10 Merkmale der besten CRM-Lösungen für Marketingagenturen

Agenturen aller Branchen verlassen sich auf Software und technologiebasierte Tools, um ihren Kunden ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten. Je optimierter die Technologieplattform einer Agentur ist, desto effizienter können Arbeitsabläufe und Prozesse gestaltet werden. Ein Customer-Relationship-Management-System oder CRM ist eine beliebte Wahl, die zahlreiche Funktionen und Vorteile bietet. Wenn Käufer wissen, auf welche Funktionen sie bei den besten CRM-Plattformen für Marketingagenturen achten müssen, können sie Zeit und Geld sparen.

CRMs eignen sich hervorragend zum Sammeln von Daten, zum schnellen Aktualisieren von Kundenkonten und zum Notieren des Fortschritts von Projekten oder Kundeninteraktionen. Einige bieten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Tools für die Zusammenarbeit, Verkaufsberichte und Unterstützung bei der Buchhaltung.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum CRM-Systeme für Marketingagenturen so nützlich sind und wie Sie das beste System für Ihre Teams auswählen können.

Was ist ein CRM für Marketingagenturen?

Das Kunden- oder Klientenbeziehungsmanagement ist für alle Agenturen von entscheidender Bedeutung. Die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Kunden umgehen, bestimmt den Ruf Ihres Unternehmens und seine Wachstumschancen und kann sogar die Kundenbindung fördern. Es versteht sich daher von selbst, dass CRM-Software die Prozesse zum Aufbau von Beziehungen in Ihrer Agentur unterstützen muss.

Das CRM erreicht dies, indem es eine einzige Plattform für die Erfassung von Interaktionen mit Kunden bereitstellt. Diese Plattform wird zu einem zentralen Speicherort für Kundendaten und bietet Teammitgliedern schnelle und einfache Möglichkeiten, auf die Informationen zuzugreifen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Zu den geschäftskritischen Daten, die in einem CRM-System einer Marketingagentur gespeichert sind, können gehören:

• Persönliche Daten der Kunden.
• Anzahl der Interaktionen mit potenziellen Leads.
• Anmeldedaten für bestehende Kundensysteme, z. B. Social-Media-Konten, Google Ads usw.
• Projektzeitpläne, wie abgeschlossene Aufgaben und Namen der Mitarbeiter.
• Dokumente und andere Vermögenswerte, die für den Abschluss des Projekts unerlässlich sind.
• Daten aus anderen Informationsquellen der Behörde, wie Datenbanken und Tabellenkalkulationen.
• Kundenabwanderungsraten und Gründe dafür.

Einige CRMs ermöglichen es Agenturen, bei ihrer Expansion zusätzliche Datenquellen hinzuzufügen. Beispielsweise könnte eine Marketingagentur, die einen Thought-Leadership-Blog startet, daran interessiert sein, Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Einige CRMs können sich mit Blog-Anbietern verbinden und nützliche Informationen wie Besucherzahlen, Klickraten für CTAs und die Herkunft der Leser extrahieren. Dies könnte zeigen, dass soziale Medien der effektivste Weg sind, um Besucher auf Blogs zu lenken, sodass Marketingfachleute ihre Bemühungen in diese Richtung neu ausrichten können.

CRMs nutzen Daten, um Prozesse zu optimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Sie sind auch unerlässlich für den Aufbau und die Pflege sinnvoller Beziehungen zu Leads und Kunden.

Vorteile eines CRM für Marketingagenturen

Die Investition in Software für das Beziehungsmanagement ist für viele Marketingagenturen ein wichtiger Faktor. Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass 91 % der Unternehmen mit mehr als 11 Teammitgliedern ein CRM-System einsetzen, um verschiedene Aspekte ihres Geschäfts zu verwalten. Diese Unternehmen berichteten außerdem, dass CRMs die Produktivität ihrer Teams um bis zu 50 % gesteigert haben. Es liegt auf der Hand, dass ein schneller Zugriff auf Kundendaten und Interaktionen die Effizienz erheblich steigert. Hier sind nur einige weitere Vorteile von CRM für Marketingagenturen.

