Reembolso de despesas com escritório em casa - você pode receber seu dinheiro de volta?

Como resultado da pandemia da COVID-19, cada vez mais pessoas estão passando a trabalhar em casa — uma ação que muitas vezes exige o reembolso das despesas com o escritório doméstico. Afinal, agora você está usando seus próprios serviços públicos, pagando as despesas por conta própria para poder continuar fazendo seu trabalho.

Mas e se essas despesas se tornarem excessivas? Quando você estava no escritório, não tinha problemas com eles, mas agora que está em casa, o que você pode fazer? Existem despesas isentas de impostos? Existem diferenças entre os funcionários e os trabalhadores independentes?

Bem, a resposta a essa pergunta depende. Continue lendo para descobrir como uma empresa deve lidar com os impostos dos funcionários ou das pessoas que trabalham em casa.

Os funcionários podem ser reembolsados pelas despesas com o escritório em casa?

Se o seu empregador o registra como funcionário para fins fiscais, então é exatamente isso que você é. Seu empregador é responsável por emitir o Formulário W-2 todos os anos, no qual declara sua renda ao IRS, juntamente com quaisquer outras compensações potenciais.

O fato de você estar trabalhando em casa — temporariamente ou não — não faz diferença para o seu status de emprego. E, como funcionário, você não poderá receber a dedução por escritório em casa, mesmo que não tenha tido voz ativa na decisão (ou seja, seu escritório fechou durante os lockdowns da COVID-19).

Para os funcionários, essa regra pode parecer altamente injusta. E, em sua defesa, a lei de dedução fiscal não era assim antes. Até 2018, os funcionários podiam receber reembolso pelo home office, desde que trabalhassem em casa para conveniência do empregador.

Dito isto, com a aprovação da Lei de Redução de Impostos e Emprego de 2018, a dedução para escritório em casa foi retirada da mesa e assim permanecerá até 2025.

A menos que ocorra algo que leve o Congresso a alterar a lei, os funcionários não poderão receber reembolso pelo uso do escritório em casa.

Como é calculado o reembolso do escritório em casa?

Existem duas formas de calcular a dedução fiscal: a opção simplificada para escritório em casa e a opção padrão. A opção simplificada, como o nome sugere, é mais fácil e adequada para aqueles que não sabem realmente como lidar com impostos. A redução fiscal, no entanto, é menor.

A opção padrão envolve mais cálculos e, muitas vezes, é tratada por um consultor financeiro. Dito isso, um plano responsável, juntamente com a manutenção de registros, pode levar a uma dedução maior do escritório em casa.

Recomenda-se que, para minimizar as despesas do escritório em casa, os trabalhadores independentes tentem calcular suas despesas usando os dois métodos. Dessa forma, eles saberão exatamente qual deles oferece melhores retornos. Tenha cuidado, pois uma relação elevada entre deduções e rendimentos pode desencadear uma auditoria às deduções relativas ao escritório em casa.

A Opção Padrão

A opção padrão é a primeira que foi oferecida a um trabalhador autônomo para começar. É uma das opções mais complicadas para iniciantes, mas se você esperava ficar isento de impostos e obter uma dedução total pelo escritório em casa, então essa era a melhor opção.

Usando a opção padrão, você poderá obter o reembolso total do escritório em casa. Isso inclui o custo da pintura, juntamente com os custos de reparos nessa área em particular. Portanto, é extremamente importante registrar suas despesas reais e acompanhar todas as suas despesas 1099.

Você também pode deduzir algumas das despesas da casa, desde que estejam relacionadas ao seu escritório doméstico. Por exemplo, se o seu escritório em casa ocupa 15% da área total da sua casa, você também pode deduzir 15% dos juros da sua hipoteca.

O aluguel e outros serviços públicos também estão incluídos aqui. Por exemplo, se o seu escritório em casa exige o uso de eletricidade para vários equipamentos, você poderá ter uma porcentagem desse valor deduzida.

A depreciação e os impostos sobre a propriedade da casa também podem ser deduzidos através da opção padrão. Os cálculos nesse sentido são um pouco mais complicados, mas você deve conseguir fazê-los usando o Formulário 8829 do IRS. Nossa planilha de dedução de escritório em casa no Excel pode ajudá-lo a controlar suas despesas reais com essa opção.

O IRS geralmente possui todas as informações necessárias para deduções relacionadas ao escritório em casa. Portanto, se o seu local de trabalho for sua residência, convém guardar seus recibos e verificar as despesas com base na Publicação 587 do IRS.

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A Opção Simplificada

Se você não conseguir lidar com a dedução do escritório em casa através da opção padrão, então você pode tentar a dedução simplificada. Este método foi introduzido em 2013 para eliminar os problemas relacionados com a manutenção de registos.

Como resultado, em vez de guardar os recibos fiscais de todas as despesas do seu escritório em casa e fazer cálculos complexos, a opção simplificada facilitará o processo.

Em vez de manter registros, a única coisa que você precisará fazer é usar seu escritório em casa para fins comerciais e deduzir US$ 5 por cada metro quadrado. Você pode deduzir até 300 pés, o que significa uma dedução máxima de US$ 1.000.

Se o seu local de trabalho se qualificar oficialmente como “escritório em casa”, você poderá aproveitar essa redução fiscal sem ter que se dar ao trabalho de calcular suas despesas.

