Quando os formulários W-2 serão divulgados em 2025: datas importantes para apresentação

Os formulários W-2 relativos ao ano fiscal de 2025 devem ser apresentados pelos empregadores à SSA até 2 de fevereiro de 2026. Os funcionários devem receber seus formulários W-2 até a mesma data. O envio dentro do prazo é fundamental para evitar multas, que podem variar de US$ 50 a US$ 280 por formulário, dependendo do atraso. Os empregadores podem solicitar uma prorrogação, mas ela deve ser apresentada antes do prazo final. O formulário W-2 informa os rendimentos dos funcionários e as retenções fiscais, essenciais para declarações fiscais precisas. Garanta a conformidade preparando os formulários com antecedência e utilizando opções de envio eletrônico para maior eficiência.

Grande parte do cumprimento das normas da Receita Federal (IRS) e da Administração da Previdência Social (SSA) consiste em enviar os formulários fiscais dentro do prazo. Um dos formulários que você precisará enviar em 2025 é o formulário W-2. Mas qual é o prazo e o que acontece se você não o cumprir?

Continue lendo para saber quando os formulários W-2 devem ser entregues em 2025 e as consequências para os envios atrasados.

O que é o W-2? T

O W-2 é um formulário do IRS que declara a renda e as retenções fiscais dos seus funcionários no ano anterior. O documento também é conhecido como declaração de salário e impostos do funcionário.

Qual é a finalidade do formulário W-2?

O objetivo dos formulários W-2 é declarar os impostos dos seus funcionários, conforme exigido pela Lei Federal de Contribuições para Seguros (FICA). Os membros da sua equipe utilizam o documento para apresentar suas declarações de impostos, e a Receita Federal precisa dele para aprovar suas declarações e acompanhar suas obrigações fiscais.

Componentes do formulário W-2

Antes de enviar um W-2 aos seus funcionários e à SSA, você não pode ignorar nenhum destes componentes:

• Caixa 1 – O valor total dos salários, bônus, gorjetas e outras formas de remuneração pagas aos seus funcionários
• Caixa 2 – Retenções fiscais federais do salário do funcionário
• Caixa 3 – Valor da renda total (Caixa 1) sujeita ao imposto da Previdência Social
• Caixa 4 – Retenções do imposto da previdência social
• Caixa 5 – Porcentagem ou valor do salário sujeito ao imposto do Medicare
• Caixa 6 – Retenções do imposto Medicare
• Caixa 7 – Renda declarada pelo funcionário sujeita ao Imposto da Previdência Social
• Campo 8 – Outras gorjetas pagas ao funcionário (não incluídas no primeiro campo)
• Caixa 9 – Adiantamento do Crédito Fiscal por Rendimentos do Trabalho (EITC), mas deve estar em branco, uma vez que o EITC já não está disponível.
• Campo 10 – Benefícios de assistência a dependentes atribuídos ao funcionário
• Caixa 11 – Montante distribuído ao funcionário a partir do seu plano de remuneração diferida
• Campo 12 – Informações adicionais sobre os pagamentos do Campo 1, incluindo contribuições do funcionário para o plano 401(k) do trabalhador
• Caixa 13 – Se os rendimentos do funcionário estão sujeitos aos impostos do Medicare e da Previdência Social, mas não estão sujeitos a retenções de impostos federais, e se o funcionário tem um plano de aposentadoria ou qualquer forma de auxílio-doença.
• Caixa 14 – Quaisquer outros valores não listados nas caixas anteriores, tais como aqueles deduzidos para contribuições sindicais dedutíveis de impostos ou impostos do Seguro de Incapacidade do Estado (esta caixa raramente é necessária para preenchimento; geralmente é usada para fins informativos)
• Caixa 15 – A abreviatura do seu estado (por exemplo, KS para Kansas) e o número de identificação fiscal estadual
• Caixa 16 – Salário bruto tributável auferido pelo funcionário no estado (se a pessoa trabalhar para você em vários estados, você precisará fornecer informações para cada um deles)
• Campo 17 – Retenções brutas do imposto de renda estadual para os pagamentos no campo 16
• Caixa 18 - Total de salários sujeitos a impostos de renda estaduais, locais ou municipais
• Caixa 19 – Valor total das retenções fiscais dos salários do funcionário para impostos de renda estaduais, municipais ou locais
• Caixa 20 – O nome do estado, cidade ou localidade onde o funcionário paga seus impostos

Qual é o prazo para os empregadores entregarem o formulário W-2?