Bessere Kundenbeziehungen

Ein CRM, das keine besseren Kundenbeziehungen unterstützt, ist eigentlich gar kein CRM. Ihre Marketingagentur-Software sollte stets die Kundeninteraktionen verbessern, denn dies ist die Grundlage für ein beständiges Geschäftswachstum. CRMs erreichen dies, indem sie Ihren Teammitgliedern einen besseren Zugriff auf die Kontaktdaten Ihrer Kunden, die Anzahl der Kontaktaufnahmen und die bevorzugten Kommunikationsmethoden ermöglichen.

Fortschrittliche CRMs helfen den Mitarbeitern der Agentur auch dabei, besser miteinander zu interagieren, was die Leistung und damit die Kundenzufriedenheit steigert. Die besten CRM-Systeme für Marketingagenturen unterstützen das Kundenerlebnis vom ersten Kontakt über die Einarbeitung bis hin zum Projektabschluss.

Bonsai bietet verschiedene Formulare und Vorlagen, die die Einarbeitung erleichtern, was ein wichtiger Bestandteil für den Aufbau einer positiven Beziehung zwischen Agentur und Kunde ist.

Höhere Kundenbindungsraten

Kundenbindung ist von entscheidender Bedeutung, da die Gewinnung neuer Kunden mehr kostet als die Bindung bestehender Kunden. CRMs helfen dabei, ein Gleichgewicht zwischen der Gewinnung neuer Kunden und der Bereitstellung des hervorragenden Service zu finden, den bestehende Kunden von Ihrer Agentur erwarten.

Kunden, die mit Ihrer Leistung zufrieden sind, bleiben länger und bestellen erneut. Gartner nennt Personalisierung, hervorragende Onboarding-Prozesse und Kundenservice als drei wichtige Faktoren für eine höhere Kundenbindung. All dies lässt sich mit vollständigen Kundendaten und effektiven Tools für die Zusammenarbeit besser erreichen.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Diese Tools kommen sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihren Kunden zugute. Der einfache Zugriff auf die Kontaktdaten der Ansprechpartner, Projektzeitpläne und Kundenressourcen hilft Fachleuten dabei, schnelle und fundierte Entscheidungen über ihre nächsten Schritte zu treffen.

Vertriebsleiter können Leads den Mitarbeitern zuweisen, die für bestimmte Herausforderungen am besten geeignet sind. Content-Ersteller können schnell auf Briefings, Ressourcen und andere relevante Assets zugreifen. Kampagnenmanager erhalten Zugang zu Datenquellen, die ihnen helfen, Marketingstrategien voranzutreiben.

Schnellere Entscheidungsfindung verbessert die Effizienz und trägt wiederum dazu bei, die so wichtigen hervorragenden Kundenerlebnisse zu bieten.

Weitere Möglichkeiten, Ergebnisse zu erzielen

Ein Teil einer großartigen Erfahrung besteht darin, zu entdecken, wie Ihre Agentur den Erfolg für das Unternehmen eines Kunden erzielt hat. Das CRM Ihrer Marketingagentur sollte mehrere Datenströme speichern und zugänglich machen. Wenn es darum geht, Ihren Kunden Ihre Erfolgsquote zu präsentieren, bieten Ihnen diese Daten viel mehr Möglichkeiten, diese Ergebnisse darzustellen.

Sie können die Daten in Ihrem CRM mit Business-Intelligence-Tools (BI) oder anderen Datenanalyselösungen kombinieren, um Visualisierungen zu erstellen. Dadurch werden Ihre komplexen Marketingdaten für Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation Ihres Kunden zugänglich. CRM-Funktionen wie Projektzeitpläne und Checkboxen für die Erledigung von Aufgaben ermöglichen es Ihnen, Kennzahlen wie „Zeit bis zur Fertigstellung“ einzubeziehen. Sie können diese Daten nicht nur nutzen, um bestehende Kunden zu beeindrucken, sondern auch, um Ihre Effektivität gegenüber potenziellen Neukunden zu vermarkten.

