Homeoffice-Erstattung – können Sie Ihr Geld zurückbekommen?

Infolge der COVID-19-Pandemie arbeiten immer mehr Menschen von zu Hause aus – eine Maßnahme, die oft eine Erstattung der Homeoffice-Kosten erforderlich macht. Schließlich nutzen Sie jetzt Ihre eigenen Versorgungsleistungen und tragen die Kosten selbst, damit Sie Ihre Arbeit weiterhin ausüben können.

Was aber, wenn diese Ausgaben zu hoch werden? Als Sie im Büro waren, hatten Sie keine Probleme mit ihnen – aber jetzt, wo Sie zu Hause sind, was können Sie tun? Gibt es Ausgaben, die steuerfrei sind? Gibt es Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen?

Nun, die Antwort darauf hängt davon ab. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie ein Unternehmen mit Steuern für Mitarbeiter oder Personen, die von zu Hause aus arbeiten, umgehen sollte.

Können Mitarbeiter eine Erstattung für ihr Homeoffice erhalten?

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie für Steuerzwecke als Arbeitnehmer führt, dann sind Sie genau das. Ihr Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, jedes Jahr das Formular W-2 auszustellen, in dem er Ihr Einkommen sowie alle anderen möglichen Vergütungen an die US-Steuerbehörde IRS meldet.

Die Tatsache, dass Sie zu Hause arbeiten – sei es vorübergehend oder nicht – hat keinen Einfluss auf Ihren Beschäftigungsstatus. Und als Arbeitnehmer können Sie keinen Homeoffice-Abzug geltend machen, selbst wenn Sie keinen Einfluss darauf hatten (d. h. Ihr Büro wurde während der COVID-19-Lockdowns geschlossen).

Für die Mitarbeiter mag diese Regel äußerst unfair erscheinen. Zu ihrer Verteidigung muss gesagt werden, dass das Steuerabzugsgesetz früher nicht so war. Bis 2018 konnten Arbeitnehmer eine Homeoffice-Erstattung erhalten, sofern sie zu Gunsten des Arbeitgebers von zu Hause aus arbeiteten.

Allerdings wurde mit dem Inkrafttreten des „Tax Cuts and Jobs Act” von 2018 der Home-Office-Abzug abgeschafft, und das wird bis 2025 so bleiben.

Sofern nichts passiert, was den Kongress dazu veranlasst, das Gesetz zu ändern, erhalten Arbeitnehmer möglicherweise keine Erstattung für ihr Homeoffice.

Wie wird die Homeoffice-Erstattung berechnet?

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Steuerabzug zu berechnen: die vereinfachte Option für das Homeoffice und die Standardoption. Die vereinfachte Option ist, wie der Name schon sagt, einfacher und eignet sich für diejenigen, die sich mit Steuern nicht wirklich auskennen. Die Steuervergünstigung fällt jedoch geringer aus.

Die Standardoption erfordert mehr Berechnungen und wird oft von einem Finanzberater durchgeführt. Allerdings kann ein nachvollziehbarer Plan in Verbindung mit der Führung von Aufzeichnungen zu einem höheren Steuerabzug für das Homeoffice führen.

Es wird empfohlen, dass Selbstständige zur Minimierung ihrer Homeoffice-Kosten versuchen sollten, ihre Ausgaben mit beiden Methoden zu berechnen. Auf diese Weise wissen sie genau, welche Anlage höhere Renditen verspricht. Seien Sie vorsichtig, denn ein hohes Verhältnis zwischen Abzug und Einkommen könnte eine Prüfung des Homeoffice-Abzugs nach sich ziehen.

Die Standardoption

Die Standardoption ist die erste Option, die Selbstständigen zu Beginn angeboten wurde. Es ist eine der schwierigsten Optionen für Anfänger, aber wenn Sie auf Steuerfreiheit und einen vollständigen Homeoffice-Abzug hoffen, dann war dies der richtige Weg.

Mit der Standardoption könnten Sie eine vollständige Erstattung der Homeoffice-Kosten erhalten. Dazu gehören die Kosten für Malerarbeiten sowie die Kosten für Reparaturen in diesem Bereich. Daher ist es äußerst wichtig, Ihre tatsächlichen Ausgaben zu erfassen und alle Ihre 1099-Ausgaben zu verfolgen.

Sie können auch einen Teil der Wohnkosten absetzen, sofern diese mit Ihrem Heimbüro in Verbindung stehen. Wenn beispielsweise Ihr Heimbüro 15 % der gesamten Wohnfläche Ihres Hauses ausmacht, können Sie auch 15 % Ihrer Hypothekenzinsen absetzen.

