CRM: El salvador de tu agencia creativa

Todo negocio necesita un flujo constante de clientes. Sin embargo, dado que los propietarios de negocios tienen tantas responsabilidades entre manos, puede resultar difícil mantener la satisfacción y la fidelidad de los clientes. Las tareas que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos y el envío de correos electrónicos rutinarios, pueden distraer su atención de las necesidades de los clientes.

Los propietarios de agencias creativas son muy conscientes de que la satisfacción del cliente no se puede comprometer. Aquí es donde entra en juego un software CRM de alta calidad para agencias creativas. Puede encargarse de tus tareas diarias, reduciendo tu carga de trabajo y permitiéndote centrarte más en la interacción con los clientes.

Gracias a los avances tecnológicos, existen numerosas agencias creativas CRM disponibles. Estos sistemas pueden recopilar y analizar datos, automatizar funciones e incluso almacenar datos de los clientes, lo que permite personalizar cada interacción con ellos. En los próximos cinco años, se prevé que el 12 %  de las empresas adopte software CRM para ayudar a gestionar su negocio.

¿Qué es el software CRM?

Los sistemas CRM (gestión de relaciones con los clientes) son tecnologías que pueden recopilar y analizar datos y asumir tareas que requieren mucho tiempo mediante funciones de automatización. Estos sistemas proporcionan un único lugar donde tu agencia creativa puede almacenar y realizar un seguimiento de los datos de los clientes.

Los datos de cada cliente están siempre disponibles, lo que significa que cada interacción será relevante para las necesidades de sus clientes. Los CRM para agencias creativas pueden ayudarte a comprender mejor esas necesidades, lo que puede generar más oportunidades de ventas cruzadas y ventas adicionales.

Tipos de sistemas CRM

Casi todos los programas de CRM ofrecen las mismas funciones. Sin embargo, los diferentes sistemas se centran en distintos aspectos de la gestión de las relaciones con los clientes, por lo que es importante seleccionar el mejor CRM para su agencia.

Los tres tipos principales de sistemas CRM son analíticos, colaborativos y operativos. Analicemos cada tipo, sus características principales y qué empresas pueden beneficiarse más de su uso.

Sistemas analíticos de CRM

Estos sistemas se centran principalmente en la recopilación y el análisis de datos. Los tres componentes principales del software CRM analítico son la minería de datos, el almacén de datos y las herramientas OLAP. A continuación, analizaremos cada uno de ellos y sus contribuciones a su negocio.

• Almacén de datos: Sistema de gestión de datos que almacena datos procedentes de diferentes fuentes en una única ubicación. Los datos almacenados en el almacén de datos se analizan y organizan.

• Minería de datos: extracción de datos útiles de un almacén de datos. Este proceso identifica las relaciones entre grandes conjuntos de datos recopilados por su empresa. A continuación, los datos se analizan, mostrando los patrones de comportamiento de los clientes e incluso realizando predicciones sobre su comportamiento futuro.
• Herramientas de procesamiento analítico en línea: a menudo denominadas OLAP, esta tecnología se asemeja a la minería de datos en que se centra en el análisis de datos. Sin embargo, OLAP se considera una subcategoría de la minería de datos, ya que refina aún más los datos recopilados. La minería de datos puede rastrear tendencias y hacer predicciones, pero las herramientas OLAP ofrecen un análisis mejor y más detallado.

Los sistemas analíticos de CRM ayudan a los propietarios de negocios a idear mejores estrategias mediante el análisis de los datos de clientes que su agencia creativa ha recopilado a lo largo del tiempo. Esto pone de relieve tanto los puntos fuertes como los puntos débiles de su negocio. Los CRM analíticos pueden ayudar en todos los procesos de marketing, ventas y posventa de su negocio, desde identificar las estrategias de marketing más eficaces hasta reconocer las quejas frecuentes de los clientes.

En términos sencillos, los sistemas CRM analíticos son los más adecuados para empresas que disponen de grandes cantidades de datos de clientes y necesitan orientación sobre cómo utilizarlos en su beneficio.

Sistemas CRM colaborativos

El CRM colaborativo es un sistema que se centra principalmente en la comunicación. Estos sistemas ayudan a mejorar la experiencia de los clientes al permitir que los empleados trabajen en colaboración y compartan la información recopilada. Los aspectos comunes de los CRM colaborativos son las herramientas de telefonía y mensajería, la gestión de datos y el intercambio de archivos.

Hay tres componentes clave del CRM colaborativo: gestión de interacciones, gestión de canales y gestión de documentos. Todo ello centrado en mejorar las interacciones con los clientes y su satisfacción.

Veamos los tres componentes y cómo funcionan conjuntamente para optimizar la comunicación.

