Funções da agência: defina e otimize sua estrutura 2025

As funções da agência são essenciais para estruturar e otimizar as operações de uma agência. Funções claramente definidas aumentam a eficiência, garantindo que cada membro da equipe compreenda suas responsabilidades, reduzindo a confusão e melhorando a prestação de serviços. As principais funções incluem gerentes de contas, diretores criativos e desenvolvedores de negócios, cada um contribuindo para o sucesso da agência. Avaliações regulares de funções e habilidades, conforme destacado pela Gallup e pela Gartner, podem resolver lacunas de habilidades e alinhar as capacidades da equipe com os objetivos da agência. A implementação de definições de funções estruturadas e treinamento contínuo pode levar a melhorias significativas na produtividade e na satisfação do cliente, impulsionando, em última instância, o crescimento e o sucesso da agência.

Há muita confusão em torno das funções que as pessoas desempenham em uma empresa.

Parece que não deveria haver, certo? Na sua agência, você gostaria de pensar que todos os funcionários contratados têm uma função distinta, com responsabilidades associadas, que eles compreendem. Você pode até ter definido essas funções no seu software de gerenciamento de projetos, usando-as para atribuir tarefas às pessoas.

Mas a realidade pode ser muito diferente do que você imagina.

Várias estatísticas sugerem que sua agência pode ter problemas tanto com a atribuição de funções às pessoas quanto com a compreensão dessas pessoas sobre suas funções. A Gallup destaca isso ao apontar que cerca de metade dos funcionários não tem certeza do que se espera deles no trabalho.

Essa é uma estatística preocupante.

Se seus funcionários não sabem o que você espera deles, isso só vai levar à ineficiência na prestação de serviços aos seus clientes. No entanto, o problema pode ser ainda pior. De acordo com a Gartner, 80% dos funcionários não possuem as habilidades necessárias para suas funções atuais. Isso pode ser apenas um problema dos funcionários – eles não são capazes de realizar o trabalho que lhes foi atribuído. Mas também pode ser um sinal de que um funcionário competente foi designado para uma função inadequada ou não tem certeza do que deve fazer.

De qualquer forma, está claro que definir as funções da agência pode se tornar um problema para o seu negócio. Então, vamos nos concentrar em algumas das principais funções que você provavelmente precisará preencher, juntamente com alguns exemplos de estrutura hierárquica.

Qual é o significado do papel da agência?

Começaremos com o básico:

O que é uma função de agência?

Embora uma função comece com um cargo, ela é mais abrangente do que algumas palavras. Uma função é essencialmente a lista de responsabilidades que um funcionário assume — relevantes para o seu cargo — para ajudar a sua agência. Essas responsabilidades variam muito dependendo da função.

Por exemplo, as responsabilidades de um contador serão orientadas por dados. Eles são responsáveis por acompanhar as finanças da agência, elaborar relatórios e garantir que você envie os documentos corretos na hora de declarar os impostos. Compare isso com um redator de conteúdo, que é mais voltado para o serviço. O papel deles consiste em produzir um resultado que atenda aos padrões da sua agência e satisfaça o cliente.

Em última análise, as funções da agência definem os tipos de trabalho que as pessoas realizam na sua agência. Definir o que são desde o início é fundamental em um ambiente que pode ser caótico – e criativo. Quando as pessoas sabem o que devem fazer e não se distraem com tarefas que não são da sua responsabilidade, elas produzem melhores resultados.

Gerencie suas funções e permissões no Bonsai

Existem quatro funções de usuário que você pode criar para os membros da sua equipe gerenciarem sua agência com eficiência:

• Proprietário - O proprietário é aquele que cria a conta da empresa e tem acesso total a tudo.
• Parceiros - Eles auxiliam na gestão da empresa, mas não têm acesso aos dados bancários nem podem excluir a conta da empresa.
• Gerentes de projeto - Eles lidam com tarefas de gerenciamento de projetos, incluindo clientes, projetos, tarefas e controle de tempo. No entanto, eles não têm acesso a dados financeiros, como receitas ou faturas.
• Colaboradores - Trabalham em projetos atribuídos, controlando o tempo e adicionando tarefas. Eles não podem editar ou excluir projetos, nem acessar detalhes do cliente e dados financeiros.

Para adicionar ou remover membros da equipe, acesse a página Equipe nas configurações da sua empresa.