O IRS exige o envio de documentos fiscais, como W-9s e W-4s, todos os anos, razão pela qual o preenchimento dos formulários W-2 é obrigatório para os empregadores, independentemente da dimensão da sua empresa. Mas quando é exatamente o prazo anual para enviar seus formulários W-2?

Prazo final do IRS para empregadores

O prazo para entrega dos formulários W-2 é definido pela Receita Federal dos Estados Unidos (IRS) e termina em 31 de janeiro de 2025. É aplicável ao ano fiscal anterior (2023). Se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, o prazo será prorrogado para o próximo dia útil.

Prazos específicos por estado para a apresentação do W-2

Na maioria dos casos, você precisa entregar seus formulários W-2 ao IRS até 31 de janeiro de 2025. A data de vencimento é a mesma para registros eletrônicos e em papel.

No entanto, existem algumas exceções a essa regra. Aqui estão os estados que permitem que você conclua seu processo de registro após a data mencionada:

• Iowa – 15 de fevereiro
• Louisiana – 28 de fevereiro
• Missouri – 28 de fevereiro se você tiver menos de 250 funcionários; caso contrário, o prazo final é 31 de janeiro.
• Nova Jersey – 15 de fevereiro
• Novo México – 28 de fevereiro

Depois, há estados que não exigem que você emita formulários W-2:

• Alasca – Sem imposto de renda estadual
• Califórnia – Você declara salários e retenções com o formulário DE 9C.
• Flórida – Sem imposto de renda estadual
• Nevada – Sem imposto de renda estadual
• New Hampshire – Não há imposto estadual sobre o rendimento dos funcionários
• Nova Iorque – Você declara salários e retenções com o formulário NYS-45.
• Dakota do Sul – Sem imposto de renda estadual
• Tennessee – Não há imposto estadual sobre o rendimento dos funcionários
• Texas – Sem imposto de renda estadual
• Washington – Sem imposto de renda estadual
• Wyoming – Sem imposto de renda estadual

Como garantir o envio atempado do seu W-2

Como com qualquer outro documento fiscal, você precisa garantir que cumpre o prazo do IRS para os formulários W-2. Para isso, você precisa coletar as informações necessárias a tempo.

Reunindo as informações necessárias com antecedência

Você não pode entregar um formulário W-2 dentro do prazo, a menos que se prepare para o preenchimento reunindo as informações necessárias. Em vez de fazer todo o trabalho manualmente, encontre os dados no seu software de contabilidade. A maioria dos programas oferece uma visão geral detalhada dos salários e impostos dos seus funcionários. Alguns até incorporam os dados diretamente nos formulários W-2, eliminando a necessidade de calcular os valores.

Tenha estes pontos em mente ao preencher as caixas individuais no seu software:

• Escreva todas as entradas em fonte Courier preta tamanho 12. As máquinas não conseguem ler fontes em itálico, caligráficas e manuscritas. A tinta preta também é incompatível com programas que processam formulários W-2.
• Não use o símbolo do dólar e vírgulas. Em vez disso, escreva os números usando pontos decimais. Certifique-se de incluir a parte dos centavos e, se um número não precisar dela, escreva-a com zeros. Aqui está um exemplo de um valor bem escrito: 15000,50 (15.500,50 dólares em escrita padrão).
• Deixe em branco as caixas que não se aplicam aos seus funcionários. Normalmente, são as caixas 9 e 14.
• Se você estiver enviando seus formulários pelo correio, não dobre nem corte as páginas após imprimi-las. Além disso, evite grampear os formulários W-2 aos formulários W-3 (que resumem os seus W-2).