• Gestión de la interacción: este aspecto del CRM colaborativo se centra en identificar los mejores métodos para contactar con los clientes. La sincronización de los datos de los clientes en toda la organización facilita la gestión de cada interacción con la clientela, lo que hace que la comunicación resulte más personalizada. Por ejemplo, algunos clientes pueden preferir que se les contacte por correo electrónico. Otros pueden sentirse más cómodos con reuniones presenciales o por videoconferencia. Con un sistema CRM colaborativo, los miembros de tu equipo pueden compartir fácilmente estas preferencias entre ellos y personalizar los métodos de contacto para cada cliente.
• Gestión de canales: La eficacia de la gestión de canales depende en gran medida de la eficiencia de la gestión de interacciones de su empresa. Una vez optimizada la gestión de la interacción, deben mejorarse los canales que los clientes utilizan para interactuar con su empresa. El proceso de gestión de canales consta de cinco pasos que deben seguirse cuidadosamente, ya que los resultados de un aspecto determinan el éxito del siguiente. El primer paso de este proceso es el análisis de grandes cantidades de datos de consumidores. Aunque un miembro de su personal pueda ser perfectamente capaz de analizar los datos de los clientes, el error humano siempre es un riesgo y puede tener resultados desastrosos.

Aquí es donde entra en juego el aspecto de gestión de canales del software CRM colaborativo. Con un sistema CRM fiable, todos los datos necesarios para analizar las tendencias en los requisitos, consultas y reclamaciones de los clientes están fácilmente disponibles y libres de errores. Estos sistemas reducen el tiempo dedicado a la doble verificación de los análisis y liberan más tiempo para diseñar estrategias que se adapten a las preferencias de los clientes.

La gestión de canales dentro de los sistemas CRM puede proporcionar la automatización de diversos componentes empresariales y beneficiar tanto a su equipo de servicio como a su clientela. Por ejemplo, es posible automatizar las herramientas de marketing y ventas, lo que ahorra tiempo a sus empleados y mejora la productividad. Para sus clientes, se puede acceder a componentes automatizados de servicio al cliente, como chatbots, lo que les permite recibir asistencia en tiempo real.

• Gestión de documentos: algunos programas de CRM colaborativos ofrecen un lugar donde las empresas pueden almacenar los documentos de los clientes. Esto resulta útil si un empleado necesita acceder rápidamente a propuestas, contratos y otros documentos cuando trabaja con un cliente.

Mientras que los otros tipos de sistemas CRM están más orientados a las ventas, los CRM colaborativos suelen centrarse en la satisfacción y la fidelización de los clientes. Sin embargo, siguen siendo beneficiosos para las ventas y el marketing. Estos departamentos pueden recopilar información sobre qué métodos han resultado eficaces a través de los datos de los clientes.

Los sistemas CRM colaborativos son más beneficiosos para las empresas con muchos empleados que tienen dificultades para mantenerse sincronizados. Esto es perfecto para empresas con más de una ubicación, ya que facilita a los empleados el acceso a los datos de los clientes independientemente de dónde se encuentren.

Sistemas CRM operativos

El software CRM operativo se centra en el ciclo completo de las interacciones de un cliente con su empresa. Se asemejan a los CRM colaborativos, ya que se centran directamente en la interacción con los clientes y, a menudo, tienen muchas de las mismas características. Sin embargo, mientras que los CRM colaborativos se centran en la satisfacción y la retención, los CRM operativos se centran en todas las etapas del compromiso, desde la primera consulta hasta la conversión en cliente.

Aunque otros tipos de CRM tienen funciones de automatización, los sistemas CRM operativos las utilizan más que los sistemas colaborativos y analíticos. Los CRM operativos ofrecen servicios de automatización para ventas, marketing y servicios. Cada función de automatización tiene ventajas clave que liberan a sus empleados de tareas importantes pero que requieren mucho tiempo.

• Automatización del marketing: con un sistema de marketing automatizado, las tareas redundantes, como enviar correos electrónicos promocionales y hacer recomendaciones de contenido relacionadas con los clientes en el sitio web de su empresa, se vuelven más fáciles. Esto no solo reduce la carga de trabajo, sino que también crea una experiencia más relevante para sus clientes, manteniéndolos informados e involucrados con sus servicios.
• Automatización de ventas: esta función simplifica la gestión de clientes potenciales mediante el análisis del proceso de puntuación de clientes potenciales. Con esta capacidad, decidir a qué cliente potencial dar prioridad deja de ser una tarea complicada. Los sistemas CRM operativos también son capaces de determinar qué tareas deben asignarse a cada representante de ventas basándose en los datos recopilados y el nivel de prioridad. Pueden enviar avisos automáticos como orientación sobre cuáles son los siguientes pasos para seguir avanzando hacia la venta.
• Automatización de servicios: Las funciones de automatización de servicios de un CRM operativo son extremadamente beneficiosas para los agentes de atención al cliente. Dado que estos sistemas pueden recopilar y almacenar datos de los clientes, cualquier información que un representante pueda necesitar para ayudar a un cliente está al alcance de su mano. En lugar de clasificar los datos manualmente para orientar a los clientes, el software CRM puede determinar rápidamente qué detalles son más relevantes para su consulta. Los CRM operativos también pueden enviar automáticamente encuestas a los clientes para realizar un seguimiento de su satisfacción.

