Der ultimative Leitfaden für Agentur-Ausschreibungen: Definition, Vorteile und Strategie

Stellen wir uns vor, Sie haben ein Geschäftsprojekt im Sinn und suchen nach einer Firma oder Agentur, die Ihnen dabei helfen kann. Es gibt viele Unternehmen, die diese Rolle potenziell erfüllen könnten. Natürlich möchten Sie jedoch die bestmöglichen Mitarbeiter für diese Aufgabe finden. Hier kommt eine Ausschreibung der Agentur ins Spiel.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie über Ausschreibungen von Agenturen wissen müssen, darunter was sie sind, welche Vorteile sie bieten und wie man sie verfasst.

Definition: Was ist eine Ausschreibung einer Agentur?

Beginnen wir mit einer klaren und einfachen Definition. RFP steht für„Request for Proposal“(Angebotsanfrage). Es handelt sich um ein Dokument, das Ihr Projekt und Ihre Anforderungen an einen Lieferanten, eine Agentur oder einen anderen Projektpartner beschreibt. Im Grunde genommen handelt es sich um ein Dokument, mit dem Unternehmen potenziellen Partnern ihre Bedürfnisse effektiv vermitteln und hoffentlich den richtigen Partner für eine Zusammenarbeit finden können.

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen eine Ausschreibung erstellen möchte. Sie könnten beispielsweise Unterstützung bei einer digitalen Marketingkampagne suchen oder bestimmte Geschäftsprozesse auslagern wollen. Selbst wenn sie in neue Dienstleistungen investieren, entscheiden sich viele Unternehmen für den RFP-Ansatz, um sich Optionen offen zu halten, anstatt sich zu beeilen und beim ersten Anbieter zu kaufen, den sie finden.

RFP vs. RFI

In der Geschäftswelt gibt es viele Abkürzungen. Es ist leicht, sie zu verwechseln oder zu verwechseln, insbesondere solche, die sehr ähnlich klingen, wie RFI und RFP. Diese beiden Begriffe sind in der Tat eng miteinander verbunden, aber RFI steht für „Request for Information“ (Informationsanfrage). Es ist wie eine Ausschreibung, wird jedoch in der Regel in einer früheren Phase verwendet.

Wenn Unternehmen beispielsweise lediglich einen Überblick über die verfügbaren Lösungen erhalten möchten, verwenden sie eine RFI. Dadurch erhalten sie Informationen, die sie bei der Ausarbeitung ihres nächsten Schrittes wieder mitnehmen können. Eine Ausschreibung (RFP) wird hingegen verwendet, wenn das Unternehmen bereit ist, einen Kauf zu tätigen oder eine Bestellung aufzugeben.

RFP vs. RFP-Antwort

Ein weiterer Begriff, den Sie häufig hören werden, wenn es um RFPs geht, ist „RFP-Antwort“. Das ist genau das, wonach es klingt – es ist die Antwort, die eine Agentur oder Firma einem Unternehmen nach Erhalt seiner Ausschreibung gibt. Ähnlich wie bei einem Angebot für Freiberufler wird in einer Antwort auf eine Ausschreibung detailliert beschrieben, wie die Agentur die Anforderungen des Unternehmens erfüllen und die gewünschten Dienstleistungen oder Produkte bereitstellen will.

Häufig erhalten Unternehmen mehrere Antworten auf ihre Ausschreibungen. Anschließend können sie die Optionen vergleichen, um zu entscheiden, mit welchem Unternehmen sie zusammenarbeiten möchten, oder eine Auswahlliste der besten Kandidaten erstellen. Anschließend können sie weitere Konsultationen durchlaufen oder müssen eine zweite Antwort auf die Ausschreibung vorlegen, die das Unternehmen prüfen muss, bevor es eine endgültige Entscheidung trifft.

Die Vorteile von Ausschreibungen durch Agenturen

RFPs bieten sowohl für die Unternehmen, die sie erstellen, als auch für diejenigen, die darauf reagieren, viele Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, zusammengefasst in drei Punkten: Klarheit, Vergleichbarkeit und Zufriedenheit.

Vorteil 1 – Klarheit

Einer der größten Vorteile von Ausschreibungen ist die Klarheit, die sie in Situationen schaffen, in denen Unternehmen Dienstleistungen oder Unterstützung benötigen. Allein schon die Erstellung einer Ausschreibung gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, seine Bedürfnisse und Erwartungen klar zu definieren. Es legt dar, wonach das Unternehmen sucht, wie viel es ausgeben kann usw., und macht damit seine Position mehr als deutlich.

