Guía completa sobre el presupuesto de proyectos: creación, gestión y pasos para el éxito

Al presentar una oferta para un nuevo proyecto, puede resultar abrumador calcular cuánto costará ejecutar el trabajo, especialmente cuando se trata de un proyecto con un alcance desconocido o se trabaja con un cliente nuevo. Las herramientas de software como Bonsai pueden ayudar a los gestores de proyectos a planificar, ejecutar y supervisar los costes de los proyectos para garantizar una ejecución de alta calidad y, en el mejor de los casos, conseguir que los clientes repitan.

Este artículo explica cómo crear un presupuesto durante la fase de planificación del proyecto y cómo supervisar el presupuesto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También comparte algunos consejos para una gestión eficaz del presupuesto del proyecto.

¿Por qué es importante establecer un presupuesto para un proyecto?

Establecer un presupuesto proporciona visibilidad sobre los gastos continuos del proyecto, ayuda a controlar los costes y garantiza que los gastos respalden los objetivos del proyecto.

El enfoque del presupuesto de tu proyecto difiere si estás apoyando un proyecto interno frente a uno externo.

• Los proyectos externos están orientados al cliente y, por lo tanto, se centran en generar ingresos para la empresa. Es probable que su empresa tenga un objetivo de beneficio que desee alcanzar con este tipo de proyectos (es decir, el proyecto debe generar una determinada cantidad de ingresos superior a los gastos).

• Los proyectos internos suelen estar diseñados para mejorar las operaciones de la empresa (por ejemplo, cambiar a un sistema de software diferente, poner en marcha un nuevo proceso de gestión del rendimiento). Dado que no generan ingresos, el objetivo de los proyectos internos es minimizar los gastos, ya que cualquier coste incurrido reduce los beneficios de la empresa.

¿En qué consiste la elaboración del presupuesto de un proyecto?

Ahora que comprendemos la importancia de establecer un presupuesto, es hora de dar una breve lección de terminología antes de profundizar en los detalles de cómo crear un presupuesto. Comenzaremos por revisar los componentes del presupuesto de un proyecto, que incluye tanto los costes directos como los indirectos.

• Costes directos: costes atribuibles a la ejecución de un proyecto específico. En el caso de un proyecto de agencia, esto incluye principalmente los costes laborales (por ejemplo, cuántas personas trabajan en su proyecto, cuántas horas y a qué coste).

• Costes indirectos: costes que no son atribuibles a un proyecto específico. Esto podría incluir los llamados gastos generales necesarios para el funcionamiento de su negocio, como el alquiler de la oficina o los servicios públicos, las licencias de software o la formación de los empleados.

El presupuesto de tu proyecto también incluye costes fijos y variables.

• Costes fijos: costes que no varían a lo largo del ciclo de vida del proyecto, independientemente de las actividades que se realicen durante la ejecución del mismo (por ejemplo, alquiler de oficinas, seguros).

• Costes variables: costes que fluctúan a lo largo del ciclo de vida del proyecto en función de las actividades del mismo (por ejemplo, los costes laborales que varían en función del número de horas trabajadas).

Cómo crear un presupuesto para un proyecto como parte de la planificación del mismo.

Ahora que ya conoce los componentes del presupuesto de un proyecto, ¿cómo se crea uno? 

En una agencia o consultoría, normalmente se inicia el proceso de elaboración del presupuesto cuando se responde a una solicitud de propuesta (RFP) para licitar un trabajo. Como parte de su respuesta a la solicitud de propuesta, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Alinearse con las metas, los objetivos y el alcance del proyecto : si es posible, consulte con el patrocinador del proyecto y otros responsables clave de la toma de decisiones para asegurarse de que comprende lo que se pretende lograr con el proyecto. ¿De qué manera los resultados de su proyecto contribuyen a los objetivos generales de la empresa o del cliente? Documentar las metas, los objetivos y el alcance del proyecto en un documento constitutivo del proyecto para promover la rendición de cuentas.

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2. Defina las actividades clave para alcanzar los objetivos del proyecto: utilice la experiencia previa en proyectos, el criterio experto de las partes interesadas y las habilidades de pensamiento crítico para trazar un plan de lo que hay que hacer para producir los resultados del proyecto. Esta lista de actividades clave para la ejecución del proyecto también se conoce como estructura de desglose del trabajo (WBS). Utiliza la vista «Tareas» de Bonsai para crear un WBS para tu proyecto.

Para ahorrar tiempo en la configuración del proyecto, también puede utilizar la sección «Plantillas» de Bonsai para generar una lista de tareas preestablecida para su proyecto que podrá modificar más adelante.

