CRM: Der Retter Ihrer Kreativagentur

Jedes Unternehmen braucht einen stetigen Kundenstrom. Da Unternehmer jedoch so viele Aufgaben zu bewältigen haben, kann es schwierig sein, die Kundenzufriedenheit und -bindung aufrechtzuerhalten. Zeitaufwändige Aufgaben wie die Dateneingabe und das Versenden von Routine-E-Mails können Sie davon ablenken, sich auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu konzentrieren.

Inhaber von Kreativagenturen sind sich bewusst, dass bei der Kundenzufriedenheit keine Kompromisse eingegangen werden dürfen. Hier kommt hochwertige CRM-Software für Kreativagenturen ins Spiel. Es kann Ihre täglichen Aufgaben übernehmen, wodurch sich Ihr Arbeitsaufwand verringert und Sie sich mehr auf die Interaktion mit Kunden konzentrieren können.

Dank technologischer Fortschritte gibt es zahlreiche CRMs für Kreativagenturen. Diese Systeme können Daten sammeln und analysieren, Funktionen automatisieren und sogar Kundendaten speichern, wodurch jede Kundeninteraktion persönlicher wird. In den nächsten fünf Jahren werden voraussichtlich 12 % der Unternehmen CRM-Software einsetzen, um ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.

Was ist CRM-Software?

CRM-Systeme (Customer Relationship Management) sind Technologien, die Daten sammeln und analysieren können und zeitaufwändige Aufgaben mithilfe von Automatisierungsfunktionen übernehmen. Diese Systeme bieten einen zentralen Ort, an dem Ihre Kreativagentur Kundendaten speichern und nachverfolgen kann.

Die Daten jedes Kunden sind jederzeit verfügbar, sodass jede Interaktion auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten ist. Kreativagentur-CRMs können Ihnen dabei helfen, diese Bedürfnisse besser zu verstehen, was zu mehr Cross-Selling- und Up-Selling-Möglichkeiten führen kann.

Arten von CRM-Systemen

Fast alle CRM-Softwareprogramme bieten die gleichen Funktionen. Allerdings konzentrieren sich verschiedene Systeme auf unterschiedliche Aspekte des Kundenbeziehungsmanagements, weshalb es wichtig ist, das für Ihre Agentur am besten geeignete CRM auszuwählen.

Die drei Haupttypen von CRM-Systemen sind analytische, kollaborative und operative Systeme. Lassen Sie uns die einzelnen Typen, ihre Hauptmerkmale und die Unternehmen, die am meisten von ihrer Nutzung profitieren können, näher betrachten.

Analytische CRM-Systeme

Diese Systeme konzentrieren sich hauptsächlich auf die Erfassung und Analyse von Daten. Die drei Hauptkomponenten einer analytischen CRM-Software sind Data Mining, das Data Warehouse und OLAP-Tools. Im Folgenden werden wir jedes einzelne und dessen Beitrag zu Ihrem Unternehmen näher betrachten.

• Data Warehouse: Ein Datenmanagementsystem, das Daten aus verschiedenen Quellen an einem Ort speichert. Die im Data Warehouse gespeicherten Daten werden analysiert und organisiert.

• Data Mining: Gewinnung nützlicher Daten aus einem Data Warehouse. Dieser Prozess identifiziert Beziehungen zwischen großen Mengen der von Ihrem Unternehmen gesammelten Daten. Die Daten werden anschließend analysiert, um Muster im Kundenverhalten aufzuzeigen und sogar Vorhersagen zum zukünftigen Kundenverhalten zu treffen.
• Online-Analyse-Tools: Diese Technologie, die oft als OLAP bezeichnet wird, ähnelt dem Data Mining, da sie sich auf die Datenanalyse konzentriert. OLAP wird jedoch als Unterkategorie des Data Mining betrachtet, da es die gesammelten Daten noch weiter verfeinert. Data Mining kann Trends verfolgen und Vorhersagen treffen, aber OLAP-Tools bieten eine bessere und genauere Analyse.