Los sistemas CRM operativos son más beneficiosos para las empresas que desean comprender mejor a sus clientes actuales, así como aligerar la carga de trabajo de los empleados. Son beneficiosas para empresas de todos los tamaños, pero especialmente para aquellas centradas en hacer crecer su negocio a través de una interacción positiva con los clientes y la optimización de los empleados.

¿Cuánto cuestan los sistemas CRM?

Dado que existen numerosos sistemas CRM para agencias creativas y la mayoría ofrece múltiples paquetes, el rango de precios del software CRM varía. Según un artículo de 2023 Solutions Review escrito por William Jepma, los costes dependen de factores como las necesidades específicas de la empresa, el proveedor y el crecimiento previsto.

El rango de precios promedio de un CRM utilizado en una pequeña empresa puede oscilar entre 12 y 20 dólares (por usuario, al mes). Sin embargo, las empresas medianas pueden esperar pagar entre 100 y 200 dólares, y las grandes empresas, entre 200 y 400 dólares. Tenga en cuenta que se trata de estimaciones aproximadas y que pueden variar en función del CRM que elija y de las funciones que decida incorporar.

Hay cinco factores clave que determinan el coste del sistema CRM de una empresa:

• El tamaño de su negocio
• Las necesidades de su empresa y el software existente
• El número de usuarios que necesitan acceso
• El software CRM que elijas
• Duración del uso del software

Aunque estos son los principales factores que influyen en el precio de los sistemas CRM, hay otros costes que hay que tener en cuenta. Añadir nuevos usuarios a medida que crece tu negocio puede aumentar tus gastos de forma lenta pero segura. Además, también hay que tener en cuenta los costes de mantenimiento y asistencia técnica.

Software CRM: perfecto para cualquier agencia creativa

Aunque existen numerosas formas de aumentar la productividad en una agencia creativa, un método muy eficaz es utilizar herramientas CRM. El uso hábil de la automatización del CRM puede optimizar diversos procesos empresariales y las relaciones con los clientes, lo que proporciona más tiempo para centrarse en tareas creativas. Este enfoque estratégico, cuando se adapta a las necesidades específicas de una agencia, puede mejorar drásticamente la eficiencia operativa.

Gestionar una agencia creativa es una tarea compleja que requiere un software altamente especializado. Una herramienta como un software de gestión de proyectos para agencias de publicidad puede optimizar los procesos y mejorar el flujo de trabajo. Esto no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que también mejora significativamente las relaciones con los clientes y los resultados.

Ahora que ya tenemos los conceptos básicos, hablemos de por qué los CRM para agencias creativas son la herramienta perfecta para ayudar a impulsar la productividad de tu agencia. Dado que el objetivo de una agencia es ayudar directamente a otras empresas a alcanzar sus metas, comprender a tus clientes es de suma importancia. Esto es especialmente cierto en el caso de las agencias creativas, ya que necesitan comprender no solo los datos y las estadísticas de los clientes, sino también su estilo creativo.

Dada la gran atención que se presta a los servicios únicos que requiere una agencia creativa, las tareas diarias como el desarrollo de clientes potenciales, la programación y el servicio al cliente pueden resultar abrumadoras. Pero con un sistema CRM, una agencia puede simplificar o automatizar fácilmente estas tareas. Los CRM para agencias creativas te permiten centrarte menos en tareas redundantes y, al mismo tiempo, aumentar la productividad en áreas como el diseño, el marketing, la creación de marcas y otros servicios.

Funciones de Web-to-lead

Esta funcionalidad ayuda a capturar información de clientes potenciales desde su sitio web, así como desde páginas de destino y páginas de bienvenida. Es un proceso sencillo con grandes beneficios. El primer paso es crear un formulario en tu sitio web para que lo rellenen los clientes potenciales. Los datos del cliente se registran en el sistema CRM como un posible cliente potencial tan pronto como envía el formulario.

Algunos sistemas CRM también pueden enviar alertas a los miembros del equipo de ventas, lo que les permite realizar un seguimiento rápido del cliente potencial.

Personalización de funciones

Dado que las pequeñas agencias creativas recopilan tantos datos sobre sus clientes, la sobrecarga de datos es algo habitual. Algunos sistemas CRM de agencias creativas pueden personalizarse de manera que simplifican las cargas de trabajo y aumentan la productividad.

