O guia definitivo para RFPs de agências: definição, benefícios e estratégia

Imaginemos que você tem um projeto empresarial em mente e está procurando uma empresa ou agência para ajudá-lo. Existem muitas empresas que poderiam desempenhar essa função. No entanto, você naturalmente desejará encontrar as melhores pessoas possíveis para o trabalho. É aí que entra em cena uma solicitação de proposta (RFP) da agência.

Este guia abordará tudo o que você precisa saber sobre RFPs de agências, incluindo o que são, os benefícios que trazem e como elaborá-las.

Definição: O que é uma RFP de agência?

Vamos começar com uma definição clara e simples. RFP significa“Solicitação de Proposta”. É um documento que descreve seu projeto e o que você precisa de um fornecedor, agência ou outro parceiro do projeto. Basicamente, é um documento que as empresas podem usar para divulgar de forma eficaz suas necessidades a potenciais parceiros e, com sorte, encontrar o parceiro certo para trabalhar.

Existem muitas razões pelas quais uma empresa pode querer elaborar uma RFP. Eles podem estar buscando ajuda com uma campanha de marketing digital, por exemplo, ou procurando terceirizar determinados processos de negócios. Mesmo ao investir em novos serviços, muitas empresas optam pela abordagem RFP para terem opções, em vez de se precipitarem e comprarem ao primeiro fornecedor que encontram.

RFP vs. RFI

Existem muitas siglas no mundo dos negócios. É fácil misturá-los ou confundi-los, especialmente aqueles que soam muito semelhantes, como RFI e RFP. Esses dois termos estão, de fato, intimamente relacionados, mas RFI significa “Solicitação de Informações”. É semelhante a uma RFP, mas geralmente é utilizada em uma fase inicial.

Por exemplo, quando as empresas querem apenas ter uma ideia das soluções disponíveis, elas utilizam um RFI. Isso lhes dá algumas informações que podem levar de volta à prancheta ao planejar seu próximo passo. Enquanto isso, uma RFP é usada quando a empresa está pronta para fazer uma compra ou colocar um pedido.

RFP vs. Resposta à RFP

Outro termo que você ouvirá com frequência quando se discute RFPs é “Resposta à RFP”. É exatamente o que parece: é a resposta que uma agência ou empresa fornece a uma empresa após receber sua solicitação de proposta. Semelhante em muitos aspectos a uma proposta freelance, uma resposta a uma RFP detalha como a agência pretende atender às necessidades da empresa e fornecer o serviço ou produto solicitado.

Frequentemente, as empresas recebem várias respostas às suas solicitações de propostas. Em seguida, podem comparar as opções para decidir com qual empresa trabalhar ou elaborar uma lista dos melhores candidatos. Eles podem então passar por novas consultas ou ter que fornecer uma resposta secundária à RFP para que a empresa analise, antes de tomar uma decisão final.

Os benefícios das solicitações de propostas de agências

As RFPs oferecem muitos benefícios, tanto para as empresas que as elaboram quanto para aquelas que respondem a elas. Aqui estão algumas das principais vantagens, resumidas em três C's: clareza, comparação e contentamento.

Benefício 1 – Clareza

Um dos principais benefícios das RFPs é a clareza que elas trazem para situações em que as empresas precisam de serviços ou suporte. O próprio ato de criar uma RFP dá à empresa a oportunidade de definir claramente suas necessidades e expectativas. Ele define o que a empresa está procurando, quanto ela tem para gastar e assim por diante, deixando sua posição bem clara.

Isso é benéfico tanto para a própria empresa quanto para seus possíveis parceiros. A empresa obtém o benefício de analisar sua situação e ter a oportunidade de definir claramente suas demandas. Enquanto isso, os possíveis parceiros têm a vantagem de ver o que a empresa solicitante está procurando, até nos mínimos detalhes, para que saibam exatamente no que estão se metendo.

Benefício 2 – Comparação

Hoje em dia, quando as pessoas querem comprar bens ou serviços, elas não tendem a simplesmente comprar a primeira coisa que encontram ou fazer o pedido na primeira empresa que encontram. Em vez disso, eles avaliam suas opções, comparando uma variedade de produtos ou fornecedores, analisando os preços, bem como os prós e contras de cada um, para chegar a uma decisão informada.

