Bester Online-Rechnungsgenerator

Vorteile der Verwendung von Online-Rechnungsgeneratoren

Online-Rechnungsgeneratoren können nicht nur einen wichtigen Teil Ihrer Geschäftspraktiken beschleunigen, sondern die meisten Online-Rechnungsgeneratoren ermöglichen Ihnen auch den Zugriff von überall auf der Welt.

Das bedeutet, dass Sie auch dann, wenn Sie nicht an Ihrem physischen Schreibtisch sitzen, an Ihrem virtuellen Schreibtisch sein können, um sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden.

Hier sind einige der Vorteile der Verwendung eines Online-Rechnungsgenerators.

1. Geschwindigkeit und Effizienz

Die manuelle Rechnungsstellung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern für ein kleines Unternehmen auch eine Verschwendung von Ressourcen!

Die Online-Rechnungsstellung kann Ihnen dabei helfen, Rechnungen effizienter und schneller zu versenden, sodass Sie die Bezahlung für Ihre Arbeit erhalten und sich wieder Ihren wichtigsten Aufgaben widmen können.

2. Reduzierte menschliche Fehler

Wenn Sie Dinge manuell erledigen, sind menschliche Fehler unvermeidlich. Rechnungsfehler können jedoch kostspielig für Ihr Unternehmen sein und dazu führen, dass ausstehende Zahlungen nicht rechtzeitig geleistet werden.

Rechnungsgeneratoren können Ihre Rechnungen als vorformulierte Vorlagen und automatische Ausfülloptionen speichern, sodass die Rechnungsstellung selbst für Neukunden mit nur wenigen Klicks erledigt ist.

3. Verbessertes Cashflow-Management

Jedes Unternehmen weiß, dass die größte Hürde oft das Cashflow-Management ist. Die manuelle Rechnungsstellung verschwendet nicht nur Ressourcen und Zeit, sondern kann auch kostspielig sein, wenn Ihre Rechnungen zu lange brauchen, um Ihre Kunden zu erreichen, oder wenn Sie manuell nachfassen müssen.

Lassen Sie stattdessen eine Online-Plattform die Last von Ihren Schultern nehmen. Ein erfolgreicher Online-Rechnungsgenerator sollte Ihnen zumindest die Möglichkeit bieten, bei Zahlungsausfällen automatische Mahnungen und Erinnerungen an Kunden zu versenden.

4. Professionelles Erscheinungsbild

Schreiben Sie Ihre Rechnungen immer noch von Hand in ein Logbuch? Mit den anpassbaren Vorlagen eines Online-Rechnungsgenerators können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen einheitlich sind und professionell aussehen, ohne einen Grafikdesigner beauftragen zu müssen.

Die meisten Rechnungsgeneratoren bieten zahlreiche Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Wenn diese nicht ganz zu Ihrem Unternehmen passen, können Sie Ihre eigene Vorlage von Grund auf neu erstellen.

5. Umweltfreundlich, da es den Papierverbrauch reduziert

Jedes Unternehmen weiß, dass es versuchen sollte, seinen CO2-Fußabdruck zu reduzieren und mehr Verantwortung für die Umwelt zu übernehmen. Traditionell erfordert die manuelle Rechnungsstellung viele Dinge, die das Gegenteil davon bewirken, darunter Stifte, Tinte, Papier, Briefmarken, Umschläge und Transport.

Die Online-Rechnungsstellung kann jedoch diese zusätzlichen Ressourcen überflüssig machen und Ihr Unternehmen umweltfreundlicher machen. Das ist nicht nur hervorragend, sondern auch für Kunden und Klienten attraktiv.

6. Zugänglichkeit: jederzeit und überall

Manuelle Rechnungsstellung oder sogar die Rechnungsstellung mit Desktop-Software kann Sie an Ihren Schreibtisch fesseln. Die Online-Rechnungsstellung ermöglicht Ihnen jedoch Flexibilität und die Möglichkeit, Rechnungen bei Bedarf von überall auf der Welt zu versenden.