Se isso parecer muito demorado, você sempre pode terceirizar o trabalho para uma empresa de contabilidade ou qualquer outro provedor de folha de pagamento.

Por fim, tenha em mente que nem todos recebem a mesma cópia:

• A cópia 1 deve ser enviada apenas à autoridade fiscal do seu estado.
• A cópia 2 é enviada à autoridade fiscal do seu estado e ao funcionário.
• A cópia A vai para a SSA.
• A cópia B é apresentada juntamente com a declaração de impostos do trabalhador.
• A cópia C é entregue ao trabalhador para seus registros pessoais.
• A cópia D é para você, para seus registros pessoais.

Consequências de não cumprir o prazo do W-2

Os formulários W-2 desempenham um papel fundamental nas declarações fiscais dos seus funcionários, razão pela qual o IRS estabelece um prazo específico para a sua apresentação, cujo incumprimento implica sanções. A maioria dos estados tem uma data de vencimento, então o que acontece se você se atrasar? Você enfrenta penalidades severas.

Penalidades por atraso na apresentação

As penalidades por atrasos na apresentação do W-2 não são as mesmas. Elas dependem de quanto tempo você demora para enviar o formulário e se você ignora ou não os avisos do IRS:

• Se você entregar os formulários W-2 dentro de um mês após 31 de janeiro (ou qualquer outro prazo em seu estado), pagará uma multa de US$ 50 por formulário.
• Se você enviar os formulários W-2 após o prazo de 30 dias após o prazo inicial (31 de janeiro, 15 de fevereiro ou 28 de fevereiro) e agosto se aproximar, você pagará US$ 110 por formulário.
• Se você enviar o W-2 em agosto, geralmente pagará US$ 290 por formulário.
• Se você não enviar os formulários em agosto e ignorar as advertências do IRS, SSA ou qualquer outra administração relevante, sua taxa poderá subir para até US$ 580 por formulário.

Os atrasos nas entregas não são a única situação em que as penalidades acima se aplicam. O IRS pode multá-lo mesmo que você envie seus formulários W-2 dentro do prazo, por vários motivos:

• Você não forneceu todas as informações.
• Você enviou cópias físicas, embora seja obrigatório enviá-las eletronicamente (as empresas que apresentam pelo menos 250 formulários devem fazê-lo eletronicamente, de acordo com o IRS).
• Você informou o número de identificação fiscal (TIN) incorreto para pelo menos um dos seus funcionários.
• Você omitiu um dos números de identificação fiscal.
• Você enviou um W-2 que não pode ser carregado pelo software do IRS ou da SSA (por exemplo, você usou tinta azul e fontes em itálico).

Impacto sobre os funcionários e as operações comerciais

A perda financeira é uma consequência direta do não cumprimento dos requisitos do IRS W-2. No entanto, talvez não sejam as consequências mais graves. Se você repetidamente não cumprir prazos e ignorar avisos do IRS, o efeito sobre seus funcionários pode ser ainda mais prejudicial.

Isso remete ao objetivo principal dos formulários W-2, que é permitir que seus funcionários declarem impostos federais e estaduais. Se você é quem está impedindo os membros da sua equipe de enviar as declarações de imposto de renda, eles não terão uma boa opinião sobre você, para dizer o mínimo. Manter-se motivado em um ambiente assim é praticamente impossível.

E com uma força de trabalho desmotivada, as chances de crescimento da sua organização são mínimas ou inexistentes. Se seus funcionários não se importam em aprimorar seus produtos ou serviços, a experiência do cliente cairá drasticamente.

Por fim, o envio tardio ou incorreto do formulário W-2 é motivo de distração. Quanto mais formulários W-2 você precisar reenviar, mais tempo precisará dedicar longe das atividades estratégicas de ser proprietário de uma empresa.

Como preencher o formulário W-2 antes do prazo final

Agora que você sabe por que os atrasos nas declarações são passíveis de penalidades e quanto você pode perder se enviar vários formulários W-2 incorretamente, é importante aprender como evitar que isso aconteça. Quer você esteja transmitindo os documentos eletronicamente ou por correio, é essencial fazê-lo corretamente.

