10 características das melhores soluções de CRM para agências de marketing

Agências de todos os setores dependem de software e ferramentas tecnológicas para ajudá-las a proporcionar experiências incríveis aos clientes. Quanto mais simplificada for a pilha de tecnologia de uma agência, mais eficientes serão os fluxos de trabalho e os processos. Um sistema de gestão de relacionamento com o cliente, ou CRM, é uma escolha popular, oferecendo vários recursos e benefícios. Compreender quais recursos procurar nas melhores plataformas de CRM para agências de marketing pode economizar tempo e dinheiro aos compradores.

Os CRMs são excelentes para compilar dados, atualizar rapidamente as contas dos clientes e registrar o progresso dos projetos ou das interações com os clientes. Alguns oferecem recursos adicionais, como ferramentas avançadas de colaboração, relatórios de vendas e assistência contábil.

Vamos ver por que os CRMs para agências de marketing são tão úteis e como escolher o melhor para suas equipes.

O que é um CRM para agências de marketing?

A gestão do relacionamento com o cliente é essencial para todas as agências. A forma como você interage com seus clientes determina a reputação e as oportunidades de crescimento da sua empresa e pode até mesmo impulsionar a retenção de clientes. Não é preciso dizer, portanto, que o software de CRM deve apoiar os processos de construção de relacionamentos da sua agência.

O CRM faz isso fornecendo uma única plataforma para registrar as interações com os clientes. Essa plataforma se torna um repositório central para os dados dos clientes, oferecendo aos membros da equipe maneiras rápidas e simples de acessar as informações necessárias para concluir as tarefas.

Os dados críticos para os negócios mantidos no CRM de uma agência de marketing podem incluir:

• Dados pessoais dos clientes.
• Número de interações com potenciais clientes.
• Detalhes de login para os sistemas dos clientes existentes, por exemplo, contas de redes sociais, Google Ads, etc.
• Cronogramas do projeto, como tarefas concluídas e nomes dos colaboradores.
• Documentos e outros ativos essenciais para a conclusão do projeto.
• Dados de outras fontes de informação da agência, tais como bases de dados e planilhas.
• Taxas e motivos de rotatividade de clientes.

Alguns CRMs permitem que as agências adicionem fontes de dados adicionais à medida que se expandem. Por exemplo, uma agência de marketing que inicia um blog de liderança inovadora pode querer obter insights a partir disso. Alguns CRMs podem se conectar a provedores de blogs e extrair informações úteis, como número de visitantes, taxas de cliques para CTAs e de onde os leitores são direcionados. Isso pode mostrar que as redes sociais são a forma mais eficaz de atrair visitantes para o blog, permitindo que os especialistas em marketing redirecionem seus esforços nessa direção.

Os CRMs utilizam dados para otimizar processos e melhorar a tomada de decisões. Eles também são essenciais para construir e manter relacionamentos significativos com leads e clientes.

Benefícios de um CRM para agências de marketing

Investir em software para gestão de relacionamentos é uma consideração fundamental para muitas agências de marketing. Pesquisas atuais mostram que 91% das empresas com mais de 11 membros na equipe utilizam um CRM para gerenciar vários aspectos de seus negócios. Essas empresas também relataram que os CRMs aumentaram a produtividade de suas equipes em até 50%. É evidente que a capacidade de acessar rapidamente os dados e as interações dos clientes aumenta substancialmente a eficiência. Aqui estão apenas alguns outros benefícios do CRM para agências de marketing.

Melhores relações com os clientes

Um CRM que não promove melhores relações com os clientes não é realmente um CRM. O software da sua agência de marketing deve sempre melhorar as interações com os clientes, pois essa é a base para um crescimento consistente dos negócios. Os CRMs conseguem isso melhorando o acesso dos membros da sua equipe aos detalhes de contato dos clientes, quantas vezes eles foram contatados e os métodos de comunicação preferidos.

Os CRMs avançados também ajudam os funcionários da agência a interagir melhor entre si, o que aumenta o desempenho e, consequentemente, a satisfação do cliente. Os melhores CRMs de agências de marketing apoiam a experiência do cliente desde o primeiro contato, passando pela integração, até a conclusão do projeto.

O Bonsai oferece vários formulários e modelos que facilitam a integração, o que é uma parte essencial da construção de uma relação positiva entre a agência e o cliente.

Maiores taxas de retenção de clientes

A retenção de clientes é vital, pois custa mais conquistar novos negócios do que manter um cliente existente. Os CRMs ajudam a equilibrar a impressão causada nos novos clientes com a prestação do excelente serviço que os clientes existentes esperam da sua agência.

