Guia completo para o orçamento do projeto: criação, gestão e etapas para o sucesso

Ao apresentar uma proposta para um novo projeto, pode ser difícil estimar quanto custará executar o trabalho, especialmente quando se trata de um projeto com um escopo desconhecido ou de um novo cliente. Ferramentas de software como o Bonsai podem ajudar os gerentes de projeto a planejar, executar e monitorar os custos do projeto para garantir uma execução de alta qualidade e, idealmente, conquistar novos negócios.

Este artigo explicará como criar um orçamento durante a fase de planejamento do projeto e como monitorar seu orçamento ao longo do ciclo de vida do projeto. Ele também compartilha algumas dicas para uma gestão eficaz do orçamento do projeto.

Por que é importante definir um orçamento para o projeto?

Definir um orçamento proporciona visibilidade das despesas contínuas do projeto, ajuda a controlar os custos e garante que as despesas apoiem os objetivos do projeto.

O foco do orçamento do seu projeto difere se você estiver apoiando um projeto interno ou externo.

• Os projetos externos são voltados para o cliente e, portanto, focados em gerar receita para a empresa. Provavelmente, sua empresa tem uma meta de lucro que você deseja atingir para esses tipos de projetos (ou seja, o projeto deve gerar uma determinada receita acima das despesas).

• Os projetos internos são normalmente concebidos para melhorar as operações da empresa (por exemplo, mudar para um sistema de software diferente, lançar um novo processo de gestão de desempenho). Como não geram receita, o objetivo dos projetos internos é minimizar as despesas, pois quaisquer custos incorridos reduzem os lucros da empresa.

O que está envolvido no orçamento do projeto?

Agora que entendemos a importância de definir um orçamento, é hora de uma rápida aula de terminologia antes de mergulharmos nos detalhes de como criar um orçamento. Começaremos analisando os componentes do orçamento de um projeto, que inclui custos diretos e indiretos.

• Custos diretos - custos atribuíveis à execução de um projeto específico. Para um projeto de agência, isso inclui principalmente os custos de mão de obra (por exemplo, quantas pessoas estão trabalhando no seu projeto, por quantas horas e a que custo).

• Custos indiretos - custos que não são atribuíveis a um projeto específico. Isso pode incluir as chamadas despesas gerais necessárias para administrar sua empresa, como aluguel de escritório ou serviços públicos, licenças de software ou treinamento de funcionários.

O orçamento do seu projeto também inclui custos fixos e variáveis.

• Custos fixos - custos que não mudam ao longo do ciclo de vida do projeto, independentemente das atividades realizadas durante a execução do projeto (por exemplo, aluguel de escritório, seguro).

• Custos variáveis - custos que flutuam ao longo do ciclo de vida do projeto com base nas atividades do projeto (por exemplo, custos de mão de obra que variam com base no número de horas trabalhadas).

Como criar um orçamento para o projeto como parte do planejamento do projeto

Agora que você entende os componentes de um orçamento de projeto, como criar um? 

Em uma agência ou consultoria, você normalmente inicia o processo de orçamento ao responder a uma solicitação de proposta (RFP) para licitar um trabalho. Como parte da sua resposta à RFP, considere o seguinte:

1. Alinhe-se às metas, objetivos e escopo do projeto - se possível, consulte o patrocinador do projeto e outros tomadores de decisão importantes para garantir que você compreenda o que o projeto está tentando alcançar. Como os resultados do seu projeto contribuem para os objetivos mais amplos da empresa ou do cliente? Documente as metas, os objetivos e o escopo do projeto em um termo de abertura do projeto para promover a responsabilidade.

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2. Defina as atividades principais para alcançar os objetivos do projeto - use a experiência anterior do projeto, a opinião especializada das partes interessadas e habilidades de pensamento crítico para mapear o que precisa ser feito para produzir os resultados do projeto. Essa lista de atividades principais para a execução do projeto também é conhecida como estrutura de divisão do trabalho (WBS). Use a visualização “Tarefas” no Bonsai para criar uma WBS para o seu projeto.

Para economizar tempo na configuração do projeto, você também pode usar a seção “Modelos” do Bonsai para gerar uma lista de tarefas predefinida para o seu projeto, que poderá ser modificada posteriormente.