Möchten Sie eine frühere Rechnung einsehen? Auch diese können Sie ganz einfach abrufen, wodurch Sie Ihre Geschäftsabläufe optimieren und die Reaktionszeit gegenüber Ihren Kunden verkürzen können.

So wählen Sie den richtigen Rechnungsgenerator für Ihr Unternehmen aus

Worauf sollten Sie bei einem Online-Rechnungsgenerator achten, wenn das Angebot gesättigt ist?

Denken Sie zunächst daran, was Sie langfristig für Ihr Unternehmen erreichen möchten, da Ihnen dies bei der Auswahl der richtigen Software und des richtigen Anbieters helfen wird.

Wenn Sie ein massives Wachstum erwarten, wählen Sie etwas, das mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Ein Wechsel der Software ist zwar nicht ungewöhnlich, aber es kann frustrierend sein, sich in ein neues System einarbeiten zu müssen (ganz zu schweigen von den potenziell hohen Kosten).

Sie sollten auch Folgendes berücksichtigen:

1. Gesamtbedarf an Rechnungsstellung

Wie oft versenden Sie Rechnungen? Wie viele Kunden haben Sie? Müssen Sie verschiedene Rechnungen individuell anpassen können?

Achten Sie unbedingt auf die Barrierefreiheit und darauf, ob die Plattform benutzerfreundlich ist.

2. Kann die Software bei Bedarf angepasst und skaliert werden?

Denken Sie nicht nur an das Geschäft, das Sie jetzt haben, sondern auch an das Geschäft, das Sie sich wünschen. Auch wenn Ihre Anforderungen derzeit minimal sind, wird die von Ihnen gewählte Software Ihnen auch in einem Jahr, in fünf oder sogar in zehn Jahren noch gute Dienste leisten?

3. Anpassbarkeit

Können Sie die Markenelemente Ihres Unternehmens hinzufügen, darunter Logos, Farben und Signaturen?

4. Ihr Budget

Es gibt zwar einige kostenlose Rechnungsersteller auf dem Markt, diese bieten jedoch nur eingeschränkte Funktionen. Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind, sollten Sie vielleicht andere kostenpflichtige Optionen in Betracht ziehen, die Ihnen viel mehr Funktionen bieten können.

Einige Anbieter von Online-Rechnungsgeneratoren berechnen Pauschalpreise – ideal, wenn Sie monatlich viele Rechnungen versenden. Andere basieren jedoch auf der Anzahl der von Ihnen erstellten Rechnungen oder dem Umfang Ihrer Kundendatenbank.

Prüfen Sie Ihre Optionen gründlich, um die richtige Software für Ihr Budget zu finden.

5. Können Sie Ihre anderen Business-Tools in die Software integrieren?

Wenn Sie andere Business-Tools verwenden, z. B. Buchhaltungs- oder E-Commerce-Software, sollte Ihre Online-Rechnungsgenerator-Software damit kompatibel sein.

Können Sie beispielsweise Zahlungen direkt über Ihre Rechnungssoftware einziehen oder müssen Sie eine separate Lösung für die Kundenabrechnung einrichten? Suchen Sie nach einer Komplettlösung. Je weniger manuelle Arbeit Sie erledigen müssen, desto effizienter werden Sie sein.

6. Recherchieren Sie gründlich.

Wenn Sie auf der Suche nach einem effektiven Online-Rechnungsgenerator sind, der für Ihr Unternehmen geeignet ist, sollten Sie Bewertungen lesen, Empfehlungen einholen und kostenlose Testphasen nutzen.

Scheuen Sie sich nicht, Software vor dem Kauf zu testen, und suchen Sie nach einer Software, die Ihnen dies ermöglicht! Vergessen Sie nicht, sich auch über die verfügbaren Supportleistungen zu informieren – man weiß nie, wann man sie brauchen könnte.