3. Asignar recursos y estimar la duración de las actividades: una vez identificadas las actividades clave en su WBS, deberá asignar personal para trabajar en cada tarea. En Bonsai, puedes invitar a miembros del equipo a tu proyecto y establecer las horas de trabajo disponibles y las tarifas de los empleados que van a colaborar.

Una vez que haya añadido su lista de personal colaborador, vuelva a la vista «Tareas» para estimar cuánto tiempo cree que llevará completar cada actividad.

Aquí es donde tus habilidades pueden brillar: utiliza tu conocimiento sobre quién está trabajando en una tarea para fundamentar tu estimación. El nivel de antigüedad y el estilo de trabajo, por nombrar algunos factores, pueden marcar una gran diferencia en el ritmo de ejecución.

Por ejemplo, es posible que desee asignar menos horas a un experto en la materia con una tarifa laboral más alta y asociarlo con un analista junior que sea más rentable para ejecutar el trabajo.

4. Generar costes de actividad : en función de quién trabaja en la tarea y del tiempo que esta requiere, Bonsai calcula automáticamente los costes de cada tarea para que puedas ver cómo se acumulan estos costes en el presupuesto del proyecto. ¡No se necesitan conocimientos matemáticos!

5. Asignar contingencia : asegúrese de asignar una contingencia para cubrir gastos imprevistos. Dependiendo del alcance y la complejidad de su proyecto, un 10 % podría ser una cifra razonable.

Si su cliente se resiste a incluir una reserva independiente en el presupuesto de su proyecto, compénselo añadiendo un margen de seguridad a sus estimaciones de horas por tarea. 

Por ejemplo, si su experto en la materia le dice que una tarea tardará entre 2 y 4 horas en completarse, opte por el extremo superior del rango y calcule que tardará 4 horas en completarla.‍

6. Obtenga la aprobación del presupuesto : consulte con las partes interesadas para garantizar la aprobación del presupuesto de su proyecto. Ahora, envía tu oferta y cruza los dedos para que te seleccionen.

Cómo supervisar el presupuesto de tu proyecto

Ahora que ya ha establecido su presupuesto y el proyecto ha comenzado, es hora de supervisar el progreso. El software de gestión presupuestaria, como Bonsai, es una excelente manera de ayudarte a realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real para que puedas evitar sobrecostos.

Como parte de la planificación del proyecto, asignaste una tarifa de costes a cada miembro del equipo que trabaja en el proyecto. Durante la ejecución del proyecto, los miembros del equipo pueden utilizar Bonsai para realizar un seguimiento del tiempo que han dedicado al proyecto.

Al comparar los datos reales con las estimaciones, puedes ver de un vistazo si tu proyecto va por buen camino. Si se excede el presupuesto previsto en su plan, puede realizar ajustes de personal en tiempo real para asegurarse de mantenerse dentro del presupuesto durante el resto del proyecto.

También puede utilizar Bonsai para realizar un seguimiento de los objetivos de rentabilidad de proyectos externos. Bonsai genera informes de rentabilidad por proyecto, cliente o miembro del equipo.

Consejos para una gestión presupuestaria eficaz

A continuación se presentan algunas estrategias para una gestión presupuestaria eficaz por fase del proyecto:

Planificación presupuestaria

• Evita el alcance excesivo documentando lo que harás y lo que no harás como parte de tu proyecto.

• Dotemos al proyecto de personal con las habilidades y la experiencia necesarias para las tareas requeridas, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos. Puede que tengas el mejor plan de dotación de personal del mundo, pero si los miembros del equipo están completamente ocupados en otro proyecto, no tendrás suerte.

• Utilice la tarifa correcta por miembro del equipo para diferenciar entre lo que se factura al cliente y los gastos en los que incurre su agencia. Si se comete un error en este punto, se obtendrán estimaciones de costes inexactas. En caso de duda, consulte con el equipo financiero.

Ejecución presupuestaria

• Realice un seguimiento de los gastos lo más cercano posible al tiempo real para poder detectar las variaciones presupuestarias y corregir el rumbo con mayor rapidez. ¡Herramientas como Bonsai pueden ayudar con esto!

• Incluya una partida para imprevistos en el presupuesto de su proyecto a fin de protegerse contra gastos inesperados. A pesar de todos tus esfuerzos, es casi inevitable que algunas actividades del proyecto tarden más de lo previsto; por eso se llama «estimación».

Próximos pasos

Si estás listo para empezar a gestionar tu presupuesto, crea aquí tu cuenta gratuita de Bonsai. También puede reservar una demostración para ver nuestros casos de uso en acción.