Bem, a mesma lógica se aplica às empresas que decidem com quais agências ou parceiros trabalhar. Faz muito mais sentido financeiro e logístico para uma empresa comparar várias opções e dedicar tempo para descobrir a mais adequada, em vez de se precipitar. O processo de comparação permite que a empresa faça a melhor escolha possível para o seu futuro.

Benefício 3 – Satisfação

Outro grande benefício das RFPs para pequenas empresas e agências é que ambas as partes têm mais chances de ficar satisfeitas com todos os aspectos de sua relação de trabalho. Isso inclui o orçamento, o cronograma e os resultados finais. Em última análise, esse é o principal objetivo de qualquer RFP: ajudar as empresas a encontrar os parceiros certos que possam satisfazer as necessidades de seus projetos.

Se uma empresa simplesmente se precipitar e escolher um parceiro sem pesquisa ou planejamento prévio, ela pode acabar fazendo a escolha errada. Isso pode levar a perda de tempo, desperdício de dinheiro e uma parceria infrutífera e insatisfatória. Ao utilizar RFPs e encontrar os parceiros de projeto certos, as empresas devem ser capazes de desfrutar de relações de trabalho felizes e mutuamente benéficas.

Como redigir uma RFP da maneira correta

Para obter os melhores resultados de uma RFP, ela precisa ser redigida corretamente. Existem muitos erros comuns que você pode cometer, especialmente se não tiver muita ou nenhuma experiência com RFPs. Uma RFP mal redigida ou que contenha pouca (ou demasiada) informação pode fazer mais mal do que bem, afastando certas agências e impedindo-o de encontrar o parceiro certo.

Nesta seção, dividiremos o processo de redação correta de uma RFP para agências em seis etapas fáceis de seguir.

Passo 1 – Apresente sua empresa

Cada RFP precisa começar com uma introdução clara da empresa ou organização que está fazendo a solicitação. Isso efetivamente define o cenário para o restante da proposta, permitindo que os fornecedores saibam imediatamente com que tipo de negócio estarão trabalhando, caso decidam responder.

Não é necessário entrar em muitos detalhes aqui. Em vez disso, basta apresentar sua empresa, o tipo de trabalho que você faz e, talvez, destacar o diferencial da sua marca (USP) ou qualquer outra informação que você considere importante para os possíveis parceiros.

Passo 2 – Forneça uma visão geral do seu projeto ou situação

A próxima parte, e provavelmente a mais importante da RFP, é descrever o projeto ou a situação em que sua empresa se encontra. É aqui que você pode começar a discutir que tipo de serviço ou produto está procurando, explicando por que sua empresa precisa do produto em questão.

Isso é particularmente útil para potenciais parceiros. Eles podem usar as informações que você fornecer para determinar se são adequados para o projeto ou não. Se for o caso, eles poderão adaptar sua resposta de acordo com suas exigências.

Tal como acontece com a maioria das outras seções da RFP, recomenda-se manter esta seção o mais clara e objetiva possível. Descreva o que você deseja, com que tipo de fornecedor você espera trabalhar e os principais objetivos da colaboração desejada.

Etapa 3 – Entre em detalhes sobre orçamento, escopo e expectativas

Em seguida, é hora de aprofundar os detalhes do seu projeto, especialmente no que diz respeito a aspectos como o orçamento, o escopo do trabalho necessário e suas expectativas. Quanto mais detalhes você puder fornecer nesta seção, mais informados seus possíveis parceiros estarão.

Portanto, enquanto as outras seções da RFP tendem a ser concisas e breves, esta pode ser um pouco mais aprofundada. Certifique-se de que está bem claro quanto ao orçamento com que dispõe e ao tipo de trabalho que os seus fornecedores terão de realizar.

Considere usar marcadores ou listas para dividir o texto e destacar os pontos mais importantes. Isso permite que os potenciais parceiros analisem a RFP e obtenham as informações mais importantes sem perder tempo.

Etapa 4 – Destaque quaisquer barreiras potenciais ou desafios únicos

Também é fundamental listar quaisquer possíveis barreiras ou desafios que seus possíveis parceiros precisam conhecer. Para esta seção, é útil se colocar no lugar do parceiro e imaginar quais problemas ele pode encontrar ao tentar atender às suas demandas.

Por exemplo, se sua empresa estiver preenchendo uma solicitação de proposta arquitetônica, talvez seja necessário destacar regulamentos específicos do código de construção que precisam ser cumpridos. Alternativamente, se você atua em um setor com regras e regulamentos rígidos, como o de saúde, precisará destacar a importância da conformidade para todas as empresas que se candidatarem a trabalhar com você.

