Remboursement des frais liés au télétravail : pouvez-vous récupérer votre argent ?

En raison de la pandémie de COVID-19, de plus en plus de personnes se tournent vers le télétravail, ce qui nécessite souvent le remboursement des frais liés au bureau à domicile. Après tout, vous utilisez désormais vos propres outils, vous payez vous-même les dépenses afin de pouvoir continuer à faire votre travail.

Mais que se passe-t-il si ces dépenses deviennent trop élevées ? Quand vous étiez au bureau, vous n'aviez aucun problème avec eux, mais maintenant que vous êtes chez vous, que pouvez-vous faire ? Y a-t-il des dépenses qui sont exonérées d'impôt ? Y a-t-il des différences entre les salariés et les travailleurs indépendants ?

Eh bien, la réponse à cette question dépend. Continuez votre lecture pour découvrir comment une entreprise doit gérer les impôts pour ses employés ou les personnes travaillant à domicile.

Les employés peuvent-ils être remboursés pour leur bureau à domicile ?

Si votre employeur vous déclare comme employé à des fins fiscales, c'est exactement ce que vous êtes. Votre employeur est tenu de remplir chaque année le formulaire W-2, dans lequel il déclare vos revenus à l'IRS, ainsi que toute autre rémunération éventuelle.

Le fait que vous travailliez à domicile, que ce soit temporairement ou non, n'a aucune incidence sur votre statut professionnel. En tant qu'employé, vous ne pourrez pas bénéficier de la déduction pour bureau à domicile, même si vous n'avez pas eu votre mot à dire (c'est-à-dire si votre bureau a fermé pendant les confinements liés à la COVID-19).

Pour les employés, cette règle peut sembler très injuste. Et pour leur défense, la loi sur les déductions fiscales n'était pas ainsi auparavant. Jusqu'en 2018, les employés pouvaient bénéficier d'un remboursement pour leur bureau à domicile, à condition qu'ils travaillent chez eux pour faciliter la tâche de leur employeur.

Cela dit, avec l'apparition de la loi sur les réductions d'impôts et l'emploi de 2018, la déduction pour bureau à domicile a été supprimée, et cela restera ainsi jusqu'en 2025.

À moins qu'un événement ne pousse le Congrès à modifier la loi, les employés ne pourront pas bénéficier du remboursement des frais liés au télétravail.

Comment le remboursement des frais de bureau à domicile est-il calculé ?

Il existe deux façons de calculer la déduction fiscale : l'option simplifiée pour le bureau à domicile et l'option standard. L'option simplifiée, comme son nom l'indique, est plus facile et convient mieux à ceux qui ne savent pas vraiment comment gérer leurs impôts. L'allègement fiscal est toutefois moins important.

L'option standard implique davantage de calculs et est souvent gérée par un conseiller financier. Cela dit, un plan responsable accompagné de la conservation des documents peut permettre d'obtenir une déduction fiscale plus importante pour le bureau à domicile.

Afin de minimiser les frais liés au bureau à domicile, il est recommandé aux travailleurs indépendants d'essayer de calculer leurs dépenses à l'aide des deux méthodes. De cette façon, ils sauront précisément lequel offre les meilleurs rendements. Soyez prudent, car un ratio déduction/revenu élevé pourrait déclencher un contrôle fiscal concernant la déduction pour bureau à domicile.

L'option standard

L'option standard est la première qui a été proposée à un travailleur indépendant pour démarrer. C'est l'une des options les plus délicates pour les débutants, mais si vous espériez être exonéré d'impôt et bénéficier d'une déduction fiscale complète pour votre bureau à domicile, c'était la solution à privilégier.

En utilisant l'option standard, vous pourriez obtenir le remboursement intégral de vos frais de bureau à domicile. Cela comprend le coût de la peinture, ainsi que les coûts liés aux réparations dans cette zone en particulier. Il est donc essentiel d'enregistrer vos dépenses réelles et de suivre toutes vos dépenses 1099.