Analytische CRM-Systeme helfen Unternehmern dabei, bessere Strategien zu entwickeln, indem sie die Kundendaten analysieren, die Ihre Kreativagentur im Laufe der Zeit gesammelt hat. Dies hebt sowohl die stärksten als auch die schwächsten Bereiche Ihres Unternehmens hervor. Analytische CRMs können Sie bei allen Marketing-, Vertriebs- und After-Sales-Prozessen Ihres Unternehmens unterstützen, von der Ermittlung der effektivsten Marketingstrategien bis hin zur Erkennung häufiger Kundenbeschwerden.

Einfach ausgedrückt eignen sich analytische CRM-Systeme am besten für Unternehmen, die über riesige Mengen an Kundendaten verfügen und Anleitung benötigen, wie sie diese zu ihrem Vorteil nutzen können.

Kollaborative CRM-Systeme

Kollaboratives CRM ist ein System, das sich in erster Linie auf die Kommunikation konzentriert. Diese Systeme tragen zur Verbesserung des Kundenerlebnisses bei, indem sie Mitarbeitern die Zusammenarbeit und den Austausch gesammelter Informationen ermöglichen. Gemeinsame Aspekte kollaborativer CRMs sind Telefon- und Messaging-Tools, Datenmanagement und Dateifreigabe.

Es gibt drei Schlüsselkomponenten des kollaborativen CRM: Interaktionsmanagement, Kanalmanagement und Dokumentenmanagement. All dies konzentriert sich auf die Verbesserung der Kundeninteraktionen und der Kundenzufriedenheit.

Sehen wir uns die drei Komponenten an und wie sie zusammenwirken, um die Kommunikation zu optimieren.

• Interaktionsmanagement: Dieser Aspekt des kollaborativen CRM konzentriert sich auf die Ermittlung der besten Methoden zur Kontaktaufnahme mit Kunden. Die Synchronisierung von Kundendaten innerhalb Ihres Unternehmens erleichtert die Verwaltung aller Interaktionen mit Kunden und sorgt für eine persönlichere Kommunikation. Beispielsweise bevorzugen manche Kunden die Kontaktaufnahme per E-Mail. Andere fühlen sich vielleicht bei persönlichen Treffen oder Videokonferenzen wohler. Mit einem kollaborativen CRM-System können die Mitglieder Ihres Teams diese Präferenzen ganz einfach untereinander austauschen und die Kontaktmethoden für jeden Kunden individuell anpassen.
• Channel-Management: Die Effektivität des Channel-Managements hängt stark von der Effizienz des Interaktionsmanagements Ihres Unternehmens ab. Sobald das Interaktionsmanagement optimiert ist, müssen die Kanäle, über die Kunden mit Ihrem Unternehmen interagieren, verbessert werden. Der Channel-Management-Prozess umfasst fünf Schritte, die sorgfältig befolgt werden müssen, da die Ergebnisse eines Aspekts den Erfolg des nächsten bestimmen. Der erste Schritt dieses Prozesses ist die Analyse großer Mengen von Verbraucherdaten. Auch wenn ein Mitarbeiter Ihres Teams durchaus in der Lage ist, Kundendaten zu analysieren, besteht immer das Risiko menschlicher Fehler, die katastrophale Folgen haben können.

Hier kommt der Aspekt des Channel-Managements der kollaborativen CRM-Software ins Spiel. Mit einem zuverlässigen CRM-System sind alle Daten, die zur Analyse von Trends bei Kundenanforderungen, Anfragen und Beschwerden benötigt werden, jederzeit verfügbar und fehlerfrei. Diese Systeme reduzieren den Zeitaufwand für die doppelte Überprüfung von Analysen und schaffen mehr Zeit für die Entwicklung von Strategien, die auf die Präferenzen der Kunden zugeschnitten sind.