Assista à breve demonstração abaixo para obter uma visão geral das diferentes funções e permissões no Bonsai.

Clique aqui para gerenciar sua equipe

Para maior eficiência, certifique-se de que os membros da equipe tenham funções adequadas para manter a segurança e otimizar o gerenciamento do projeto. Revise e atualize regularmente as permissões à medida que a dinâmica da equipe muda. Use os recursos do Bonsai para uma colaboração perfeita e acompanhamento de projetos, respeitando as limitações de acesso a informações confidenciais.

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Quais são as 5 funções principais de uma agência de publicidade?

Agora vem a parte difícil: definir as funções na sua empresa.

Primeiro, um prefácio.

O título desta seção menciona “5 funções principais”, e é isso que você está prestes a descobrir. No entanto, isso não significa que existam apenas cinco funções que você poderá atribuir em uma agência de publicidade ou em qualquer outra agência. Estas são apenas as cinco coisas que você precisa ter para dar à sua agência uma base sobre a qual construir, começando com…

Função principal 1 – Gerente de contas

Pense nos gerentes de contas como seus intermediários entre a sua agência e seus clientes. Não são essas pessoas que trazem negócios para a sua agência. Isso é abordado na próxima função. Em vez disso, seus gerentes de conta são normalmente o primeiro ponto de contato para um cliente depois que você vende um serviço para ele. Como resultado, eles se encaixam em algum lugar entre vendas e atendimento ao cliente, com sua principal responsabilidade sendo a comunicação com o cliente.

Eles também trabalharão com suas equipes de projeto.

Muitas vezes, é o gerente de contas que integra um novo cliente e reúne os requisitos para os projetos. Em seguida, eles transmitem esses requisitos a uma equipe de projeto – garantindo que a equipe permaneça no caminho certo – enquanto mantêm contato com o cliente. Ou “clientes”, como provavelmente será o caso, já que o gerente de contas médio supervisiona entre quatro e oito contas de clientes.

Um bom gerente de contas precisa ter excelentes habilidades interpessoais, especialmente quando se trata de comunicação verbal. Eles estarão participando ou organizando muitas reuniões. Idealmente, você também os apoiará com software apropriado, como portais de clientes, para facilitar o gerenciamento de várias contas.

Função principal 2 – Desenvolvedor de negócios

Enquanto um gerente de contas supervisiona os clientes que você já possui, a principal função de um desenvolvedor de negócios é atrair mais clientes para a agência. Normalmente, essa será a pessoa responsável por supervisionar suas equipes de vendas e marketing. Se você tem uma agência menor – 88% das empresas têm 20 funcionários ou menos –, elas podem cuidar das vendas e do marketing por conta própria.

Portanto, seu desenvolvedor de negócios precisa lidar com o panorama geral de atrair clientes.

Pipelines de vendas. Funis de marketing. As campanhas específicas – e possíveis roteiros – que fazem parte de cada uma delas. Esta função consiste em compreender e criar essas coisas para gerar demanda para a agência. Assim como um gerente de contas, um desenvolvedor de negócios terá excelentes habilidades de comunicação verbal. Eles precisarão deles para conversar com clientes em potencial e treinar equipes de vendas e marketing.

Função principal 3 – Operações

Pense nas operações menos como uma função específica e mais como um termo abrangente que engloba várias outras funções. Por exemplo, um gerente de projetos é um especialista em operações. O mesmo se aplica a vários diretores da sua agência, incluindo o diretor financeiro e o diretor de recursos humanos. Você também pode ter pessoal operacional para supervisionar o que seus gerentes de contas e desenvolvedores de negócios estão fazendo.

Qual é o traço comum entre todas essas funções?

Todos eles servem como a “cola” que mantém sua agência funcionando. A maioria lida com questões internas e externas, o que é mais facilmente demonstrado com um gerente de projetos. Internamente, eles são responsáveis por definir cronogramas de projetos, gerenciar orçamentos e alocar recursos para tarefas. Externamente, eles terão contato ocasional com o cliente – muitas vezes junto com o gerente de contas – e terão que garantir que o projeto atenda aos requisitos.

Alguns gerentes de projeto se concentram exclusivamente em processos internos, especialmente em agências maiores.