Vous pouvez également déduire certaines dépenses liées à votre logement, à condition qu'elles soient liées à votre bureau à domicile. Par exemple, si votre bureau à domicile représente 15 % de la superficie totale de votre maison, vous pouvez également déduire 15 % de vos intérêts hypothécaires.

Le loyer et les autres charges sont également pris en charge ici. Par exemple, si votre bureau à domicile nécessite l'utilisation d'électricité pour plusieurs équipements, vous pouvez alors déduire un pourcentage de cette somme.

L'amortissement et les impôts fonciers liés à la maison peuvent également être déduits dans le cadre de l'option standard. Les calculs dans ce sens sont légèrement plus compliqués, mais vous devriez pouvoir vous en sortir en utilisant le formulaire 8829 de l'IRS. Notre feuille de calcul Excel pour la déduction fiscale liée au bureau à domicile peut vous aider à suivre vos dépenses réelles pour cette option.

L'IRS dispose généralement de toutes les informations nécessaires pour les déductions liées au bureau à domicile. Par conséquent, si votre lieu de travail se trouve à votre domicile, vous devriez conserver vos reçus et vérifier vos dépenses par rapport à la publication 587 de l'IRS.

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L'option simplifiée

Si vous ne pouvez pas gérer la déduction pour bureau à domicile via l'option standard, vous pouvez essayer la déduction simplifiée à la place. Cette méthode a été introduite en 2013 afin d'éliminer les problèmes liés à la conservation des registres.

Par conséquent, plutôt que de conserver tous les reçus fiscaux liés à vos dépenses professionnelles à domicile et de vous lancer dans des calculs complexes, l'option simplifiée vous facilitera la tâche.

Au lieu de conserver des registres, la seule chose que vous aurez à faire est d'utiliser votre bureau à domicile à des fins professionnelles et de déduire 5 $ pour chaque pied carré. Vous pouvez déduire jusqu'à 300 pieds, ce qui correspond à une déduction maximale de 1 000 $.

Si votre lieu de travail est officiellement reconnu comme un « bureau à domicile », vous pouvez bénéficier de cet allègement fiscal sans avoir à calculer vos dépenses.

Gardez à l'esprit qu'il est possible que vous obteniez une déduction moins élevée qu'en utilisant l'option standard. C'est pourquoi les experts financiers recommandent de faire les deux.

Les entreprises prennent-elles en charge les frais liés au télétravail ?

Les employés ne peuvent peut-être pas demander le remboursement des frais liés au télétravail, mais tout espoir n'est pas perdu pour eux. Dans la plupart des cas, l'entreprise peut prendre en charge les frais liés au bureau à domicile.

La condition ici est qu'ils doivent satisfaire aux exigences fixées par l'IRS. Si tel est le cas, le remboursement des frais de bureau à domicile sera exonéré d'impôt. Votre employeur pourra déduire toutes ces dépenses comme frais professionnels.

Dans certains États, vous pourriez avoir des difficultés à obtenir l'accord de votre employé, mais dans d'autres, cela est en fait exigé par la loi. Par exemple, des États tels que l'Iowa, le New Hampshire, le Montana, l'Illinois, la Pennsylvanie et la Californie exigent en fait des employeurs qu'ils prennent en charge les dépenses professionnelles que les employés couvrent initialement avec leur propre argent.

Votre employé doit disposer d'un plan précis indiquant les dépenses qui sont couvertes et celles qui ne le sont pas. Dans certains cas, même si une dépense n'est pas requise par la loi, l'employé peut tout de même décider de la payer.

Ils peuvent même payer des dépenses personnelles, à condition que cela soit fait dans l'intérêt de l'entreprise. Cette mesure est souvent prise afin de garantir l'équité au travail et d'accroître la productivité ainsi que le moral des employés.

Cela dit, tous les États ne sont pas tenus de le faire, et votre employeur n'est peut-être pas tenu de vous verser des prestations. Assurez-vous de bien connaître la législation de votre État en matière de bureaux à domicile.