Das Kanalmanagement innerhalb von CRM-Systemen kann die Automatisierung verschiedener Geschäftskomponenten ermöglichen und sowohl Ihrem Serviceteam als auch Ihren Kunden zugutekommen. Beispielsweise ist die Automatisierung von Marketing- und Vertriebs-Tools möglich, wodurch Ihre Mitarbeiter Zeit sparen und die Produktivität gesteigert wird. Ihre Kunden können auf automatisierte Kundendienstkomponenten wie Chatbots zugreifen, um Hilfe in Echtzeit zu erhalten.

• Dokumentenmanagement: Einige kollaborative CRM-Softwareprogramme bieten Unternehmen einen Ort, an dem sie Kundendokumente speichern können. Dies ist praktisch, wenn ein Mitarbeiter bei der Arbeit mit einem Kunden schnellen Zugriff auf Angebote, Verträge und andere Dokumente benötigt.

Während andere Arten von CRM-Systemen eher auf den Verkauf ausgerichtet sind, konzentrieren sich kollaborative CRMs in der Regel auf Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Sie sind jedoch nach wie vor vorteilhaft für Vertrieb und Marketing. Diese Abteilungen können anhand von Kundendaten Erkenntnisse darüber gewinnen, welche Methoden sich als wirksam erwiesen haben.

Kollaborative CRM-Systeme sind besonders vorteilhaft für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, denen es schwerfällt, synchron zu bleiben. Dies ist ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten, da es den Mitarbeitern unabhängig von ihrem Standort einen einfachen Zugriff auf Kundendaten ermöglicht.

Operative CRM-Systeme

Operative CRM-Software konzentriert sich auf den gesamten Zyklus der Interaktionen eines Kunden mit Ihrem Unternehmen. Sie ähneln kollaborativen CRMs, da sie sich direkt auf die Interaktion mit Kunden konzentrieren und oft viele der gleichen Funktionen haben. Während kollaborative CRMs sich jedoch auf Zufriedenheit und Kundenbindung konzentrieren, legen operative CRMs den Fokus auf jede Phase der Kundenbindung, von der ersten Anfrage bis zum Abschluss des Kaufs.

Obwohl auch andere Arten von CRM über Automatisierungsfunktionen verfügen, werden diese in operativen CRM-Systemen häufiger genutzt als in kollaborativen und analytischen Systemen. Operative CRMs bieten Automatisierungsdienste für Vertrieb, Marketing und Kundendienst. Jede Automatisierungsfunktion bietet entscheidende Vorteile, die Ihren Mitarbeitern wichtige, aber zeitaufwändige Aufgaben abnehmen.

• Marketing-Automatisierung: Mit einem automatisierten Marketing-System werden redundante Aufgaben wie das Versenden von Werbe-E-Mails und das Erstellen von kundenbezogenen Inhaltsempfehlungen auf Ihrer Unternehmenswebsite einfacher. Dies reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern schafft auch ein relevanteres Erlebnis für Ihre Kunden, indem es sie auf dem Laufenden hält und sie mit Ihren Dienstleistungen in Verbindung bleibt.
• Vertriebsautomatisierung: Diese Funktion vereinfacht das Lead-Management durch die Analyse des Lead-Bewertungsprozesses. Mit dieser Fähigkeit wird die Entscheidung, welchem potenziellen Kunden Vorrang eingeräumt werden soll, weniger mühsam. Operative CRM-Systeme sind auch in der Lage, anhand der gesammelten Daten und der Prioritätsstufe zu bestimmen, welche Aufgaben welchen Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden sollten. Sie können automatisierte Benachrichtigungen versenden, die als Anleitung für die nächsten Schritte dienen, um einen Lead zum Abschluss zu führen.
• Service-Automatisierung: Die Service-Automatisierungsfunktionen in einem operativen CRM sind für Kundendienstmitarbeiter äußerst vorteilhaft. Da diese Systeme Kundendaten erfassen und speichern können, stehen Vertretern alle Informationen, die sie zur Unterstützung eines Kunden benötigen, sofort zur Verfügung. Anstatt Daten manuell zu sortieren, um Kunden zu beraten, kann die CRM-Software schnell ermitteln, welche Details für ihre Anfrage am relevantesten sind. Operative CRMs können auch automatisch Umfragen an Kunden versenden, um deren Zufriedenheit zu erfassen.