Os clientes que estão satisfeitos com o seu desempenho permanecem por mais tempo e fazem novos pedidos. A Gartner cita a personalização, os excelentes processos de integração e o atendimento ao cliente como os três principais fatores para aumentar a retenção de clientes. Tudo isso é mais fácil de alcançar com dados completos dos clientes e ferramentas de colaboração eficazes.

Tomada de decisão aprimorada

Essas ferramentas também beneficiam seu pessoal, bem como seus clientes. O fácil acesso aos detalhes de contato dos leads, cronogramas de projetos e ativos dos clientes ajuda os profissionais a tomar decisões rápidas e informadas sobre os próximos passos.

Os líderes da equipe de vendas podem alocar leads aos funcionários mais adequados para lidar com desafios específicos. Os criadores de conteúdo podem acessar rapidamente briefings, recursos e outros ativos relevantes. Os gerentes de campanha obtêm acesso a fontes de dados que ajudam a impulsionar as estratégias de marketing.

A tomada de decisões mais rápida melhora a eficiência, contribuindo novamente para proporcionar aquelas experiências excelentes e tão importantes para os clientes.

Mais maneiras de apresentar resultados

Parte de uma ótima experiência é descobrir como sua agência criou sucesso para o negócio de um cliente. O CRM da sua agência de marketing deve armazenar e fornecer acesso a vários fluxos de dados. Quando chegar a hora de mostrar aos seus clientes sua taxa de sucesso, esses dados oferecem muito mais maneiras de apresentar esses resultados.

Você pode combinar os dados do seu CRM com ferramentas de inteligência de negócios (BI) ou outras soluções de análise de dados para gerar visualizações. Isso torna seus dados complexos de marketing acessíveis aos funcionários em todos os níveis da organização do seu cliente. Recursos de CRM, como cronogramas de projetos e caixas de seleção para conclusão de tarefas, permitem incluir métricas como “Tempo para conclusão”. Além de impressionar os clientes atuais, você pode usar esses dados para divulgar sua eficácia a futuros clientes em potencial.

Proteção de dados aprimorada

Outro aspecto importante da satisfação do cliente é garantir que seus ativos estejam seguros com você. As violações de dados aumentaram drasticamente durante 2023, atingindo um pico de 3.205 casos de dados comprometidos, afetando 353 milhões de pessoas. Os clientes precisam saber que você está tomando medidas para proteger suas informações pessoais.

Armazenar nomes, endereços de e-mail e detalhes de login para vários sistemas em várias bases de dados e planilhas cria vulnerabilidades de segurança. Por outro lado, ter uma única fonte de verdade onde todos os detalhes do cliente, tarefas do projeto e outros dados críticos são armazenados ajuda a melhorar a resiliência em toda a organização.

O CRM certo pode elevar a capacidade organizacional e a eficiência de uma agência. A experiência do cliente melhora e os membros da equipe da agência são capacitados para fazer mais e melhor.

CRM para agências de marketing: 10 principais recursos

Para obter esses benefícios, é necessário dedicar tempo para encontrar um CRM adequado para a sua agência. Isso envolve pesquisa, conversas com fornecedores e aproveitamento de demonstrações e testes gratuitos, sempre que possível. Aqui estão 10 dos principais recursos que as agências devem procurar em um ótimo CRM.

1. Armazenamento e gerenciamento de contatos de clientes

Todos os CRMs devem ter a capacidade de armazenar e produzir informações de contato dos clientes. Este é o cerne de uma boa gestão das relações com os clientes — se não conseguir entrar em contato com seus clientes, não poderá realmente influenciar suas decisões.

Pergunte aos fornecedores de CRM se existe uma opção para conectar CRMs a formulários de contato em seu site ou blog. Você pode usar isso para reunir informações de contato de leads visitantes, obtendo ao mesmo tempo o consentimento deles para entrar em contato. Além disso, veja se consegue dar uma olhada em como as informações de contato estão organizadas. É uma interface intuitiva ou é confusa e difícil de navegar? Isso afetará a velocidade com que os membros da sua equipe podem trabalhar, o que, por sua vez, afeta a experiência dos clientes.

2. Identificação e gerenciamento de leads

É difícil fazer sua agência crescer se você não tiver uma maneira de identificar possíveis clientes em potencial. Idealmente, seu CRM deve fornecer maneiras de identificar leads interessados em produtos e serviços específicos. A plataforma pode até mesmo notificar a equipe de vendas ou de gestão de relacionamento quando um lead potencial chega ao sistema.

Alguns CRMs utilizam ferramentas analíticas para selecionar leads e fornecer previsões sobre quem tem mais ou menos chances de converter. Informações como essas permitem que os profissionais de vendas aloquem seu tempo adequadamente ou encaminhem os leads mais “difíceis” para membros mais experientes da equipe.