Dies ist sowohl für das Unternehmen selbst als auch für seine potenziellen Partner von Vorteil. Das Unternehmen profitiert davon, dass es seine Situation überprüfen und seine Forderungen klar darlegen kann. Gleichzeitig haben potenzielle Partner den Vorteil, dass sie bis ins kleinste Detail sehen können, wonach das anfragende Unternehmen sucht, sodass sie genau wissen, worauf sie sich einlassen.

Vorteil 2 – Vergleich

Wenn Menschen heutzutage Waren oder Dienstleistungen kaufen möchten, neigen sie nicht dazu, einfach das erste Produkt zu kaufen, das sie finden, oder bei der ersten Firma zu bestellen, auf die sie stoßen. Stattdessen wägen sie ihre Optionen ab, vergleichen eine Reihe von Produkten oder Anbietern, schauen sich die Preise sowie die Vor- und Nachteile jedes einzelnen an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Nun, dieselbe Logik gilt auch für Unternehmen, die sich für Agenturen oder Partner entscheiden, mit denen sie zusammenarbeiten möchten. Für ein Unternehmen ist es finanziell und logistisch viel sinnvoller, mehrere Optionen zu vergleichen und sich Zeit zu nehmen, um die richtige zu finden, anstatt übereilt zu handeln. Der Vergleichsprozess ermöglicht es dem Unternehmen, die bestmögliche Entscheidung für seine Zukunft zu treffen.

Vorteil 3 – Zufriedenheit

Ein weiterer großer Vorteil von Ausschreibungen für kleine Unternehmen und Agenturen ist, dass beide Seiten eine bessere Chance haben, mit allen Aspekten ihrer Arbeitsbeziehung zufrieden zu sein. Dazu gehören das Budget, der Zeitplan und die Endergebnisse. Letztendlich ist dies das Hauptziel jeder Ausschreibung – Unternehmen dabei zu helfen, die richtigen Partner zu finden, die ihre Projektanforderungen erfüllen können.

Wenn ein Unternehmen einfach überstürzt handelt und einen Partner ohne vorherige Recherche oder Planung auswählt, könnte es am Ende die falsche Wahl treffen. Das könnte zu Zeitverschwendung, Geldverschwendung und einer fruchtlosen, unbefriedigenden Partnerschaft führen. Durch die Verwendung von Ausschreibungen und die Suche nach den richtigen Projektpartnern sollten Unternehmen in der Lage sein, zufriedenstellende und für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehungen zu pflegen.

Wie man eine Ausschreibung richtig verfasst

Um die besten Ergebnisse aus einer Ausschreibung zu erzielen, muss diese korrekt verfasst sein. Es gibt viele häufige Fehler, die Sie machen könnten, insbesondere wenn Sie wenig oder gar keine Erfahrung mit Ausschreibungen haben. Eine schlecht formulierte Ausschreibung oder eine Ausschreibung, die zu wenig (oder zu viele) Informationen enthält, kann mehr schaden als nützen, bestimmte Agenturen abschrecken und Sie daran hindern, den richtigen Partner zu finden.

In diesem Abschnitt werden wir den Prozess des korrekten Verfassens einer Ausschreibung für eine Agentur in sechs leicht verständliche Schritte unterteilen.

Schritt 1 – Stellen Sie Ihr Unternehmen vor

Jede Ausschreibung muss mit einer klaren Vorstellung des Unternehmens oder der Organisation beginnen, die die Anfrage stellt. Damit ist die Grundlage für den Rest des Angebots geschaffen, und die Anbieter wissen sofort, mit welcher Art von Unternehmen sie es zu tun haben, sollten sie sich für eine Antwort entscheiden.

Sie müssen hier nicht zu sehr ins Detail gehen. Stellen Sie stattdessen einfach Ihr Unternehmen und Ihre Tätigkeit vor und heben Sie vielleicht die Alleinstellungsmerkmale Ihrer Marke (USP) oder andere Aspekte hervor, die potenzielle Partner Ihrer Meinung nach wissen sollten.

Schritt 2 – Geben Sie einen Überblick über Ihr Projekt oder Ihre Situation

Der nächste und wohl wichtigste Teil der Ausschreibung besteht darin, das Projekt oder die Situation Ihres Unternehmens zu skizzieren. Hier können Sie damit beginnen, zu besprechen, welche Art von Dienstleistung oder Produkt Sie suchen, und zu erklären, warum Ihr Unternehmen das betreffende Produkt benötigt.