Miete und andere Nebenkosten sind ebenfalls hier enthalten. Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Heimbüro mehrere Geräte mit Strom betreiben müssen, können Sie einen Prozentsatz dieser Summe absetzen.

Abschreibungen und Grundsteuern für das Eigenheim können ebenfalls über die Standardoption abgezogen werden. Die Berechnungen in diesem Sinne sind etwas komplizierter, aber Sie sollten mit dem Formular 8829 der US-Steuerbehörde IRS zurechtkommen. Unser Excel-Arbeitsblatt zum Homeoffice-Abzug hilft Ihnen dabei, Ihre tatsächlichen Ausgaben für diese Option zu erfassen.

Die Steuerbehörde verfügt in der Regel über alle erforderlichen Informationen für Steuerabzüge für das Homeoffice. Wenn Sie also von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie Ihre Belege aufbewahren und die Ausgaben anhand der IRS-Veröffentlichung 587 überprüfen.

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Die vereinfachte Option

Wenn Sie den Homeoffice-Abzug nicht über die Standardoption abwickeln können, sollten Sie stattdessen den vereinfachten Abzug versuchen. Diese Methode wurde 2013 eingeführt, um die Probleme bei der Aufbewahrung von Unterlagen zu beseitigen.

Anstatt also alle Belege für Ihre Homeoffice-Ausgaben aufzubewahren und komplizierte Berechnungen anzustellen, vereinfacht die vereinfachte Option die Abwicklung.

Anstatt Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie lediglich Ihr Heimbüro für geschäftliche Zwecke nutzen und 5 Dollar pro Quadratfuß abziehen. Sie können bis zu 300 Fuß abziehen, was einem maximalen Abzug von 1.000 Dollar entspricht.

Wenn Ihr Arbeitsplatz offiziell als „Heimbüro” anerkannt ist, können Sie diese Steuervergünstigung in Anspruch nehmen, ohne sich die Mühe machen zu müssen, Ihre Ausgaben zu berechnen.

Beachten Sie, dass Sie möglicherweise einen geringeren Abzug erhalten als bei der Standardoption. Aus diesem Grund empfehlen Finanzexperten, beides zu tun.

Bezahlen Unternehmen für Homeoffice?

Mitarbeiter können möglicherweise keine Erstattung für Homeoffice beantragen, aber die Hoffnung ist für sie noch nicht verloren. In den meisten Fällen übernimmt das Unternehmen die Kosten für die Einrichtung eines Homeoffice.

Die Bedingung hierfür ist, dass sie die vom IRS festgelegten Anforderungen erfüllen müssen. Wenn ja, dann ist die Erstattung durch das Homeoffice steuerfrei. Ihr Arbeitgeber kann alles als Betriebsausgabe absetzen.

In einigen Bundesstaaten könnte es schwierig sein, die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter zu erhalten – in anderen Bundesstaaten ist dies jedoch gesetzlich vorgeschrieben. Beispielsweise verlangen Bundesstaaten wie Iowa, New Hampshire, Montana, Illinois, Pennsylvania und Kalifornien von Arbeitgebern, dass sie die Arbeitskosten übernehmen, die Arbeitnehmer ursprünglich aus eigener Tasche bezahlen mussten.

Ihr Mitarbeiter muss einen nachvollziehbaren Plan darüber haben, welche Ausgaben übernommen werden und welche nicht. In manchen Fällen kann der Arbeitnehmer sich auch dann für die Übernahme einer Ausgabe entscheiden, wenn diese nach den gesetzlichen Vorschriften nicht erforderlich ist.

Sie können sogar persönliche Ausgaben bezahlen, solange dies zum Wohle des Unternehmens geschieht. Dies geschieht häufig, um Fairness am Arbeitsplatz zu gewährleisten und die Produktivität sowie die Arbeitsmoral zu steigern.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass nicht jeder Staat dazu verpflichtet ist und Ihr Arbeitgeber möglicherweise nicht verpflichtet ist, Zahlungen für Sie zu leisten. Machen Sie sich mit den gesetzlichen Bestimmungen Ihres Bundesstaates in Bezug auf Home Offices vertraut.

Voraussetzungen für die Erstattung von Homeoffice-Kosten

Der Arbeitgeber kann für alle Ausgaben, einschließlich Kilometergeld und andere Auslagen, steuerfreie Erstattungen zahlen. Solange die Ausgabe während der Arbeit und für die Arbeit getätigt wurde, muss sie übernommen werden.

