CRM: O salvador da sua agência criativa

Toda empresa precisa de um fluxo constante de clientes. No entanto, como os empresários têm tantas responsabilidades, pode ser difícil manter a satisfação e a fidelização dos clientes. Tarefas demoradas, como inserção de dados e envio de e-mails rotineiros, podem desviar sua atenção das necessidades dos clientes.

Os proprietários de agências criativas estão bem cientes de que a satisfação do cliente não pode ser comprometida. É aqui que entra em cena um software CRM de alta qualidade para agências criativas. Ele pode assumir suas tarefas diárias, reduzindo sua carga de trabalho e permitindo que você se concentre mais nas interações com os clientes.

Graças aos avanços tecnológicos, existem inúmeros CRMs para agências criativas disponíveis. Esses sistemas podem coletar e analisar dados, automatizar recursos e até mesmo armazenar detalhes dos clientes, tornando cada interação com o cliente mais personalizada. Nos próximos cinco anos, 12% das empresas devem adotar softwares de CRM para auxiliar na gestão de seus negócios.

O que é um software de CRM?

Os sistemas CRM (gestão de relacionamento com o cliente) são tecnologias que podem coletar e analisar dados e assumir tarefas demoradas usando recursos de automação. Esses sistemas oferecem um local onde sua agência criativa pode armazenar e rastrear os dados dos clientes.

Os dados de cada cliente estão sempre disponíveis, o que significa que cada interação será relevante para as necessidades dos seus clientes. Os CRMs das agências criativas podem ajudá-lo a compreender melhor essas necessidades, o que pode levar a mais oportunidades de vendas cruzadas e vendas adicionais.

Tipos de sistemas de CRM

Quase todos os softwares de CRM oferecem os mesmos recursos. No entanto, diferentes sistemas se concentram em diferentes aspectos do gerenciamento do relacionamento com o cliente, o que significa que é importante selecionar o melhor CRM para sua agência.

Os três principais tipos de sistemas de CRM são analítico, colaborativo e operacional. Vamos discutir cada tipo, suas principais características e quais empresas podem se beneficiar mais com seu uso.

Sistemas analíticos de CRM

Esses sistemas se concentram principalmente na coleta e análise de dados. Os três principais componentes do software de CRM analítico são a mineração de dados, o armazenamento de dados e as ferramentas OLAP. A seguir, discutiremos cada um deles e suas contribuições para o seu negócio.

• Armazém de dados: Um sistema de gerenciamento de dados que armazena dados de diferentes fontes em um único local. Os dados armazenados no data warehouse são analisados e organizados.

• Mineração de dados: extração de dados úteis de um armazém de dados. Esse processo identifica relações entre grandes conjuntos de dados coletados pela sua empresa. Os dados são então analisados, revelando padrões de comportamento dos clientes e até mesmo fazendo previsões sobre o comportamento futuro dos clientes.
• Ferramentas de processamento analítico online: frequentemente referida como OLAP, esta tecnologia assemelha-se à mineração de dados, na medida em que se concentra na análise de dados. No entanto, o OLAP é considerado uma subcategoria da mineração de dados, uma vez que refina ainda mais os dados coletados. A mineração de dados pode rastrear tendências e fazer previsões, mas as ferramentas OLAP oferecem uma análise melhor e mais detalhada.

Os sistemas analíticos de CRM ajudam os empresários a criar estratégias melhores, analisando os dados dos clientes que sua agência criativa coletou ao longo do tempo. Isso destaca os pontos fortes e fracos do seu negócio. Os CRMs analíticos podem auxiliar em todos os processos de marketing, vendas e pós-vendas da sua empresa, desde a identificação das estratégias de marketing mais eficazes até o reconhecimento das reclamações frequentes dos clientes.

Em termos simples, os sistemas analíticos de CRM são mais adequados para empresas que possuem grandes quantidades de dados de clientes e precisam de orientação sobre como utilizá-los em seu benefício.

Sistemas colaborativos de CRM

O CRM colaborativo é um sistema que se concentra principalmente na comunicação. Esses sistemas ajudam a melhorar a experiência do cliente, permitindo que os funcionários trabalhem de forma colaborativa e compartilhem as informações coletadas. Os aspectos comuns dos CRMs colaborativos são ferramentas de telefone e mensagens, gerenciamento de dados e compartilhamento de arquivos.

Existem três componentes principais do CRM colaborativo: gerenciamento de interações, gerenciamento de canais e gerenciamento de documentos. Todos eles se concentram em melhorar as interações com os clientes e a satisfação dos mesmos.

Vamos examinar os três componentes e como eles funcionam em conjunto para otimizar a comunicação.

