Reembolso por oficina en casa: ¿puedes recuperar tu dinero?

Como consecuencia de la pandemia de COVID-19, cada vez más personas están pasando a trabajar desde casa, lo que a menudo requiere el reembolso de los gastos de oficina en el hogar. Después de todo, ahora estás utilizando tus propios servicios públicos y pagando los gastos por tu cuenta para poder seguir haciendo tu trabajo.

Pero, ¿qué pasa si estos gastos se vuelven demasiado elevados? Cuando estabas en la oficina, no tenías ningún problema con ellos, pero ahora que estás en casa, ¿qué puedes hacer? ¿Hay algún gasto que esté exento de impuestos? ¿Existen diferencias entre los empleados y los autónomos?

Bueno, la respuesta a eso depende. Sigue leyendo para descubrir cómo debe gestionar una empresa los impuestos de los empleados o las personas que trabajan desde casa.

¿Se puede reembolsar a los empleados por el uso de su oficina en casa?

Si tu empleador te incluye como empleado a efectos fiscales, entonces eso es exactamente lo que eres. Tu empleador es responsable de emitir el formulario W-2 cada año, en el que declara tus ingresos al IRS, junto con cualquier otra compensación potencial.

El hecho de que trabajes desde casa, ya sea de forma temporal o no, no cambia tu situación laboral. Y como empleado, no podrás beneficiarte de la deducción por oficina en casa aunque no hayas tenido nada que decir al respecto (es decir, tu oficina cerró durante los confinamientos por la COVID-19).

Para los empleados, esta norma puede parecer muy injusta. Y, en su defensa, la ley de deducción fiscal no era así antes. Hasta 2018, los empleados podían recibir un reembolso por oficina en casa, siempre y cuando trabajaran desde casa por conveniencia del empleador.

Dicho esto, junto con la aparición de la Ley de Recortes Fiscales y Empleos de 2018, la deducción por oficina en el hogar quedó fuera de discusión, y así seguirá siendo hasta 2025.

A menos que ocurra algo que haga que el Congreso modifique la ley, es posible que los empleados no reciban el reembolso por oficina en casa.

¿Cómo se calcula el reembolso por oficina en casa?

Hay dos formas de calcular la deducción fiscal: la opción simplificada para oficinas en el hogar y la opción estándar. La opción simplificada, como su nombre indica, es más fácil y adecuada para quienes no saben realmente cómo gestionar los impuestos. Sin embargo, la desgravación fiscal es menor.

La opción estándar implica más cálculos y, a menudo, la gestiona un asesor financiero. Dicho esto, un plan responsable junto con el mantenimiento de registros puede dar lugar a una mayor deducción por oficina en el hogar.

Se recomienda que, para minimizar los gastos de la oficina en casa, los autónomos intenten calcular sus gastos utilizando ambos métodos. De esta manera, sabrán con precisión cuál ofrece mejores rendimientos. Ten cuidado, porque una relación elevada entre deducciones e ingresos podría dar lugar a una auditoría de las deducciones por oficina en casa.

La opción estándar

La opción estándar es la primera que se le ofrecía a un trabajador autónomo para empezar. Es una de las opciones más complicadas para los principiantes, pero si esperabas estar libre de impuestos y obtener una deducción completa por oficina en casa, entonces esta era la mejor opción.

Con la opción estándar, usted podría obtener el reembolso completo de los gastos de oficina en casa. Esto incluye el coste de la pintura, junto con los costes de las reparaciones en esa zona en particular. Por lo tanto, es de vital importancia registrar sus gastos reales y llevar un control de todos sus gastos 1099.

También puede deducir algunos de los gastos de la vivienda, siempre y cuando estén relacionados con su oficina en casa. Por ejemplo, si su oficina en casa ocupa el 15 % de la superficie total de su vivienda, también podrá deducir el 15 % de los intereses hipotecarios.

El alquiler y otros servicios públicos también están cubiertos aquí. Por ejemplo, si su oficina en casa requiere el uso de electricidad para varios equipos, es posible que se le deduzca un porcentaje de esa suma.

La depreciación y los impuestos sobre la propiedad de la vivienda también pueden deducirse mediante la opción estándar. Los cálculos en este sentido son un poco más complicados, pero debería poder hacerlo utilizando el formulario 8829 del IRS. Nuestra hoja de cálculo de Excel para deducciones por oficina en casa puede ayudarte a llevar un registro de tus gastos reales para esta opción.

El IRS suele disponer de toda la información necesaria para las deducciones por oficina en el hogar. Por lo tanto, si su lugar de trabajo es su domicilio, es posible que desee conservar sus recibos y comparar los gastos con la Publicación 587 del IRS.

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La opción simplificada

Si no puede gestionar la deducción por oficina en casa a través de la opción estándar, tal vez le convenga probar la deducción simplificada. Este método se introdujo en 2013 para eliminar los problemas relacionados con el mantenimiento de registros.

Como resultado, en lugar de guardar los recibos fiscales de todos los gastos de tu oficina en casa y realizar complicados cálculos, la opción simplificada facilitará las cosas.

En lugar de llevar registros, lo único que tendrás que hacer es utilizar tu oficina en casa para fines comerciales y deducir 5 dólares por cada pie cuadrado. Puede deducir hasta 300 pies, lo que significa una deducción máxima de 1000 dólares.

Si su lugar de trabajo cumple oficialmente los requisitos para ser considerado «oficina en casa», podrá beneficiarse de esta desgravación fiscal sin tener que pasar por el engorro de calcular sus gastos.