Verbesserter Datenschutz

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kundenzufriedenheit ist es, sicherzustellen, dass ihre Vermögenswerte bei Ihnen sicher sind. Im Jahr 2023 kam es zu einem starken Anstieg der Datenverstöße, mit einem Höchststand von 3.205 Fällen kompromittierter Daten, von denen 353 Millionen Menschen betroffen waren. Kunden müssen wissen, dass Sie Maßnahmen zum Schutz ihrer persönlichen Daten ergreifen.

Die Speicherung von Namen, E-Mail-Adressen und Anmeldedaten für mehrere Systeme in verschiedenen Datenbanken und Tabellenkalkulationen schafft Sicherheitslücken. Umgekehrt trägt eine einzige Quelle der Wahrheit, in der alle Kundendaten, Projektaufgaben und andere wichtige Daten gespeichert sind, dazu bei, die Widerstandsfähigkeit eines gesamten Unternehmens zu verbessern.

Das richtige CRM kann die organisatorischen Fähigkeiten und die Effizienz einer Agentur steigern. Die Kundenerfahrung verbessert sich, und die Mitarbeiter der Agentur werden befähigt, mehr zu leisten und ihre Arbeit besser zu machen.

CRM für Marketingagenturen: Die 10 wichtigsten Funktionen

Um diese Vorteile zu nutzen, müssen Sie sich die Zeit nehmen, ein für Ihre Agentur geeignetes CRM-System zu finden. Dazu gehören Recherchen, Gespräche mit Anbietern und die Nutzung von Demos und kostenlosen Testversionen, sofern möglich. Hier sind 10 der wichtigsten Funktionen, auf die Agenturen bei einem guten CRM achten sollten.

1. Speicherung und Verwaltung von Kundenkontakten

Alle CRMs sollten die Möglichkeit haben, Kundenkontaktdaten zu speichern und zu erstellen. Das ist der Kern eines guten Kundenbeziehungsmanagements – wenn Sie Ihre Kunden nicht erreichen können, können Sie ihre Entscheidungen nicht wirklich beeinflussen.

Fragen Sie CRM-Anbieter, ob es eine Möglichkeit gibt, CRMs mit Kontaktformularen auf Ihrer Website oder Ihrem Blog zu verbinden. Sie könnten dies nutzen, um Kontaktinformationen von potenziellen Kunden zu sammeln und gleichzeitig deren Einwilligung zur Kontaktaufnahme einzuholen. Schauen Sie auch, ob Sie einen Einblick in die Organisation der Kontaktdaten bekommen können. Ist die Benutzeroberfläche intuitiv oder unübersichtlich und schwer zu bedienen? Dies wirkt sich auf die Arbeitsgeschwindigkeit Ihrer Teammitglieder aus, was wiederum die Kundenerfahrung beeinflusst.

2. Identifizierung und Management von Bleibelastungen

Es ist schwierig, Ihre Agentur zu vergrößern, wenn Sie keine Möglichkeit haben, potenzielle Kunden zu identifizieren. Ihr CRM sollte idealerweise Möglichkeiten bieten, Leads zu identifizieren, die an bestimmten Produkten und Dienstleistungen interessiert sind. Die Plattform kann sogar Vertriebs- oder Kundenbetreuer benachrichtigen, wenn ein potenzieller Lead in das System gelangt.

Einige CRMs nutzen Analyse-Tools, um Leads in die engere Wahl zu nehmen und Vorhersagen darüber zu treffen, wer am ehesten oder am wenigsten wahrscheinlich konvertieren wird. Einblicke wie diese ermöglichen es Vertriebsmitarbeitern, ihre Zeit entsprechend einzuteilen oder „schwierigere“ Leads an erfahrenere Teammitglieder weiterzuleiten.

Wenden Sie sich an Ihr Vertriebsteam, wenn Sie den Bereich Lead-Management eines CRM-Systems prüfen. Die Endnutzer von Tools sind eine der besten Ressourcen bei der Auswahl von Software, da sie genau wissen, welche Funktionen für sie wichtig sind.