Portanto, as funções da agência operacional são um pouco menos definidas do que as outras duas abordadas até agora. Como regra geral, se for alguém que mantém o seu negócio funcionando no dia a dia, provavelmente é alguém da área de operações.

Função principal 4 – Criatividade

Você pode criar um anúncio – ou qualquer forma de marketing digital – sem pessoas criativas que tornem tudo isso possível. As pessoas que desempenham esta função são responsáveis por receber as instruções do gerente de projeto e entregar o que o cliente solicita.

Assim como as operações, essa é uma categoria que pode abranger várias funções da agência.

Seus redatores, por exemplo, são todos pessoas criativas. O mesmo se aplica aos seus designers, produtores de vídeo, editores e qualquer outra pessoa que contribua para o “produto” final. Naturalmente, isso significa que seus profissionais criativos precisam ter um amplo conhecimento do software que utilizam. Eles também precisarão entender o nicho em que seus clientes atuam, embora essas informações possam ser fornecidas por um gerente de projetos ou de contas.

Do lado do cliente, as pessoas que ocupam esses cargos nas agências raramente lidam diretamente com os clientes. São os mágicos nos bastidores que transformam a visão do cliente – comunicada por meio de um gerente de contas – em realidade.

Função principal 5 – Especialistas em tecnologia

Dados e software são o ponto de referência do especialista em tecnologia.

Eles são responsáveis por construir a pilha de tecnologia que sua agência usa e, muitas vezes, cooperam com todas as outras funções. Por exemplo, sua equipe técnica pesquisará e selecionará o software de gerenciamento de agência que você usa para supervisionar as operações. Eles também encontrarão um software de gerenciamento de projetos adequado, um CRM, e podem até contribuir com o software específico de que seus profissionais criativos precisam.

Isso não é tudo.

Eles também serão as pessoas que manterão sua rede funcionando e garantirão que qualquer novo software que você comprar seja implementado corretamente. Portanto, eles se enquadram na categoria de suporte. Os especialistas em tecnologia mantêm o negócio funcional – algo crucial na era digital.

Em alguns casos, você terá especialistas em tecnologia que se especializam em diferentes departamentos. Um pode lidar com a tecnologia para contabilidade, outro com o software utilizado pelos criativos e outro ainda com a rede da empresa.

Outras funções importantes da agência de marketing

Pense nas cinco funções da agência compartilhadas acima como essenciais, pois elas mantêm o negócio funcionando. As funções de atendimento ao cliente – como gerente de contas e desenvolvedor de negócios – garantem que os clientes cheguem e permaneçam com você depois de conquistá-los. Eles são apoiados pelos criativos, que cumprem as promessas da sua agência, que por sua vez são apoiados pelas operações.

E os especialistas em tecnologia geralmente estão envolvidos em quase todos os departamentos.

Mas à medida que você cresce – o crescimento é a principal prioridade para 45% dos CEOs –, você pode descobrir que as seguintes funções complementares da agência se tornam vitais.

Função adicional 1 – Estratégia

Alguém precisa se concentrar no panorama geral da sua agência.

No início, provavelmente será você, como proprietário. Mas, eventualmente, você precisará delegar a criação da estratégia para poder manter o foco em garantir que todos os departamentos funcionem de maneira eficaz. É aí que entram em cena as funções estratégicas.

Muitas vezes, você pode dividir essa função em duas.

Alguns dos seus funcionários estratégicos têm um foco interno. Eles planejarão sua marca, por exemplo, ou trabalharão para alinhar todos na agência em torno de uma visão.

Outros estrategistas são focados no cliente, essencialmente ajudando esses clientes a crescer por meio do trabalho que sua agência realiza. Essas funções geralmente envolvem trabalhar em conjunto com desenvolvedores de negócios para fornecer os dados que sustentam um argumento de venda. Pense em relatórios da concorrência, estatísticas do setor e seleção do público-alvo, tudo isso contribuindo para a capacidade do desenvolvimento de negócios de vender seu serviço.

Função adicional 2 – Mídia

Assim como os estrategistas, aqueles que atuam na área de mídia podem dividir seu tempo entre o trabalho na agência e o trabalho com o cliente.

Em ambos os casos, são as pessoas responsáveis por dar vida à criação publicitária. Eles reservam espaço publicitário – seja na TV, no rádio ou em vídeos online – e gerenciam campanhas específicas de marketing. Em alguns casos, sua equipe de mídia pode até mesmo cuidar das campanhas de SEO e mídias sociais.