Ten en cuenta que existe la posibilidad de que obtengas una deducción menor en comparación con la opción estándar. Por eso los expertos financieros recomiendan hacer ambas cosas.

¿Las empresas están pagando por el teletrabajo?

Es posible que los empleados no puedan solicitar el reembolso de los gastos de oficina en casa, pero aún hay esperanza para ellos. En la mayoría de los casos, la empresa puede pagar los gastos de la oficina en casa.

La condición aquí es que tendrían que cumplir los requisitos establecidos por el IRS. Si lo hacen, el reembolso de la oficina en casa estará exento de impuestos. Tu empleador podrá deducir todo como gasto empresarial.

En algunos estados, es posible que tenga dificultades para que su empleado esté de acuerdo, pero en otros estados, esto es realmente un requisito legal. Por ejemplo, estados como Iowa, New Hampshire, Montana, Illinois, Pensilvania y California exigen a los empleadores que paguen los gastos laborales que los empleados cubren inicialmente con su propio dinero.

Su empleado debe tener un plan responsable sobre qué gastos están cubiertos y cuáles no. En ocasiones, aunque un gasto no sea obligatorio según las normas legales, el empleado puede decidir pagarlo.

Incluso pueden pagar gastos personales, siempre y cuando se haga en beneficio de la empresa. Esto se hace a menudo para mantener la equidad en el trabajo y aumentar la productividad junto con la moral.

Teniendo esto en cuenta, no todos los estados están obligados a hacerlo, y es posible que tu empleador no tenga la obligación de realizar ningún pago por ti. Asegúrese de familiarizarse con la legislación de su estado en materia de oficinas en el hogar.

Requisitos para el reembolso de gastos de oficina en casa

El empleador puede pagar reembolsos libres de impuestos por cualquier gasto, incluyendo el kilometraje y otros pagos extra. Siempre que el gasto se haya realizado durante el trabajo y para el trabajo, debe estar cubierto.

Teniendo esto en cuenta, las oficinas en el hogar también pueden ser reembolsables y libres de impuestos, siempre y cuando la empresa utilice un plan responsable. Como empleado, puede solicitar a su empleador que le reembolse los gastos de oficina en casa.

Teniendo esto en cuenta, la oficina también debe cumplir los requisitos:

Comodidad para el empleador

En primer lugar, debes trabajar desde casa por necesidad y por conveniencia para tu empleado, no porque elijas trabajar a distancia. Por ejemplo, si su oficina cerró temporalmente como consecuencia de los confinamientos por la COVID-19, entonces se cumple el requisito.

Usado exclusiva y regularmente

Para que una oficina en casa sea deducible de impuestos, debe ser habitual y utilizarse exclusivamente para su negocio. Por ejemplo, si tienes una habitación extra que utilizas solo para tu negocio, ya que trabajas desde casa, entonces puedes obtener deducciones fiscales por ello.

Lugar principal de actividad

Como trabajador autónomo o incluso como empleado, puede obtener un reembolso si su oficina en casa es su lugar de trabajo principal. En realidad, no importa si también tienes una oficina abierta en otro lugar o no; en algunos casos, es posible que aún puedas obtener deducciones.

Por ejemplo, supongamos que usted lleva el negocio en un lugar diferente, pero que con frecuencia celebra reuniones presenciales en la oficina de su casa. En ese sentido, es posible que pueda recibir un reembolso por la parte de la vivienda que utiliza habitualmente para su negocio.

¿Se pueden deducir los gastos de la oficina en casa en 2021?

Muchas personas han estado trabajando desde casa desde que comenzó la pandemia de COVID-19. Obviamente, todos los gastos que antes corría a cargo la empresa ahora recaen sobre ti en casa.

Sin embargo, las cosas no son tan sencillas como nos gustaría. Algunas personas pueden deducir sus gastos por trabajar desde casa, pero otras no tendrán esa posibilidad.

En 2018, la ley cambió y las personas que trabajaban para un empleador ya no podían deducir los gastos. La ley no ha cambiado en absoluto a lo largo de 2021, ni siquiera con la pandemia de COVID-19 que ha obligado a todo el mundo a trabajar desde casa.

Aunque los gastos de la oficina en casa se produzcan de forma regular y exclusiva, no hay posibilidad de deducciones fiscales. Desde el punto de vista legal, es responsabilidad de los empleadores reembolsar cualquier gasto que pueda alterar el curso de los acontecimientos.

Sin embargo, las cosas cambian cuando eres un trabajador autónomo que gestiona un pequeño negocio desde casa. En este caso, debería poder obtener una deducción por oficina en el hogar. Sin embargo, debe cumplir los requisitos establecidos por el IRS para que se le deduzcan los impuestos.

Si la oficina en casa cumple todas las normas mencionadas anteriormente, el empleador deberá proporcionar un reembolso en virtud de lo que se denomina un «plan responsable». En ese caso, los reembolsos están exentos de impuestos.

En caso de que no se cumplan las condiciones, el reembolso no estará exento de impuestos. En determinadas circunstancias especiales, pueden deducir los impuestos, pero aún así deberán consultar el asunto con un asesor fiscal.

El resultado final

Se reembolsarán los gastos de oficina en casa realizados con fines comerciales. Sin embargo, las circunstancias en las que se concede pueden variar. Como empleado, no puede solicitar el reembolso al IRS por su cuenta, pero puede pedirle a su empleador que lo haga por usted.