3. Kundeninteraktionsmanagement

Sie müssen nicht nur wissen, wer Ihre Leads sind, sondern auch genau dokumentieren, wie und wann Sie mit ihnen in Kontakt treten. Ohne diese Informationen könnten Sie sie mit unerwünschten Anrufen oder E-Mails zuspammen.

Angenommen, ein Lead hat in Ihrem letzten Artikel über Trends im digitalen Marketing auf einen CTA geklickt. Sie haben ihre Kontaktdaten eingegeben und um einen Rückruf gebeten. Wenn ein Mitglied Ihres Vertriebsteams diese Kunden anruft und kein CRM hat, um diese Interaktion zu protokollieren, kann es passieren, dass jedes Teammitglied diesen Anruf unwissentlich wiederholt. Dies führt zu einer schlechten Erfahrung – eine Erfahrung, die den Kunden wahrscheinlich zu einem Wettbewerber treibt.

Effektive CRMs liefern Daten darüber, wie oft ein Kunde kontaktiert wurde und welche Kommunikationsmethoden er bevorzugt. Das Verständnis dieser Details ermöglicht es Agenturen, personalisierte Erlebnisse zu schaffen, die zum Aufbau profitablerer Beziehungen beitragen.

4. Planungstools

Fortschrittliche CRM-Systeme für Marketingagenturen verfügen möglicherweise über eine Reihe von Funktionen, die Teams dabei helfen, ihre Zeit besser zu verwalten. Eines der wichtigsten Tools, das direkt mit dem Kundeninteraktionsmanagement verbunden ist, ist das Planungstool. Die Möglichkeit, Anrufe, E-Mails und Besprechungen zu planen und diese Termine sofort mit Kunden und Kollegen zu teilen, kann bahnbrechend sein.

Ein zentraler Terminplanungsdienst ersetzt individuelle Kalender, die synchronisiert werden müssen, Einladungen und andere zeitaufwändige Aktionen.

Wenn Sie Ihren Kunden einfache Möglichkeiten bieten, Anrufe und Besprechungen zu planen, fühlen sie sich wertgeschätzt. Das CRM von Bonsai bietet eine integrierte Terminplanung mit einer übersichtlichen, aufgeräumten Benutzeroberfläche, die Kunden sanft durch den Terminplanungsprozess führt.

5. Erstellung eines Kundenprofils

Die Möglichkeit für Ihre Kunden, ihre eigenen Termine zu vereinbaren und Assets hochzuladen, ist Teil der Erstellung ihres Profils. Die besten CRM-Tools für Marketingagenturen sollten dafür einen eigenen Bereich haben. Jedes Profil enthält idealerweise Tags, Notizen, Projektinformationen und anpassbare Felder, die für Ihre Agentur oder einen bestimmten Kunden einzigartig sind. Sie können frühere Marketingkampagnen, die Sie für diesen Kunden durchgeführt haben, Erfolgsraten oder wichtige Mitarbeiter angeben.

Vergewissern Sie sich bei jedem CRM-Anbieter, dass es eine Möglichkeit gibt, Kundenprofile zu erstellen und schnell zu bearbeiten. Ohne diese Funktion könnte es für Ihre Agentur schwierig sein, den Erfolg Ihrer Kampagnen zu überwachen.

6. Angebotserstellung

Ein umfassendes Kundenprofil kann bei der Personalisierung von Angeboten hilfreich sein. Zu wissen, mit wem man kommunizieren muss und wie diese Personen in der Vergangenheit reagiert haben, hilft dabei, Angebote maßzuschneidern und Kunden zur Annahme zu bewegen. Eine gute CRM-Lösung für Marketingagenturen sollte Tools bereitstellen, mit denen Teammitglieder schnell Angebote erstellen können.