Esta é uma parte crucial da criação de uma RFP eficaz e eficiente. Sim, você pode afastar algumas empresas ao destacar os desafios que elas terão que enfrentar. No entanto, isso também ajuda a eliminar as empresas que simplesmente não são adequadas para o projeto e restringir sua pesquisa às melhores opções possíveis.

Etapa 5 – Defina o seu parceiro de projeto ideal

Também é importante dedicar parte da sua RFP a descrever o parceiro ou fornecedor ideal com quem você deseja trabalhar. Isso, mais uma vez, pode ajudar os fornecedores a decidir se são ou não os mais adequados para o trabalho. Em outras palavras, ajuda a restringir o campo de possíveis parceiros.

Nesta etapa, recomenda-se precisão nos detalhes. Liste os principais critérios que você deseja ver nas empresas que responderem à sua solicitação de proposta. Você pode indicar, por exemplo, quanta experiência gostaria que seu parceiro de projeto ideal tivesse, ou ainda seus honorários, qualificações, etc.

Mais uma vez, quanto mais detalhes você fornecer, mais chances terá de obter respostas relevantes das agências mais adequadas para o trabalho. Isso também deve ajudá-lo a evitar perder tempo com respostas de empresas que são muito caras, inexperientes ou simplesmente não são adequadas.

Etapa 6 – Detalhe o processo de envio

Por último, mas não menos importante, conclua sua RFP explicando como os parceiros em potencial podem enviar uma resposta e entrar em contato com você. Inclua o endereço de e-mail para o qual deseja que as respostas sejam enviadas, por exemplo, ou o portal online onde as agências interessadas podem enviar suas propostas.

Também é recomendável fornecer um cronograma detalhado do projeto, incluindo a data em que as propostas devem ser enviadas, bem como quando as empresas podem esperar uma resposta sua. Por exemplo, você poderia escrever: “Todas as propostas devem ser enviadas até 31 de março. A decisão será tomada até 10 de abril. A data estimada para a conclusão do projeto é 31 de agosto.

Por fim, vale a pena listar tudo o que você deseja que seus possíveis parceiros incluam em suas propostas. Você pode afirmar, por exemplo, que todas as propostas devem incluir uma visão geral da empresa proponente e um resumo de uma página sobre seus pontos fortes e habilidades relevantes.

Como responder a uma solicitação de proposta de agência

É claro que você também pode estar recebendo uma RFP, em vez de enviá-la. Nesse caso, é igualmente importante que você saiba como redigir uma resposta adequada à solicitação de proposta da agência. Ao responder de forma rápida, detalhada e eficiente, você terá mais chances de impressionar a empresa solicitante e ser contratado para o projeto.

Mais uma vez, aqui está o processo completo, dividido em seis etapas fáceis.

Etapa 1 – Analise a RFP detalhadamente

Primeiro, leia atentamente a solicitação de proposta. Preste muita atenção às necessidades e expectativas do cliente para decidir se deseja prosseguir ou não. Muitas agências cometem o erro de se precipitar e responder a RFPs sem dedicar tempo para lê-las e entender se são adequadas.

Etapa 2 – Discuta o projeto com os membros relevantes da equipe

Antes de elaborar qualquer tipo de resposta à solicitação de proposta, recomenda-se primeiro discutir o projeto com os membros da equipe que estarão envolvidos no trabalho a ser entregue. Isso não só ajuda os membros da equipe a se sentirem valorizados e envolvidos na tomada de decisões, mas também lhes dá a oportunidade de levantar quaisquer preocupações ou novas perspectivas sobre o projeto.

Etapa 3 – Elabore sua resposta à solicitação de proposta

Em seguida, comece a trabalhar na primeira versão da sua resposta à RFP. Para começar, é melhor revisar novamente os requisitos listados na RFP original, bem como pesquisar a empresa por trás dela. Isso ajudará você a evitar surpresas desagradáveis mais tarde, dando-lhe uma visão geral clara de com quem você trabalhará e o que precisará fazer.

A partir daí, adapte sua resposta de acordo com a situação e as expectativas do cliente. Mais uma vez, é aconselhável envolver vários membros da equipe nesse processo, utilizando suas opiniões e percepções para criar a resposta mais detalhada e completa possível.

