sie ein solches Budget? 

In einer Agentur oder Beratungsfirma beginnt der Budgetierungsprozess in der Regel damit, dass Sie auf eine Ausschreibung (RFP) reagieren, um sich um einen Auftrag zu bewerben. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Antwort auf die Ausschreibung Folgendes:

1. Stimmen Sie sich hinsichtlich der Projektziele, -vorgaben und des Umfangs ab – wenn möglich, sprechen Sie mit Ihrem Projektsponsor und anderen wichtigen Entscheidungsträgern, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, was mit Ihrem Projekt erreicht werden soll. Inwiefern unterstützen die Ergebnisse Ihres Projekts die übergeordneten Ziele des Unternehmens oder des Kunden? Dokumentieren Sie die Ziele und den Umfang des Projekts in einer Projektcharta, um die Verantwortlichkeit zu fördern.

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2. Definieren Sie die wichtigsten Aktivitäten zur Erreichung der Projektziele – nutzen Sie frühere Projekterfahrungen, das Fachwissen Ihrer Stakeholder und Ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken, um zu ermitteln, was getan werden muss, um die Projektziele zu erreichen. Diese Auflistung der wichtigsten Aktivitäten für die Projektdurchführung wird auch als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnet. Verwenden Sie die Ansicht „Aufgaben“ in Bonsai, um eine Projektstrukturplanung (WBS) für Ihr Projekt zu erstellen.

Um Zeit bei der Projekteinrichtung zu sparen, können Sie auch den Abschnitt „Vorlagen“ von Bonsai verwenden, um eine voreingestellte Aufgabenliste für Ihr Projekt zu erstellen, die Sie später ändern können.

3. Ressourcen zuweisen und die Dauer der Aktivitäten schätzen – Sobald Sie die wichtigsten Aktivitäten in Ihrem Projektstrukturplan identifiziert haben, sollten Sie Mitarbeiter für die einzelnen Aufgaben zuweisen. In Bonsai können Sie Teammitglieder zu Ihrem Projekt einladen und die verfügbaren Arbeitszeiten und Kostensätze für die Mitarbeiter festlegen, die daran mitarbeiten werden.

Nachdem Sie Ihre Liste der beteiligten Mitarbeiter hinzugefügt haben, kehren Sie zur Ansicht „Aufgaben” zurück, um zu schätzen, wie viel Zeit Ihrer Meinung nach für die Erledigung der einzelnen Aktivitäten benötigt wird.

Hier können Sie Ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen – nutzen Sie Ihr Wissen darüber, wer an einer Aufgabe arbeitet, um Ihre Schätzung zu untermauern. Faktoren wie Dienstalter und Arbeitsstil können unter anderem einen großen Einfluss auf das Tempo der Ausführung haben.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einem Fachexperten mit einem höheren Stundensatz weniger Stunden zuweisen und ihn mit einem Junior-Analysten zusammenarbeiten lassen, der kostengünstiger ist, um die Arbeit auszuführen.

4. Aktivitätskosten generieren – basierend darauf, wer an der Aufgabe arbeitet und wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nimmt, berechnet Bonsai automatisch die Kosten für jede Aufgabe, sodass Sie sehen können, wie sich diese Kosten auf das Projektbudget auswirken. Keine Mathematik erforderlich!

5. Wechselgeld bereitstellen – stellen Sie sicher, dass Sie Wechselgeld für unvorhergesehene Ausgaben bereitstellen. Je nach Umfang und Komplexität Ihres Projekts könnten 10 % ein angemessener Wert sein.

Wenn Ihr Kunde sich weigert, eine separate Reserve in Ihr Projektbudget aufzunehmen, gleichen Sie dies aus, indem Sie bei Ihren Stundenschätzungen pro Aufgabe einen gewissen Puffer einbauen. 

Wenn Ihr Fachexperte Ihnen beispielsweise mitteilt, dass eine Aufgabe zwischen 2 und 4 Stunden in Anspruch nehmen wird, gehen Sie vom oberen Ende des Zeitraums aus und schätzen Sie, dass die Aufgabe 4 Stunden dauern wird.‍

6. Budgetgenehmigung einholen – Konsultieren Sie Ihre Stakeholder, um die Genehmigung für Ihr Projektbudget zu erhalten. Jetzt geben Sie Ihr Gebot ab und drücken Sie die Daumen, dass Sie ausgewählt werden!

So überwachen Sie Ihr Projektbudget

Nachdem Sie nun Ihr Budget festgelegt haben und das Projekt gestartet ist, ist es an der Zeit, den Fortschritt zu überwachen. Budgetverwaltungssoftware wie Bonsai ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, damit Sie Kostenüberschreitungen vermeiden können.

Im Rahmen der Projektplanung haben Sie jedem Teammitglied, das an dem Projekt arbeitet, einen Kostensatz zugewiesen. Während der Projektdurchführung können Teammitglieder Bonsai nutzen, um die Zeit zu erfassen, die sie für das Projekt aufgewendet haben.

Durch den Vergleich der Ist-Werte mit den Schätzungen können Sie auf einen Blick erkennen, ob Ihr Projekt im Zeitplan liegt. Wenn Sie Ihr Budget gegenüber Ihrem Plan überschreiten, können Sie in Echtzeit Personaländerungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie für den Rest Ihres Projekts innerhalb des Budgets bleiben.

Sie können Bonsai auch verwenden, um Rentabilitätsziele für externe Projekte zu verfolgen. Bonsai erstellt Rentabilitätsberichte nach Projekt, Kunde oder Teammitglied.

Tipps für eine effektive Budgetverwaltung

Hier sind einige Strategien für ein effektives Budgetmanagement nach Projektphase:

Budgetplanung

• Vermeiden Sie Scope Creep, indem Sie dokumentieren, was Sie im Rahmen Ihres Projekts tun und was nicht.

• Besetzen Sie das Projekt mit Personen, die über die für die erforderlichen Aufgaben relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, und berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit von Ressourcen. Sie können den besten Personalplan der Welt haben, aber wenn diese Teammitglieder mit einem anderen Projekt ausgelastet sind, haben Sie Pech gehabt.

• Verwenden Sie den korrekten Kostensatz pro Teammitglied, um zwischen den dem Kunden in Rechnung gestellten Kosten und den Ausgaben Ihrer Agentur zu unterscheiden. Wenn Sie dies falsch machen, führt dies zu ungenauen Kostenschätzungen. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an das Finanzteam.

Haushaltsausführung

• Verfolgen Sie Ausgaben so zeitnah wie möglich, damit Sie Budgetabweichungen erkennen und schneller Korrekturen vornehmen können. Tools wie Bonsai können dabei helfen!

• Berücksichtigen Sie in Ihrem Projektbudget einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben. Trotz aller Bemühungen ist es fast unvermeidlich, dass einige Projektaktivitäten länger dauern als erwartet – deshalb spricht man ja auch von einer Schätzung.

Nächste Schritte

Wenn Sie bereit sind, mit der Budgetverwaltung zu beginnen, erstellen Sie hier Ihr kostenloses Bonsai-Konto. Sie können auch eine Demo buchen, um unsere Anwendungsfälle in Aktion zu sehen.