Überprüfen Sie, ob das CRM ästhetisch ansprechende, markengerechte Vorschläge bietet, die vorhandene Daten nutzen. Diese Vorschläge sollten für die Kunden leicht zu akzeptieren sein und im Idealfall keine endlosen Fragen und Verzögerungen nach sich ziehen. Ein guter Vorschlag führt zu mehr Geschäft und besseren Erfahrungen für alle Beteiligten.

7. Kundenportale

Unter Berücksichtigung dieser Kundenerfahrung sollte Ihr CRM intuitive Möglichkeiten für Kunden bieten, sich anzumelden und mit Ihnen zu interagieren. Dies kann für die Bearbeitung von Zahlungen oder die Annahme von Angeboten erforderlich sein. Es könnte auch darum gehen, Ergebnisse anzusehen, Besprechungen zu planen oder Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen.

Darüber hinaus kann ein externes Portal Freiberuflern und Auftragnehmern eine optimierte Methode zur Kommunikation mit Projektleitern bieten. Anstatt darauf zu warten, dass Assets und Ressourcen per E-Mail eintreffen, können sie sich schnell einloggen und die Daten abrufen, auf die sie Zugriff haben. Alle können schneller mit der Arbeit beginnen, was wiederum dazu beiträgt, das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.

8. Tools für die Zusammenarbeit

Dieser letzte Punkt ist nur eine Möglichkeit, wie das CRM Ihrer Marketingagentur bessere Arbeitsweisen fördern könnte. Projektzeitpläne, Aufgabenlisten oder Dokumentordner, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden, können die Effizienz und Produktivität steigern.

Mit Bonsai lässt sich beispielsweise ganz einfach überprüfen, wie viele Projekte gerade in Arbeit sind und wer daran beteiligt ist. Jedes dieser Projekte lässt sich weiter in Aufgaben, Zeitpläne und relevante Ressourcen unterteilen. Teammitglieder sind immer nur wenige Klicks davon entfernt, die benötigten Daten zu erhalten.

Wenn Ihr CRM keine Möglichkeiten bietet, schnell auf Kundendaten zuzugreifen, kann dies Ihre Beziehung zu diesem Kunden beeinträchtigen. Mindestens 36 % der Führungskräfte von Agenturen gaben an, dass die Kundenbindung ohne Transparenz und Ehrlichkeit eine Herausforderung darstellt. Auch wenn die meisten Agenturmitarbeiter nicht die Absicht haben, ihre Kunden aktiv zu belügen, kann die Nichtbereitstellung genauer Daten zu einer schlechten Serviceerfahrung führen. Umgekehrt helfen Ihnen vollständige Daten dabei, Kundenfragen schnell zu beantworten und professioneller zu wirken, selbst wenn Sie ein kleines Team sind, das mit großen Unternehmen konkurriert.

9. Skalierbarkeit

Nur weil Ihre Agentur derzeit ein kleines Team ist, bedeutet das nicht, dass dies für immer so bleiben wird. Wenn Sie bereits expandieren und immer mehr neue Kunden gewinnen, haben Sie wahrscheinlich schon frustrierende Erfahrungen mit Software gemacht, die nicht mit Ihnen mitwächst.

Die beste CRM-Lösung für Marketingagenturen sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, dieselbe Plattform über Jahre hinweg zu nutzen. Die Umstellung auf eine neue Software, nur um wachsenden Teams und Kundenzahlen gerecht zu werden, ist mühsam und potenziell kostspielig. Sie müssen neue Pakete oder Abonnements erwerben. Dann sind da noch Schulungen und Weiterbildungen, die die Mitarbeiter der Agentur von ihren täglichen Aufgaben abhalten.

Fragen Sie Ihren CRM-Anbieter, wie er die Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit seiner Lösungen gewährleistet, um den steigenden und sich wandelnden Kundenanforderungen gerecht zu werden.