• Gerenciamento de interações: esse aspecto do CRM colaborativo concentra-se em identificar os melhores métodos para entrar em contato com os clientes. A sincronização dos dados dos clientes em toda a sua organização facilita o gerenciamento de todas as interações com a clientela, tornando a comunicação mais personalizada. Por exemplo, alguns clientes podem preferir ser contatados por e-mail. Outros podem se sentir mais confortáveis com reuniões presenciais ou por vídeo. Com um sistema de CRM colaborativo em funcionamento, os membros da sua equipe podem facilmente compartilhar essas preferências entre si e personalizar os métodos de contato para cada cliente.
• Gerenciamento de canais: A eficácia do gerenciamento de canais depende muito da eficiência do gerenciamento de interações da sua empresa. Depois que o gerenciamento da interação for otimizado, os canais que os clientes utilizam para interagir com sua empresa devem ser aprimorados. O processo de gestão de canais envolve cinco etapas que precisam ser cuidadosamente seguidas, pois os resultados de um aspecto determinam o sucesso do próximo. A primeira etapa desse processo é a análise de grandes quantidades de dados dos consumidores. Embora um membro da sua equipe possa ser perfeitamente capaz de analisar os dados dos clientes, o erro humano é sempre um risco e pode ter resultados desastrosos.

É aqui que entra em jogo o aspecto de gerenciamento de canais do software de CRM colaborativo. Com um sistema de CRM confiável, todos os dados necessários para analisar tendências nas necessidades, consultas e reclamações dos clientes estão prontamente disponíveis e livres de erros. Esses sistemas reduzem o tempo gasto na verificação dupla das análises e liberam mais tempo para elaborar estratégias que atendam às preferências dos clientes.

A gestão de canais nos sistemas de CRM pode proporcionar a automatização de vários componentes do negócio e beneficiar tanto a sua equipe de atendimento como a sua clientela. Por exemplo, é possível automatizar ferramentas de marketing e vendas, economizando tempo para seus funcionários e melhorando a produtividade. Para seus clientes, componentes automatizados de atendimento ao cliente podem ser acessados, como chatbots, permitindo que eles recebam assistência em tempo real.

• Gerenciamento de documentos: alguns softwares de CRM colaborativo oferecem um local para as empresas armazenarem documentos de clientes. Isso é útil se um funcionário precisar acessar rapidamente propostas, contratos e outros documentos ao trabalhar com um cliente.

Enquanto os outros tipos de sistemas de CRM são mais voltados para as vendas, os CRMs colaborativos geralmente se concentram na satisfação e retenção do cliente. No entanto, eles ainda são benéficos para as vendas e o marketing. Esses departamentos podem reunir informações sobre quais métodos se mostraram eficazes por meio dos dados dos clientes.

Os sistemas de CRM colaborativos são mais benéficos para empresas com muitos funcionários que têm dificuldade em manter-se sincronizados. Isso é perfeito para empresas com mais de um local, facilitando o acesso dos funcionários aos dados dos clientes, independentemente de onde estejam.

Sistemas operacionais de CRM

O software de CRM operacional concentra-se no ciclo completo das interações do cliente com a sua empresa. Eles se assemelham aos CRMs colaborativos, pois se concentram diretamente no envolvimento com os clientes e, muitas vezes, têm muitos dos mesmos recursos. No entanto, enquanto os CRMs colaborativos se concentram na satisfação e retenção, os CRMs operacionais se concentram em todas as etapas do envolvimento, desde a primeira consulta até a conversão em cliente.

Embora outros tipos de CRM tenham recursos de automação, os sistemas operacionais de CRM os utilizam mais do que os sistemas colaborativos e analíticos. Os CRMs operacionais oferecem serviços de automação para vendas, marketing e serviços. Cada recurso de automação oferece benefícios importantes que liberam seus funcionários de tarefas importantes, mas demoradas.

• Automação de marketing: com um sistema de marketing automatizado, tarefas redundantes, como enviar e-mails promocionais e fazer recomendações de conteúdo relacionadas ao cliente no site da sua empresa, tornam-se mais fáceis. Isso não só reduz a carga de trabalho, como também cria uma experiência mais relevante para seus clientes, mantendo-os informados e envolvidos com seus serviços.
• Automação de vendas: esse recurso simplifica o gerenciamento de leads ao analisar o processo de pontuação de leads. Com essa capacidade, decidir qual cliente potencial priorizar se torna menos complicado. Os sistemas operacionais de CRM também são capazes de determinar quais tarefas devem ser atribuídas a quais representantes de vendas com base nos dados coletados e no nível de prioridade. Eles podem enviar avisos automáticos como orientação sobre quais são os próximos passos para continuar levando um lead à venda.
• Automação de serviços: Os recursos de automação de serviços em um CRM operacional são extremamente benéficos para os agentes de atendimento ao cliente. Como esses sistemas podem coletar e armazenar dados dos clientes, qualquer informação que um representante possa precisar para ajudar um cliente está ao seu alcance. Em vez de classificar os dados manualmente para orientar os clientes, o software de CRM pode determinar rapidamente quais detalhes são mais relevantes para a consulta deles. Os CRMs operacionais também podem enviar automaticamente pesquisas aos clientes para acompanhar sua satisfação.