Die besten Online-Rechnungsgeneratoren

Bonsai – Insgesamt am besten

Dank seiner automatisierten Funktionen eignet sich Bonsai hervorragend, um mehrere Projekte zu verwalten und die Rechnungserstellung auf einmal zu erledigen. Es wächst auch mit Ihnen mit, da es viele weitere nützliche Finanztools bietet, die Ihr Unternehmen und Ihr Wachstum unterstützen.

Und vergessen wir nicht, dass Bonsai mit internen Anwälten zusammengearbeitet hat, was bedeutet, dass alle Unterlagen vor Gericht Bestand haben und rechtsverbindlich sind.

Schnell und einfach anzumelden und kinderleicht zu bedienen – unsere erste Wahl unter den Online-Rechnungsgeneratoren.

Vorteile

• Einfach einzurichten und zu verwenden
  

• Einfach Ihre Zeit nachverfolgen
  

• Die automatisierte Erstellung rechtlich geprüfter Verträge kann Ihnen Zeit und Anwaltskosten sparen.
  

• Bietet einen All-in-One-Business-Hub mit zahlreichen Tools für Freiberufler.
  

• Ermöglicht Ihnen, Zahlungen direkt von der Rechnung einzuziehen.
  

• Versendet automatische Rechnungserinnerungen
  

• Es gibt eine kostenlose Testversion für 7 Tage und einen Kundensupport.

Nachteile

• Derzeit nur auf Englisch verfügbar
  

• Die Zeiterfassung kann keine Nachweise für geleistete Arbeit protokollieren.
  

• Die automatisierte Vertragserstellung hat ihre Grenzen.

Wave – Am besten geeignet für die Erweiterung Ihres Unternehmens

Wave ist eine All-in-One-Lösung für Buchhaltung und Rechnungsstellung, die sich hervorragend für Unternehmen in der Wachstumsphase eignet. Es bietet integrierte Buchhaltungsfunktionen, wie z. B. die Gehaltsabrechnung, und hebt sich damit von Mitbewerbern ab, die sich ausschließlich auf die Rechnungsstellung konzentrieren.

Vorteile

• Einfach einzurichten und zu verwenden
  

• Sie können ohne zusätzliche Kosten eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern hinzufügen.
  

• Versenden Sie unbegrenzt viele Rechnungen, die alle vollständig anpassbar sind.
  

• Kann automatisch Umsatzsteuer zu Rechnungen hinzufügen
  

• Kunden können per Apple Pay, Banküberweisung und allen gängigen Kreditkarten über die Rechnung bezahlen.
  

• Umfangreiche Berichtsfunktionen verfügbar.

Nachteile

• Die Bestandsverwaltung ist unzureichend.
  

• Der Kundenservice ist eingeschränkt.
  

• Sie können Einnahmen und Ausgaben nicht nach Klasse oder Standort verfolgen.
  

• Bankauszüge aus verschiedenen Zeitzonen können nicht abgeglichen werden.

PayPal – Am besten für Komfort

PayPal ist die bequemste Online-Rechnungssoftware auf unserer Liste.

PayPal wird nicht nur in den meisten Ländern weltweit akzeptiert und kann dort genutzt werden, sondern ist auch mobilfreundlich – so können Sie innerhalb weniger Minuten von jedem digitalen Gerät aus überall auf der Welt Rechnungen erstellen und versenden.

Vorteile

• Benutzerfreundlich
  

• Unterstützt mehrere Währungen
  

• Ermöglicht die Stapelabrechnung von bis zu 100 Rechnungen
  

• Rechnungen sind anpassbar
  

• Sie können unbegrenzt Rechnungen versenden.
  

• Kunden können direkt über PayPal oder mit einer Karte bezahlen.
  

• Möglichkeit, den Rechnungsstatus zu verfolgen und wiederkehrende Zahlungen zu aktivieren.

Nachteile

• Banküberweisungen verzögern sich oft um mehrere Tage.
  

• Für den sofortigen Zugriff auf Ihre Gelder wird Ihnen eine Servicegebühr von 1 % berechnet.
  

• Nur eingeschränkte Nutzung, was zu gesperrten Konten und eingefrorenen Geldern führen kann.