Dies ist besonders für potenzielle Partner nützlich. Sie können die von Ihnen bereitgestellten Informationen nutzen, um festzustellen, ob sie für das Projekt geeignet sind oder nicht. Wenn ja, können sie ihre Antwort entsprechend an Ihre Anforderungen anpassen.

Wie bei den meisten anderen Abschnitten der Ausschreibung empfiehlt es sich, diesen Abschnitt so klar und prägnant wie möglich zu halten. Beschreiben Sie, was Sie möchten, mit welcher Art von Anbieter Sie zusammenarbeiten möchten und was die Hauptziele Ihrer gewünschten Zusammenarbeit sind.

Schritt 3 – Gehen Sie detailliert auf Budget, Umfang und Erwartungen ein

Als Nächstes ist es an der Zeit, sich mit den Details Ihres Projekts auseinanderzusetzen, insbesondere in Bezug auf Aspekte wie das Budget, den Umfang der erforderlichen Arbeiten und Ihre Erwartungen. Je mehr Details Sie in diesem Abschnitt angeben, desto besser informiert sind Ihre potenziellen Partner.

Während die anderen Abschnitte der Ausschreibung eher prägnant und kurz gehalten sind, kann dieser Abschnitt etwas ausführlicher sein. Stellen Sie sicher, dass Sie sich genau darüber im Klaren sind, mit welchem Budget Sie arbeiten können und welche Art von Arbeit Ihre Lieferanten leisten müssen.

Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder Listen, um den Text aufzuteilen und die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Dadurch können potenzielle Partner die Ausschreibung durchsehen und die wichtigsten Fakten ohne Zeitverlust erfassen.

Schritt 4 – Heben Sie mögliche Hindernisse oder besondere Herausforderungen hervor

Es ist auch wichtig, alle möglichen Hindernisse oder Herausforderungen aufzulisten, die Ihre potenziellen Partner kennen sollten. Für diesen Abschnitt ist es hilfreich, sich in die Lage des Partners zu versetzen und sich vorzustellen, auf welche Probleme er stoßen könnte, wenn er versucht, Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Ausschreibung für Architekturleistungen ausfüllt, müssen Sie möglicherweise bestimmte Bauvorschriften hervorheben, die eingehalten werden müssen. Wenn Sie hingegen in einer Branche mit strengen Vorschriften und Regelungen tätig sind, wie beispielsweise im Gesundheitswesen, müssen Sie die Bedeutung der Compliance für alle Unternehmen hervorheben, die sich um eine Zusammenarbeit mit Ihnen bewerben.

Dies ist ein entscheidender Bestandteil der Erstellung einer effektiven und effizienten Ausschreibung. Ja, Sie können einige Unternehmen abschrecken, indem Sie die Herausforderungen hervorheben, denen sie sich stellen müssen. Dies hilft jedoch auch dabei, Unternehmen auszusortieren, die für das Projekt einfach nicht geeignet sind, und Ihre Suche auf die bestmöglichen Optionen einzugrenzen.

Schritt 5 – Skizzieren Sie Ihren idealen Projektpartner

Es ist auch wichtig, einen Teil Ihrer Ausschreibung darauf zu verwenden, den idealen Partner oder Anbieter zu beschreiben, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten. Dies kann Anbietern wiederum dabei helfen, zu entscheiden, ob sie für den Auftrag geeignet sind oder nicht. Mit anderen Worten: Es hilft dabei, die Auswahl möglicher Partner einzugrenzen.

In diesem Schritt wird Genauigkeit empfohlen. Listen Sie die wichtigsten Kriterien auf, die Sie bei den Unternehmen sehen möchten, die auf Ihre Ausschreibung antworten. Sie könnten beispielsweise angeben, wie viel Erfahrung Ihr idealer Projektpartner haben sollte, oder auch dessen Preise, Qualifikationen usw.

Auch hier gilt: Je mehr Details Sie angeben, desto größer ist die Chance, dass Sie relevante Antworten von Agenturen erhalten, die für den Auftrag am besten geeignet sind. Dies sollte Ihnen auch dabei helfen, keine Zeit mit Antworten von Unternehmen zu verschwenden, die zu teuer, unerfahren oder einfach nicht die richtigen für Sie sind.

Schritt 6 – Beschreiben Sie den Einreichungsprozess im Detail

Zu guter Letzt sollten Sie Ihre Ausschreibung mit einer Erklärung abschließen, wie potenzielle Partner eine Antwort einreichen und mit Ihnen in Kontakt treten können. Geben Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse an, an die Antworten gesendet werden sollen, oder das Online-Portal, über das potenzielle Agenturen ihre Angebote einreichen können.