Conditions requises pour le remboursement des frais liés au télétravail

L'employeur peut rembourser sans imposition toutes les dépenses, y compris les frais kilométriques et autres paiements effectués de sa poche. Tant que la dépense a été effectuée pendant le travail, pour le travail, elle doit être couverte.

Dans cette optique, les bureaux à domicile peuvent également être remboursables et exonérés d'impôt, à condition que l'entreprise utilise un plan comptable. En tant qu'employé, vous pouvez demander à votre employeur de vous rembourser les frais liés à votre bureau à domicile.

Dans cette optique, le bureau doit également répondre aux exigences suivantes :

Commodité pour l'employeur

Tout d'abord, vous devez travailler à domicile par nécessité et pour le confort de votre employé, et non parce que vous choisissez de travailler à distance. Par exemple, si votre bureau a fermé temporairement en raison des mesures de confinement liées à la COVID-19, alors cette exigence est remplie.

Utilisé exclusivement et régulièrement

Pour qu'un bureau à domicile soit considéré comme déductible d'impôt, il doit être régulier et utilisé exclusivement pour votre entreprise. Par exemple, si vous disposez d'une pièce supplémentaire que vous utilisez uniquement pour votre activité professionnelle dans le cadre de votre travail à domicile, vous pouvez bénéficier de déductions fiscales à ce titre.

Siège social

En tant que travailleur indépendant ou même salarié, vous pouvez obtenir un remboursement si votre bureau à domicile est votre lieu de travail principal. Peu importe que vous disposiez ou non d'un bureau ouvert ailleurs ; dans certains cas, vous pouvez tout de même bénéficier de déductions.

Par exemple, supposons que vous exerciez votre activité dans un autre lieu, mais que vous organisiez fréquemment des réunions en personne dans votre bureau à domicile. À cet égard, vous pourriez avoir droit à un remboursement pour la partie de la maison que vous utilisez régulièrement pour votre entreprise.

Pouvez-vous déduire vos dépenses liées au bureau à domicile en 2021 ?

Beaucoup de gens travaillent à domicile depuis le début de la pandémie de COVID-19. Il est évident que toutes les dépenses qui étaient prises en charge par l'entreprise sont désormais à votre charge.

Pourtant, les choses ne sont pas aussi simples qu'on pourrait le souhaiter. Certaines personnes peuvent déduire leurs dépenses liées au télétravail, mais d'autres n'ont pas cette possibilité.

En 2018, la loi a changé et les personnes travaillant pour un employeur ne peuvent plus déduire leurs dépenses. La loi n'a pas changé tout au long de l'année 2021, même si la pandémie de COVID-19 a contraint tout le monde à travailler à domicile.

Même si les frais liés au bureau à domicile sont réguliers et exclusifs, il n'y a aucune possibilité de déduction fiscale. Du point de vue juridique, il incombe aux employeurs de rembourser toute dépense susceptible de changer la donne.

Cependant, les choses changent lorsque vous êtes un travailleur indépendant qui gère une petite entreprise à domicile. Dans ce cas, vous devriez pouvoir bénéficier d'une déduction pour bureau à domicile. Cependant, vous devez remplir les conditions fixées par l'IRS pour bénéficier d'une déduction fiscale.

Si le bureau à domicile répond à toutes les règles mentionnées précédemment, l'employeur devra alors procéder au remboursement dans le cadre de ce que l'on appelle un « plan comptable ». Dans ce cas, les remboursements sont exonérés d'impôt.

Si les conditions ne sont pas remplies, le remboursement ne sera pas exonéré d'impôt. Dans certaines circonstances particulières, ils peuvent demander une exonération fiscale, mais ils devront tout de même en discuter avec un conseiller fiscal.

La ligne du bas

Le remboursement des frais liés au bureau à domicile est prévu pour toutes les dépenses engagées à des fins professionnelles. Cependant, les circonstances dans lesquelles elle est accordée peuvent varier. En tant qu'employé, vous ne pouvez pas demander vous-même un remboursement à l'IRS, mais vous pouvez demander à votre employeur de le faire à votre place.