Operative CRM-Systeme sind besonders vorteilhaft für Unternehmen, die ihre bestehenden Kunden besser verstehen und gleichzeitig die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter verringern möchten. Sie sind für Unternehmen jeder Größe von Vorteil, insbesondere jedoch für solche, die ihr Geschäft durch positive Kundeninteraktion und Mitarbeiteroptimierung ausbauen möchten.

Wie viel kosten CRM-Systeme?

Da es zahlreiche CRM-Systeme für Kreativagenturen gibt und die meisten mehrere Pakete anbieten, variiert die Preisspanne für CRM-Software. Laut einem Artikel von William Jepma aus dem Jahr 2023 in „Solutions Review“ hängen die Kosten von Faktoren wie den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens, dem Anbieter und dem prognostizierten Wachstum ab.

Die durchschnittliche Preisspanne für ein CRM-System, das in einem kleinen Unternehmen eingesetzt wird, kann zwischen 12 und 20 US-Dollar (pro Benutzer und Monat) liegen. Mittelständische Unternehmen müssen jedoch mit Kosten zwischen 100 und 200 Dollar rechnen, große Unternehmen mit 200 bis 400 Dollar. Beachten Sie, dass es sich hierbei um grobe Schätzungen handelt, die je nach Ihrer Wahl des CRM-Systems und den Funktionen, die Sie integrieren möchten, variieren können.

Es gibt fünf Schlüsselfaktoren, die die Kosten eines CRM-Systems für ein Unternehmen bestimmen:

• Die Größe Ihres Unternehmens
• Die Anforderungen Ihres Unternehmens und die vorhandene Software
• Die Anzahl der Benutzer, die Zugriff benötigen
• Die CRM-Software Ihrer Wahl
• Dauer der Nutzung der Software

Obwohl dies die Hauptfaktoren für die Preisgestaltung von CRM-Systemen sind, gibt es noch weitere Kosten, die zu berücksichtigen sind. Das Hinzufügen neuer Benutzer im Zuge des Wachstums Ihres Unternehmens kann langsam aber sicher Ihre Ausgaben erhöhen. Dann müssen auch Wartungs- und Supportkosten berücksichtigt werden.

CRM-Software: Perfekt für jede Kreativagentur

Es gibt zwar zahlreiche Möglichkeiten, die Produktivität in einer Kreativagentur zu steigern, doch eine besonders wirkungsvolle Methode ist der Einsatz von CRM-Tools. Der geschickte Einsatz von CRM-Automatisierung kann verschiedene Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen optimieren und so mehr Zeit für kreative Aufgaben schaffen. Dieser strategische Ansatz kann, wenn er auf die spezifischen Bedürfnisse einer Behörde zugeschnitten ist, die betriebliche Effizienz erheblich steigern.

Die Leitung einer Kreativagentur ist eine komplexe Aufgabe, die hochspezialisierte Software erfordert. Ein Tool wie eine Projektmanagement-Software für Werbeagenturen kann Prozesse rationalisieren und den Arbeitsablauf verbessern. Dies optimiert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern verbessert auch die Kundenbeziehungen und Ergebnisse erheblich.

Nachdem wir nun die Grundlagen geklärt haben, wollen wir uns damit befassen, warum CRM-Systeme für Kreativagenturen das perfekte Werkzeug sind, um die Produktivität Ihrer Agentur zu steigern. Da der Zweck einer Agentur darin besteht, anderen Unternehmen direkt dabei zu helfen, ihre Ziele zu erreichen, ist es von größter Bedeutung, Ihre Kunden zu verstehen. Dies gilt insbesondere für Kreativagenturen, da sie nicht nur die Daten und Statistiken eines Kunden verstehen müssen, sondern auch dessen kreativen Stil.