Opções de arquivamento eletrônico versus arquivamento por correio

O envio eletrônico do formulário W-2 é a maneira mais fácil e vantajosa de cumprir essa exigência do IRS:

• Rapidez – Se você tiver todas as informações à sua frente, não deve demorar mais do que alguns segundos para enviar um W-2 eletronicamente. O portal de arquivamento possui uma interface intuitiva que elimina as dúvidas associadas a esse processo.
• Segurança – Com os registros eletrônicos, você não precisa se preocupar com perda ou roubo de informações. Não há transportadoras ou outros intermediários envolvidos. É só você e uma plataforma de envio altamente segura com padrões avançados de criptografia.
• Econômico – Entregas presenciais podem ser arriscadas, especialmente se o entregador não for confiável. Se eles perderem seus formulários W-2, pode ser difícil provar que eles são responsáveis pela perda. Isso pode exigir que você reimprima centenas de documentos, e o custo aumenta rapidamente. Os registros eletrônicos são uma alternativa econômica devido à sua natureza sem papel.

Siga os seguintes passos para enviar o documento eletronicamente:

1. Visite o site da SSA Business Services.
2. Crie uma conta ou faça login com seu nome de usuário e senha.
3. Carregue o relatório salarial do funcionário correspondente utilizando o formato disponível.
4. Voltar à página inicial.
5. Selecione “Relatar salários à Previdência Social”.
6. Siga as instruções na tela para criar e arquivar seu W-2. Você pode gerar até 50 formulários, todos acessíveis sempre que precisar imprimir uma cópia física.

Este método de preenchimento é simples, mas não é o fim do mundo se você cometer um erro e perceber antes do prazo final. Você pode corrigir nomes errados, incompatibilidades de SSN e outros erros após o envio.

Se você ainda prefere o método tradicional de enviar seus formulários W-2 pelo correio, use o seguinte endereço:

Centro de Operações Diretas
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Se for um envio de última hora, você precisará encaminhar seus formulários W-2 para o Serviço Postal dos Estados Unidos (UPS) ou para a Federal Express. Os transportadores enviarão os documentos para este endereço:

Centro de Operações Diretas
ATTN: Processo W-2
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Por fim, utilize este endereço se estiver enviando os formulários pelo correio normal:

Centro de Operações Diretas
P.O. Caixa Postal 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333

Como solicitar uma prorrogação para a apresentação do W-2

Se você estiver em risco iminente de perder o prazo para apresentar o formulário W-2, não entre em pânico ainda. Você pode solicitar uma prorrogação do prazo.

Para isso, você precisa preencher o Formulário 8809 junto ao IRS. Também conhecido como Pedido de Prorrogação do Prazo para Apresentação de Informações de Declarações, este formulário prolonga o prazo por mais 30 dias se você tiver um motivo válido para acreditar que não conseguirá cumpri-lo.

Mas tenha em mente que o envio deste formulário não prolonga automaticamente o seu prazo. Você deve declarar claramente o motivo do atraso e assinar o documento sob pena de perjúrio.

A maneira mais fácil de preencher o formulário é através do sistema FIRE do IRS. Possui uma interface conveniente que confirma automaticamente se você enviou o documento com sucesso.

Quanto ao momento, quanto mais cedo você emitir o formulário, melhor. A maioria dos empresários faz isso entre 1º e 31 de janeiro, que é geralmente quando o IRS começa a analisar os formulários W-2. Se o dia 31 de janeiro cair em um feriado federal ou fim de semana, você poderá entregá-lo no dia útil seguinte.