Etapa 4 – Revise o rascunho com a equipe

Com o rascunho concluído, é hora de revisá-lo. Mais uma vez, é melhor envolver toda a equipe nesse processo. Distribua cópias do rascunho da RFP aos funcionários e líderes de equipe relevantes para obter suas opiniões sobre o assunto. Eles podem ter comentários a compartilhar sobre o cronograma, orçamento ou outros detalhes específicos dos resultados esperados.

Etapa 5 – Edite e aprimore conforme necessário

Em seguida, utilize o feedback coletado na etapa anterior para melhorar sua versão original da RFP. Adicione quaisquer detalhes adicionais que possam ser necessários e reserve um tempo para revisar o texto cuidadosamente. Procure por erros que precisam ser corrigidos ou seções que poderiam ser um pouco organizadas ou simplificadas.

Lembre-se de que sua resposta à solicitação de proposta é crucial para causar uma primeira impressão positiva da sua empresa. É quase como um currículo. Portanto, ele precisa ser organizado, arrumado, sem erros e o mais polido possível para impressionar o cliente e convencê-lo de que sua empresa é a escolha certa.

Etapa 6 – Envie sua resposta final à RFP

Por último, mas não menos importante, você pode enviar sua proposta de RFP ao emissor da RFP. Lembre-se de seguir as diretrizes específicas para envio de propostas, que geralmente são detalhadas na própria solicitação de proposta. Envie para o endereço de e-mail ou plataforma correta e certifique-se de incluir todas as informações relevantes e atender a todas as solicitações do cliente.

Dicas e truques para escrever as melhores RFPs

Aqui estão algumas dicas adicionais a ter em mente ao redigir RFPs para maximizar seu valor.

Encontre o equilíbrio entre detalhado e conciso

As melhores RFPs precisam ser detalhadas o suficiente para informar aos fornecedores em potencial tudo o que você precisa, mas também concisas o suficiente para serem rápidas e fáceis de ler. É fácil exagerar em qualquer um dos sentidos, resultando em um documento que é muito prolixo ou muito breve. Procure utilizar marcadores e ser conciso para tornar a RFP fácil de ler, sem deixar de transmitir informações valiosas e importantes.

Sempre verifique duas vezes se há erros ou omissões nas solicitações de propostas

Como em qualquer documento oficial, vale sempre a pena verificar duas vezes as RFPs antes de enviá-las. Erros ortográficos ou aparentemente insignificantes não só fazem com que o documento pareça menos profissional, como também podem causar grande confusão. Por exemplo, se você deixar passar um “0” no seu orçamento ou omitir uma informação importante, as agências que lerem sua RFP poderão ter uma ideia completamente errada.

Considere usar modelos para simplificar o processo

Muitas empresas precisam redigir várias solicitações de propostas (RFPs) a cada ano. Isso pode levar muito tempo, atrasando seus projetos e operações comerciais. Para economizar tempo e simplificar o processo, você pode preferir usar modelos de propostas. Isso permite que você simplesmente insira as informações relevantes para cada solicitação, em vez de perder tempo com esboços, formatação e layouts.

Seja o mais honesto e direto possível

Como repetido ao longo deste guia, as empresas que lerem e responderem às suas RFPs vão querer ver o máximo de informações possível sobre o projeto. Eles apreciarão RFPs que sejam claras e honestas sobre o trabalho que precisa ser feito. Portanto, seja honesto, mesmo que isso signifique admitir algumas verdades difíceis, como um orçamento limitado ou condições de trabalho desafiadoras.

Resumo: O valor das RFPs

A importância das RFPs não deve ser subestimada. Esses documentos podem exigir tempo e esforço para serem criados, mas, quando preenchidos corretamente, oferecem inúmeros benefícios. Eles ajudam a conectar as empresas com os parceiros e fornecedores ideais, obtendo os serviços ou produtos de que necessitam a preços que lhes são convenientes.

Em suma, as RFPs facilitam melhores relações comerciais, reunindo empresas e agências para uma colaboração harmoniosa e sem descontinuidades. Se sua empresa precisa de um tipo específico de serviço, produto ou solução, redigir uma RFP é um ótimo primeiro passo a ser dado. Você pode usar os práticos modelos do Hello Bonsai para tornar o processo muito mais fácil e rápido. Entre em contato com a equipe da Bonsai hoje mesmo para saber mais.