Da so viel Aufmerksamkeit auf die einzigartigen Dienstleistungen einer Kreativagentur gerichtet ist, können alltägliche Aufgaben wie Lead-Entwicklung, Terminplanung und Kundenservice schnell überwältigend werden. Mit einem CRM-System kann eine Agentur diese Aufgaben jedoch ganz einfach vereinfachen oder automatisieren. Mit CRM-Systemen für Kreativagenturen können Sie sich weniger auf redundante Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig die Produktivität in Bereichen wie Design, Marketing, Branding und anderen Dienstleistungen steigern.

Web-to-Lead-Funktionen

Diese Funktion hilft Ihnen dabei, Lead-Informationen von Ihrer Website sowie von Landing- und Splash-Seiten zu erfassen. Es ist ein einfacher Prozess mit großem Gewinn. Der erste Schritt besteht darin, auf Ihrer Website ein Formular einzurichten, das potenzielle Kunden ausfüllen können. Die Kundendaten werden im CRM-System als potenzieller Lead gespeichert, sobald das Formular abgeschickt wird.

Einige CRM-Systeme können auch Benachrichtigungen an Mitglieder des Vertriebsteams senden, sodass diese schnell mit dem potenziellen Kunden Kontakt aufnehmen können.

Anpassung von Funktionen

Da kleine Kreativagenturen so viele Daten über ihre Kunden sammeln, kommt es häufig zu einer Datenüberlastung. Einige CRM-Systeme für Kreativagenturen können so angepasst werden, dass sie die Arbeitsbelastung vereinfachen und die Produktivität steigern.

Einfache Zusammenarbeit

Die Vorteile einer CRM-Software für Kreativagenturen enden hier jedoch noch nicht. Es gibt CRM-Systeme, die die Zusammenarbeit bei Projekten zum Kinderspiel machen. Teammitglieder und Auftragnehmer können ganz einfach eingeladen werden, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Aufgaben zu verwalten und die für Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen.

Zugriff auf Daten von mobilen Geräten

Es ist wichtig, dass die Teammitglieder einer Agentur auch außerhalb des Büros auf Daten zugreifen können. Einige CRM-Softwareprogramme bieten mobile Apps, mit denen Mitarbeiter von ihrem Mobilgerät aus auf wichtige Daten zugreifen können, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Kundenservice-Koordination

Wenn ein Kunde Kundenservice in Bezug auf mehr als eine Abteilung benötigt, müssen die Teammitglieder sicherstellen, dass die für eine andere Abteilung relevanten Informationen an diese weitergeleitet werden. Die Weitergabe dieser Informationen ist jedoch manchmal ineffizient, beispielsweise wenn ein Kunde einen Rückruf von der Abteilung anfordert, mit der er zuvor kommuniziert hat. Mit einem CRM-System können Kundeninformationen einfach abgerufen und aktualisiert werden. Dies führt zu einem verbesserten, konsistenteren Kundenservice und zu zufriedeneren, vertrauensvolleren Kunden.

Verbesserte E-Mail-Kommunikation

Ein großer Teil der Interaktionen zwischen Unternehmen und Kunden erfolgt per E-Mail. Kreativagenturen bilden da keine Ausnahme. Viele Kunden bevorzugen E-Mails aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit. Es gibt verschiedene CRM-Systeme, die Ihrer Agentur durch die Nutzung von E-Mail-Add-ons Vorteile bringen können. Sie machen die Kontaktdaten eines Kunden leicht zugänglich, zusätzlich zu allen bisherigen Interaktionen, die Sie mit ihm hatten.