Isso não significa que eles cuidam da parte criativa.

Você já tem pessoas nessas funções na agência.

Em vez disso, eles servirão como intermediários entre os gerentes de projeto e os criativos. Os orçamentos de marketing, a seleção do público-alvo e a análise de campanhas tendem a ser da responsabilidade de um profissional de mídia.

Função adicional 3 – Freelancers

Os “coringas” do jogo das agências, os freelancers são pessoas que você contrata por tarefa. Existem 76,4 milhões deles somente nos Estados Unidos, cada um com um conjunto específico de habilidades que podem atender às necessidades da sua empresa.

Os trabalhos mais comuns para freelancers em agências criativas incluem redação publicitária e pequenos trabalhos de design. O segredo com pessoas nessas funções de agência é fornecer aos freelancers as informações necessárias para que realizem bem o trabalho atribuído. Isso significa fornecer diretrizes de marca – tanto as suas quanto as do cliente. Isso também significa gerenciar a disponibilidade do freelancer de acordo com o cronograma do seu projeto. Os softwares de gerenciamento de agências e projetos podem ajudar nesse sentido.

Mas não presuma que os freelancers se limitam a funções criativas.

Você também pode encontrar freelancers para ajudar com contabilidade e outras tarefas operacionais. Algumas agências até utilizam a contratação de freelancers como uma forma prolongada de avaliação, com freelancers de alta qualidade acabando por conseguir empregos a tempo inteiro.

As opções de hierarquia da agência de marketing (ou publicidade)

Você preencheu as funções-chave em sua agência, pelo menos até certo ponto. Como você deve ter percebido, várias funções da agência abrangem, na verdade, vários trabalhos — cada um deles atribuído a um indivíduo —, e é por isso que a estrutura é tão importante.

Entre na hierarquia da agência.

Sua hierarquia é a estrutura que você constrói em sua agência para garantir que todas as funções funcionem de maneira fluida em conjunto. Normalmente, envolve funcionários do grupo com base em suas responsabilidades específicas. As funções da agência destacadas até agora podem até servir como categorias para esses grupos de responsabilidades. Você também utilizará hierarquias para determinar o fluxo de responsabilidades na sua empresa. Como exemplo básico, um redator pode responder a um diretor de marketing, que responde ao CEO.

Como proprietário de uma agência, você tem alguma flexibilidade na forma como organiza sua hierarquia. No entanto, a maioria utiliza um dos três modelos comuns:

1. Tradicional
2. Matriz
3. Pod

O modelo hierárquico tradicional

O modelo tradicional é provavelmente o mais familiar para os proprietários de agências, e por um bom motivo:

Funciona.

Com essa hierarquia, você cria uma cadeia de comando clara, que flui do topo da agência até a base. Cada pessoa na hierarquia conhece sua posição nessa cadeia, bem como quem ela comanda e quem a comanda. A definição dessa cadeia traz consigo uma tomada de decisão mais rápida – 37% mais rápida, de acordo com a Harvard Business Review – por esse motivo.

Então, como funciona?

Divida sua agência em diferentes divisões, sendo que as funções da agência definidas anteriormente são um ótimo ponto de partida. Portanto, as divisões podem ser operações, gestão de contas, criação, etc. Cada uma dessas divisões está sob a gestão direta do CEO da agência, ou seja, você. E abaixo de cada divisão estão os funcionários – ou subdepartamentos – que operam sob a supervisão do chefe dessa divisão.

Vamos usar a criatividade como exemplo.

Você pode ter um diretor ou chefe de criação. Abaixo deles estarão todos aqueles que lidam com criação de conteúdo, design e vídeo. Você pode até mesmo incorporar seus freelancers – desde que eles tenham foco criativo – nessa hierarquia. Repita o processo para cada divisão, cada uma alimentando até um chefe e, em seguida, o CEO da agência, e você terá uma hierarquia tradicional.

Este modelo funciona bem para uma agência especializada em um serviço específico. Mas assim que você começa a usar vários serviços — nem todos os quais se encaixam na mesma categoria —, você pode achar que isso é muito rígido.