Zoho Invoice – Am besten geeignet für die Rechnungsstellung mit einem Mini-CRM

Zoho eignet sich am besten für kleine Unternehmen, die nur über einen kleinen Kundenstamm und ein Mini-CRM (Customer-Relationship-Management) verfügen.

Mit zahlreichen großartigen Funktionen ausgestattet, könnte diese Software genau das Richtige für Sie sein, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder Freiberufler sind.

Vorteile

• Automatisierte Arbeitsabläufe, wie Berechnungen und das Hinzufügen von Rabatten
  

• Umfangreiche Rechnungsanpassung verfügbar
  

• Unterstützt mehrere Währungen und Sprachen
  

• Keine Begrenzung der Kundenbasis
  

• Integriert sich mit anderen Zoho-basierten Apps sowie mehreren Zahlungsoptionen.

Nachteile

• Rechnungsvorlagen können in der mobilen App nicht bearbeitet werden.
  

• Nicht so benutzerfreundlich wie Konkurrenzprodukte (einige Funktionen erfordern Entwicklerkenntnisse)
  

• Kein Live-Chat oder telefonischer Support verfügbar.

Invoice Home – Am besten für Benutzerfreundlichkeit

Invoice Home richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und ist aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit unsere erste Wahl.

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind, das sofort durchstarten muss, dann ist diese Software genau das Richtige für Sie.

Vorteile

• Entwickelt für Effizienz und Benutzerfreundlichkeit
  

• Integriert mit PayPal und Stripe
  

• Synchronisiert automatisch alle Geräte.

Nachteile

• Nicht so optisch ansprechend und intuitiv wie andere Produkte auf dem Markt
  

• Etwas eingeschränkte Funktionen
  

• Es muss mehr Transparenz bei den Kosten herrschen.

Bonsai: Eine Komplettlösung aus einer Hand

Wie Sie sehen, stehen Ihnen viele Optionen zur Verfügung. Unserer Meinung nach ist Bonsai jedoch eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung für Unternehmen, die auf Online-Rechnungsstellung umsteigen, egal ob Sie Freiberufler, Kleinunternehmer oder mehr sind.

Diese Software enthält viele der von uns besprochenen wünschenswerten Funktionen, die Ihnen die Bezahlung und die Führung Ihres Unternehmens erleichtern.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Unglaublich einfach zu bedienen, werden Sie mit Bonsai in kürzester Zeit einen Blitzstart hinlegen.

Anpassbare Vorlagen

Mit einer Vielzahl an anpassbaren Vorlagen und Optionen finden Sie bestimmt eine, die all Ihren geschäftlichen Anforderungen und Präferenzen entspricht.

Integrationsmöglichkeiten mit Buchhaltungssoftware

Während manche Rechnungserstellungssoftware nur mit anderer Software derselben Marke integriert werden kann, lässt sich Bonsai mit mehreren Buchhaltungsprogrammen verbinden und ermöglicht es Kunden, direkt über Ihre Rechnung zu bezahlen (d. h. es muss keine separate Zahlungslösung eingerichtet werden).

Mehrere Währungs- und Steuersatzoptionen

Müssen Sie in mehreren Bundesstaaten oder Ländern arbeiten? Bonsai unterstützt mehrere Währungen und Steuersätze.

Sichere Datenspeicherung und Verschlüsselung

Keine Sorge wegen Datenlecks – Bonsai verfügt über strenge Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten Ihrer Kunden durch verschlüsselte Speicherung zu schützen.

Berichts- und Analysefunktionen

Die umfassenden Berichts- und Analysefunktionen in Bonsai helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu verbessern und Ihre Finanzunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.

Automatische Erinnerungen und Nachfassaktionen

Verschwenden Sie keine Zeit mit der Verfolgung verspäteter Zahlungen – überlassen Sie dies Bonsai mit automatisierten Mahnungen und Nachfassaktionen.

Tipps für eine effektive Rechnungsstellung

Nachdem Sie nun wissen, welche Online-Rechnungserstellungssoftware Ihnen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, finden Sie hier unsere wichtigsten Tipps für eine effektive Rechnungsstellung.