10. Benutzerfreundliche Schnittstellen

Skalierbare, funktionsreiche CRMs sind in der Regel unübersichtlich und setzen ein hohes Maß an Software-Kenntnissen beim Benutzer voraus. Für Marketingagenturen ist ein benutzerfreundliches System mit intuitiven Bildschirmen und Menüs wünschenswert. Da viele CRMs über kundenorientierte Portale verfügen, ist die Investition in eine benutzerfreundliche Option für die Gewährleistung der Kundenzufriedenheit von entscheidender Bedeutung.

Bonsai beseitigt Unordnung und bietet übersichtliche, klare Bildschirme mit klaren und leicht zu bedienenden Menüs und Arbeitsabläufen. Es gibt Hunderte von Vorlagen und Ressourcen, mit denen Sie dieses CRM für Ihre Agentur und Ihre Kunden noch effektiver nutzen können. Und wenn Sie wirklich zusätzliche Unterstützung benötigen, gibt es ein integriertes Hilfezentrum.

Anwendungsfälle für das CRM Ihrer Marketingagentur

Nachdem Sie nun die Funktionen kennengelernt haben, die Marketingfachleute an einem CRM schätzen, ist es an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, welche Art von Plattform Sie benötigen. Es gibt viele verschiedene Arten von CRM-Systemen für Marketingagenturen. Einige konzentrieren sich auf operative Strategien, die Automatisierung mehrerer Aufgaben und die Zusammenstellung projektspezifischer Dokumente in einem einzigen Repository. Strategische CRMs konzentrieren sich in der Regel auf Kundeninteraktionen und Wachstumschancen, während kollaborative CRMs effiziente Möglichkeiten zum Datenaustausch zwischen den Mitarbeitern einer Agentur bieten. Agenturen können auch in analytische CRMs investieren, die Kunden- und interne Daten detailliert auswerten, um Einblicke in wichtige Kennzahlen zu gewinnen.

Beispielsweise könnten Marketingagenturen ein analytisches CRM nutzen, um ihre Leistung anhand von KPIs wie den folgenden zu verstehen:

• Kundenbindungsraten
• Wiederkehrende Geschäfte und wiederkehrende Einnahmen
• Kunden mit den höchsten Zahlungen
• Kosten pro Lead
• Content-Performance-Raten
• Lead-Konversionsraten

Marketingagenturen befinden sich in der einzigartigen Lage, dass sie diese Informationen sowohl für ihr eigenes Geschäft als auch für die Unternehmen ihrer Kunden benötigen. Übersichtliche Berichte über die Leistung von Marketingkampagnen helfen dabei, Kunden, die wissen möchten, ob sie eine gute Investition getätigt haben, aussagekräftige Ergebnisse zu liefern.

Ein weiterer häufiger Anwendungsfall für das CRM der Marketingagentur ist die Nutzung als Kollaborationstool. Effektive Marketingkampagnen verfolgen einen Omnichannel-Ansatz. Für Agenturen könnte dies bedeuten, dass sie Social-Media-Marketing-Experten, Designer, Branding-Spezialisten und Projektmanager zusammenbringen müssen. Eine einzige Plattform, auf der alle Teammitglieder die benötigten Informationen erhalten, beseitigt Datensilos und steigert die Effizienz.

Mit dem intuitiven CRM von Bonsai lassen sich Mitarbeiter in Sekundenschnelle hinzufügen und entfernen. Diese Mitarbeiter erhalten Zugriff auf Projektzeitpläne, relevante Dokumente und die Kundendaten, die sie benötigen.

Investieren Sie in ein CRM, das speziell für Agenturen entwickelt wurde

Das CRM Ihrer Marketingagentur ist das ideale Werkzeug, um die Interaktion mit Kunden zu verbessern und gleichzeitig die Art und Weise, wie Sie mit Daten umgehen, zu optimieren. Effektive CRMs machen Daten genauer und zugänglicher – beides wichtige Aspekte, wenn man bedenkt, dass „schlechte” Daten amerikanische Unternehmen jedes Jahr 3 Billionen Dollar kosten . Die Investition in ein speziell für Agenturen entwickeltes CRM-System hilft dabei, die mit ungenauen Daten und schlechter Zusammenarbeit verbundenen Fallstricke zu vermeiden.

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