Consulte sua equipe de vendas ao analisar a parte de gerenciamento de leads de qualquer CRM. Os usuários finais das ferramentas são um dos melhores recursos na hora de escolher um software, pois sabem exatamente quais recursos são importantes para eles.

3. Gerenciamento da interação com o cliente

Além de entender quem são seus leads, você precisa de um registro claro de como e quando está entrando em contato com eles. Sem isso, você pode acabar enviando spam com chamadas ou e-mails indesejados.

Digamos que um lead clicou em um CTA no seu artigo mais recente sobre tendências de marketing digital. Eles preencheram seus dados de contato e solicitaram uma ligação. Se um membro da sua equipe de vendas ligar para eles e não tiver um CRM para registrar essa interação, todos os membros da equipe também poderão repetir essa ligação sem saber. Isso cria uma experiência ruim — que provavelmente levará o cliente potencial a procurar um concorrente.

CRMs eficazes fornecem dados sobre quantas vezes um cliente foi contatado e seus métodos preferidos de comunicação. Compreender esses detalhes permite que as agências criem experiências personalizadas que ajudam a construir relacionamentos mais lucrativos.

4. Ferramentas de agendamento

Os CRMs avançados para agências de marketing podem ter uma variedade de recursos para ajudar as equipes a gerenciar melhor seu tempo. Uma das mais importantes — que está diretamente ligada ao gerenciamento da interação com o cliente — é a ferramenta de agendamento. A capacidade de agendar chamadas, e-mails e reuniões e compartilhar esses horários instantaneamente com clientes e colegas pode ser um divisor de águas.

Um serviço de agendamento centralizado substitui calendários individuais que exigem sincronização, convites e outras ações demoradas.

Oferecer aos seus clientes maneiras simples de agendar chamadas e reuniões ajuda-os a se sentirem valorizados. O CRM da Bonsai oferece agendamento integrado com uma interface limpa e organizada que orienta os clientes de forma simples durante o processo de agendamento.

5. Criação do perfil do cliente

Permitir que seus clientes agendem suas próprias reuniões e enviem arquivos faz parte da criação do perfil deles. As melhores ferramentas de CRM para agências de marketing devem ter um espaço dedicado a isso. Idealmente, cada perfil contém tags, notas, informações sobre projetos e campos personalizáveis exclusivos da sua agência ou de um cliente específico. Você pode incluir campanhas de marketing anteriores que realizou para esse cliente, taxas de sucesso ou pessoal-chave.

Certifique-se de verificar com qualquer provedor de CRM se existe uma maneira de criar e manipular rapidamente os perfis dos clientes. Sem esse recurso, sua agência pode ter dificuldade em monitorar o sucesso da campanha.

6. Geração de propostas

Um perfil completo do cliente pode ajudar na personalização de propostas. Saber com quem se comunicar e como eles responderam no passado ajuda a personalizar propostas e orientar os clientes para a aceitação. Uma boa agência de marketing CRM deve fornecer ferramentas que ajudem os membros da equipe a gerar propostas rapidamente.

Verifique se o CRM oferece propostas esteticamente agradáveis e alinhadas com a marca, utilizando os dados existentes. Essas propostas devem ser simples para os clientes aceitarem e, idealmente, não devem suscitar perguntas e atrasos intermináveis. Uma boa proposta leva a um aumento dos negócios e a melhores experiências para todas as partes.

7. Portais do Cliente

Tendo em mente essa experiência do cliente, seu CRM deve oferecer maneiras intuitivas para que os clientes façam login e interajam com você. Isso pode ser para processar pagamentos ou aceitar propostas. Também pode ser para visualizar resultados, agendar reuniões ou adicionar ou remover colaboradores.

Além disso, um portal externo pode oferecer aos freelancers e prestadores de serviços um método simplificado de comunicação com os líderes de projeto. Em vez de esperar que os ativos e recursos cheguem por e-mail, eles podem fazer login rapidamente e reunir os dados aos quais têm acesso. Todos passam a trabalhar mais rapidamente, o que contribui novamente para melhorar a experiência geral do cliente.

8. Ferramentas de colaboração

Esse último ponto é apenas uma das maneiras pelas quais o CRM da sua agência de marketing pode promover melhores formas de trabalhar. Cronogramas de projetos, listas de tarefas ou pastas de documentos atribuídas a colaboradores específicos podem aumentar a eficiência e a produtividade.

Com o Bonsai, por exemplo, é fácil verificar quantos projetos estão em andamento e quem está envolvido. Cada um desses projetos é dividido em tarefas, cronogramas e recursos relevantes. Os membros da equipe estão sempre a apenas alguns cliques de distância dos dados de que precisam.