Seien Sie klar und prägnant in Ihren Beschreibungen

Ein verwirrter Kunde ist ein garantierter Weg zu verspäteten Zahlungen. Halten Sie die Dinge einfach und unkompliziert und formulieren Sie Ihre Rechnung klar und prägnant, damit Ihre Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen.

Geben Sie immer wichtige Details an (Fälligkeitsdatum, Zahlungsmethoden usw.).

Vergessen Sie nicht, die grundlegenden Angaben in Ihre Rechnung aufzunehmen, damit alles übersichtlich und einfach bleibt (und Sie sicher sein können, dass Sie pünktlich bezahlt werden!). Dazu gehören:

• Wer Sie sind
  

• Was Sie in Rechnung stellen
  

• Wenn die Rechnung fällig ist
  

• Wie Sie bezahlt werden (ggf. mit Links zu Zahlungsmethoden).

Verwenden Sie Branding für einen professionellen Auftritt

Branding kann alles Mögliche sein, von den Farben Ihrer Marke bis hin zu Ihrem Logo. Eine ordnungsgemäß mit Ihrem Branding versehene Rechnung lässt Sie nicht nur professionell erscheinen, sondern sorgt auch für Markenkohärenz.

Rechnungen umgehend versenden

Möchten Sie pünktlich bezahlt werden? Bitte senden Sie Ihre Rechnungen unverzüglich!

Überfällige Zahlungen taktvoll nachverfolgen

Es gibt nichts Schlimmeres, als verspätete Zahlungen einzufordern, aber Sie müssen nicht gleich zu drastischen Maßnahmen greifen, wenn Ihre Rechnung nicht pünktlich bezahlt wird. Geben Sie auf Ihrer ersten Rechnung klar an, wann die Zahlung fällig ist, und senden Sie, falls diese bis dahin nicht erfolgt ist, regelmäßig freundliche Mahnungen, bevor Sie gegebenenfalls weitere Schritte einleiten. Hier kann ein automatisiertes Follow-up-System nützlich sein!

Das Fazit

Online-Rechnungsgeneratoren können Ihre Geschäftsprozesse erheblich beschleunigen, Ihre Ressourcen besser nutzen und Ihnen dabei helfen, Zahlungen pünktlich zu erhalten und Ihren Cashflow zu verwalten.

Es gibt zwar zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Rechnungserstellungsprogramme auf dem Markt, aber unsere erste Wahl für die Online-Rechnungsstellung sowie als All-in-One-Geschäftslösung ist Bonsai.

Mit Bonsai können Nutzer Automatisierung, Genauigkeit und Professionalität in ihr Unternehmen bringen, unabhängig von dessen Größe. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken über die Einrichtung einer weiteren Zahlungslösung machen, da die Kundenabrechnung direkt in Ihre Rechnungen integriert ist.

Mit umfassenden Funktionen, darunter eine benutzerfreundliche Oberfläche und hochgradig anpassbare Vorlagen, wächst Bonsai mit Ihnen mit und ermöglicht Ihnen eine effiziente und schnelle Verwaltung Ihrer Rechnungsstellung.

Probieren Sie noch heute die kostenlose 7-Tage-Testversion von Bonsai aus und revolutionieren Sie Ihre Rechnungsstellung!

Quellen

1. https://www.hellobonsai.com/invoicing
2. https://www.hellobonsai.com/resources/invoice-generator
3. https://getswipe.in/blog/post/benefits-of-invoice-generator-for-small-businesses
4. https://yourstory.com/mystory/what-are-the-benefits-of-using-a-free-invoice-gene
5. https://invoiceocean.com/10-tips-to-choosing-the-best-invoicing-software-unbiased
6. https://www.genio.ac/guides/10-tips-for-choosing-the-best-invoice-generator
7. https://fitsmallbusiness.com/free-invoice-generator
8. https://projectmanagers.net/the-pros-and-cons-of-using-invoice-home-software