Funktionen zur Kundenbindung

Da Kreativagenturen so sehr darauf bedacht sind, eng mit ihren Kunden zusammenzuarbeiten und alle ihre Bedürfnisse zu erfüllen, ist die Kundenbindung äußerst wichtig. Bei der Auswahl eines CRM-Systems für Kreativagenturen sollten Sie darauf achten, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die alle Daten zu einem bestimmten Kunden bereitstellt. Dazu gehören vergangene und laufende Projekte, frühere Interaktionen, Notizen zum Kunden und vieles mehr. Kreativagenturen profitieren zwar von der Gewinnung neuer Kunden, doch die Bindung bestehender Kunden ist ebenso wichtig.

Kundenbindung bedeutet nicht nur einen stetigen Strom von Kunden und Einnahmen, sondern zieht auch neue Kunden an. Wenn Ihr Unternehmen vertrauenswürdig ist, wird es immer potenzielle Kunden anziehen. Eine Agentur zu sehen, die für ihren kontinuierlichen Service hoch geschätzt wird, ist ein sicherer Weg, um mehr Interesse für Ihr Unternehmen zu wecken.

Möglichkeit zur Erstellung eines Kundenportals

Viele Kunden, die mit Kreativagenturen zusammenarbeiten, möchten den Status ihrer Serviceanfragen zu jeder Tageszeit überprüfen können. Einige CRM-Systeme ermöglichen Kunden den Zugriff auf ein Self-Service-Portal. Über diese Portale können Kunden ihre Daten bei Ihrer Agentur einsehen, ohne sich direkt an einen Mitarbeiter wenden zu müssen. Einige Systeme ermöglichen es Kunden sogar, ihre Projekte von überall und zu jeder Zeit zu aktualisieren.

Agenturfreundliche CRM-Systeme

Da Kreativagenturen nicht wie andere Unternehmen geführt werden, gibt es einige Aspekte, die eine Agentur von einem CRM-System erwarten könnte, die in anderen Unternehmen nicht priorisiert werden. CRM-Anbieter, die hauptsächlich mit Unternehmen zusammenarbeiten, die weniger Wert auf Kundenpersonalisierung legen, verstehen möglicherweise nicht, wie viel Optimierung Ihre Kreativagentur benötigt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, speziell ein CRM für Kreativagenturen zu verwenden. Das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrer CRM-Software ist genauso wichtig wie das Vertrauen, das Ihre Kunden in Sie setzen. Beginnen Sie immer damit, Bewertungen und Empfehlungen anderer Agenturinhaber zu lesen, insbesondere solcher aus derselben Branche. Wenn Sie Inhaber einer Kreativagentur sind, sollten Sie nach Bewertungen anderer Kreativagenturen suchen, die sich mit der Leistungsfähigkeit eines Systems befassen und beschreiben, wie sie von der Verwendung dieser speziellen CRM-Software profitiert haben. Eine positive Bewertung von jemandem in einer ähnlichen Position ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzugehen, dass Sie an der richtigen Stelle suchen.

Bonsai CRM: Die beste CRM-Software für Ihre Kreativagentur

Letztendlich ist es nie eine schlechte Idee, ein CRM-System für Kreativagenturen einzusetzen. Wenn es darum geht, die beste Software für Ihre Kreativagentur auszuwählen, sollten Sie sich für ein System entscheiden, das positive Bewertungen von Fachleuten aus Ihrer Branche erhalten hat. Bonsai CRM wird von vielen Agenturinhabern zur Optimierung ihrer Produktivität geschätzt. Zu ihren Funktionen gehören unter anderem die Zuweisung von Aufgaben, die Finanzüberwachung und die Zeiterfassung. Mit einem CRM-System der Kreativagentur Bonsai können Sie Ihre Produktivität, Kundenzufriedenheit und Kundenbindung drastisch verbessern.

Bonsai bietet eine siebentägige kostenlose Testversion an, mit der Sie vollen Zugriff auf die Funktionen des CRM-Systems für Kreativagenturen erhalten. Auf diese Weise werden Sie verstehen, warum viele Inhaber von Kreativagenturen auf Bonsai vertrauen, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.