Tenha em mente que existe a possibilidade de obter uma dedução menor em comparação com a opção padrão. É por isso que os especialistas financeiros recomendam que você faça as duas coisas.

As empresas estão pagando pelo home office?

Os funcionários podem não conseguir solicitar o reembolso do escritório em casa, mas ainda há esperança para eles. Na maioria dos casos, a empresa pode pagar as despesas do escritório em casa.

A condição aqui é que eles teriam que satisfazer os requisitos estabelecidos pela Receita Federal. Se o fizerem, o reembolso do escritório em casa será isento de impostos. Seu empregador poderá deduzir tudo como despesa comercial.

Em alguns estados, você pode ter alguma dificuldade em conseguir que seu funcionário concorde, mas em outros estados isso é exigido por lei. Por exemplo, estados como Iowa, New Hampshire, Montana, Illinois, Pensilvânia e Califórnia exigem que os empregadores paguem as despesas de trabalho que os funcionários originalmente cobrem com seu próprio dinheiro.

Seu funcionário precisa ter um plano responsável sobre quais despesas são cobertas e quais não são. Em algumas ocasiões, mesmo que uma despesa não seja exigida pelas regras da lei, o funcionário pode decidir pagá-la.

Eles podem até mesmo pagar despesas pessoais, desde que isso seja feito em benefício da empresa. Isso é frequentemente feito para manter a equidade no trabalho e aumentar a produtividade, juntamente com o moral.

Tendo isso em mente, nem todos os estados são obrigados a fazer isso, e seu empregador pode não ter nenhuma obrigação de efetuar pagamentos para você. Certifique-se de se familiarizar com a legislação do seu estado sobre escritórios domésticos.

Requisitos para reembolsos de despesas com escritório em casa

O empregador pode pagar reembolsos isentos de impostos por quaisquer despesas, incluindo quilometragem e outros pagamentos efetuados do próprio bolso. Desde que a despesa tenha sido feita durante o trabalho, para o trabalho, ela deve ser coberta.

Com isso em mente, os escritórios domésticos também podem ser reembolsáveis e isentos de impostos, desde que a empresa utilize um plano responsável. Como funcionário, você pode solicitar que seu empregador pague o reembolso do escritório em casa.

Com isso em mente, o escritório também deve atender aos requisitos:

Conveniência para o empregador

Em primeiro lugar, você deve estar trabalhando em casa por necessidade e conveniência para o seu empregado, não porque escolheu trabalhar remotamente. Por exemplo, se o seu escritório fechou temporariamente devido aos confinamentos decorrentes da COVID-19, então o requisito foi cumprido.

Usado exclusivamente e regularmente

Para que um escritório em casa seja considerado dedutível nos impostos, ele precisa ser regular e usado exclusivamente para o seu negócio. Por exemplo, se você tem um cômodo extra que usa apenas para o seu negócio, pois trabalha em casa, então você pode obter deduções fiscais por isso.

Local de atividade principal

Como trabalhador autônomo ou mesmo como funcionário, você pode obter um reembolso se o seu escritório em casa for o seu local de trabalho principal. Não importa se você também tem um escritório aberto em outro lugar ou não; em alguns casos, você ainda pode obter deduções.

Por exemplo, digamos que você conduz os negócios em um local diferente, mas frequentemente realiza reuniões presenciais em seu escritório em casa. Nesse sentido, você poderá receber reembolso pela parte da casa que utiliza regularmente para o seu negócio.

É possível deduzir despesas com escritório em casa em 2021?

Muitas pessoas têm trabalhado em casa desde o início da pandemia da COVID-19. Obviamente, todas as despesas que eram pagas pela empresa agora ficam por sua conta em casa.

Ainda assim, as coisas não são tão simples quanto gostaríamos. Algumas pessoas podem deduzir suas despesas por trabalharem em casa, mas outras não terão essa possibilidade.

Em 2018, a lei mudou e as pessoas que trabalham para um empregador não poderiam mais deduzir despesas. A lei não mudou ao longo de 2021, mesmo com a pandemia da COVID-19 levando todos a trabalhar em casa.

Mesmo que as despesas com o escritório em casa ocorram regularmente e exclusivamente, não há possibilidades de deduções fiscais. Do ponto de vista legal, cabe aos empregadores reembolsar quaisquer despesas que possam alterar o jogo.

No entanto, as coisas mudam quando você é um trabalhador autônomo que administra um pequeno negócio em casa. Nesse caso, você deve conseguir obter uma dedução por escritório em casa. No entanto, você precisa atender aos requisitos estabelecidos pela Receita Federal para ter seus impostos deduzidos.

Se o escritório em casa atender a todas as regras mencionadas anteriormente, o empregador terá que fornecer o reembolso de acordo com o que é conhecido como “plano responsável”. Nesse caso, os reembolsos são isentos de impostos.

Caso as condições não sejam cumpridas, o reembolso não será isento de impostos. Em determinadas circunstâncias especiais, eles podem deduzir os impostos, mas ainda assim precisarão discutir o assunto com um consultor tributário.

Conclusão

O reembolso do escritório em casa é fornecido para quaisquer despesas feitas para fins comerciais. No entanto, as circunstâncias em que é concedido podem variar. Como funcionário, você não pode solicitar o reembolso ao IRS por conta própria, mas pode pedir ao seu empregador que o faça por você.