Circunstâncias especiais para prorrogações

O formulário 8809 pode ser a sua luz no fim do túnel, mas somente se o motivo do atraso for justificado. O IRS reconhece os seguintes motivos como explicações válidas para o atraso na entrega dos formulários W-2:

• Você sofreu um tornado, inundação, furacão, terremoto ou qualquer outro desastre natural que destruiu seus registros, incluindo aqueles relevantes para os formulários W-2.
• Você sofreu um evento catastrófico em uma região federal declarada área de desastre, o que o impediu de retomar suas operações comerciais.
• A pessoa que deveria preencher o formulário estava gravemente doente, ausente ou faleceu.
• Este é o seu primeiro ano de atividade.
• O prestador de serviços de folha de pagamento tinha um motivo válido (por exemplo, um desastre natural, morte ou doença grave) para não lhe fornecer as informações salariais/fiscais a tempo.

Se você receber uma resposta positiva, será sua última chance de enviar o documento dentro do prazo. Você não pode receber uma segunda prorrogação.

O que fazer se você perder o prazo

O prazo para o W-2 é prorrogável, mas apenas em circunstâncias especiais. É provável que você não se qualifique para a prorrogação, aumentando o risco de perder o prazo. O que você deve fazer se isso acontecer?

Mitigação de penalidades e ações corretivas

A coisa mais importante a fazer quando se perde o prazo para o W-2 é manter a calma e iniciar imediatamente as ações corretivas. Quanto mais cedo você fizer isso, menos severa será a sua penalidade.

Por exemplo, se um dos seus formulários W-2 foi rejeitado, você deve corrigir qualquer informação incorreta ou incompleta e reenviá-lo:

• Envio do formulário incorreto – Não é possível usar o mesmo formulário W-2 que você enviou em 2023. O formulário de 2025 é ligeiramente diferente.
• Deixar os números de segurança social em branco – Cada formulário W-2 requer o número de segurança social do funcionário. Os formulários que deixarem o campo em branco serão rejeitados. Ao reenviar o documento, certifique-se de que o SSN contenha traços (por exemplo, 123-45-6666).
• Inserir o nome errado do funcionário – Você deve usar o nome completo legal do funcionário, não o apelido dele.
• Envio de formulários manuscritos – A SSA e o IRS só aceitam formulários W-2 eletrônicos e impressos. Se você enviou um formulário preenchido à mão, mude imediatamente para um formato digital.

Em alguns casos, as ações corretivas podem não ser necessárias. Se você enviar um dos seus W-2s com atraso, mas normalmente cumprir suas obrigações fiscais dentro do prazo, o IRS poderá dispensá-lo. Aqui estão as condições que você deve cumprir para se qualificar para esta cortesia:

• Você apresentou todas as declarações fiscais dentro do prazo.
• Você não tem saldo pendente ou celebrou um acordo de parcelamento com o IRS.
• Você não teve nenhuma penalidade nos últimos três anos.

Principais conclusões

• O prazo para entrega dos formulários W-2 pelos empregadores é 31 de janeiro de 2025.
• Alguns estados têm prazos diferentes, como Missouri, Louisiana, Novo México (28 de fevereiro), Iowa e Nova Jersey (15 de fevereiro).
• As penalidades por não cumprir o prazo variam de $50 a $580 por formulário.
• Você pode prorrogar o prazo por mais 30 dias se indicar um motivo válido para o atraso no Formulário 8809.

Perguntas frequentes

Os empregadores podem apresentar os formulários W-2 após o prazo sem penalidades?

Sim. Os empregadores podem apresentar os formulários W-2 após o prazo sem penalidades se o IRS lhes tiver concedido uma isenção. O motivo mais comum para uma isenção é ter sofrido um desastre natural que interrompeu suas operações e impediu o acesso aos registros dos funcionários.

O que os funcionários devem fazer se não receberem o formulário W-2?

Se um funcionário não receber seu W-2, ele deve primeiro verificar o software onde o empregador carrega os formulários. Se não estiver lá, eles devem consultar o proprietário. Se o proprietário não fornecer os documentos antes do prazo, os funcionários devem informar o IRS sobre o problema.

Existem prazos diferentes para o envio eletrônico e em papel do formulário W-2?

Não. Não há prazos diferentes para o envio eletrônico e em papel do formulário W-2. A data de vencimento é a mesma: 31 de janeiro, 15 de fevereiro ou 28 de fevereiro, dependendo do seu estado.