Os sistemas operacionais de CRM são mais benéficos para empresas que desejam compreender melhor seus clientes atuais, além de aliviar a carga de trabalho dos funcionários. São benéficas para empresas de todos os tamanhos, mas especialmente para aquelas focadas em expandir seus negócios por meio de uma interação positiva com os clientes e da otimização dos funcionários.

Quanto custam os sistemas de CRM?

Como existem inúmeros sistemas de CRM para agências criativas disponíveis e a maioria oferece vários pacotes, a faixa de preço do software de CRM varia. De acordo com um artigo da 2023 Solutions Review, escrito por William Jepma, os custos dependem de fatores como as necessidades específicas da empresa, o fornecedor e o crescimento projetado.

A faixa de preço médio de um CRM usado em uma pequena empresa pode variar entre US$ 12 e US$ 20 (por usuário, por mês). No entanto, as empresas de médio porte podem esperar pagar entre US$ 100 e US$ 200, e as grandes empresas, entre US$ 200 e US$ 400. Observe que essas são estimativas aproximadas e podem variar de acordo com a sua escolha de CRM e os recursos que você decidir incorporar.

Existem cinco fatores principais que determinam o custo do sistema de CRM de uma empresa:

• O tamanho da sua empresa
• As necessidades da sua empresa e o software existente
• O número de usuários que precisam de acesso
• O software de CRM que você escolher
• Duração do uso do software

Embora esses sejam os principais fatores que determinam o preço de um sistema de CRM, há outros custos que devem ser levados em consideração. Adicionar novos usuários à medida que sua empresa cresce pode aumentar lenta, mas seguramente, seus gastos. Além disso, os custos de manutenção e suporte também devem ser considerados.

Software de CRM: Perfeito para qualquer agência criativa

Embora existam inúmeras maneiras de aumentar a produtividade em uma agência criativa, um método eficaz é utilizar ferramentas de CRM. O uso habilidoso da automação de CRM pode otimizar vários processos comerciais e relacionamentos com clientes, proporcionando mais tempo para se concentrar em tarefas criativas. Essa abordagem estratégica, quando adaptada às necessidades específicas de uma agência, pode aumentar drasticamente a eficiência operacional.

Gerenciar uma agência criativa é uma tarefa complexa que requer software altamente especializado. Uma ferramenta como um software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade pode otimizar processos e melhorar o fluxo de trabalho. Isso não apenas otimiza a eficiência operacional, mas também melhora significativamente o relacionamento com os clientes e os resultados.

Agora que já entendemos o básico, vamos falar sobre por que os CRMs para agências criativas são a ferramenta perfeita para ajudar a aumentar a produtividade da sua agência. Como o objetivo de uma agência é ajudar diretamente outras empresas a atingirem seus objetivos, compreender seus clientes é de extrema importância. Isso é especialmente verdadeiro para agências criativas, pois elas precisam entender não apenas os dados e estatísticas do cliente, mas também seu estilo criativo.

Como se dá tanta atenção aos serviços exclusivos que uma agência criativa exige, tarefas diárias como desenvolvimento de leads, agendamento e atendimento ao cliente podem se tornar sobrecarregadas. Mas com um sistema de CRM, uma agência pode facilmente simplificar ou automatizar essas tarefas. Os CRMs para agências criativas permitem que você se concentre menos em tarefas redundantes e, ao mesmo tempo, aumente a produtividade em áreas como design, marketing, branding e outros serviços.

Recursos Web-to-lead

Essa funcionalidade ajuda a capturar informações de leads do seu site, bem como de páginas de destino e splash. É um processo simples com grandes recompensas. O primeiro passo é criar um formulário no seu site para que os clientes em potencial preencham. Os dados do cliente são registrados no sistema CRM como um possível lead assim que ele envia o formulário.

Alguns sistemas de CRM também podem enviar alertas aos membros da equipe de vendas, permitindo que eles entrem em contato rapidamente com o cliente potencial.

Personalização de recursos

Como as pequenas agências criativas coletam muitos dados sobre seus clientes, a sobrecarga de dados é uma ocorrência comum. Alguns sistemas de CRM para agências criativas podem ser personalizados de forma a simplificar as cargas de trabalho e aumentar a produtividade.