Es wird außerdem empfohlen, einen detaillierten Projektzeitplan vorzulegen, einschließlich des Datums, an dem die Angebote eingereicht werden müssen, sowie des Datums, an dem die Unternehmen mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen können. Sie könnten beispielsweise schreiben: „Alle Vorschläge müssen bis zum 31. März eingereicht werden. Eine Entscheidung wird bis zum 10. April getroffen. Das voraussichtliche Fertigstellungsdatum des Projekts ist der 31. August.

Schließlich lohnt es sich, alles aufzulisten, was Ihre potenziellen Partner in ihren Bewerbungen angeben sollen. Sie könnten beispielsweise festlegen, dass alle Angebote einen Überblick über das einreichende Unternehmen und eine einseitige Zusammenfassung seiner Stärken und relevanten Kompetenzen enthalten müssen.

Wie man auf eine Ausschreibung einer Agentur reagiert

Natürlich kann es auch sein, dass Sie nicht der Absender einer Ausschreibung sind, sondern deren Empfänger. In diesem Fall ist es ebenso wichtig, dass Sie wissen, wie man eine ordnungsgemäße Antwort auf eine Ausschreibung einer Agentur verfasst. Wenn Sie schnell, detailliert und effizient reagieren, haben Sie bessere Chancen, das anfragende Unternehmen zu beeindrucken und für das Projekt engagiert zu werden.

Hier noch einmal der gesamte Prozess, unterteilt in sechs einfache Schritte.

Schritt 1 – Überprüfen Sie die Ausschreibung im Detail

Lesen Sie zunächst die Ausschreibung sorgfältig durch. Achten Sie genau auf die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden, um zu entscheiden, ob Sie fortfahren möchten oder nicht. Viele Agenturen begehen den Fehler, sich zu beeilen und auf Ausschreibungen zu reagieren, ohne sich die Zeit zu nehmen, diese zu lesen und zu prüfen, ob sie zu ihnen passen.

Schritt 2 – Besprechen Sie das Projekt mit den relevanten Teammitgliedern

Bevor Sie eine Antwort auf eine Ausschreibung verfassen, sollten Sie das Projekt zunächst mit den Teammitgliedern besprechen, die an der Umsetzung beteiligt sein werden. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass sich die Teammitglieder wertgeschätzt und in die Entscheidungsfindung einbezogen fühlen, sondern gibt ihnen auch die Möglichkeit, Bedenken oder neue Perspektiven zum Projekt einzubringen.

Schritt 3 – Entwerfen Sie Ihre Antwort auf die Ausschreibung

Beginnen Sie als Nächstes mit der Ausarbeitung des ersten Entwurfs Ihrer Antwort auf die Ausschreibung. Zu Beginn empfiehlt es sich, noch einmal die in der ursprünglichen Ausschreibung aufgeführten Anforderungen zu überprüfen und sich über das dahinterstehende Unternehmen zu informieren. So vermeiden Sie später böse Überraschungen und erhalten einen klaren Überblick darüber, mit wem Sie zusammenarbeiten werden und was Sie tun müssen.

Passen Sie Ihre Antwort entsprechend an die Situation und Erwartungen des Kunden an. Auch hier ist es ratsam, mehrere Teammitglieder in diesen Prozess einzubeziehen und ihre Ansichten und Erkenntnisse zu nutzen, um eine möglichst detaillierte und gründliche Antwort zu erstellen.

Schritt 4 – Überprüfen Sie den Entwurf mit dem Team

Nachdem der Entwurf fertiggestellt ist, ist es Zeit, ihn zu überprüfen. Auch hier ist es am besten, das gesamte Team mit ins Boot zu holen. Verteilen Sie Kopien des RFP-Entwurfs an die zuständigen Mitarbeiter und Teamleiter, um deren Meinung dazu einzuholen. Sie haben möglicherweise Feedback zum Zeitplan, zum Budget oder zu anderen Einzelheiten der zu erbringenden Leistungen.

Schritt 5 – Entsprechend bearbeiten und verbessern

Nehmen Sie als Nächstes das im vorherigen Schritt gesammelte Feedback und verwenden Sie es, um Ihren ursprünglichen RFP-Entwurf zu verbessern. Fügen Sie alle erforderlichen zusätzlichen Details hinzu und nehmen Sie sich Zeit, den Text gründlich zu korrigieren. Suchen Sie nach Fehlern, die behoben werden müssen, oder nach Abschnitten, die etwas aufgeräumt oder gestrafft werden könnten.