3. Atribua recursos e estime a duração das atividades - depois de identificar as atividades principais em sua WBS, você precisará designar uma equipe para trabalhar em cada tarefa. No Bonsai, você pode convidar membros da equipe para o seu projeto e definir horários de trabalho disponíveis e taxas de custo para os funcionários que irão contribuir.

Depois de adicionar sua lista de funcionários colaboradores, volte para a visualização “Tarefas” para estimar quanto tempo você acredita que cada atividade levará para ser concluída.

É aqui que suas habilidades podem brilhar — use seu conhecimento sobre quem está trabalhando em uma tarefa para informar sua estimativa. O nível de senioridade e o estilo de trabalho, para citar alguns fatores, podem fazer uma grande diferença no ritmo de execução.

Por exemplo, você pode querer atribuir menos horas a um especialista no assunto com uma taxa de mão de obra mais alta e colocá-lo em parceria com um analista júnior que seja mais econômico para executar o trabalho.

4. Gerar custos de atividades - com base em quem está trabalhando na tarefa e na quantidade de tempo que ela levará, o Bonsai calcula automaticamente os custos de cada tarefa para que você possa ver como esses custos se acumulam no orçamento do projeto. Não é preciso saber matemática!

5. Alocar contingência - certifique-se de alocar uma contingência para cobrir despesas imprevistas. Dependendo do escopo e da complexidade do seu projeto, 10% pode ser um número razoável.

Se o seu cliente se recusar a incluir uma reserva independente no orçamento do seu projeto, compense isso criando uma margem de segurança nas suas estimativas de horas por tarefa. 

Por exemplo, se o especialista no assunto lhe disser que uma tarefa levará entre 2 e 4 horas para ser concluída, opte pelo limite superior do intervalo e estime que serão necessárias 4 horas para concluir a tarefa.‍

6. Obtenha a aprovação do orçamento - consulte as partes interessadas para garantir a aprovação do orçamento do seu projeto. Agora, envie sua proposta e cruze os dedos para ser selecionado!

Como monitorar o orçamento do seu projeto

Agora que você definiu seu orçamento e o projeto foi iniciado, é hora de monitorar o progresso. Um software de gestão orçamental, como o Bonsai, é uma excelente forma de o ajudar a controlar as despesas em tempo real, para que possa evitar excedentes de custos.

Como parte do planejamento do projeto, você atribuiu uma taxa de custo a cada membro da equipe que trabalha no projeto. Durante a execução do projeto, os membros da equipe podem usar o Bonsai para acompanhar o tempo que dedicaram ao projeto.

Ao comparar os valores reais com as estimativas, você pode ver rapidamente se o seu projeto está dentro do prazo. Se você estiver acima do orçamento previsto no seu plano, poderá fazer ajustes em tempo real na equipe para garantir que permanecerá dentro do orçamento pelo restante do projeto.

Você também pode usar o Bonsai para acompanhar as metas de rentabilidade de projetos externos. O Bonsai gera relatórios de rentabilidade por projeto, cliente ou membro da equipe.

Dicas para uma gestão orçamentária eficaz

Aqui estão algumas estratégias para uma gestão eficaz do orçamento por fase do projeto:

Planejamento orçamentário

• Evite o aumento do escopo documentando o que você fará e o que não fará como parte do seu projeto.

• Contrate para o projeto pessoas que tenham as habilidades e a experiência relevantes para as tarefas necessárias, levando em consideração a disponibilidade de recursos. Você pode ter o melhor plano de alocação de pessoal do mundo, mas se os membros da equipe estiverem totalmente ocupados em outro projeto, você não terá sorte.

• Use a taxa de custo correta por membro da equipe para diferenciar entre o que é cobrado ao cliente e as despesas incorridas pela sua agência. Errar nessa estimativa resultará em cálculos de custos imprecisos. Em caso de dúvida, consulte a equipe financeira.

Execução do orçamento

• Acompanhe as despesas o mais próximo possível do tempo real para que você possa identificar variações no orçamento e corrigir o rumo mais rapidamente. Ferramentas como o Bonsai podem ajudar nisso!

• Inclua uma contingência no orçamento do seu projeto para se proteger contra despesas inesperadas. Apesar de seus melhores esforços, é quase inevitável que algumas atividades do projeto demorem mais do que o esperado — é por isso que se chama estimativa.

Próximos passos

Se você está pronto para começar a gerenciar seu orçamento, crie sua conta gratuita no Bonsai aqui. Você também pode agendar uma demonstração para ver nossos casos de uso em ação.