Facilidade de colaboração

Os benefícios do software CRM para agências criativas não param por aí. Existem sistemas de CRM que facilitam a colaboração em projetos. Os colegas de equipe e prestadores de serviços podem ser facilmente convidados para trabalhar em projetos, gerenciar tarefas e acompanhar o tempo gasto nos projetos em conjunto.

Acesso aos dados a partir de dispositivos móveis

É importante que os membros da equipe de uma agência possam acessar os dados mesmo quando estão fora do escritório. Alguns softwares de CRM oferecem aplicativos móveis que permitem aos funcionários acessar dados importantes a partir de seus dispositivos móveis, independentemente de sua localização.

Coordenação do atendimento ao cliente

Se um cliente solicitar atendimento relacionado a mais de um departamento, os membros da equipe devem garantir que as informações relevantes para outro departamento sejam repassadas a eles. No entanto, a transmissão dessas informações às vezes é ineficiente, como quando um cliente solicita uma ligação de acompanhamento do departamento com o qual se comunicou anteriormente. Com um sistema de CRM implementado, as informações dos clientes podem ser facilmente acessadas e atualizadas. Isso resulta em um atendimento ao cliente melhorado e mais consistente, além de clientes mais satisfeitos e confiantes.

Comunicações por e-mail aprimoradas

Grande parte das interações entre empresas e clientes é feita por e-mail. As agências criativas não são exceção. Muitos clientes preferem o e-mail devido à facilidade de uso e rapidez. Existem vários sistemas de CRM que podem beneficiar sua agência utilizando complementos de e-mail. Eles disponibilizam as informações de contato do cliente, além de quaisquer interações anteriores que você tenha tido com ele.

Recursos que auxiliam na retenção de clientes

Como as agências criativas estão tão focadas em trabalhar em estreita colaboração com seus clientes e atender a todas as suas necessidades, a retenção de clientes é extremamente importante. Ao escolher um CRM para agências criativas, certifique-se de escolher uma solução que forneça todos os dados relativos a um cliente específico. Isso inclui projetos anteriores e em andamento, interações anteriores, notas sobre o cliente e muito mais. Embora as agências criativas se beneficiem com a conquista de novos clientes, a retenção dos clientes atuais é igualmente importante.

A retenção de clientes não só significa um fluxo constante de clientes e receitas, como também atrai novos clientes. Se sua empresa for confiável, ela sempre atrairá clientes em potencial. Ver uma agência altamente conceituada por seus serviços contínuos é uma maneira infalível de atrair mais interesse para o seu negócio.

Oportunidade para criação de portal do cliente

Muitos clientes que trabalham com agências criativas gostam de verificar o status de suas solicitações de serviço a qualquer hora do dia. Alguns sistemas de CRM permitem que os clientes acessem um portal de autoatendimento. Esses portais permitem que os clientes visualizem seus dados com sua agência sem a necessidade de entrar em contato diretamente com um representante. Alguns sistemas permitem até mesmo que os clientes atualizem seus projetos de qualquer lugar, a qualquer momento.

Sistemas de CRM adequados para agências

Como as agências criativas não funcionam como outras empresas, há alguns aspectos que uma agência pode precisar de um CRM que não são priorizados em outras. Os fornecedores de CRM que trabalham principalmente com empresas menos focadas na personalização do cliente podem não compreender o nível de otimização que a sua agência criativa necessita.

Por esse motivo, é importante usar especificamente um CRM para agências de criação. A confiança entre você e seu software de CRM é tão importante quanto a confiança que seus clientes depositam em você. Comece sempre por ler avaliações e recomendações de outros proprietários de agências, especialmente aqueles que atuam na mesma área. Se você é proprietário de uma agência criativa, deve procurar avaliações de outras agências criativas sobre o desempenho de um sistema e como elas se beneficiaram ao usar esse software de CRM específico. Uma avaliação positiva de alguém que ocupa uma função semelhante é uma das melhores maneiras de saber se você está procurando no lugar certo.

Bonsai CRM: O melhor software de CRM para sua agência criativa

No final das contas, ter um sistema de CRM para agências criativas nunca é uma má ideia. Quando se trata de escolher o melhor software para sua agência de criação, você deve optar por um sistema com avaliações positivas de profissionais da sua área. O Bonsai CRM tem a confiança de muitos proprietários de agências para otimizar sua produtividade. Suas funcionalidades incluem, entre outras, atribuição de tarefas, acompanhamento financeiro e controle de tempo. Com uma agência criativa Bonsai CRM em funcionamento, sua produtividade, satisfação do cliente e retenção de clientes podem melhorar drasticamente.

A Bonsai oferece um período de avaliação gratuita de sete dias que permite acesso total aos recursos do sistema de CRM para agências criativas. Dessa forma, você verá por que o Bonsai tem a confiança de muitos proprietários de agências criativas para manter seus negócios funcionando perfeitamente.