Denken Sie daran, dass Ihre Antwort auf die Ausschreibung entscheidend dafür ist, einen positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen zu hinterlassen. Es ist fast wie ein Lebenslauf. Daher muss es ordentlich, aufgeräumt, fehlerfrei und so ausgefeilt wie möglich sein, um den Kunden zu beeindrucken und ihn davon zu überzeugen, dass Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist.

Schritt 6 – Reichen Sie Ihre endgültige Antwort auf die Ausschreibung ein

Zu guter Letzt können Sie Ihren RFP-Vorschlag beim Herausgeber der Ausschreibung einreichen. Beachten Sie bitte die spezifischen Einreichungsrichtlinien, die in der Regel in der Ausschreibung selbst aufgeführt sind. Senden Sie Ihre Unterlagen an die richtige E-Mail-Adresse oder Plattform und stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen angegeben und alle Anforderungen des Kunden berücksichtigt haben.

Tipps und Tricks für das Verfassen der besten Ausschreibungen

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Sie beim Verfassen von Ausschreibungen beachten sollten, um deren Wert zu maximieren.

Finden Sie die Balance zwischen detailliert und prägnant

Die besten Ausschreibungen müssen detailliert genug sein, um potenzielle Anbieter über alle Ihre Anforderungen zu informieren, aber auch prägnant genug, um schnell und einfach zu überfliegen. Es ist leicht, in beide Richtungen zu übertreiben, was zu einem Dokument führt, das entweder zu wortreich oder zu knapp ist. Versuchen Sie, Aufzählungspunkte und Prägnanz zu verwenden, um die Ausschreibung übersichtlich zu gestalten und gleichzeitig wertvolle, wichtige Informationen zu vermitteln.

Überprüfen Sie Ausschreibungen immer doppelt auf Fehler oder Auslassungen.

Wie bei jedem offiziellen Dokument lohnt es sich immer, Ausschreibungen vor dem Absenden noch einmal zu überprüfen. Tippfehler oder scheinbar geringfügige Fehler lassen das Dokument nicht nur weniger professionell wirken, sondern können auch zu großer Verwirrung führen. Wenn Sie beispielsweise eine „0“ in Ihrem Budget übersehen oder eine wichtige Information weglassen, könnten Agenturen, die Ihre Ausschreibung lesen, einen völlig falschen Eindruck gewinnen.

Erwägen Sie die Verwendung von Vorlagen, um den Prozess zu vereinfachen.

Viele Unternehmen müssen jedes Jahr mehrere Ausschreibungen verfassen. Das kann viel Zeit in Anspruch nehmen und Ihre Projekte und Geschäftsabläufe verzögern. Um Zeit zu sparen und den Prozess zu vereinfachen, können Sie stattdessen auch Vorlagen für Angebote verwenden. So können Sie einfach die relevanten Informationen für jede Anfrage eingeben, anstatt Zeit mit Gliederungen, Formatierungen und Layouts zu verschwenden.

Seien Sie so ehrlich und offen wie möglich

Wie in diesem Leitfaden bereits mehrfach erwähnt, möchten die Unternehmen, die Ihre Ausschreibungen lesen und darauf antworten, so viele Informationen wie möglich über das Projekt erhalten. Sie werden Ausschreibungen zu schätzen wissen, die klar und ehrlich über die zu erledigenden Aufgaben informieren. Seien Sie also ehrlich, auch wenn das bedeutet, dass Sie einige schwierige Wahrheiten eingestehen müssen, wie beispielsweise ein begrenztes Budget oder schwierige Arbeitsbedingungen.

Zusammenfassung: Der Wert von Ausschreibungen

Die Bedeutung von Ausschreibungen sollte nicht unterschätzt werden. Die Erstellung dieser Dokumente kann zwar zeitaufwändig und mühsam sein, aber wenn sie korrekt ausgefüllt sind, bieten sie eine Vielzahl von Vorteilen. Sie helfen Unternehmen dabei, die idealen Partner und Lieferanten zu finden, um die benötigten Dienstleistungen oder Produkte zu für sie passenden Preisen zu erhalten.

Kurz gesagt, RFPs fördern bessere Geschäftsbeziehungen und bringen Unternehmen und Agenturen für eine nahtlose, harmonische Zusammenarbeit zusammen. Wenn Ihr Unternehmen eine bestimmte Art von Dienstleistung, Produkt oder Lösung benötigt, ist das Verfassen einer Ausschreibung ein guter erster Schritt. Mit den praktischen Vorlagen von Hello Bonsai können Sie diesen Vorgang erheblich vereinfachen und beschleunigen. Wenden Sie sich noch heute an das Bonsai-Team, um mehr zu erfahren.