O modelo matricial

Com o Modelo Matrix, você ainda obtém uma hierarquia definida com divisões separadas. No entanto, você também incorpora nessa hierarquia a capacidade de criar equipes interdivisionais, conforme necessário. Um exemplo perfeito vem da probabilidade de que as pessoas que ocupam cargos na área de mídia em sua agência trabalhem com aquelas que ocupam cargos na área criativa. Para isso, você precisará de uma equipe interdivisional – sua equipe de mídia cuida da estratégia, enquanto os criativos cuidam…bem…do lado criativo!

Uma maneira comum de organizar esse modelo é começar pelo presidente ou diretor executivo da agência. Abaixo dessa pessoa estão as divisões da empresa, semelhantes a uma hierarquia. No entanto, a primeira dessas divisões será a gestão de projetos, ou algo semelhante.

Nessa primeira divisão, você terá uma lista de equipes de projeto, cada uma supervisionada por um gerente de projeto. A partir daí, você destaca quais das outras divisões trabalharão como parte da equipe específica do projeto dentro da matriz. Em alguns projetos, você precisará de pessoas de todos os departamentos envolvidos. Em outros, talvez você precise apenas de alguns, como criativos e de mídia, sem precisar se preocupar com operações.

Assim, você cria flexibilidade.

Em vez de criar uma hierarquia rígida, você cria uma hierarquia dependente do projeto. Com o Modelo Matrix, você provavelmente também achará o gerenciamento de recursos mais fácil, pois ele envolve a atribuição específica de pessoas às equipes de projeto. Infelizmente, também pode surgir confusão se os funcionários acabarem alternando entre departamentos como parte de um projeto.

O modelo pod

Por fim, há o modelo pod.

Embora não seja amplamente utilizado, este modelo pretende explicar os desafios hierárquicos específicos que você enfrentará em uma agência. No entanto, isso também traz uma reviravolta interessante para as funções das agências:

Elimina completamente os gerentes de contas.

Isso pode ser um passo além para aqueles que dependem de seus gerentes de conta para fazer a ligação com os clientes. Ainda assim, a vantagem é que você cria uma hierarquia mais fluida que incentiva a comunicação entre os departamentos.

O modelo pod foi criado por Leeann Leahy, CEO da agência VIA, e é mais simples do que parece.

Com o fim dos gerentes de conta, todos os clientes recebem acesso a quatro “líderes de projeto” que cobrem todos os aspectos de seu compromisso. Essas pistas são as seguintes:

• Estratégia Empresarial
• Criativo
• Planejamento
• Project Management

Esses líderes gerenciam seus próprios “pods”, que são grupos de funcionários focados em uma área específica. Quanto ao cliente, ele tem acesso às pessoas em todas as etapas do projeto. Se não gostarem de um design, por exemplo, podem falar com um diretor criativo sem incomodar ninguém. Da mesma forma, se precisarem de mais informações sobre o andamento do projeto, podem falar com o chefe de gerenciamento de projetos sem interromper o trabalho criativo.

Essas cápsulas também se misturam.

Conforme necessário, cada chefe pode delegar tarefas a pessoas dentro da sua agência com base nos recursos disponíveis e nas necessidades do cliente. Em última análise, o modelo reduz os tempos do processo de aprovação, eliminando os gargalos. No entanto, isso também pode causar confusão e falta de responsabilidade, especialmente se os vários líderes tentarem transferir a responsabilidade pelas questões dos clientes.

Defina as funções da sua agência para criar uma estrutura para o seu negócio

Qual é o verdadeiro objetivo de compreender as funções e a hierarquia da agência?

O conhecimento será útil para seus esforços futuros de expansão. Quando você começou sua agência, talvez não tivesse funcionários suficientes para preencher todas as funções mencionadas aqui. Você pode nem ter tido uma hierarquia. Em vez disso, você tinha pessoas qualificadas trabalhando horas extras para entregar projetos e encontrar novos clientes.

Isso pode funcionar por algum tempo.

Mas também é uma receita para o esgotamento.

É aí que entra em jogo o conhecimento e a atribuição de funções de agência. Com as pessoas nas funções discutidas aqui, você tem a capacidade de delegar tarefas. Você também cria uma agência mais eficiente, especialmente ao apoiar essas funções com um software de gerenciamento de agência relevante. Com essa estrutura vem a consistência. Processos. E, em última análise, uma agência capaz de encontrar clientes e prestar um serviço de qualidade em todas as ocasiões.