Se o seu CRM não oferece maneiras de acessar rapidamente os dados dos clientes, isso pode afetar seu relacionamento com eles. Pelo menos 36% dos líderes das agências observaram que a retenção de clientes é um desafio sem transparência e honestidade. Embora a maioria dos profissionais de agências não tenha a intenção de mentir ativamente aos clientes, a falha em fornecer dados precisos pode causar uma experiência de serviço insatisfatória. Por outro lado, dados completos ajudam você a responder rapidamente às perguntas dos clientes e a parecer mais profissional, mesmo que você faça parte de uma equipe pequena que concorre com grandes corporações.

9. Escalabilidade

Só porque sua agência é uma equipe pequena agora, não significa que permanecerá assim para sempre. Se você já está em expansão e atendendo a um volume cada vez maior de novos clientes, provavelmente já passou pela frustração de usar um software que não cresce junto com você.

A melhor agência de marketing CRM deve permitir que você use essa mesma plataforma por muitos anos. Ter que mudar para um novo software simplesmente para acomodar equipes e números de clientes em crescimento é tedioso e potencialmente caro. Você precisa adquirir novos pacotes ou assinaturas. Depois, há que pensar na formação e no desenvolvimento, o que afasta o pessoal da agência das suas responsabilidades diárias.

Pergunte ao seu fornecedor de CRM como ele garante a escalabilidade e a preparação para o futuro de suas soluções, a fim de lidar com as crescentes e variáveis demandas dos clientes.

10. Interfaces fáceis de usar

CRMs escaláveis e ricos em recursos tendem a ser confusos e pressupõem um alto nível de conhecimento de software por parte do usuário. Para agências de marketing, você deseja um sistema fácil de usar, com telas e menus intuitivos. Considerando que muitos CRMs têm portais voltados para o cliente, investir em uma opção fácil de usar é fundamental para garantir a satisfação do cliente.

O Bonsai elimina a desorganização, oferecendo telas claras e limpas com menus e fluxos de trabalho intuitivos e fáceis de navegar. Existem centenas de modelos e recursos para ajudar a tornar este CRM mais eficaz para a sua agência e seus clientes. E, para quando você realmente precisar de suporte adicional, há uma central de ajuda integrada.

Casos de uso para o CRM da sua agência de marketing

Agora que você já conhece os recursos que os profissionais de marketing apreciam em um CRM, é hora de considerar que tipo de plataforma você precisa. Existem muitos tipos diferentes de CRM disponíveis para agências de marketing. Alguns se concentram em estratégias operacionais, automatizando várias tarefas e reunindo documentos específicos do projeto em um único repositório. Os CRMs estratégicos tendem a girar em torno das interações com os clientes e das oportunidades de crescimento, enquanto os CRMs colaborativos oferecem maneiras eficientes de transferir dados entre os membros da equipe da agência. As agências também podem investir em CRMs analíticos que detalham os dados internos e dos clientes para fornecer insights sobre métricas importantes.

Por exemplo, as agências de marketing poderiam utilizar um CRM analítico para compreender seu desempenho em KPIs como:

• Taxas de retenção de clientes
• Negócios recorrentes e receita recorrente
• Clientes que pagam mais
• Custo por lead
• Taxas de desempenho do conteúdo
• Taxas de conversão de leads

As agências de marketing estão em uma posição única, pois precisam dessas informações tanto para seus próprios negócios quanto para as empresas de seus clientes. Relatórios claros sobre o desempenho das campanhas de marketing ajudam a fornecer resultados significativos aos clientes que desejam ter certeza de que fizeram um bom investimento.

Outro caso de uso comum para o CRM da agência de marketing é como ferramenta de colaboração. Campanhas de marketing eficazes adotam uma abordagem omnicanal. Para as agências, isso pode significar reunir especialistas em marketing de mídia social, designers, especialistas em branding e gerentes de projeto. Uma única plataforma onde todos os membros da equipe obtêm as informações de que precisam elimina os silos de dados e aumenta a eficiência.

Com o CRM intuitivo do Bonsai, é fácil adicionar e remover colaboradores em segundos. Esses colaboradores têm acesso aos cronogramas dos projetos, documentos relevantes e aos dados dos clientes de que necessitam.

Invista em um CRM projetado com as agências em mente

O CRM da sua agência de marketing é a ferramenta ideal para melhorar as interações com os clientes e, ao mesmo tempo, atualizar a forma como você lida com os dados. CRMs eficazes tornam os dados mais precisos e acessíveis, duas questões críticas quando se considera que dados “ruins” custam às empresas americanas US$ 3 trilhões por ano. Investir em um CRM projetado com as agências em mente ajuda a evitar as armadilhas associadas a dados imprecisos e colaboração deficiente.

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