Facilidad para colaborar

Las ventajas del software CRM para agencias creativas no terminan ahí. Hay sistemas CRM que facilitan enormemente la colaboración en proyectos. Los compañeros de equipo y los contratistas pueden ser invitados fácilmente a trabajar en proyectos, gestionar tareas y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos de forma conjunta.

Acceso a datos desde dispositivos móviles

Es importante que los miembros del equipo de una agencia puedan acceder a los datos incluso cuando están fuera de la oficina. Algunos programas de CRM ofrecen aplicaciones móviles que permiten a los empleados acceder a datos importantes desde sus dispositivos móviles, independientemente de su ubicación.

Coordinación del servicio al cliente

Si un cliente necesita asistencia en más de un departamento, los miembros del equipo deben asegurarse de que la información relevante para otro departamento se le transmita. Sin embargo, la transmisión de esta información a veces es ineficaz, como cuando un cliente solicita una llamada de seguimiento del departamento con el que se comunicó anteriormente. Con un sistema CRM, se puede acceder fácilmente a la información de los clientes y actualizarla. Esto se traduce en un servicio al cliente mejorado y más consistente, y en clientes más satisfechos y confiados.

Mejora de las comunicaciones por correo electrónico

Una gran parte de las interacciones entre las empresas y los clientes se realizan por correo electrónico. Las agencias creativas no son una excepción. Muchos clientes prefieren el correo electrónico por su facilidad de uso y rapidez. Existen varios sistemas CRM que pueden beneficiar a su agencia mediante el uso de complementos de correo electrónico. Ponen a tu disposición la información de contacto de los clientes, además de cualquier interacción que hayas tenido con ellos en el pasado.

Características que ayudan a retener a los clientes

Dado que las agencias creativas se centran tanto en trabajar estrechamente con sus clientes y satisfacer todas sus necesidades, la retención de clientes es extremadamente importante. Al elegir un CRM para agencias creativas, debes asegurarte de elegir una solución que proporcione todos los datos relativos a un cliente específico. Esto incluye proyectos pasados y en curso, interacciones previas, notas sobre el cliente y mucho más. Si bien las agencias creativas se benefician de la captación de nuevos clientes, la retención de los clientes actuales es igual de importante.

La retención de clientes no solo significa un flujo constante de clientes e ingresos, sino que también atrae a nuevos clientes. Si tu negocio es digno de confianza, siempre atraerá a clientes potenciales. Ver que una agencia es muy apreciada por su servicio continuo es una forma segura de atraer más interés hacia su negocio.

Oportunidad para la creación de un portal para clientes

A muchos clientes que trabajan con agencias creativas les gusta comprobar el estado de sus solicitudes de servicio en cualquier momento del día. Algunos sistemas CRM permiten a los clientes acceder a un portal de autoservicio. Estos portales permiten a los clientes ver sus datos con su agencia sin necesidad de ponerse en contacto directamente con un representante. Algunos sistemas incluso permiten a los clientes actualizar sus proyectos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Sistemas CRM adaptados a las agencias

Dado que las agencias creativas no funcionan como otros negocios, hay algunos aspectos que una agencia puede necesitar de un CRM que no son prioritarios en otros. Los proveedores de CRM que trabajan principalmente con empresas que prestan menos atención a la personalización de los clientes pueden no comprender el nivel de optimización que requiere su agencia creativa.

Por ese motivo, es importante utilizar específicamente un CRM para agencias creativas. La confianza entre usted y su software CRM es tan importante como la confianza que sus clientes depositan en usted. Empiece siempre por leer reseñas y recomendaciones de otros propietarios de agencias, especialmente de aquellos que trabajan en el mismo campo. Si eres propietario de una agencia creativa, deberías buscar opiniones de otras agencias creativas sobre el rendimiento de un sistema y cómo se han beneficiado al utilizar ese software CRM específico. Una reseña positiva de alguien que desempeña un cargo similar es una de las mejores formas de saber que estás buscando en el lugar adecuado.

Bonsai CRM: El mejor software CRM para tu agencia creativa

Al fin y al cabo, contar con un sistema CRM para agencias creativas nunca es mala idea. A la hora de elegir el mejor software para tu agencia creativa, debes optar por un sistema que cuente con opiniones positivas de personas de tu sector. Muchos propietarios de agencias confían en Bonsai CRM para optimizar su productividad. Sus características incluyen, entre otras, la asignación de tareas, el seguimiento financiero y el seguimiento del tiempo. Con una agencia creativa CRM de Bonsai, su productividad, la satisfacción de sus clientes y la retención de estos pueden mejorar drásticamente.

Bonsai ofrece una prueba gratuita de siete días que te permite acceder a todas las funciones de su sistema CRM para agencias creativas. De esta manera, comprenderá por qué muchos propietarios de agencias creativas confían en Bonsai para mantener sus negocios funcionando sin problemas.