Vor diesem Hintergrund können auch Homeoffices erstattungsfähig und steuerfrei sein, sofern das Unternehmen einen nachvollziehbaren Plan verwendet. Als Arbeitnehmer können Sie sich von Ihrem Arbeitgeber die Kosten für Ihr Homeoffice erstatten lassen.

Vor diesem Hintergrund muss auch das Büro die Anforderungen erfüllen:

Komfort für den Arbeitgeber

In erster Linie müssen Sie aus Notwendigkeit und Bequemlichkeit für Ihren Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten, nicht weil Sie sich dafür entschieden haben, remote zu arbeiten. Wenn beispielsweise Ihr Büro aufgrund der COVID-19-Lockdowns vorübergehend geschlossen wurde, ist die Voraussetzung erfüllt.

Ausschließlich und regelmäßig verwendet

Damit ein Heimbüro steuerlich absetzbar ist, muss es regelmäßig und ausschließlich für Ihr Unternehmen genutzt werden. Wenn Sie beispielsweise einen zusätzlichen Raum haben, den Sie ausschließlich für Ihre geschäftliche Tätigkeit nutzen, weil Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie dafür möglicherweise Steuerabzüge geltend machen.

Hauptgeschäftssitz

Als Selbstständiger oder sogar als Angestellter können Sie eine Erstattung erhalten, wenn Ihr Heimbüro Ihr Hauptgeschäftssitz ist. Es spielt keine Rolle, ob Sie auch anderswo ein offenes Büro haben oder nicht; in einigen Fällen können Sie dennoch Steuerabzüge geltend machen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Ihr Geschäft an einem anderen Ort betreiben, aber häufig persönliche Besprechungen in Ihrem Heimbüro abhalten. In diesem Zusammenhang können Sie möglicherweise eine Erstattung für den Teil des Hauses erhalten, den Sie regelmäßig für Ihr Unternehmen nutzen.

Können Sie Homeoffice-Ausgaben im Jahr 2021 steuerlich absetzen?

Seit Beginn der COVID-19-Pandemie arbeiten viele Menschen von zu Hause aus. Offensichtlich fallen nun alle Ausgaben, die zuvor vom Unternehmen übernommen wurden, zu Hause in Ihren Zuständigkeitsbereich.

Dennoch sind die Dinge nicht so einfach, wie wir es uns vielleicht wünschen würden. Manche Menschen können ihre Ausgaben möglicherweise als Homeoffice-Kosten absetzen – andere haben diese Möglichkeit jedoch nicht.

Im Jahr 2018 wurde das Gesetz geändert, sodass Arbeitnehmer keine Ausgaben mehr steuerlich absetzen können. Das Gesetz hat sich im Laufe des Jahres 2021 nicht grundlegend geändert, obwohl die COVID-19-Pandemie dazu geführt hat, dass alle ins Homeoffice gewechselt sind.

Selbst wenn die Homeoffice-Kosten regelmäßig und ausschließlich anfallen, gibt es keine Möglichkeiten für Steuerabzüge. Aus rechtlicher Sicht ist es Aufgabe der Arbeitgeber, alle potenziellen Kosten zu erstatten, die eine entscheidende Veränderung bewirken könnten.

Die Situation ändert sich jedoch, wenn Sie als Selbstständiger ein kleines Unternehmen von zu Hause aus betreiben. In diesem Fall sollten Sie einen Homeoffice-Abzug geltend machen können. Allerdings müssen Sie die vom IRS festgelegten Voraussetzungen erfüllen, damit Ihre Steuern abgezogen werden können.

Wenn das Homeoffice alle zuvor genannten Regeln erfüllt, muss der Arbeitgeber eine Erstattung im Rahmen eines sogenannten „Accountable Plan“ leisten. In diesem Fall sind die Erstattungen steuerfrei.

Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Erstattung nicht steuerfrei. Unter bestimmten besonderen Umständen können sie die Steuern abschreiben, müssen dies jedoch mit einem Steuerberater besprechen.

Das Fazit

Die Erstattung von Homeoffice-Kosten erfolgt für alle Ausgaben, die für geschäftliche Zwecke getätigt wurden. Die Umstände, unter denen sie gewährt wird, können jedoch von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Als Arbeitnehmer können Sie selbst keinen Antrag auf Erstattung beim IRS stellen, aber Sie können Ihren Arbeitgeber bitten, dies für Sie zu tun.